Привлечение внештатных сотрудников

Департамент физической культуры и спорта (далее - департамент) является казенным учреждением. Департамент планирует привлечь внештатных сотрудников для организации участия в межмуниципальных и региональных спортивных мероприятиях и рассматривает 2 варианта оформления отношений: 1) путем заключения договора ГПХ на оказание услуг (КВР 244), т. е. осуществить закупку у физ. лица (закрывающие документы: акт об оказании услуг с приложением подтверждающих документов); 2) без заключения договора ГПХ/трудового договора (КВР 123) на основании приказа начальника департамента, предусматривающим условие о компенсации расходов (закрывающие документы: авансовый отчет с приложением подтверждающих документов). Можно ли только приказом начальника департамента урегулировать отношения сторон? Либо оформить соглашение, которое будет предусматривать правовой статус сторон? Не приравняет ли проверяющее лицо соглашение к договору ГПХ?