Один, два, десять, двадцать, или Как работать в условиях многозадачности

На первый-второй рассчитайся!

Когда дел много, надо понять, какое самое важное. Другими словами, ваш день должен начаться с расстановки приоритетов. Поможет в этом принцип АБС. Техника основана на распределении задач по трем группам:

1. Группа «A» — сложные первостепенные задачи, обязательные к выполнению именно вами. Их нельзя отложить или перепоручить. В день таких дел должно быть не более двух, чтобы вы могли работать спокойно и не допускать ошибок от перенапряжения. Значимость задач группы «А» — до 70%, а время на выполнение не превышает 15% от рабочего дня.
2. Группа «В» — дела не срочные, но важные. Уделите им 20% своего времени и внимания. Часть задач из этой группы смело делегируйте другим сотрудникам.
3. Группа «С» — классическая «текучка», на которую, к сожалению, уходит до 65% рабочего времени. Идеально, если удастся поручить выполнение этих дел подчиненным — обычно это вопросы, не требующие вашего экспертного мнения или высокой квалификации. К этой же группе относятся и хронофаги (про них чуть позже), от которых лучше сразу избавляться.

По тем же параметрам — важно и срочно — можно оценить задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. О ней мы подробно писали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Планируйте с умом

Правило 60/40

Не стоит пытаться впихнуть максимум в рабочий день. Правило 60/40 говорит о том, что планировать стоит только 60% времени. Оставшиеся 40% уйдут на сопутствующие и непредвиденные дела — те, что возникнут в ходе решения плановых задач или «прилетят» от коллег или руководства.

Такой принцип позволит избежать суеты и спешки, не впасть в панику, если внезапно возникла новая задача. У вас появляется временной запас, и это снимает психологическое напряжение.

Планирование по Глебу Архангельскому

Бизнес-тренер Глеб Архангельский предлагает делить задачи на три вида:

• жесткие — встречи, звонки, совещания — все, что привязано к точному времени;
• гибкие — не зависят от времени;
• бюджетированные — также не зависят от времени, но отличаются большим объемом.

Разделите лист блокнота на две части вертикальной полосой. Сначала в одну половину впишите все жесткие дела на день, оставляя временные промежутки между ними на случай непредвиденных обстоятельств. И только затем во вторую часть — гибкие и бюджетированные. Будет удобнее, если расставите приоритеты в каждой группе.

Кроме того, на отдельную картонку выпишите две-три долгосрочные цели и этапы их достижения. Так у вас всегда перед глазами будет то, что необязательно делать сегодня, но надо в ближайшее время. Их реализацию можно поэтапно включать в ежедневные планы.

Найденное время

Заранее составьте перечень из 15–20 небольших заданий, на которые у вас постоянно не хватает времени. Выполняйте их, как только в вашем расписании появится свободное окно. Список держите под рукой и периодически обновляйте.

Группировка

В работе регулярно появляются однотипные операции? Вы сэкономите время, если будете их группировать. Например, входящие документы можно не убирать по одному, а собирать их, например на углу стола, а в конце дня выделить 10 минут и разложить по папкам. Еще один полезный прием: не отвлекаться на каждое почтовое оповещение, а выделять каждые два часа по пять-десять минут на проверку и обработку почты.

Будьте прогрессивны

В арсенале продвинутого компьютерного пользователя сегодня есть приложения и сервисы, чтобы сложные или рутинные задачи решать в один клик. От формул в Excel до программ автоматической проверки контрагентов.

Что упростит вам жизнь:

1. Календари Outlook и Google Calendar заранее напомнят вам о встрече, проверят, нет ли у вас пересекающихся по времени мероприятий, и сообщат вашим коллегам и контрагентам, что с понедельника вы в отпуске.
2. Менеджеры задач Todoist, Do It и пр. помогут выстроить четкую структуру дел, напомнят о незавершенных задачах, автоматически перенесут на следующий день то, что не сделано.
3. Системы управления проектами Trello или Mind Map отлично структурируют информацию. В программу вы можете внести все задачи, крупные раздробить на отдельные шаги, указать приоритеты, дедлайны и ответственных сотрудников. Важно: оба сервиса дают совместный доступ, и это очень удобно, если над проектом работает несколько человек.

Избавьтесь от «шума» и хронофагов

«Шум» — это все, что мешает сосредоточиться. Когда задач много, то любой несрочный и неважный звонок превращается в отвлекающий фактор.

Оставьте в прямом доступе только то, с чем вы непосредственно работаете. Отключите на компьютере интернет, если работаете с локальной программой, заблокируйте на телефоне соцсети, чтобы не было соблазна проверять их без конца. Чтобы не отвлекаться на входящие письма, отключите в почте оповещения.

Попросите коллег не шуметь в ближайший час. Статусы «Занят», «Не беспокоить» в почте или скайпе избавят от пустых звонков. Если все же вас отвлекли, запишите просьбу и скажите, через сколько сможете решить вопрос.

Постарайтесь избавиться от хронофагов, пожирателей времени. Быстренько попить кофе, позвонить маме, спросить у подруги рецепт — по отдельности минут пять, а в сумме отнимают уйму времени. Если готовы подойти к вопросу системно, уделите пару дней, чтобы записывать каждый свой шаг. Например, 7:30 — подъем, душ, завтрак; 8:15 — сборы, дорога на работу; 9:00 — проверка соцсетей; 9:30 — обработка почты; 9:45 — кофе с Аней из бухгалтерии и т.д. В конце дня проанализируйте, сколько времени потрачено на дела, а сколько впустую. Зная, что вас отвлекает от работы чаще всего, вы в силах изменить свой распорядок и стать эффективнее.

Не воруйте время у себя

Стремясь успеть все, мы часто забываем о самом главном ресурсе — о себе. Кроме встреч, совещаний, поездок обязательно впишите в свой план отдых и сон.

Правило 8-8-8

Правило еще в XVII веке сформулировал знаменитый педагог Ян Коменский. Оно звучит так: восемь часов тратить на работу, восемь — на сон, восемь — на отдых. Критерии разделения отдыха и работы определите самостоятельно. Для кого-то планы на следующую неделю — непростая задача, а кто-то таким образом отдыхает. Главное — не воровать время у отдыха для работы и ни в коем случае не воровать время у сна.

Формула 10-3-2-1-0

Тренер по фитнесу Крейг Баллантайн предложил несколько правил, соблюдая которые человек обеспечит себе здоровый сон, а значит, хорошее настроение и самочувствие днем.

• за 10 часов до сна исключить кофеин;
• за 3 часа до сна не есть и не пить алкоголь;
• за 2 часа — отложить любые рабочие задачи;
• за 1 час — убрать все планшеты, смартфоны, выключить телевизор;
• 0 — количество переносов будильника утром.

Чтобы лучше засыпать, придумайте свои успокаивающие ритуалы: классическая музыка, ванна с расслабляющими маслами или чтение книг — любой из вариантов подходит.

А у вас есть свои секреты быть эффективнее? Умеете не теряться среди множества дел и не отвлекаться по мелочам? Расскажите нам в комментариях к статье, какие приемы используете вы.