Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится

На практике случаются две ситуации:

  • В уже существующей компании кадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу.
  • Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями. Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:

  1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
  2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
  3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После этого внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: наименования работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадают. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.

Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли и какие ограничения полномочий для руководителя.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора.

  • Важно! Кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Правило: у работодателей–ИП только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, утверждать ЛНА и пр. Работодатель-ИП не может передать свои полномочия работодателя по доверенности третьей стороне (ст. 20 ТК РФ).

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку

Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Практическая онлайн-конференция
Кадры‑2022: тренды, кейсы, судебная практика
Подробнее

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такой сотрудник есть далеко не у всех. Поэтому ответственным за разработку штатного расписания становится тот, в чьи должностные обязанности это включает работодатель. Документ утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничений по количеству изменений в штатном расписании нет.

Штатная расстановка не является обязательным ЛНА, но это удобный инструмент для ведения кадрового учета.Форма штатной расстановки законодательно не утверждена, за основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для штатного расписания. К ней добавляются столбцы для Ф.И.О. работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и пр.). Эта информация позволяет создавать отчеты для руководства, вести статистику, проводить качественный аудит кадровых документов работников с особенностями регулирования трудовых отношений.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

  1. Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
  2. Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
  • ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
  • ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
  • ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
  • ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
  • кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.

  1. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы (ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  • является единоличным исполнительным органом юридического лица;
  • выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами, а также документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку, если она еще ведется на работника.

Совет: проверьте, чтобы прием/увольнение руководителя компании производился тем органом управления, который указан в Уставе организации, внимательно изучите вопрос полномочий генерального директора в учредительных документах и не нарушается ли срок его полномочий, если таковой указан в Уставе.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:

  1. Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).
  2. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
  3. Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
  4. Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России от 23.05.2017 № 230).

Дополнительно выясните, кто ответственный за:

  1. охрану труда;
  2. ведение табеля учета рабочего времени;
  3. подачу уведомлений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами;
  4. подачу сведений в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-I);
  5. передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР;
  6. сдачу в ПФР отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
  7. представление в Росстат форм статистической отчетности.

Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.

По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.

Рекомендация 1. Учитывайте требования ст. 57 ТК РФ, проверьте, включены ли в договор обязательные сведения:

  • Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
  • ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
  • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
  • место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П. С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание: некоторые обязательны при наличии определенных условий:

  • срок трудового договора и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом — только при заключении срочного трудового договора;
  • гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте, с указанием их характеристик — только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда;
  • режим рабочего времени и времени отдыха — если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя;
  • условия, определяющие характер работы: разъездной, подвижной, в пути.

Рекомендация 3. Учитывайте статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернета.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Рекомендация 4. При аудите трудового договора особое внимание обратите на условие о месте работы.

Трудоустройство инвалидов
Вебинар для кадровиков и руководителей
Смотреть вебинар

Пример: если работник принимается в головную организацию, пропишите так «Место работы: ООО «Альянс», г. Москва» (укажите название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель). Если работник трудоустраивается в филиал, обособленное структурное подразделение в другой местности, укажите так: «Место работы: обособленное структурное подразделение ООО «Альянс», г. Тюмень».

Типичная ошибка: работодатели путают и подменяют понятия «место работы» и «рабочее место».

Рекомендация 5. Если из трудового договора сделана ссылка на должностную инструкцию, проверьте наличие такой должностной инструкции и ознакомление с ней работника под подпись.

Рекомендация 6. В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендуем сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.В организации, в которой вы восстанавливаете кадровое делопроизводство с нуля, в обязательном порядке проверьте наличие трудовых договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, а также, чтобы на экземпляре трудового договора работодателя стояли подписи сотрудников о получении ими второго экземпляра.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Назначьте ответственного

Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст. 151 ТК РФ.

Проверьте трудовые книжки и порядок их учета

На этом этапе также проверьте, что бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Приказа №320н). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Обе книги надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

  • В обязательном порядке проверьте наличие всех трудовых книжек на тех работающих работников, на которых работодатель обязан продолжать вести трудовые книжки.

Работодатель обязан продолжить вести трудовые книжки тем работникам, которые выбрали такую форму. Это те, кто при трудоустройстве предъявляли трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодатель не ведет трудовые книжки на:

  • впервые поступающих на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года;
  • работников, которые подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
  • совместителей;
  • дистанционных работников, если они не выразили желание вести трудовые книжки.

Не забудьте про новую отчетность в ПФР

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид. 

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.

О том, как подготовить документы по основным кадровым мероприятиям, рассказываем в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 10. Выпишите все режимы работы

Проверьте в ПВТР наличие всех режимов рабочего времени, по которым трудятся ваши работники. При проверке описания каждого режима возьмите за основу ст. 100 ТК РФ, но учитывайте, что режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил и тогда он должен быть установлен в трудовом договоре. Такое может быть, например, у совместителя, инвалида I или II группы, работника с неполным рабочим временем, несовершеннолетнего и пр.

Проверить себя можно с помощью чек-листа, который мы подготовили для вас. Скачайте его внизу статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

  1. Изучите учредительные документы и документы о передаче полномочий по оформлению кадровых процедур.
  2. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях, составьте поименный список работников по категориям: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы и пр.
  3. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  4. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов и проверьте, ознакомлены ли с ними работники.
  5. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  6. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  7. Подготовьте проекты документов для учета движения персонала: отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и пр.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Типовой комплект для оформления сотрудника на работу 397.2 КБ

  • Чек‑лист проверки продолжительности рабочего времени и режима рабочего времени 386 КБ

Скачать
138 169
3 комментария    Написать свой
Добрый вечер! Подскажите пожалуйста, если работодатель находится в Москве, а сотрудники работают в регионе, как вести и где должны храниться трудовые книжки если они на бумажном носителе?
Добрый день! Направляем ответ эксперта Евгении Конюховой: "На практике работодатели организовывают:
1. централизованное ведение и хранение трудовых книжек (назначается ответственный за ведение и учет трудовых книжек работник в головной организации, но тогда нужно организовывать их доставку в офис и своевременную выдачу при увольнении, например, работник привозит трудовую книжку в головной офис сам, или ответственный работник направляется в командировки. При увольнении, если работник сам не приезжает за трудовой книжкой, в последний день работы работодатель направляет уведомление почтой о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой на указанный работник адрес). При централизованном ведении и хранении трудовых книжек возникает основная сложность — обеспечить своевременное заполнение и выдачу трудовой книжки;

2.В филиалах или структурных подразделениях приказом работодателя назначаются ответственные лица за ведение трудовых книжек.
Спасибо за ваше мнение!
🎁 Подарки каждому!

Испытайте свое везение - крутите колесо фортуны и забирайте подарок.
У нас каждый сектор выигрышный ❤️