Кассовые операции 2017 — заключительный обзор

Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Основные изменения правил ведения кассовых операций

В соответствии с поправками, внесенными Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, с 19 августа 2017 года вступила в силу обновлённая редакция Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У). Внесённые изменения затронули практически все экономические субъекты, работающие с наличностью, а именно:

• организации — как относящиеся к субъектам малого предпринимательства, так и не относящиеся к таковым, в том числе и организации с обособленными подразделениями;
• индивидуальных предпринимателей (далее — ИП);
• лиц, использующих контрольно-кассовую технику (далее — ККТ) и(или) бланки строгой отчётности (далее — БСО);
• работодателей, выдающих подотчётные суммы своим работникам.

В результате этих поправок оформление кассовых документов приведено в соответствие с новой редакцией Федерального Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и(или) расчётов с использованием электронных средств платежа» (далее — Закон № 54-ФЗ). Изменения коснулись некоторых кассовых операций, в т.ч. порядка выдачи подотчётных сумм, оформления действий платёжных агентов и др.

Чтобы проиллюстрировать новые правила, внесённые в Указание № 3210-У, сравним действующие требования с прежними с помощью таблицы:

отменено/изменено	суть изменений
п. 4.1. изменен	Кассовые документы (ПКО и РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1. Закона № 54-ФЗ; Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении своей деятельности оформляют отдельный ПКО;
п. 4.4. изменен	Образцы подписей применяются кассиром при оформлении кассовых документов на бумажном носителе;
п. 4.6. изменен	Записи в кассовой книге могут осуществляться иным уполномоченным работником, исполняющем обязанности кассира;
п. 5.1. изменен	При оформлении ПКО в электронном виде квитанция к ПКО может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты; Если вносимая сумма не соответствует сумме ПКО, оформляемому в электронном виде, то кассир проставляет отметку о необходимости его переоформления на фактически вносимую сумму денег;
п. 5.2. утратил силу
п. 6.1. изменен	Наличие подписей ответственных лиц и соответствие их образцам проверяется при оформлении кассовых документов на бумажном носителе;
п. 6.2. изменен	В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись;
п. 6.3. изменен	Выдача подотчётных сумм может осуществляться по соответствующему приказу, без заявления подотчётного лица;
п. 6.3. изменен — абзац третий утратил силу	Можно выдавать следующий аванс при непогашенном долге по предыдущему.

Оформление выдачи подотчётных сумм на примере

В процедуре выдачи под отчёт произошли значительные изменения. По действовавшему ранее порядку аванс можно было выдавать работнику только после того, как он полностью рассчитался по предыдущему. Теперь это условие отменено, поэтому работник может получить новую сумму, даже если на момент такой выдачи он не рассчитался по предыдущим подотчётным средствам.

Оформление выдачи в подотчёт также изменилось. Ранее аванс выдавался только по письменному заявлению работника, содержащему проставленные руководителем организации сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, подпись и дату.

В настоящее время подотчётные суммы можно выдавать и на основании распорядительного документа юридического лица. Документ должен быть оформлен на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчётного лица, суммы аванса и срока, на который он выдаётся, а также содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

Для разъяснения действующего порядка выдачи указанных средств Центральным Банком РФ (далее — ЦБ РФ) опубликованы письма: от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642, от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158. В них, в частности сообщается, что такой распорядительный документ может быть составлен на нескольких работников, с указанием по каждому подотчётному лицу суммы наличных денег и срока, на который они выдаются.

Пример

Условия: руководитель дал устное указание о выдаче подотчётных средств нескольким работникам организации: на приобретение канцтоваров для кадровой службы и расходных материалов (бумаги для печати) для всего аппарата управления.

Действия: Бухгалтерия организации, руководствуясь новой редакцией п. 6.3. Указания № 3210-У, а также разъяснениями ЦБ РФ, потребовала издания распорядительного документа, и на его основании оформила расходные кассовые ордера на выдачу подотчётных сумм.

В качестве распорядительного документа может выступать приказ руководителя, примерная форма которого представлена ниже*.

*ПРИМЕЧАНИЕ: в целях соблюдения закона о персональных данных все реквизиты физических лиц, упомянутых ниже представлены в виде чёрных прямоугольников.

Применение электронных кассовых документов: проблемы и решения

Согласно п. 5 ст. 9 фед. закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее — ЭП). Фактически, электронный документ представляет собой компьютерный файл (его часть), заполненный с применением соответствующего программного обеспечения, подписанный ЭП и хранящийся на электронном носителе информации.

Пунктом 4.7. Указания № 3210-У установлено, что документы в электронном виде оформляются с применением технических средств, с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации и подписываются ЭП в соответствии с требованиями фед. закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Это требование подразумевает наличие ЭП у каждого из участников электронного документооборота, причём в таких случаях можно применять простую и(или) усиленную неквалифицированную электронную подпись (письмо МФ РФ от 04.08.2015 № 03-03-06/44905).

Получить сертификат электронной подписи можно в СКБ Контур. Выбирайте подходящий для Вас.

ПРОБЛЕМА: однако налоговое законодательство в качестве подписи для электронных документов, таких как налоговые декларации и расчёты, счета-фактуры, заявления, направляемые в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС) и для иных аналогичных документов предъявляет требование о применении усиленной квалифицированной ЭП.

РЕШЕНИЕ: на практике организации выгоднее приобрести электронную подпись для каждого работника, принимающего участие в электронном документообороте, что позволит беспрепятственно представлять затребованные электронные документы в налоговый орган, например, при взаимодействии в рамках налогового контроля.

