Тайм‑менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов

Тайм-менеджмент — наука о том, как спланировать дела и организовать свое время. В статье опишем простые и понятные методики, которые подойдут работнику любой профессии, в том числе бухгалтеру.

Наведите порядок

Шаг 1. Освободите пространство

Проще говоря, приберитесь на рабочем столе, полках и стеллажах, в папках вашего компьютера. Так вы быстрее будете находить нужные документы.

Неразобранные вещи «замусоривают» взгляд, мешают расставить приоритеты и не дают сконцентрироваться на задачах. Это уменьшает внутренний ресурс, который можно направить на решение рабочих вопросов.

Шаг 2. Проведите ревизию дел и временных затрат

Выпишите в таблицу ежедневные задачи, оцените, сколько времени тратите на каждую из них, зафиксируйте в таблице. Сосчитайте свою рабочую нагрузку. Она оказалась больше или меньше 8-часового трудового дня? Подумайте, как оптимизировать временные затраты и начать обходиться без переработок.

Много времени уходит на переписку с коллегами из разных подразделений? Организуйте личную встречу или конференц-звонок. Не хватает времени на самообразование? Вы можете слушать записи вебинаров по дороге на работу. 

Шаг 3. Избавьтесь от хронофагов, то есть пожирателей времени

Сделайте «фотографию» любых двух дней: записывайте все шаги, включая чаепитие с коллегами, звонок подруге и поиск билетов к морю. Например, в 7:00 — подъем, в 7:20 — завтрак, с 8:15 до 8:55 — дорога на работу, 9:00–9:20 — кофе с Леной из кадрового отдела и пр.

Проанализируйте, сколько времени потрачено с пользой, а сколько впустую, и учтите это при планировании.

Уделите время планированию

За один день нельзя выполнить все подвисшие задачи, иногда дня не хватает, чтобы сделать какое-то одно крупное дело. За что хвататься в первую очередь, особенно если позади отпуск или длинные выходные? Изучите методики тайм-менеджмента и выберите ту, что подходит именно вам.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра поможет легко определить приоритетность задач, исходя из двух факторов: важности и срочности. На листке бумаги или в Excel составьте квадрат на четыре больших поля:

• А — срочное и важное дело;
• В — несрочное, но важное дело;
• С — срочное, но неважное дело;
• D — несрочное и неважное дело.

Проанализируйте свои задачи на неделю и впишите их в квадрат. Около каждой можно указать крайний срок выполнения — и перед вами упорядоченный план работы.

Пример работы с матрицей Эйзенхауэра
А — Срочно и важно Проверить банк, сделать срочные платежи Обработать почту	В — Не срочно, но важно Завести в программу документы поставщиков Рассчитать зарплату
С — Срочно, но не важно Выпить кофе	D — Не срочно и не важно Разложить первичные документы Прибрать стеллаж с архивом за 2017 год

Методика Глеба Архангельского

Бизнес-тренер Глеб Архангельский делит задачи на жесткие, гибкие и бюджетированные.

Жесткие привязаны к определенному времени, например, встречи, звонки, совещания. Гибкие и бюджетированные — нет. Последние отличаются тем, что требуют большего количества времени.

Разделите листок ежедневника на две части: в левую впишите жесткие задачи с указанием времени. В оставшиеся промежутки — гибкие, цветом или нумерацией отметьте приоритетность. Обязательно оставляйте временные зазоры между задачами: они потребуются на решение непредвиденных сложностей.

Кроме того, Глеб Архангельский выделяет «лягушек» и «слонов»:

• «Лягушки» — маленькие, но неприятные дела, которые могут занять у вас не более получаса. Это то, что вы все время откладываете, например, звонок задолжавшему контрагенту или проверка дебиторской задолженности. Возьмите за правило с самого утра «съедать» по одной такой «лягушке».
• «Слоны» — крупные задачи, которые нельзя решить за один присест. Чтобы не откладывать до бесконечности, делите слона на маленькие «бифштексы» и «ешьте» по одному в день.

Используйте современные приложения

Чтобы организовать работу, бухгалтеры часто используют бумажные ежедневники, планинги, стикеры — они всегда перед глазами и ради них не надо выходить из учетной программы.

«У меня на столе лежит ежедневник, куда я записываю, что сделала и что планирую делать. Если у директора возникли вопросы по задачам, он может взять тетрадку и посмотреть сам, если я занята каким-то важным делом», — рассказывает главный бухгалтер АО ФИК «ВИЗ-Инвест» Лидия Куцко.

Присмотритесь и к электронным программам: Google Calendar или календарь в Outlook Еxcange помогут составить расписание, установить напоминания или организовать встречу с руководителем.

А если вам нужен более продвинутый инструмент, установите календарь бухгалтера Контур.Норматив. Вы можете настроить его, исходя из формы собственности организации и системы налогообложения, в календаре будут отражены даты сдачи регламентированных отчетов и любые значимые для вас дни.

Приучите коллег к порядку

Большое значение играет то, как у вас выстроены отношения с коллегами. Вы только сели за отчет, а директор требует проверить банк или сотрудник просит выдать справку 2-НДФЛ. А еще в почте несколько писем от одного сотрудника с пометкой «СРОЧНО!». Знакомо? Чтобы постоянно не отвлекаться на входящие просьбы и несрочные вопросы и сохранить драгоценное время, договоритесь с коллегами о том, в какое время вы готовы отвечать на их письма, делать справки, перепроверять отпускные или больничные выплаты и пр.

«Утром всегда делаю текущие дела, разгребаю мелочь: читаю почту, проверяю банковские поступления, делаю срочные платежи, разбираю документы. И сотрудники знают, что в это время я могу решить их вопросы. Во второй половине дня я занимаюсь отчетами или погружаюсь в какие-то крупные задачи, которые требуют сосредоточенности. В это время сотрудники меня не беспокоят. Если все же заглядывает директор, я, не закрывая программы, записываю просьбу и говорю, когда смогу ее выполнить. Такой распорядок сложился в результате многолетней практики», — рассказывает Лидия Куцко.

Экономит время и упрощает работу и единый порядок работы с документами. Согласуйте с руководителем, как (по электронной почте, через онлайн-хранилище или онлайн-мессенджеры) и в какие сроки сотрудники будут передавать вам первичные документы коллег, убедите его, что от этого зависит, будет ли отчетность сдана своевременно и не возникнет ли вопросов у ИФНС.

Правильно отдыхайте: чаще и активнее

• 15 минут прогулки в обед освежат вас и придадут сил больше, чем часовой серфинг в интернете. Нет поблизости парка — откройте окно и сделайте небольшую разминку.
• Возьмите за правило уделять последние пять минут каждого часа «оживлению» тела: несколько раз ссутультесь и выпрямите спину, опустите и поднимите плечи, если есть возможность, встаньте и потянитесь всем телом.
• Чтобы освежить мозг, сядьте расслабленно, потрите ладони друг о друга, чтобы они стали теплыми, и прижмите их плотно, но нежно к ушам. Посидите так секунд 30, вслушайтесь в «шум воды» и «выныривайте».
• Помните, правильно организованный отдых — залог вашей эффективности.