Деньги под отчет: алгоритм действий

Алгоритм выдачи денег под отчет

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее далее в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющемго личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

• оплаты командировочных расходов;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (Письмо Минфина России № 02-03-10/37209; Письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

• предусмотреть такую возможность в учетной политике;
• указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
• получить заявление от работника с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег под отчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
2. Срок, на который нужны деньги.
3. Подпись руководителя организации.
4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег под отчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт — это зависит от внутреннего документооборота организации.

Содержание документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа сроком на три рабочих дня». Срок может быть определен конкретной датой: например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами — вебинар поможет разобраться с выдачей денег под отчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

 

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит счета 71 по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег под отчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
​Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег под отчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

• от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».