Кадровое делопроизводство и расчет зарплаты работникам. 10 ситуаций

В статье использованы вопросы, которые задавали слушатели программ повышения квалификации в Контур.Школе:

• «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту».

Ответы на вопросы по кадровому делопроизводству

1. Наименование должности в трудовой книжке. Как вносить?

Вопрос: трудовые книжки в России ведут на русском языке, не допускается наименование должности на иностранном. Можно внести в трудовую книжку должность, название которой транслитерировано на русский язык? Например, «эйчар-менеджер», «разработчик андроид-приложений»?

Ответ Евгении Конюховой, эксперта в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства:

«Запись о наименовании должности вносится в трудовую книжку в соответствии с приказом о приеме на работу, а в приказ о приеме на работу — в соответствии с трудовым договором. Называть должности «эйчар-менеджер», «разработчик андроид-приложений» — допустимо».

Вывод: название должности в трудовой книжке может быть транслитерировано на русский язык. Главное, чтобы запись была на русском языке, а в трудовом договоре, приказе о приеме на работу и трудовой книжке наименование должностей совпадало.

2. Локально-нормативные акты. Можно отправить по «электронке»?

Вопрос: можно ли ознакомить работника с локально-нормативными актами (ЛНА) по электронной почте? Например, направить работникам из регионов новые положение о порядке оплаты труда. Если нет оригинала подписи работников, а к положению приложены сканы листов ознакомления — это нарушение?

Ответ: ознакомить c локально-нормативными актами посредством обмена электронными документами с применением усиленной квалифицированной подписи можно только дистанционных работников. С остальными работниками пока используется ознакомление под подпись. Скан-копия не соответствует требованиям ст. 22 и ст. 68 ТК РФ.

Вывод: работников нужно ознакомить с ЛНА лично и под подпись. Ознакомление посредством электронной почты является нарушением.

3. Учебный отпуск. Можно использовать на меньший срок?

Вопрос: может ли работник пойти в учебный отпуск частично, не выходя за пределы срока справки-вызова? Например, по справке-вызову учебный отпуск с 04.01.2020 по 31.01.2020, а сотрудник пишет в заявлении: «Прошу предоставить мне учебный отпуск с 20.01.2020 по 31.01.2020. Справку-вызов №... от... прилагаю…»?

Ответ Евгении Конюховой, эксперта в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства:

«Есть две точки зрения:

1. Учебный отпуск целевой и предоставляется на количество дней по справке-вызову. Такую позицию иногда высказывают представители Роструда и ГИТ.
2. Учебный отпуск можно предоставлять на меньшее количество дней, чем в справке-вызову, по заявлению работника. Я придерживаюсь той точки зрения, что нужно руководствоваться Трудовым кодексом, например:

• «работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации на первом и втором курсах соответственно — по 40 календарных дней, на каждом из последующих курсов соответственно — по 50 календарных дней. В этой ситуации Трудовым кодексом определено четкое и однозначное количество дней, которые должны быть предоставлены работодателем. Здесь нет формулировки, что «до 40 календарных дней».

Другой пример:

• «работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для прохождения государственной итоговой аттестации — до четырех месяцев в соответствии с учебным планом осваиваемой работником образовательной программы высшего образования. В этой ситуации на любой период до 4 месяцев».

Вывод: размышляете о том, возможно ли отпустить сотрудника в учебный отпуск частично, не выходя за пределы срока справки-вызова? Самый безопасный для работодателя вариант — ориентироваться на нормы Трудового кодекса и смотреть норму: императивная она в части количества дней отпуска или диспозитивная».

4. Работник сменил фамилию. Нужно дополнительное соглашение?

Вопрос: работник сменил фамилию и паспортные данные, надо создавать дополнительное соглашение к трудовому договору?

Ответ: нет ни одного нормативного правового акта, который бы предписывал работодателю незамедлительно вносить изменения в трудовой договор, когда изменились сведения о работнике или работодателе.

Вывод: работник сменил фамилию и паспортные данные — у работодателя есть три варианта документально оформить изменения:

1. Дождаться изменения условий трудового договора и в допсоглашении указать новые сведения о работнике.
2. Применить аналогию нормы (ч. 3 ст. 57 ТК РФ) и внести в текст трудового договора новые сведения о работнике.
3. Оформить не соглашение (просто потому, что стороны в этой ситуации не договариваются), а приложение к трудовому договору (оно упоминается в ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Как правильно оформлять и начислять зарплату, надбавки и отпускные?

5. Расчет среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой пособий

Вопрос: сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет до 07.04.2020, в декабре 2019 года хочет уволиться. У нее есть неиспользованные дни ежегодного отпуска. В расчетном периоде не работала — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Как правильно рассчитать средний заработок: исходя из МРОТ или по окладу?

Ответ Юлии Бусыгиной, ведущего преподавателя-эксперта Контур.Школы:

«Компенсацию за неиспользованный отпуск можно рассчитать из расчетного периода — 12 месяцев, предшествующих декретному отпуску (основание — п. 6 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). То есть в расчет берут выплаты, произведенные работнице именно в этот период».

