Как бухгалтеру эффективно вести несколько фирм

Статья адресована бухгалтерам и главным бухгалтерам, которые уже ведут учет нескольких организаций или только планируют. Расскажем, как оптимизировать нагрузку.

Прием 1. Используйте приемы тайм-менеджмента

Лучше в начале недели потратить час на планирование работы бухгалтерии, чем потом расхлебывать штрафы и недовольство руководства.

Пользуйтесь планировщиком задач

Часто бухгалтер надеется на свою память. Как следствие, забывает открыть или закрыть подразделение, сдать отчет, перечислить налоги и постоянные платежи, например зарплату, плату за аренду или сервис для сдачи отчетности, членские взносы и пр. Что с этим делать? Рекомендую пользоваться Google Calendar или системами-планировщиками, такими как Битрикс или Мегаплан.

Напоминайте команде о сроках

Например, у вас бухгалтерия состоит из нескольких человек. Вы знаете сроки сдачи отчетности и считаете, что все их помнят. Но по факту может оказаться иначе: сотрудники о сроках забыли, платежи не провели, отчетность не сдали. Результат — штрафы и пени.

Рекомендация: сделайте так, чтобы вся команда видела сроки. Организуйте напоминания по всем сотрудникам и отбросьте свои ожидания. В одной бухгалтерии я видела доску, на которой отмечены сроки, — это один из вариантов визуального контроля. Но эффективнее организовать автоматическую рассылку, чтобы задачи приходили каждому на почту за несколько дней до того, как нужно ее решить.

Это актуально, если ваша бухгалтерия ведет группу компаний. Особенно, если они на разных системах налогообложения: УСН, ЕНВД, ОСНО, ИП на патенте и пр. У всех свои сроки сдачи отчетности, суммы и сроки уплаты налогов. Ни вы, ни ваша команда физически не сможете держать все в памяти.

Ваша задача — один раз выбрать метод планирования, внести в план сроки по всем компаниям на год. А в течение года лишь пользоваться созданной системой.

Заранее готовьте отчеты, дайте себе время исправить ошибки

Раньше в компании мы сдавали отчетность в последний день — ошибались, не успевали вовремя, платили штрафы. Теперь мы отсылаем отчетность за 3-4 дня, идеально — за неделю до срока.

Прием 2. Привлекайте помощников

Качественная бухгалтерская программа

Настройте бухгалтерскую программу под свои запросы. Иначе львиную долю информации вы будете обрабатывать вручную и сидеть до ночи, путаясь в алгоритмах разнесения данных. Изучите все функции программы, узнайте у сопровождающего вас специалиста, есть ли горячие клавиши. Вникайте в нюансы программ, чтобы облегчить и ускорить работу.

Вникайте в бухгалтерский учет, а не полагайтесь на подсказки экспертов и коллег. Вы же квалифицированный специалист, а не бухгалтер-оператор, чей труд считается низкоквалифицированным и скоро, по мнению Минфина РФ, исчезнет.

Если вы хотите быть профессионалом, не только загружайте в программу документы, но и исправляйте при необходимости, вносите ручные корректировки, меняйте настройки. Стремитесь понимать, что делает программа и как это влияет на баланс и отчеты, научитесь видеть взаимосвязь бухгалтерского, налогового учета, права и экономики. Для этого придется постоянно совершенствоваться и повышать квалификацию, как того требуют профессиональный стандарт «Бухгалтер» и реалии нашей профессии.

Часто бухгалтер ведет несколько компаний ради опыта. Старайтесь извлечь максимальную пользу от работы с организациями разных отраслей и систем налогообложения. Иначе придется обращаться за консультациями к аудиторам.

Справочно-правовые системы

В справочно-правовых системах удобно не только пользоваться актуальной версией нужного документа, но и узнавать позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.

Профессиональный кругозор

Ошибка некоторых бухгалтеров — обсуждать профессиональные вопросы с подругами-бухгалтерами. В этом случае не расширяется круг общения и профессионального роста, а перекладывается ответственность за свои ошибки в бухучете на подруг.

Лучший выход — посещать форумы и круглые столы, слушать семинары и вебинары, вступить в профессиональные сообщества.

Прием 3. Организуйте грамотный документооборот

Это важный элемент учетной политики, особенно актуальный для бухгалтера, ведущего несколько компаний. Неграмотная организация документооборота приведет к конфликтам между сотрудниками предприятия, потерянным деньгами, не вовремя сданной отчетности и далее к злоупотреблениям и хищениям, подтолкнет компанию к банкротству.  

На основании Приказа Минфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскому учету» учетную политику организации формирует главный бухгалтер или иное лицо, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации, утверждает — руководитель.

Именно главному бухгалтеру следует создавать документ, который будет объединять все бизнес-процессы и поможет руководителю контролировать эффективность предприятия. Создайте график документооборота по каждой из «подопечных» организаций, постарайтесь, чтобы во всех использовались одинаковые сервисы и алгоритмы.

Основные точки контроля: внесение, создание, подпись, пересылка и ввод первичных документов, организация грамотного документооборота.

