Как успевать больше, а уставать меньше. Четыре методики от читателей Школы

Смирнова В. С., эксперт Контур.Школы
23 апреля 2019

В одной из ежемесячных рассылок редакция Контур.Школы просила читателей поделиться советами, как наводить порядок в делах, ловко жонглировать задачами и сохранять хорошее настроение. Предлагаем обзор самых интересных отзывов.

Своим опытом поделились менеджеры, контрактные управляющие, специалисты по закупкам и руководители предприятий.

1. Концентрация на задаче

Важная составляющая личной эффективности — концентрация. Проще говоря: хотите все успеть — не отвлекайтесь. Спланируйте, что попьете кофе только после того, как подготовите пакет документов, отключите почтовые уведомления и пр. Сосредоточьтесь на предстоящей задаче.

Хороший способ избавиться от отвлекающих факторов — мысленно накрыть себя непроницаемым стеклянным колпаком. Так легче сконцентрироваться, даже если вокруг галдят коллеги.

Елена Иванченко: «Быстрее достигать результата помогает:

  1. Поставить сотовый на беззвучный режим, отключить интернет.
  2. Сообщить коллегам о занятости, попросить не переводить входящие звонки.
  3. Дать установку в ближайший час не отвлекаться, а потом вознаградить себя отдыхом за чашечкой чая.

Я придерживаюсь правила: когда моешь чашку — думай о чашке. Ничего особенного, но в этом вся суть!»

Многие отметили, как важно настроиться сделать все запланированное на день, не откладывать на завтра. Постоянный перенос дел «сделаю в среду», «начну со следующей недели» говорит о том, что есть проблемы с распределением рабочей нагрузки.

2. Четкий план и внутренний голос

Опрос показал, что слушатели Контур.Школы знают и активно используют известные методики тайм-менеджмента, например матрицу Эйзенхауэра, методику Глеба Архангельского. О них мы рассказывали в статье «Один, два, десять, двадцать, или Как работать в условиях многозадачности».

А многие придумывают свои правила.

Светлана Тушкина: «В маленький блокнотик с отрывными листочками записываю дела на день. Нумерую дела, исходя из приоритетности. Вечером провожу ревизию. Если все дела сделаны, вырываю листочек и отправляю в макулатуру. Если есть незаконченные, переписываю их на завтра. На мелкие задачи и недоделки выделяю один полный день в месяц».

Рецептов, как вести учет дел, читатели привели немало: планировать день с утра, расписывать занятость на месяц, записывать задачи в блокноте, в таблице Excel или приложении, решать вопросы заранее или мобилизовать себя в последний момент.

Неожиданный ответ мы получили от Ульяны Степановой. Она полагается на… интуицию:

«Интуиция и ощущения! Иногда заранее планирую одни дела, а в сам день чувствую, что хочется заняться другими вопросами, хотя это и нелогично! Переключаюсь на них, и оказывается, что именно сегодня для этого есть необходимые ресурсы, нужные люди оказываются в офисе, и с делами справляюсь гораздо быстрее!»

При этом читатели отметили, что успех зависит и от того, как сформулирована цель. Альберт Гизатуллин рассказал о методике «успевателя» Василия Кислого, который предлагает разбивать крупные цели на элементарные действия — те, что не требуют подготовки и дальнейшего дробления.

Интересным опытом поделился Сергей Стреминский. Он использует принцип SMART-целей:

«Любая цель, которую мы ставим перед собой, должна быть SMART («умной»):

  • Specific («конкретная») — описана как четкий конкретный результат. Если есть понятия «больше», «раньше», обязательно указать на сколько рублей, минут, процентов и пр.
  • Measurable («измеримая») — выраженной стандартными величинами или понятиями. «Стать великим» — абстрактно, «получить права» — конкретно.
  • Attainable («достижимая») — у вас должны быть внешние или внутренние ресурсы для достижения цели.
  • Relevant («реалистичная») — согласовываться с другими ранее поставленными целями, не противоречить им.
  • Time-bound («определенная по времени») — у любой цели должны быть четко поставлены сроки ее достижения.

Ну и, конечно, записи в ежедневнике и проверка их выполнения».

3. Помощники: Outlook, Trello и 33 будильника

Практикум по 44-ФЗ
Сложные вопросы в работе госзаказчиков за 3 урока
Пройти обучение

Современная техника — незаменимый помощник, когда надо работать с большим объемом информации. Для любой задачи найдется решение. Хранить документы, ссылки на полезные сайты — приложения Pocket и Evernote. Организовать совместную работу коллег над крупной закупкой — Trello, планировать день — Outlook, Google Calendar или AnyDo. В ход идут даже будильники на телефоне.

Мария Каранинская: «Ставлю 33 будильника, чтобы ориентироваться во времени, когда и что надо делать».

В установленных на компьютере и давно знакомых программах таится много секретных функций, которые помогут упростить и ускорить работу. 

Любовь Ерофеева: «Я использую быстрые клавиши, шаблоны документов в Word и Excel, специально записанные макросы, упорядочиваю ссылки на рабочие сайты и сервисы».

4. Позитивный настрой

Даже если рабочий день сулит сложные дела, постарайтесь оставаться на позитиве. Любимая музыка или легкий завтрак в уютной кофейне зарядят энергией с утра. Чтобы сохранить хорошее настроение на весь день, введите в работу элемент игры. Устройте соревнование с самим собой: например, сегодня не буду отвлекаться на 15 минут дольше, чем вчера.

Людмила Кобзарь: «Пытаюсь найти в задаче что-то приятное и полезное. Например, когда нужно обзвонить много людей, говорю себе, что у меня сегодня отдыхают глаза и работает рот».

И поверьте, любое дело решится быстрее, если пообещать себе вознаграждение: перерыв на прогулку, дольку шоколада, еще одну главу книги. И пусть интересных задач и приятных моментов в вашей работе будет больше! Надеемся, опыт коллег будет вам полезен. 

    1 502 просмотра
Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем заказчиков и поставщиков
Посмотреть программу

Материалы по теме

1 комментарий    Написать свой
Делать одно дело, когда делаешь одно дело, по-моему, самое сложное)) Спасибо за советы!
Спасибо за ваше мнение!
Любой экспресс‑курс бесплатно по промокоду УЧИСЬДОМА

До 31 марта открываем обучение для всех, кто остался дома. Смотрите уроки, сдавайте тест, получайте электронный сертификат.