5 секретов быстрой и эффективной работы бухгалтера

Смирнова В. С., эксперт Контур.Школы
21 марта 2019

Читатели Контур.Школы поделились личными секретами, которые помогают быстрее и эффективнее решать рабочие задачи и достигать результата. Секрет первый — добавьте немного волшебства в начале дня.

В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться секретом личной эффективности. В этой статье мы собрали самые интересные и полезные отзывы самых настоящих бухгалтеров-практиков. 

Секрет 1. Мотивация, настрой и волшебный ритуал в начале дня

Утром важно «поймать волну». Наполнит позитивом ранняя тренировка, хорошая книга за завтраком или пешая прогулка до работы, если позволяет погода. И конечно же, чашечка ароматного кофе.

Наталия Баскакова: «Прихожу на работу на полчаса раньше, выпиваю чашечку эспрессо. Офис наполняется тонизирующим ароматом кофе. С улыбкой встречаю приходящих сотрудников, интересуюсь, как у них дела. И мы дружно решаем рабочие задачи

Бодрость и хорошее настроение дарит натуральный свежезаваренный кофе в умеренных количествах. Это все благодаря кофеину — алкалоиду, который влияет на процессы головного мозга, повышая физическую и умственную активность. Не зря кофеин используют в фармакологии как природный стимулятор.

Максимальный заряд энергии можно получить, сочетая любимый напиток с грейпфрутовым соком.

Чрезмерное употребление кофеина грозит нервным истощением, а растворимый кофе почти не оказывает тонизирующего эффекта. А вот кофе плюс классическая музыка — очень даже интересный вариант настроиться на эффективный день. Комментирует Мария Дубровская:

«Я прихожу на работу на 15-20 минут пораньше, хорошо проветриваю помещение, пока загружается компьютер, пью кофе и через телефон слушаю классическую музыку: Моцарта, Бетховена, Чайковского».

Совет: придумайте свой способ заряжаться энергией — кофе, любимая музыка, пять минут тишины или что-то еще. И пусть это будет ваш личный волшебный ритуал, который обязательно настроит на позитив.

Секрет 2. Планирование. Утром и всегда

«Четкое планирование», «точный план на день», «порядок в документах и планирование дня» — такие высказывания встретились в 90% ответов респондентов.

Бухгалтеры четко разделяют планирование на месяц, неделю и день. Крупные дела дробят на мелкие шаги и вписывают в план на день, как и учат мэтры тайм-менеджмента.

Грамотное распределение потоков срочных и плановых задач позволяет все успевать и не срывать сроки. И здесь мнения читателей разделились. Кто-то предпочитает разобраться с мелкими делами в начале дня, а уже после обеда с головой уйти в сложные крупные задачи, а кто-то — наоборот.

Екатерина Михайлина: «До обеда выполняю задачи более сложные и ответственные, те, которые требуют повышенного внимания и сосредоточенности, а уж после — текущие, рутинные. Если чувствую напряжение или усталость, могу поспать днем, ровно 26 минут, или выпить чашку чая/кофе».

Римма Федорова поделилась советом, как планировать задачи на месяц:

«Мне помогает визуализация. Я использую настенный календарь. Порядок действий таков. Первое: надо определить ключевые даты в месяце — дни сдачи отчетов, уплаты налогов, сроки обработки входящих и исходящих первичных документов. Крайний срок я отмечаю в календаре красным маркером — это напоминание. Второе: определить, сколько дней нужно, чтобы выполнить задачу. Работа в таком порядке дисциплинирует и помогает не пропустить сроки».

Секрет 3. Инструменты в помощь: волшебные тетради, приложения

Excel для бухгалтера
Экспресс-курс для тех, кто хочет научиться работать с электронными таблицами
Узнать подробнее

Свои планы бухгалтеры предпочитают не держать в голове, а фиксировать на бумаге или в компьютере, ведь объем информации и без того велик.

