Как возместить затраты на предупредительные меры по охране труда. Пошаговый алгоритм

Содержание

Какие документы регулируют процедуру возмещения

Какую сумму можно возместить за счет средств Фонда

Как выбрать мероприятия для возмещения

Как оформить заявление и другие документы в Фонд

Как подать заявление о возмещении расходов на охрану труда

Почему Фонд может отказать

Какие документы регулируют процедуру возмещения

Права и обязанности Социального фонда России как страховщика установлены в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ. В частности, ст. 18 содержит обязательство принять решение о финансовом обеспечении расходов страхователя по выплате пособий и компенсаций в связи с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями. В соответствии с этой статьей страховщик устанавливает размер страхового тарифа и определяет порядок уплаты страховых взносов.

Требования к проведению мероприятий по охране труда, организации санаторно-курортного лечения работников также устанавливаются законодательством. Расходы на эти мероприятия должны соответствовать установленным нормам и стандартам.

Организации учитывают эти расходы в своих бюджетах и планируют их в рамках финансовых возможностей, не забывая о совершенствовании производственных процессов и внедрении новых технологий, направленных на снижение рисков для здоровья и жизни работников.

Таким образом, расходы на предупредительные меры и санаторно-курортное лечение работников должны быть обоснованными, разумными, пропорциональными рискам, связанным с производственными процессами, и учитываться при планировании бюджета и финансовых ресурсов организации.

Правила и порядок финансирования устанавливает Правительство РФ. Так, Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.07.2021 № 467н утвердил Правила финансового обеспечения предупредительных мер.

Какую сумму можно возместить за счет средств СФР

Сумма возмещения предупредительных мер равна 20% от суммы страховых взносов, которые компания выделила на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний за прошлый год. Если вы отправляли на санаторно-курортное лечение сотрудников предпенсионного возраста, тогда рассчитывайте на 30% от взносов.

Возместить расходы на охрану труда вправе только те работодатели, у которых нет долгов по взносам в Фонд.

Пример расчета финансового обеспечения предупредительных мер

Чтобы рассчитать сумму возмещения, из начисленных страховых взносов за прошлый год вычитают расходы на пособия по несчастным случаям, если они были, и затем уже находят 20 или 30%.

Показатель	Сумма, руб.
Начислено страховых взносов в 2021 году	1 504 708,58
Произведена выплата пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастными случаями или профессиональными заболеваниями, оплачен отпуск и дорога к месту лечения и обратно	0
База для расчета объема средств на ФОПМ в 2022 году	1 504 708,58
Объем средств на ФОПМ в 2022 году (20%)	300 941,72
Объем средств на ФОПМ в 2022 году (30%)	451 412,57

Расчет бухгалтерии лучше сверить с цифрами, которые предоставит специалист Фонда. Бухгалтер может ошибиться. В таком случае придется переделывать полный пакет документов: заявление, план финансового обеспечения и приложения. Специалист по охране труда потеряет время, если в бухгалтерии ошиблись.

Пример. Бухгалтер сказал, что можно потратить 300 942,72 руб. В компании подготовили документы для возмещения, но при подаче заявления в Фонд оказалось, что израсходовать можно сумму на 1 рубль меньше, чем указали в заявлении. Компании пришлось повторно готовить документы и обращаться в Фонд.

Как выбрать мероприятия для возмещения

За счет средств Фонда можно компенсировать обязательные мероприятия по охране труда (Приказ Минтруда от 14.07.2021 № 467н):

• Провести спецоценку условий труда.
• Приобрести СИЗ для персонала, в том числе дерматологические.
• Провести периодические медосмотры работников.
• Провести обучение по охране труда отдельных категорий руководителей и специалистов, членов комиссии по проверке знаний, уполномоченных от профсоюза, специалистов по охране труда.
• Организовать санаторно-курортное лечение работников, которые заняты на работах с вредными или опасными производственными факторами, а также предпенсионеров.
• Обеспечить сотрудников лечебно-профилактическим питанием или молоком.
• Приобрести алкометры и алкотестеры для предрейсового медосмотра для перевозки пассажиров или грузовых перевозок.
• Приобрести аптечки для оказания первой помощи.
• Приобрести приборы наблюдения за безопасностью технологических процессов, в том числе на подземных работах.

Некоторые расходы нельзя возместить за счет средств фонда. Например, затраты на покупку:

• литературы и плакатов по охране труда;
• средств индивидуальной защиты, изготовленных не на территории Евразийского экономического союза и не из тканей, изготовленных в странах ЕЭС;
• СИЗ российского производства, если на них нет заключения Минпромторга РФ;
• молока или равноценных продуктов.