Вывод: если речь идет о расчете среднего заработка в случаях, не связанных с оплатой пособий, всегда сначала следует посмотреть нормы Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

6. Отпускные работнику. Можно выплатить позже?

Вопрос: иногда сотруднику надо срочно взять два дня в счет отпуска. Заявление он пишет за день до отпуска, т.е. условие о выплате отпускных за три рабочих дня не выполняется. Можно ли сослаться на то, что заявление написано поздно и поэтому отпускные будут выплачены в течение трех дней после этой даты?

Ответ: по законодательству отпускные надо выплатить за три календарных дня до начала отпуска. Есть категория работников, которым отпуск должен предоставляться вне графика отпусков (например, беременные женщины). Такого работника работодатель не вправе не отпустить в отпуск с завтрашнего дня. Если речь о стандартном случае, то таких ситуаций лучше избегать.

Вывод: поздно написанное работником заявление на отпуск не освобождает работодателя от ответственности за нарушение трудового законодательства. Отпускные должны быть начислены за три дня до начала отпуска.

7. Пособие по временной нетрудоспособности. Можно оплатить по копии больничного листа?

Вопрос: из-за утери больничного листа расчет сотруднику не был произведен. Сотрудник взял дубликат и обратился в прокуратуру с заявлением о нарушении законодательства. В прокуратуре забрали дубликат больничного листа и направили на предприятие предписание об устранении нарушения, приложив копию больничного листа. Можно ли производить начисление и выплату больничного по копии?

Ответ: пособие можно назначить только на основании оригинала больничного листа. ФСС не возместит пособие по копии. Если работодатель назначит и выплатит пособие по копии, а оригинал в ФСС потом представить не получится, то пособие будет выплачено полностью за счет средств работодателя.

Вывод: выплачивайте пособие по временной нетрудоспособности на основании оригинала больничного листа. Только в этом случае ФСС возместит пособие.

8. Алименты. Как правильно удержать?

Вопрос: судебный приказ на алименты датирован 09.08.2019. В августе в нашем регионе 21 рабочий день (1 день региональный праздничный выходной). Работник весь месяц был в командировке в другом регионе и работал 22 дня. Исходя из какого количества рабочих дней необходимо рассчитать алименты?

Ответ: за период командировки работнику платится средний заработок. Важно, какие обозначения стоят в табеле учета рабочего времени.

Что касается удержаний алиментов за неполный месяц, то их нужно производить из сумм дохода работника (в том числе и из суммы среднего заработка), выплачиваемых ему со дня поступления исполнительного документа (основание — ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ).

Если исполнительный документ поступил в организацию 09.08.2019, то для определения базы для удержаний берутся дни, фактически отработанные работником в период с 9 по 31 августа. Далее удерживается НДФЛ и потом алименты.

Вывод: алименты за неполный месяц удерживаются из сумм дохода работника, выплачиваемых ему со дня поступления исполнительного листа.

9. Компенсация отпуска

Вопрос: за вредный фактор мы обязаны дать работнику отпуск. Можно отправить его в отпуск за ненормированный рабочий день, если он не хочет его использовать?

Ответ: по заявлению работника, если он выразит такое желание, можно выплатить ему компенсацию за эти дни дополнительного отпуска (дополнительный отпуск, за исключением допотппуска за работу во вредных условиях труда), не дожидаясь увольнения. Дни дополнительного отпуска нужно указать в графике отпусков, который обязателен как для работника, так и для работодателя.

Вывод: по желанию работника работодатель может компенсировать ему отпуск за ненормированный рабочий день, не дожидаясь увольнения.

10. Оформление надбавок

Вопросы:

1. Как правильно оформить вакансию в штатном расписании? Например, в штатном расписании есть вакантная должность «бухгалтер». В нем показываем ФОТ по этой ставке в рублях от оклада, северной / районной надбавки, процент надбавки за выслугу лет. В случае вакансии этот процент не указываем или закладываем по максимуму? Если в штатном расписании две одинаковые должности, у одного сотрудника надбавка за выслугу лет 10%, у другого 20%, как указать эту надбавку в процентах? В штатном расписании не разделяем построчно эти должности, наименование должностей одинаковое — бухгалтер 1-й категории, оклады одинаковые, в штатном расписании указываем количество штатных единиц.
2. Как быть в случае надбавки за выслугу лет — она разная, у каждого сотрудника свой процент по этой должности?

Ответ Юлии Бусыгиной, ведущего преподавателя-эксперта Контур.Школы:

«Есть разъяснения, высказанные в июне 2017 года на сайте Онлайнинспекция.рф: процентную надбавку за работу в районах Крайнего Севера в штатном расписании указывать необязательно, поскольку данная надбавка устанавливается индивидуально для каждого работника в зависимости от его стажа.

На мой взгляд, если надбавку указали (взять минимальный размер), то при приеме работника на вакантную должность, если размер надбавки будет другим, можно в штатное расписание внести изменения. По надбавке за выслугу лет это можно указать в графе «Примечания».

Вывод: если вопрос четко не урегулирован законодательно, в первую очередь исходите из принципа законности, рациональности, целесообразности.