Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!
Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).
Оформление результатов проверки кадровых документов
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.
Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.
Примеры докладных записок
Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:
При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.
Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.
Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:
Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):
| Вид документа | Документы соответствуют действующему законодательству |
Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки | Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения | Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.) |
|---|---|---|---|---|
| укажите свои данные по результатам проверки |
Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.
Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь
Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.
Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.
Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.
Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?
Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:
- Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
- Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
- Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
- Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
- Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
- Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).