Как оформить заявление и другие документы в Фонд

Оформите заявление о финансовом обеспечении, заранее узнайте, на чье имя нужно его подать, и выясните регистрационный номер страхователя у бухгалтера.

В документе укажите актуальный приказ о возмещении предупредительных мер. После того как оформите заявление, подпишите его у главного бухгалтера и руководителя организации. Поставьте печать организации. Образец заявления утвержден в приложении 14 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Укажите в документе копии платежных поручений и актов приемки выполненных работ, которые приложили к пакету документов.

Совет. Планируйте все расходы для Фонда в начале года, на этапе формирования бюджета. Внесите затраты на охрану труда в бюджет организации в I или II квартале.

Все мероприятия по охране труда, которые вы хотите возместить из СФР, должны быть проведены в период с января по середину июля. В этом случае у вас останется всего две недели для того, чтобы возместить свои затраты, исправить ошибки, если их найдут в территориальном отделении Фонда до 1 августа.

Поэтому планируйте расходы на ОТ только на I и II квартал по возможности. На остальные два квартала года оставьте те мероприятия, которые нельзя профинансировать в СФР.

Возмещаются только те расходы, которые были проведены в текущем финансовом году. Это законодательно установленный годовой срок исполнения бюджета. В Российской Федерации он соответствует календарному году с 1 января по 31 декабря.

По каждому мероприятию должны быть договор, акт приемки выполненных работ и иные подтверждающие документы, например об аккредитации у учебных центров, аттестации лаборатории для инструментальных замеров, заключения Минпромторга, сертификаты и декларации для СИЗ.

Если мероприятие было проведено в 2022 году, но акт приемки выполненных работ и платежное поручение было получено в 2023 году, получить возмещение не удастся.

К заявлению приложите план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем году. В документе указывают, какие предупредительные меры запланировали в компании, когда их будут проводить и какую сумму должны израсходовать. 

Вместе с заявлением отправьте копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда. Перечень мероприятий разрабатывайте по итогам спецоценки условий труда (СОУТ). План составляйте с учетом перечня и указывайте сумму финансирования.

Какие документы приложить к заявлению: чек-лист

1. План финансового обеспечения предупредительных мер.
2. Копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников. Соберите документы для обоснования. Например, подготовьте список СИЗ, которые собираетесь приобрести.  Перечень таких документов зависит от того, какие затраты вы запланировали. Полный перечень перечислен в п. 6 Приказа № 467н
3. Доверенность на сотрудника, который подает заявление в Фонд, подписанная руководителем клиники. Пропишите в доверенности действия, которые вправе выполнять сотрудник. Например, подавать заявление с прилагаемыми к нему документами и получать решение от Фонда.
4. Документы, которые подтверждают затраты на предупредительные мероприятия по охране труда. Их нужно пронумеровать и прошить, а также заверить печатью работодателя и подписью сотрудника, который будет подавать заявление. Обязательно поставьте надпись «Верно» и опечатайте комплект.

Как подать заявление о возмещении расходов на охрану труда

Соберите пакет документов. Возьмите в бухгалтерии копии платежных поручений об исполнении с отметкой банка или казначейства после того, как оплатили товары и услуги. Проверьте, чтобы сумма произведенных расходов не превышала сумму, которую запланировали на обеспечительные меры. Пронумеруйте в приложении листы копий платежных поручений и актов приемки работ и опечатайте пакет документов.

Подайте пакет документов в Фонд. Подавайте заявление на возмещение расходов, как только получите акты приемки выполненных работ и услуг. Это необходимо сделать до 15 декабря. Работодатель вправе представить документы уже сейчас, если есть подтверждение затрат. Если до 1 августа не оплатили товары или услуги, все равно отправляйте документы. Если не успеете, их уже не примут.

Заявление и пакет документов сотрудник подает в региональное отделение Фонда по месту регистрации организации. Напомните сотруднику, который будет подавать документы, что он должен иметь при себе паспорт. Доверенность он оставляет специалисту, который принимает документы.

• Важно! Фонд проверяет документы в течение 10 рабочих дней, после этого за три рабочих дня информирует работодателя о принятом решении. Специалисты Фонда всегда очень заняты, поэтому имеет смысл позвонить в указанный срок.

Фонд направит деньги по реквизитам вашей организации.

Почему Фонд может отказать

Фонд может отказать в возмещении затрат. Наиболее частые причины: неверно оформленные документы, опоздание по срокам и другие ситуации