Один, два, десять, двадцать, или Как работать в условиях многозадачности

Смирнова В. С., эксперт Контур.Школы
8 апреля 2019

Бывало так, что за день вы не успели сделать даже половину из запланированного? Когда в череде задач, звонков и встреч потерялись значимые вопросы? Простые и понятные приемы помогут сделать работу легче и не упускать важное.

На первый-второй рассчитайся!

Когда дел много, надо понять, какое самое важное. Другими словами, ваш день должен начаться с расстановки приоритетов. Поможет в этом принцип АБС. Техника основана на распределении задач по трем группам:

  1. Группа «A» — сложные первостепенные задачи, обязательные к выполнению именно вами. Их нельзя отложить или перепоручить. В день таких дел должно быть не более двух, чтобы вы могли работать спокойно и не допускать ошибок от перенапряжения. Значимость задач группы «А» — до 70%, а время на выполнение не превышает 15% от рабочего дня.
  2. Группа «В» — дела не срочные, но важные. Уделите им 20% своего времени и внимания. Часть задач из этой группы смело делегируйте другим сотрудникам.
  3. Группа «С» — классическая «текучка», на которую, к сожалению, уходит до 65% рабочего времени. Идеально, если удастся поручить выполнение этих дел подчиненным — обычно это вопросы, не требующие вашего экспертного мнения или высокой квалификации. К этой же группе относятся и хронофаги (про них чуть позже), от которых лучше сразу избавляться.

По тем же параметрам — важно и срочно — можно оценить задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. О ней мы подробно писали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Планируйте с умом

Правило 60/40

Не стоит пытаться впихнуть максимум в рабочий день. Правило 60/40 говорит о том, что планировать стоит только 60% времени. Оставшиеся 40% уйдут на сопутствующие и непредвиденные дела — те, что возникнут в ходе решения плановых задач или «прилетят» от коллег или руководства.

Такой принцип позволит избежать суеты и спешки, не впасть в панику, если внезапно возникла новая задача. У вас появляется временной запас, и это снимает психологическое напряжение.

Планирование по Глебу Архангельскому

Бизнес-тренер Глеб Архангельский предлагает делить задачи на три вида:

  • жесткие — встречи, звонки, совещания — все, что привязано к точному времени;
  • гибкие — не зависят от времени;
  • бюджетированные — также не зависят от времени, но отличаются большим объемом.

Разделите лист блокнота на две части вертикальной полосой. Сначала в одну половину впишите все жесткие дела на день, оставляя временные промежутки между ними на случай непредвиденных обстоятельств. И только затем во вторую часть — гибкие и бюджетированные. Будет удобнее, если расставите приоритеты в каждой группе.

Кроме того, на отдельную картонку выпишите две-три долгосрочные цели и этапы их достижения. Так у вас всегда перед глазами будет то, что необязательно делать сегодня, но надо в ближайшее время. Их реализацию можно поэтапно включать в ежедневные планы.

Найденное время

Заранее составьте перечень из 15–20 небольших заданий, на которые у вас постоянно не хватает времени. Выполняйте их, как только в вашем расписании появится свободное окно. Список держите под рукой и периодически обновляйте.

Группировка

В работе регулярно появляются однотипные операции? Вы сэкономите время, если будете их группировать. Например, входящие документы можно не убирать по одному, а собирать их, например на углу стола, а в конце дня выделить 10 минут и разложить по папкам. Еще один полезный прием: не отвлекаться на каждое почтовое оповещение, а выделять каждые два часа по пять-десять минут на проверку и обработку почты.

Будьте прогрессивны

В арсенале продвинутого компьютерного пользователя сегодня есть приложения и сервисы, чтобы сложные или рутинные задачи решать в один клик. От формул в Excel до программ автоматической проверки контрагентов.