Чаще всего перечень задач на день/неделю появляется в ежедневнике или тетрадке. Это очень удобно: так проще распределять нагрузку по дням и вписывать задачи. У многих к тому же срабатывает визуальная память: записала — значит, запомнила.

Любовь Титова: «У меня есть волшебная тетрадка, разлинованная на пять рабочих дней. В нее я вписываю ежедневные обязательные дела, чтобы не забыть, и дела, возникающие в течение рабочей недели. Сделала — вычеркнула. Сразу видно, как планировать свой день, что успеваю, что — нет и как все успеть».

Другие бухгалтеры активно используют компьютерные программы или мобильные приложения для планов, хранения информации и общения с коллегами.

Юлия Старкова: «Все незавершенные задачи храню в приложении Doit, а не в голове. Когда потенциальные задачи не раздирают мозг напополам, стресса меньше, кайфа от жизни больше. Повышается продуктивность, появляется умение справляться с делами без паники и суеты. Придерживаюсь основного принципа тайм-менеджмента: голова — не органайзер, ей думать надо. И чем быстрее и мобильнее образ жизни, тем удобнее должен быть планировщик, который примет на себя весь груз задач».

Эта позиция созвучна с точкой зрений Максима Дорофеева, тренера, специалиста по продуктивности. Он предлагает три простых правила обращения с информацией:

  1. Информацию храните там, где будете искать в первую очередь, когда потребуется.
  2. Нельзя смешивать справочную информацию со списком дел и задач.
  3. Не ищите единый подход к хранению справочной информации разных видов.

«Помните, мозг нужен, чтобы работать, а не чтобы хранить гигабайты ненужной в данный момент информации», — пишет в своей книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев.

Совет: заведите себе полезные инструменты-помощники: волшебную тетрадь, удобное приложение или что-то еще. Или поделитесь своим секретным инструментом в комментариях к этой статье. Нам и другим читателям интересно.

Секрет 4. Итоги дня: план/факт/снова план

Многие из респондентов отметили, что обязательно подводят итоги, смотрят, сколько из запланированного сделано, что осталось за бортом и почему.

Ирина Воронько: «Ежедневно в конце рабочего дня анализирую сделанное и составляю список на следующий день, в том числе вношу невыполненные задачи».

Часто к списку «сделать завтра» добавляются задачи, которые возникли незапланированно и остались нерешенными: сотрудник обратился за справкой 2-НДФЛ, директор просит подготовить отчет по дебиторке и пр. Интересную технику обработки таких вопросов предлагает Максим Дорофеев.

Метод «Вечерний гвоздодер»

Этот метод позволяет, с одной стороны, не отвлекаться на задачи, за которые нет возможности взяться прямо сейчас, а с другой — не потерять их в потоке информации и встроить в план на завтра.

Нерешенные вопросы тренер Максим Дорофеев сравнивает с гвоздями, которые застревают в мозгу, копятся и нервируют. Он рекомендует каждый вечер «выдирать гвозди»: когда будут решены все задачи, вспомнить прошедший день и назвать все «гвозди», которые скопились в голове. Как только они будут вписаны в план на следующий день/неделю, перестанут быть раздражающим фактором.

Совет: пробуйте разные методики тайм-менеджмента, выберите ту, которая подойдет вам лучше других. Быть может, вам понравится техника пустого инбокса Максима Дорофеева или удобно будет работать со «слонами» и «лягушками», о которых мы рассказывали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Секрет 5. Опыт и саморазвитие. Непрерывно!

На вопрос «Что помогает вам быть эффективнее или быстрее решать рабочие задачи и достигать результата?» часть респондентов ответили, что это опыт, приемы и практики, которые вырабатывались годами и сегодня облегчают ежедневный труд.

Ольга Мельникова: «Рабочие процессы прописаны, стандартизированы, смежные профессии освоены, все мы универсальные солдаты с глубоким знанием своих и смежных обязанностей».