Однако, применение ЭП подразумевает и некоторые сложности, т.к. иметь её должны не только руководитель и главный бухгалтер, но и другие бухгалтеры, кассир, материально-ответственные лица, а также все подотчётные и иные лица, получающие материальные ценности (в т.ч. получатели наличных денег из кассы).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Формирование кассовых документов на основании фискальных документов

Статьёй 1.1. Закона № 54-ФЗ установлено, что фискальным документом являются фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчётности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

Пунктом 2 ст. 1.2. Закона № 54-ФЗ установлено, что при осуществлении расчёта продавец обязан:

• выдать кассовый чек или БСО на бумажном носителе;
• и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) до момента расчёта своего абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или БСО в электронной форме по указанным реквизитам.

Пункт 4.1. Указания № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО и РКО по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов. К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1. Закона № 54-ФЗ):

• отчёт о регистрации;
• отчёт об изменении параметров регистрации;
• отчёт об открытии смены;
• кассовый чек (бланк строгой отчётности);
• кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
• отчёт о закрытии смены;
• отчёт о закрытии фискального накопителя;
• отчёт о текущем состоянии расчетов;
• подтверждение оператора.

Формы и форматы фискальных документов утверждены в приказе ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию».

Ранее, при использовании устаревших ККТ, в конце рабочей смены кассир-операционист формировал Z-отчёт, данные которого вносились в Справку-отчёт кассира-операциониста (ун. форма № КМ-6) и в журнал кассира-операциониста (ун. форма № КМ-4). Данные ун. формы № КМ-6 являлись основанием для оприходования выручки в кассу организации, а именно: составления ПКО и внесения соответствующей записи в кассовую книгу.

В настоящий момент порядок изменился, т.к. в связи со вступлением в силу новой редакции Закона № 54-ФЗ и новой редакции Указаний № 3210-У, потребность в некоторых унифицированных формах, связанных ранее с применением ККТ, отпала (письмо МФ РФ от 21.07.2017 № 03-01-15/46715).

Внедрение онлайн-касс повлекло упрощение порядка оформления кассовых операций, поэтому сейчас в конце рабочей смены кассир просто формирует отчёт о закрытии смены (который онлайн-касса отправит ОФД) и, на основании этого отчёта, составляет ПКО, после чего вносит соответствующую запись в кассовую книгу.

Важной особенностью такой операции является возможность составления нескольких ПКО на основании одного фискального отчёта, в зависимости от значения его реквизита «признак расчёта», определённого п. 1. ст. 4.7. Закона № 54-ФЗ. Возможными значениями этого реквизита являются:

• приход,
• возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода,
• выдача средств покупателю (клиенту) – расход,
• получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, — возврат расхода.

Новый порядок оформления возврата денег за товар

Действующее законодательство РФ, в частности ст. 18 фед. закона от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» предусматривает право покупателя отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы.

Не вдаваясь в причины такого возврата, остановимся на оформлении соответствующих денежных документов. Согласно п. 2 статьи 1.2. Закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчёта пользователь ККТ обязан выдать кассовый чек или БСО на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Поэтому при возврате денежных средств покупателю ККТ применяется в обязательном порядке (письмо МФ РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

Согласно п. 4 ст. 4.3. Закона № 54-ФЗ, при выполнении корректировки расчётов, которые были произведены ранее, кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) формируется после формирования отчёта об открытии смены, но не позднее формирования отчёта о закрытии смены.

Учитывая вариантность значения реквизита «признак расчёта», установленного ст. 4.7. Закона № 54-ФЗ для кассового чека и БСО, при осуществлении возврата покупателю денег за ранее проданный товар необходимо выбрать признак: возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, — возврат прихода. При этом кассовый чек с признаком возврата прихода формируется на ККТ того же хозяйствующего субъекта, который принял указанные средства от покупателя ранее.

Также необходимо отметить, что в соответствии с п. 6 статьи 1.2. Закона № 54-ФЗ продавец в момент такого расчёта обязан обеспечить передачу всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы через ОФД. Подобный порядок действий разъяснён письмами МФ РФ от 19.09.2017 № 03-01-15/60430, от 04.07.2017 № 03-01-15/42312.

Сервис Контур.ОФД позволяет организациям и ИП не только передавать в налоговую по интернету фискальные данные с касс (чеки, отчеты о регистрации, отчеты об открытии и закрытии смен, отчеты о текущем состоянии расчетов и другие), но и предоставляет ряд дополнительных возможностей.

В дальнейшем, при составлении ПКО на основании отчёта о закрытии смены, сумма прихода, поступившего в ККТ за смену должна быть отражена за минусом суммы возврата прихода (уменьшена), после чего данные этого ПКО служат основанием для внесения записи в кассовую книгу.

В завершение можно отметить, что действующий сегодня порядок оформления возврата сумм за товар ещё не до конца отработан соответствующими ведомствами. Поэтому в своих письмах чиновники Минфина рекомендуют обращаться либо в Банк России, либо в ФНС (письма МФ РФ от 19.09.2017 № 03-01-15/60430, от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Нам обещают, что в связи с многочисленными вопросами, возникающими у пользователей при формирования фискальных документов, в т. ч. кассовых чеков и БСО, ФНС РФ вскоре разместит на своём официальном сайте соответствующие Методические рекомендации.