Бухгалтерская отчетность: сдать — и не сойти с ума

Для одних отчетный период — это лишь пара дней в авральном круглосуточном режиме, для других — штатное мероприятие, требующее основательной подготовки. В любом случае и те и другие в этот период находятся в состоянии стресса, испытывая давление руководства, робея перед большим объемом работы, отслеживая постоянно меняющееся законодательство, боясь допустить ошибку.

Избежать перенапряжения можно, если заранее продумать план действий. Сроки сдачи отчетности известны, а значит, есть время не только подготовить бухгалтерские документы, но прежде всего найти и активизировать свои внутренние ресурсы.

Настройка внутренних ресурсов

В психологии слово «ресурс» обозначает энергию, физические и душевные силы, которые помогают в достижении желаемых результатов. Делимся с вами несколькими простыми приемами, которые позволят вам создать энергетический запас, чтобы не выгореть в условиях высокой рабочей нагрузки.

1. Создайте правильный настрой

Самомотивация — замечательная способность создать позитивное отношение к делам, которые неинтересны или неприятны. Чтобы отчетность не вызывала негативных эмоций, сконцентрируйтесь на пользе. Сформулируйте, почему лично вам важно сдать этот отчет. Например, вы сможете больше времени уделять семье или пройти курс обучения, о котором давно мечтали. Назначьте себе поощрение. Это может быть крупное вознаграждение по итогам всего отчетного периода или небольшие подарочки за каждый из сданных отчетов. Ценность поощрения должна быть адекватна нагрузке, иначе вам будет неинтересно вкладывать силы.

А еще полезно мысленно уменьшать проблему. Разберите большую задачу на маленькие, по 15-20 минут на каждую из них — это несложно и займет немного времени.

2. Обеспечьте себе время тишины

Немало беспокойства добавляют, как ни странно, коллеги и руководители. Сложно сконцентрироваться на балансе, если постоянно отвлекают: то директору надо срочно банк посмотреть, то менеджер оспаривает сумму отпускных, то в почте мигает письмо с пометкой «Срочно!».

Договоритесь с коллегами, что в отчетный период вы сможете отвечать на их вопросы устно в строго определенный промежуток времени, например ежедневно с 12 до 13 часов. Убедите директора, что продуктивность возрастет, а риск ошибок снизится, если вас не будут дергать каждые пять минут.

Унифицируйте поток входящих задач: пусть коллеги пишут только на почту или в Telegram. Можно отключить оповещения, в течение дня выделять по 15 минут раз в два часа для разбора писем. В остальное время они не будут отвлекать от рабочих задач.

3. Не отвлекайтесь на мелочи

Проанализируйте, сколько времени у вас уходит на интернет-серфинг или обсуждение новостей. А еще надо не забыть позвонить подруге… Не проще ли сократить это время и потратить его на работу? Вы сразу убьете двух зайцев: избавитесь от гнетущего чувства вины за то, что ничего не успеваете, и начнете делать больше.

Чтобы не возникало ощущения загнанности, просто разрешите себе небольшие перерывы: включите в план рабочего дня 15 минут на чай, или звонок маме, или просмотр соцсетей. Главное — не злоупотреблять!

4. Придерживайтесь плана

Зная сроки и порядок подготовки отчета, вы можете заранее распланировать время, чтобы потом не метаться, не зная, за что взяться в первую очередь. В этом вопросе вам помогут простые и понятные приемы тайм-менеджмента. Например, ранжировать задачи можно с помощью матрицы Эйзенхауэра. Решить крупную задачу будет легче, если вы научитесь делить слонов на бифштексы, как учит Глеб Архангельский. А метод вечернего гвоздодера, который рекомендует Максим Дорофеев, снимет тревожность и обеспечит спокойный сон.

О многих техниках мы писали в статье «Тайм менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов». Изучите основные методики, опробуйте на практике и выберите те, что подходят вам. Поверьте, когда возрастет нагрузка, они окажутся очень полезны.

Кроме того, планируя задачи, учитывайте свои биоритмы. Если вы наиболее продуктивны с утра, старайтесь именно на это время ставить задачи, которые требуют особого внимания и концентрации. А то время, когда чувствуете упадок сил, посвятите текучке или разбору почты.

5. Делегируйте задачи

Если вы руководите отделом, вопросов с делегированием возникать не должно: сотрудники уже знают свои участки работы. И все же, чтобы в отчетную пору не было сюрпризов, проведите планерку, обсудите, что и в какие сроки вы ждете от каждого. Если в организации только вы занимаетесь бухгалтерией, вы тоже можете переложить часть ежедневных дел на других сотрудников. Менеджеры не передали закрывающие документы и перед отчетом приходится самой спешно обзванивать контрагентов — знакомая ситуация? Заранее договоритесь с руководителем отдела продаж, чтобы он взял этот вопрос на контроль.

Наводим порядок в бухгалтерии

1. Проверьте документы

Проверить наличие первичных документов можно заранее. Так у вас будет время найти недостающие бумаги, запросить у менеджеров или контрагентов. Обратите внимание и на корректность оформления. Неправильно подписанный акт сдачи-приемки работ или договор могут быть оспорены партнером, а это влечет за собой изменения в учете и отчетности. И, конечно, разберите сами документы: разложите их по папкам, заверьте и подшейте, чтобы не пришлось искать нужную бумагу в спешке. То же сделайте с документами, которые хранятся на компьютере.

2. Составьте алгоритмы действий

Чтобы сдать одну форму, надо выполнить массу предварительных подготовительных действий и расчетов. Ничего не упустить из вида помогут заранее составленные алгоритмы действий по каждому виду отчетности. Например, для декларации по налогу на прибыль следует проверить обоснованность отнесения сумм на расходы, наличие подтверждающих документов, уточнить, не изменилась ли форма декларации, сформировать декларацию и пр.

3. Сверьтесь с законодательством

Справочно-информационные системы — палочка-выручалочка современного бухгалтера. Невозможно держать в голове все нормативные акты, учитывая, как быстро все меняется в законодательстве. Зато можно заглянуть в Контур.Норматив, «Гарант» или «Консультант плюс». Кроме того, разобраться в сложных вопросах помогут обучающие вебинары, посвященные узким темам, например налогу на прибыль или экологическому сбору.

4. Изучите опыт коллег

Не спешите сдавать отчет в первых рядах. Через несколько дней с начала отчетного периода на профессиональных форумах вы найдете обсуждение ошибок тех, кто поторопился отчитаться. В профильных СМИ появятся обзорные статьи, где эксперты разберут сложные случаи. Особенно это касается новых или измененных форм, таких как СЗВ-ТД. Велика вероятность, что ведомство проанализирует ситуацию и выпустит письмо или разъяснение по наиболее спорным вопросам. Все это станет отличным подспорьем, чтобы составить корректные отчеты и сдать их без нареканий.

Наверняка у вас есть свои секреты, как сдавать отчетность без напряжения и авралов. Будем рады, если в комментариях вы поделитесь ими со слушателями Контур.Школы.