Повышение квалификации
Онлайн-курсы в Контур.Школе. ОСНО, УСН. Получите знания и документ об обучении
Выбрать курс

Ольга, как и многие другие респонденты, отметила значимость постоянного обучения и актуализации знаний. Рынок образовательных услуг сегодня предлагает программы как по профессиональным бухгалтерским темам, так по личностному развитию. А

Технологии удаленного доступа позволяют прослушать курс в удобное время без ущерба для работы и личной жизни.

Еще один интересный аспект озвучила Татьяна Глебушкина. Чтобы быть эффективным, важно понять, что вся ответственность лежит на тебе и ошибки — это ступень к развитию.

Татьяна Глебушкина: «Чем больше ответственности, тем больше контроль своей деятельности, жизни в целом. Не стоит обвинять кого-то в своих неудачах. Надо расценивать их как возможности профессионального роста. Не получилось — обязательно проанализировать почему, сделать выводы и выбрать другие действия. Если все делать одинаково, придешь к тому же результату. Хочешь изменить результат — измени свои действия».

Надеемся, опыт других бухгалтеров и советы экспертов будут полезны, и вы изобретете или усовершенствуете свой рецепт эффективности.

Придумывайте утренние ритуалы, планируйте дела и подводите итоги, используйте полезные инструменты и обязательно учитесь новому!

    5 287 просмотров
Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций
Посмотреть программу
9 комментариев    Написать свой
Очень познавательная статья. Понравился метод «Вечерний гвоздодер» - сама привыкла вечером записывать обязательные задачи на завтрашний рабочий день. Планирование, правда, у нас на предприятии особо не срабатывает - постоянно руководители "радуют" новыми срочными задачами.
Чтобы не подменить в делах важность на срочность, а также для расстановки приоритетов полезным инструментом является матрица Эйзенхауера, в соответствии с которой все дела делятся на 4 категории: А - важные срочные; В - важные несрочные; С - неважные срочные; D - неважные несрочные. Умея правильно определять критерий важности и срочности, можно грамотно организовать свое время. Приоритет, конечно, важным и срочным делам - их выполняем в первую очередь. Не забываем про дела важные и несрочные. Делаем хотя бы по одному делу в день, чтобы в последствии, они не перешли в категорию А. Дела категории С выполняем при наличии у вас времени, ведь они срочные не для вас и важными для вас не являются. Ну а с делами категории D лучше распрощаться) Удачи!
Татьяна, точно! Матрица Эйзенхауера звучит хоть и сложно, а на деле - польза. Спасибо, что поделились опытом. И совершенно верно подметили про ответственность в комментарии в статье. Нам понравилось)
Третий вариант мне понравился. Действительно, получается так что все держишь в голове, не знаешь за что схватиться в первую очередь. Вроде бы и задач много, но детально их уже не помнишь. Каждый раз вспоминаешь, что еще предстоит сделать. Голова квадратная, нервничаешь и устаешь. Возьму на заметку.
Иван, да, кажется интересным вариант с удобными приложениями. Если найдете что-то еще по этой теме интересное, пишите в комментариях, будет интересно узнать Ваш опыт.
С удовольствием прочитала, весьма интересно! Спасибо большое!
Любовь, Вам спасибо!
Ваш совет про волшебную тетрадку вдохновил всю редакцию Контур.Школы))
Желаем успехов!
Спасибо за советы! Надо попробовать метод гвоздодер)) А так да, планирование - наше всё!
Алла, про планирование сделаем статью. Тема достойна отдельного внимания. Спасибо за Ваш комментарий)
Спасибо за ваше мнение!
Любой экспресс‑курс бесплатно по промокоду УЧИСЬДОМА

До 31 марта открываем обучение для всех, кто остался дома. Смотрите уроки, сдавайте тест, получайте электронный сертификат.