Как начать применять онлайн-кассы с 2018 года

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Прежде чем применять кассовую технику, зарегистрируйте её в налоговом органе. Обратиться можно в любую инспекцию. Алгоритм действий такой:

1. Составьте заявление о регистрации ККТ. Сделать это можно электронно через оператора фискальных данных или личный кабинет. Другой вариант — подать заявление на бумаге. При этом используйте утвержденную форму (приказ ФНС России от 29 мая 2017 № ММВ-7-20/484).
2. Отправьте отчет о регистрации ККТ. Как только получите регномер от инспекторов, внесите его и другие сведения в фискальный накопитель. Например, информацию о кассовом аппарате или наименование организации. После этого сделайте на онлайн-ККТ отчет о регистрации и направьте в налоговый орган. Можно это сделать как в бумажном виде, так и в электронном. Срок отправки — следующий рабочий день включительно после того, как сформировали отчет о регистрации.
3. Получите карточку регистрации ККТ.  Инспекторы обязаны зарегистрировать кассовую технику в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Когда прислали карточку регистрации — это значит, что ККТ проверена, авторизована и внесена в журнал учета. Можно начинать работу.

Рекомендуем экспресс-курс Контур.Школы «Кассовые операции. Наличные расчеты и применение онлайн-касс». Обучение поможет привести в порядок документы при работе с ККТ, в том числе при использовании онлайн-касс, правильно работать с лимитом наличности. Вы сможете наладить безошибочную работу с кассовой техникой и бланками строгой отчетности, составите локальный нормативный акт по кассовой дисциплине, который поможет проходить проверки без штрафов.

Как работать с онлайн-кассой

Кассир в течение дня совершает множество операций с кассой. Опишем порядок работы поэтапно.

Этап 1. Начало смены. До начала смены кассир получает из главной кассы разменные купюры и монеты. Это нужно чтобы вести расчеты с клиентами и выдавать сдачу. Получение наличных нужно внести в форму КО-5.

Этап 2. Работа в течение дня. Кассир принимает оплату от покупателя, выбивает чеки за товары (работы, услуги), которые реализует организация. Форма расчетов наличная или безналичная. При отказе покупателя от товара и его возврате кассир выдает деньги из кассы.

Этап 3. Закрытие смены. В конце смены кассир должен напечатать отчет о закрытии смены с помощью онлайн-кассы и подготовить дневную выручку. Её нужно сдать инкассатору или главному кассиру.

Обратите внимание: если применяете онлайн-кассу, вы можете отказаться от некоторой первички. Это правило касается форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9. Но для этого внесите изменения в учетную политику.

Какие чеки формирует онлайн-касса

Онлайн-чеки можно формировать как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный формат чеков обязательный. Выдавайте их клиенту при любой покупке. По желанию покупателя формируйте электронный чек. Его нужно отправить на телефон или электронную почту клиента. Рассмотрим порядок заполнения трех видов чеков: на продажу, на возврат и чека коррекции.

Чек на продажу. По сравнению с обычным онлайн-чек имеет больше реквизитов. Они описаны в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 54-ФЗ. В чеке обязательно должно быть:

• Наименование документа (кассовый чек);
• Название компании или ФИО предпринимателя и ИНН;
• Место совершения покупки. Для интернет-магазина — это адрес сайта. Для обычного магазина — адрес с почтовым индексом;
• Регистрационный номер кассы;
• ФИО кассира;
• Порядковый номер чека за смену;
• Название, количество и стоимость товара с учетом НДС. Если товар продается со скидкой или наценкой эти сведения также отразите в онлайн-чеке;
• Ставка и сумма НДС (отдельной строкой);
• Система налогообложения продавца;
• Адрес сайта для проверки чека;
• Номер фискального документа;
• Номер фискального накопителя;
• Фискальный признак документа (ФПД);
• Телефон или электронная почта покупателя (если передаете чек в электронном виде);
• Электронная почта продавца (если отправляете чеки в электронном виде);
• Номер смены;
• Признак расчета (расход, приход, возврат прихода, возврат расхода);
• Способ оплаты и форма расчета (наличные или электронные средства платежа).

Отдельно стоит отметить такой реквизит как QR-код. Сейчас организации указывают этот реквизит по собственному усмотрению. Но скоро выбора у компаний не будет. Законопроект № 344028-7, который должен внести изменения в 54-ФЗ и сделать QR-код обязательным реквизитом онлайн-чека, уже находится на рассмотрении Государственной Думы.

QR-код помогает проверить подлинность чека и сведений о покупке. Есть два способа проверки:

1. с помощью мобильного приложения ФНС РФ «Проверка кассового чека». Скачать приложение для устройств на Android можно в Google Play, а для устройств на iOS в App Store. 
2. на сайте оператора фискальных данных. Например, в сервисе Контур.ОФД.

Пример онлайн-чека смотрите ниже.

Чек «возврат прихода». Оформите такой чек в двух случаях:

1. Покупатель возвращает товар в магазин. Пробейте такой чек независимо от того, когда происходит возврат — в день покупки или через несколько дней. Кассир делает возврат на основании кассового чека и заявления клиента в произвольной форме. Обязательно оформите РКО на сумму возвращенного товара.
2. Кассир ошибся в сумме платежа. Если ошибку обнаружили до окончания смены, оформите чек «возврат прихода» и сделайте правильный фискальный документ. Выявили неточность в платеже позже — запросите объяснительную записку у кассира и оприходуйте в кассу реальную сумму покупки.

Чек коррекции. Оформите такой чек, если не применили онлайн-ККТ при расчете с покупателем. Укажите в документе как обязательные реквизиты (п. 1 ст. 4.7 от 22.05.2003 54-ФЗ), так и дополнительные:

• признак расчета (коррекция прихода или коррекция расхода);
• тип коррекции (самостоятельно);
• основания для коррекции (реквизиты объяснительной записки кассира);
• название документа «Чек коррекции».

После составления корректировочного чека, обязательно сообщите об этом в свой налоговый орган. Если сделать это своевременно, штрафа можно избежать.

Ответственность за кассовые нарушения

За неприменение онлайн-кассы компанию оштрафуют. При первичном нарушении штраф составит от 75 до 100% от суммы непробитой покупки, но не менее 30 000 рублей. Для директора величина взыскания — от 25 до 50% от непробитой покупки, но не меньше 10 000 рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП).

При повторном нарушении ответственность суровее. Если не пробивали чеки на сумму от миллиона рублей и больше, деятельность организации могут приостановить на срок до 90 суток. Руководителя дисквалифицируют на срок от года до двух лет (ч. 3 ст. 14.5 КоАП). При этом штраф придется заплатить в любом случае.

Если организация своевременно нашла и устранила нарушение ответственности за неприменение ККТ можно избежать. Для этого отправьте в налоговый орган заявление о нарушении и документы, подтверждающие ошибку. Заявление составьте в произвольной форме. Однако, если инспекторы сами нашли нарушение, санкции избежать не получится.

Обратите внимание: с 1 июля 2018 года обязаны будут применять онлайн-кассы:

• Предприниматели на вмененке и патенте с наемными работниками. Сфера деятельности — общепит и розничная торговля.
• Компании на ЕНВД, которые работают в розничной торговле и общепите.
• Компании и ИП, которые используют торговые автоматы (вендинг). Исключение — предприниматели без наемного персонала.
• Компании и ИП, которые выдают бланки строгой отчетности вместо кассового чека. Они могут выбрать один из двух вариантов: либо переход на онлайн-кассу, либо выдача БСО в электронной форме. Такие документы нужно отправить либо на телефон, либо на почту клиента.