Подводные камни при организации документооборота

Главный бухгалтер может думать, что создание документооборота — не его дело, и ожидает прийти на готовое или надеется, что директор скажет, кто и что делает. Это может оказаться не так. Часто документооборот на предприятиях складывается стихийно, все сотрудники делают, как им удобно. Ваше дело — навести порядок для простоты и прозрачности работы предприятия и сбора документов и подписей.

Сначала понаблюдайте за тем, как работает предприятие, чтобы не отбросить позитивные наработки и не внести негатив своими действиями. Организуйте документооборот самостоятельно с учетом специфики отрасли, структуры предприятия и удобства работы команды. Помните, что 90% сотрудников позитивно воспримут изменения, а 10% будут им противиться. Наберитесь терпения и объясняйте пользу нововведений. Дождитесь, чтоб все привыкли и перестали ошибаться.

Создайте отдельный файл, который будет называться «график документооборота» даже для самого маленького предприятия в холдинге.

Вот пример такого графика:

Негативные примеры из практики:

1. Формальный документооборот в компании. Бухгалтер не переносит первичный документ из одной программы в другую, а набивает его вручную. Это приводит к ошибкам в нумерации, штрафам и вражде между бухгалтером и менеджерами.

Ознакомьте всех сотрудников под подпись с графиком документооборота и пропишите ответственность за каждый шаг в должностной инструкции.

2. Бухгалтерия не вносит документы в программу или делает это с опозданием. В конце года по итогам сверки очень много надо переделывать. Из-за этого налоги рассчитываются с ошибками: или заплатили больше, или недоплатили. Это приводит к пеням и штрафам.
3. Бухгалтер сам звонит контрагенту и требует первичные документы. Это неправильно, потому что это зона ответственности других сотрудников, а бухгалтерия зачастую не общается с контрагентами напрямую. Освободите себя для более важной работы.

Я работала с такой компанией: мне выдали телефоны и попросили обзванивать поставщиков и покупателей. Представители контрагентов постоянно «отфутболивали», говорили, что все передали менеджеру. В результате в этой компании вовремя не были подписаны акты выполненных работ, договоры, накладные, а товары, отданные на реализацию, так и не вернулись обратно. Собственник понес большие убытки.

Шаг 4. Будьте на связи с руководством

Согласовывайте сумму налогов заранее

Распространенная ошибка бухгалтеров — показать руководителю сумму налогов к уплате в день сдачи отчета. Руководители обычно в обмороке.

Моя личная рекомендация: считайте и согласовывайте с руководителем налоги ежемесячно до 10-го числа следующего месяца.

Когда мы у себя в компании стали так делать, все директора сразу успокоились, мне перестали звонить в последний день сдачи отчетности, с ужасом в голосе спрашивая, откуда такие большие налоги и почему раньше не сказали?       

Не делайте работу за других, если не просят

Следующая ошибка — делать работу за других сотрудников или за уволившихся бухгалтеров. Если нет договоренности с руководителем о корректировке периодов, когда работал другой бухгалтер, ваша инициатива может обернуться против вас. Ведь в этих периодах могут быть ошибки. Из-за этого «поедет» отчетность или еще хуже: период не закроется.

Рекомендация: обязательно согласовывайте условия корректировки прошлых периодов с описанием вашего вознаграждения и ответственности за корректировки.

А еще лучше, исправляйте ошибки методом «сторно» в текущем периоде.

Шаг 5. Своевременно отчитывайтесь в контролирующие органы

Распространенные ошибки на этапе подготовки отчетности:

1. Не подключен сервис по сдаче отчетности. Подключайте сразу, как только берете компанию на сопровождение.
2. К моменту сдачи отчетности не оплачен сервис по передаче отчетов в КО. Оплачивайте сразу на год — это дешевле и меньше хлопот каждый месяц. Поставьте в календаре напоминалку об оплате на следующий год.
3. Своевременно не подписаны доверенности или цифровые подписи директора устарели. Печально узнавать об этом в отчетный период — проверяйте подписи доверенностей и директоров заранее.

Я рекомендую составить список доверенностей и подписей и следить за сроками окончания, используя, опять же, crm-систему или такую табличку:

№ пп	Абонент	ИНН	КПП	Дата окончания лицензии	Дата окончания сертификата
1				26.04.2019	26.04.2019
2				10.05.2019	10.05.2019
3				30.05.2019	30.05.2019
4				15.06.2019	15.06.2019
5				15.06.2019	15.06.2019
6				23.07.2019	23.07.2019
7				30.07.2019	30.07.2019

4. Отчет сдан, но не получено подтверждение о сдаче. Еще раз рекомендую сдавать отчет не в последний день, а за 3-4 дня, чтобы была возможность получить подтверждение или исправить ошибку в случае отказа.

И еще несколько слов

Главный навык бухгалтера нескольких компаний — умение все организовать и спланировать заранее. Порядок в компаниях — порядок в вашем самочувствии, финансах и настроении!

Конечно, помните о своем личном трудоустройстве в компаниях. Делайте это разумно. Например, в одну устройтесь на работу на полный день, а в другую на 2 часа. Или во все компании по несколько часов в день, чтоб не пугать проверяющих своим 48 часовым рабочим днем.

Желаю успехов! Сдавайте отчеты своевременно и без ошибок.