Что упростит вам жизнь:

Excel для бухгалтера
Экспресс-курс для тех, кто хочет научиться работать с электронными таблицами
Узнать подробнее
  1. Календари Outlook и Google Calendar заранее напомнят вам о встрече, проверят, нет ли у вас пересекающихся по времени мероприятий, и сообщат вашим коллегам и контрагентам, что с понедельника вы в отпуске.
  2. Менеджеры задач Todoist, Do It и пр. помогут выстроить четкую структуру дел, напомнят о незавершенных задачах, автоматически перенесут на следующий день то, что не сделано.
  3. Системы управления проектами Trello или Mind Map отлично структурируют информацию. В программу вы можете внести все задачи, крупные раздробить на отдельные шаги, указать приоритеты, дедлайны и ответственных сотрудников. Важно: оба сервиса дают совместный доступ, и это очень удобно, если над проектом работает несколько человек.

Избавьтесь от «шума» и хронофагов

«Шум» — это все, что мешает сосредоточиться. Когда задач много, то любой несрочный и неважный звонок превращается в отвлекающий фактор.

Оставьте в прямом доступе только то, с чем вы непосредственно работаете. Отключите на компьютере интернет, если работаете с локальной программой, заблокируйте на телефоне соцсети, чтобы не было соблазна проверять их без конца. Чтобы не отвлекаться на входящие письма, отключите в почте оповещения.

Попросите коллег не шуметь в ближайший час. Статусы «Занят», «Не беспокоить» в почте или скайпе избавят от пустых звонков. Если все же вас отвлекли, запишите просьбу и скажите, через сколько сможете решить вопрос.

Постарайтесь избавиться от хронофагов, пожирателей времени. Быстренько попить кофе, позвонить маме, спросить у подруги рецепт — по отдельности минут пять, а в сумме отнимают уйму времени. Если готовы подойти к вопросу системно, уделите пару дней, чтобы записывать каждый свой шаг. Например, 7:30 — подъем, душ, завтрак; 8:15 — сборы, дорога на работу; 9:00 — проверка соцсетей; 9:30 — обработка почты; 9:45 — кофе с Аней из бухгалтерии и т.д. В конце дня проанализируйте, сколько времени потрачено на дела, а сколько впустую. Зная, что вас отвлекает от работы чаще всего, вы в силах изменить свой распорядок и стать эффективнее.

Не воруйте время у себя

Стремясь успеть все, мы часто забываем о самом главном ресурсе — о себе. Кроме встреч, совещаний, поездок обязательно впишите в свой план отдых и сон.

Правило 8-8-8

Правило еще в XVII веке сформулировал знаменитый педагог Ян Коменский. Оно звучит так: восемь часов тратить на работу, восемь — на сон, восемь — на отдых. Критерии разделения отдыха и работы определите самостоятельно. Для кого-то планы на следующую неделю — непростая задача, а кто-то таким образом отдыхает. Главное — не воровать время у отдыха для работы и ни в коем случае не воровать время у сна.

Формула 10-3-2-1-0

Тренер по фитнесу Крейг Баллантайн предложил несколько правил, соблюдая которые человек обеспечит себе здоровый сон, а значит, хорошее настроение и самочувствие днем.

  • за 10 часов до сна исключить кофеин;
  • за 3 часа до сна не есть и не пить алкоголь;
  • за 2 часа — отложить любые рабочие задачи;
  • за 1 час — убрать все планшеты, смартфоны, выключить телевизор;
  • 0 — количество переносов будильника утром.

Чтобы лучше засыпать, придумайте свои успокаивающие ритуалы: классическая музыка, ванна с расслабляющими маслами или чтение книг — любой из вариантов подходит.

А у вас есть свои секреты быть эффективнее? Умеете не теряться среди множества дел и не отвлекаться по мелочам? Расскажите нам, какие приемы используете вы.

    1 299 просмотров
Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем заказчиков и поставщиков
Посмотреть программу

Материалы по теме

Комментарии    Написать свой

Комментариев пока нет, станьте первым!

Спасибо за ваше мнение!
Любой экспресс‑курс бесплатно по промокоду УЧИСЬДОМА

До 31 марта открываем обучение для всех, кто остался дома. Смотрите уроки, сдавайте тест, получайте электронный сертификат.