Бухгалтер ошибочно переплатил работнику денежные средства. Ситуация неприятная, так как излишне выплаченные деньги могут быть взысканы только в исключительных случаях. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы выйти из этой ситуации без потерь?
Повышение квалификации в Школе бухгалтера: программы обучения разработаны на основе требований профессионального стандарта «Бухгалтер».
Как возникает переплата
Переплатить сотруднику пособие можно по двум причинам:
- счетная ошибка, в результате которой сумма пособия оказалась завышенной;
- работник предоставил недостоверные сведения, повлиявшие на расчет пособия.
Последовательность действий бухгалтера в каждой из перечисленных ситуаций будет отличаться и по документальному оформлению, и по порядку истребования у работника излишне выплаченной суммы пособия, и по налоговым последствиям. Давайте разберемся с каждым случаем отдельно.
Счетная ошибка
Излишне выплаченная заработная плата, пособия, отпускные, иные выплаты могут быть удержаны, если это явилось результатом счетной ошибки (Ст. 137 ТК РФ).
Что такое счетная ошибка? С учетом позиции Роструда, изложенной в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1, счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Этой позиции придерживается Верховный Суд РФ в Постановлении от 20.01.2012 № 59-В11-17. Иные ошибки (например, неправильное истолкование норм законодательства, указание неверных исходных данных для начисления выплат и т.п.) основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.
Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы. При прекращении выплаты пособия (зарплаты) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Рассмотрим пример.
Работник Селиванов П.И. предприятия «Гамма» был нетрудоспособен с 1 по 7 апреля 2017 года. 10 апреля в понедельник вышел на работу и принес листок нетрудоспособности. Страховой стаж сотрудника — 9 лет. Работник не подавал работодателю заявление на предоставление налоговых вычетов по НДФЛ. Выплаты, облагаемые страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в расчетном периоде составили:
2015 год — 350 000 рублей;
2016 год — 450 000 рублей.
Рассчитывая средний заработок для оплаты больничного, бухгалтер «Гаммы» допустил арифметическую ошибку:
(350 000 + 540 000) / 730 = 1 219,18 руб.
1 219,18 руб. х 7 дн. = 8 534,26 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности оплачены за счет работодателя — 3 657,54 руб., за счет соцстраха — 4 876,72 руб.).
На руки: 8 534,26 – (8 534,26 х 13 %) = 7 424,26 руб.
После пересчета сумма больничного оказалась меньше:
(350 000 + 450 000) / 730 = 1 095,89 руб.
1 095,89 руб. х 7 дн. = 7 671,23 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности — 3 287,67 руб., за счет соцстраха — 4 383,56 руб.).
На руки: 7 671,23 – (7 671,23 х 13 %) = 6 674,23 руб.
Переплата составила:
7 424,26 руб. – 6 674,23 руб. = 750,03 руб. (в том числе за счет соцстраха — 428,59 руб.).
Для удержания из заработной платы работника излишне выплаченной суммы пособия необходимо заручиться его согласием и попросить написать заявление.
На предприятии «Гамма» заработная плата выдается дважды в месяц:
- за первую половину месяца — 25-го числа;
- за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным.
Поскольку Селиванов П.И. принес больничный 10 апреля, в течение 10 календарных дней пособие было назначено. 25 апреля Селиванову П.И. выплатили пособие в размере 7 424,26 руб. одновременно с заработной платой за первую половину апреля. НДФЛ в размере 1 110 руб. следовало перечислить в бюджет в срок до 2 мая включительно.
Бухгалтер рассчитал заработную плату Селиванова П.И. за апрель пропорционально отработанному времени. Оклад работника — 50 000 рублей. В апреле 20 рабочих дней, отработано — 15.
50 000 руб. / 20 х 15 = 37 500 руб.
За первую половину месяца Селиванов П.И. получил заработную плату пропорционально отработанному времени:
50 000 / 20 х 5 = 12 500 руб.
За вторую половину апреля Селиванову П.И. причитается заработная плата 37 500 — 12 500 = 25 000 руб.
Максимальный размер удержаний определяется после уменьшения зарплаты сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 ТК РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику, а ему причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.
- доход, причитающийся работнику 25 000 – (37 500 х 13 %) = 20 125 руб.;
- ограничение на удержание из заработной платы, установленное статьей 138 ТК РФ20 125 х 20 % = 4 025 руб. ;
- 750,03 руб. < 4 025 руб. - ошибочная переплата пособия по временной нетрудоспособности не превышает ограничение и может быть удержана при выплате зарплаты за вторую половину апреля.
Как отразить в бухгалтерском учете начисление пособия, зарплаты, удержание и перечисление НДФЛ, удержание излишне выплаченной суммы пособия покажем в таблице.
