Как успевать больше, а уставать меньше. Четыре методики от читателей Контур.Школы

Своим опытом поделились менеджеры, контрактные управляющие, специалисты по закупкам и руководители предприятий.

1. Концентрация на задаче

Важная составляющая личной эффективности — концентрация. Проще говоря: хотите все успеть — не отвлекайтесь. Спланируйте, что попьете кофе только после того, как подготовите пакет документов, отключите почтовые уведомления и пр. Сосредоточьтесь на предстоящей задаче.

Хороший способ избавиться от отвлекающих факторов — мысленно накрыть себя непроницаемым стеклянным колпаком. Так легче сконцентрироваться, даже если вокруг галдят коллеги.

Елена Иванченко: «Быстрее достигать результата помогает:

1. Поставить сотовый на беззвучный режим, отключить интернет.
2. Сообщить коллегам о занятости, попросить не переводить входящие звонки.
3. Дать установку в ближайший час не отвлекаться, а потом вознаградить себя отдыхом за чашечкой чая.

Я придерживаюсь правила: когда моешь чашку — думай о чашке. Ничего особенного, но в этом вся суть!»

Многие отметили, как важно настроиться сделать все запланированное на день, не откладывать на завтра. Постоянный перенос дел «сделаю в среду», «начну со следующей недели» говорит о том, что есть проблемы с распределением рабочей нагрузки.

2. Четкий план и внутренний голос

Опрос показал, что слушатели Контур.Школы знают и активно используют известные методики тайм-менеджмента, например матрицу Эйзенхауэра, методику Глеба Архангельского. О них мы рассказывали в статье «Один, два, десять, двадцать, или Как работать в условиях многозадачности».

А многие придумывают свои правила.

Светлана Тушкина: «В маленький блокнотик с отрывными листочками записываю дела на день. Нумерую дела, исходя из приоритетности. Вечером провожу ревизию. Если все дела сделаны, вырываю листочек и отправляю в макулатуру. Если есть незаконченные, переписываю их на завтра. На мелкие задачи и недоделки выделяю один полный день в месяц».

Рецептов, как вести учет дел, читатели привели немало: планировать день с утра, расписывать занятость на месяц, записывать задачи в блокноте, в таблице Excel или приложении, решать вопросы заранее или мобилизовать себя в последний момент.

Неожиданный ответ мы получили от Ульяны Степановой. Она полагается на… интуицию:

«Интуиция и ощущения! Иногда заранее планирую одни дела, а в сам день чувствую, что хочется заняться другими вопросами, хотя это и нелогично! Переключаюсь на них, и оказывается, что именно сегодня для этого есть необходимые ресурсы, нужные люди оказываются в офисе, и с делами справляюсь гораздо быстрее!»

При этом читатели отметили, что успех зависит и от того, как сформулирована цель. Альберт Гизатуллин рассказал о методике «успевателя» Василия Кислого, который предлагает разбивать крупные цели на элементарные действия — те, что не требуют подготовки и дальнейшего дробления.

Интересным опытом поделился Сергей Стреминский. Он использует принцип SMART-целей:

«Любая цель, которую мы ставим перед собой, должна быть SMART («умной»):

• Specific («конкретная») — описана как четкий конкретный результат. Если есть понятия «больше», «раньше», обязательно указать на сколько рублей, минут, процентов и пр.
• Measurable («измеримая») — выражена стандартными величинами или понятиями. «Стать великим» — абстрактно, «получить права» — конкретно.
• Attainable («достижимая») — у вас должны быть внешние или внутренние ресурсы для достижения цели.
• Relevant («реалистичная») — должна согласовываться с другими ранее поставленными целями, не противоречить им.
• Time-bound («определенная по времени») — у любой цели должны быть четко поставлены сроки ее достижения.

Ну и, конечно, записи в ежедневнике и проверка их выполнения».

3. Помощники: Outlook, Trello и 33 будильника

Современная техника — незаменимый помощник, когда надо работать с большим объемом информации. Для любой задачи найдется решение. Хранить документы, ссылки на полезные сайты — приложения Pocket и Evernote. Организовать совместную работу коллег над крупной закупкой — Trello, планировать день — Outlook, Google Calendar или AnyDo. В ход идут даже будильники на телефоне.

Мария Каранинская: «Ставлю 33 будильника, чтобы ориентироваться во времени, когда и что надо делать».

В установленных на компьютере и давно знакомых программах таится много секретных функций, которые помогут упростить и ускорить работу. 

Любовь Ерофеева: «Я использую быстрые клавиши, шаблоны документов в Word и Excel, специально записанные макросы, упорядочиваю ссылки на рабочие сайты и сервисы».

4. Позитивный настрой

Даже если рабочий день сулит сложные дела, постарайтесь оставаться на позитиве. Любимая музыка или легкий завтрак в уютной кофейне зарядят энергией с утра. Чтобы сохранить хорошее настроение на весь день, введите в работу элемент игры. Устройте соревнование с самим собой: например, сегодня не буду отвлекаться на 15 минут дольше, чем вчера.

Людмила Кобзарь: «Пытаюсь найти в задаче что-то приятное и полезное. Например, когда нужно обзвонить много людей, говорю себе, что у меня сегодня отдыхают глаза и работает рот».

И поверьте, любое дело решится быстрее, если пообещать себе вознаграждение: перерыв на прогулку, дольку шоколада, еще одну главу книги. И пусть интересных задач и приятных моментов в вашей работе будет больше! Надеемся, опыт коллег будет вам полезен.