Дата | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Содержание операции |
---|---|---|---|---|
20.04.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | 4 876,72 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС |
20.04.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | 3 657,54 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя |
25.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | 1 110,00 | Удержан НДФЛ при выплате пособия |
25.04.2017 г. | 70 | 51 (50) | 19 924,26 | Выплачена заработная плата за первую половину апреля и пособие по временной нетрудоспособности |
28.04.2017 г. | 68-НДФЛ | 51 | 1 110,00 | Перечислен в бюджет НДФЛ с пособия |
30.04.2017 г. | 20 (26, 44,...) | 70 | 37 500,00 | Начислена заработная плата за апрель пропорционально отработанному времени (50 000 / 20 х 15) |
30.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | 4 875,00 | Исчислен НДФЛ с заработной платы |
30.04.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | - 493,16 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
30.04.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | - 369,87 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
30.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | - 113,00 | Сторнирована сумма НДФЛ с излишне выплаченной суммы пособия |
10.05.2017 г. | 70 | 51 (50) | 19 374,97 | Выплачена заработная плата за вторую половину апреля после удержания НДФЛ и излишне выплаченной суммы пособия |
11.05.2017 г. | 68-НДФЛ | 51 | 4 762,00 | Перечислен НДФЛ с заработной платы |
Если работник обманул
В марте 2017 года на предприятие «Омега» устроилась сотрудница Пантелеева М.Н. При трудоустройстве она предоставила справки по форме 182н с предыдущих мест работы. Согласно этим документам в 2015-2016 г.г. Пантелеева М.Н. работала в двух организациях.
ООО «Альфа»
- 2015 год — 320 000 руб.
- 2016 год - 440 000 руб.
ЗАО «Дельта»
- 2015 год — 150 000 руб.
- 2016 год - 230 000 руб.
В апреле 2017 года новая сотрудница заболела. Период временной нетрудоспособности согласно больничному листку с 5 по 11 апреля включительно. Страховой стаж на дату наступления временной нетрудоспособности — 5 лет 7 месяцев и 15 дней. Бухгалтер рассчитал пособие по временной нетрудоспособности:
320 000 + 150 000 = 470 000 руб.
440 000 + 230 000 = 670 000 руб.
(470 000 + 670 000) / 730 = 1 561,64 руб.
Максимальный размер среднего дневного заработка для расчета пособий в 2017 году составляет 1 901,37 руб. Средний заработок Пантелеевой М.Н., рассчитанный бухгалтерской службой «Омеги», не превышает максимальную величину.
Пособие Пантелеевой М.Н., учитывая продолжительность страхового стажа, рассчитаем исходя из 60 процентов среднего заработка:
1 561,64 х 60 % = 936,98 руб.
Размер пособия по временной нетрудоспособности составил:
936,98 х 7 дн. = 6 558,86 руб., в том числе за первые три дня временной нетрудоспособности за счет работодателя — 2 810,94 руб., остальное за счет средств социального страхования — 3 747,92 руб.
Пособие выплатили в день, установленный для оплаты труда за первую половину месяца, — 25 апреля. При выплате пособия был удержан НДФЛ:
6 558,86 руб. – 13% = 5 705,86 руб.
Впоследствии (при прохождении камеральной проверки правильности и полноты исчисления пособий, которую проводил Фонд социального страхования) выяснилось, что справка от ЗАО «Дельта» оказалась подделкой. ФСС пособие пересчитал и не принял к зачету следующую сумму (решение Фонда социального страхования от 15.05.2017 г.):
(320 000 + 440 000) / 730 = 1 041,10 руб.
1 041,10 руб. х 60% х 7 дн. = 4 372,62 руб.
(6 558,86 руб. – 4 372,62 руб.) – 13% = 1 902,24 руб.
Бухгалтер «Омеги» сделал в бухгалтерском учете следующие записи:
Дата | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Содержание операции |
---|---|---|---|---|
25.04.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | 3 747,92 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет соцстраха |
25.04.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | 2 810,94 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя |
25.04.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | 853,00 | Исчислен и удержан НДФЛ с пособия |
25.04.2017 г. | 70 | 50 (51) | 5 705,86 | Выплачено пособие |
02.05.2017 г. | 68-НДФЛ | 51 | 853,00 | НДФЛ с пособия перечислен в бюджет |
15.05.2017 г. | 69-Соцстрах | 70 | - 1 249,28 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
15.05.2017 г. | 20 (26, 44, …) | 70 | - 936,96 | Сторнирована сумма излишне начисленного пособия по временной нетрудоспособности |
15.05.2017 г. | 70 | 68-НДФЛ | - 284,00 | Сторнирована сумма НДФЛ с излишне выплаченной суммы пособия |
16.05.2017 г. | 50 | 70 | 1 902,24 | Излишне выплаченную сумму пособия сотрудница внесла в кассу |
Обратите внимание: застрахованные лица обязаны представлять страхователю достоверные документы (сведения), на основании которых выплачивается пособие (п. 1 ч. 2 ст. 4.3 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ). В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату лишних сумм пособия по временной нетрудоспособности, виновные лица возмещают страховщику причиненный ущерб (Письмо ФСС России от 24.05.2016 № 02-11-09/15-05-128ОП).
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.