Как возместить затраты на предупредительные меры по охране труда. Пошаговый алгоритм

Содержание:

Какие документы регулируют процедуру возмещения

Какую сумму можно возместить за счет средств Фонда

Как выбрать мероприятия для возмещения

Как оформить заявление и другие документы в Фонд

Как подать заявление о возмещении расходов на охрану труда

Почему Фонд может отказать

Какие документы регулируют процедуру возмещения

Права и обязанности Социального фонда России как страховщика установлены в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ. В частности, ст. 18 содержит обязательство принять решение о финансовом обеспечении расходов страхователя по выплате пособий и компенсаций в связи с несчастными случаями на производстве и профессиональными заболеваниями. В соответствии с этой статьей, страховщик устанавливает размер страхового тарифа и определяет порядок уплаты страховых взносов.

Требования к проведению мероприятий по охране труда, организации санаторно-курортного лечения работников также устанавливаются законодательством. Расходы на эти мероприятия должны соответствовать установленным нормам и стандартам.

Организации учитывают эти расходы в своих бюджетах и планируют их в рамках финансовых возможностей, не забывая о совершенствовании производственных процессов и внедрении новых технологий, направленных на снижение рисков для здоровья и жизни работников.

Таким образом, расходы на предупредительные меры и санаторно-курортное лечение работников должны быть обоснованными, разумными, пропорциональными рискам, связанным с производственными процессами и должны учитываться при планировании бюджета и финансовых ресурсов организации.

Правила и порядок финансирования устанавливает Правительство РФ. Так, Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.07.2021 № 467н утвердил «Правила финансового обеспечения предупредительных мер...»

Какую сумму можно возместить за счет средств СФР

Сумма возмещения предупредительных мер равна 20 % от суммы страховых взносов, которые компания выделила на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний за прошлый год. Если вы отправляли на санаторно-курортное лечение сотрудников предпенсионного возраста, тогда рассчитывайте на 30 % от взносов.

Возместить расходы на охрану труда вправе только те работодатели, у которых нет долгов по взносам в Фонд.

Пример расчета финансового обеспечения предупредительных мер

Чтобы рассчитать сумму возмещения, от начисленных страховых взносов за прошлый год вычитают расходы на пособия по несчастным случаям, если они были, и затем уже находят 20 или 30%.

Показатель	Сумма, руб.
Начислено страховых взносов в 2021 году	1 504 708,58
Произведена выплата пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастными случаями или профессиональными заболеваниями, оплачен отпуск и дорога к месту лечения и обратно	0
База для расчета объема средств на ФОПМ в 2022 году	1 504 708,58
Объем средств на ФОПМ в 2022 году (20%)	300 941,72
Объем средств на ФОПМ в 2022 году (30%)	451 412,57

Расчет бухгалтерии лучше сверить с цифрами, которые предоставит специалист Фонда. Бухгалтер может ошибиться. В таком случае придется переделывать полный пакет документов: заявление, план финансового обеспечения и приложения. Специалист по охране труда потеряет время, если в бухгалтерии ошиблись.

Пример. Бухгалтер сказал, что можно истратить 300 942,72 руб. В компании подготовили документы для возмещения, но при подаче заявления в Фонд оказалось, что израсходовать можно сумму на 1 рубль меньше, чем указали в заявлении. Компании пришлось повторно готовить документы и обращаться в Фонд.

Как выбрать мероприятия для возмещения

За счет средств Фонда можно компенсировать обязательные мероприятия по охране труда (Приказ Минтруда от 14.07.2021 № 467н):

• Провести спецоценку условий труда.
• Приобрести СИЗ для персонала, в том числе дерматологические.
• Провести периодические медосмотры работников.
• Провести обучение по охране труда отдельных категорий руководителей и специалистов, членов комиссии по проверке знаний, уполномоченных от профсоюза, специалистов по охране труда.
• Организовать санаторно-курортное лечение работников, которые заняты на работах с вредными или опасными производственными факторами, а также предпенсионеров.
• Обеспечить сотрудников лечебно-профилактическим питанием или молоком.
• Приобрести алкометры и алкотестеры для предрейсового медосмотра для перевозки пассажиров или грузовых перевозок.
• Приобрести аптечки для оказания первой помощи.
• Приобрести приборы наблюдения за безопасностью технологических процессов, в том числе на подземных работах.

Некоторые расходы, нельзя возместить за счет средств фонда. Например, затраты на покупку:

• литературы и плакатов по охране труда;
• средств индивидуальной защиты, изготовленных не на территории и не из тканей, изготовленных в странах Евразийского экономического союза;
• СИЗ российского производства, если на них нет заключения Минпромторга РФ;
• молока или равноценных продуктов.

Как оформить заявление и другие документы в Фонд

Оформите заявление о финансовом обеспечении, заранее узнайте, на чье имя нужно его подать и выясните регистрационный номер страхователя у бухгалтера.

В документе укажите актуальный приказ о возмещении предупредительных мер. После того как оформите заявление, подпишите его у главного бухгалтера и руководителя организации. Поставьте печать организации. Образец заявления утвержден в приложении 14 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26. Укажите в документе копии платежных поручений и актов приемки выполненных работ, которые приложили к пакету документов.

Совет. Планируйте все расходы для Фонда в начале года, на этапе формирования бюджета. Внесите затраты на охрану труда в бюджет организации в I или II квартале.

Все мероприятия по охране труда, которые вы хотите возместить из СФР, должны быть проведены в период с января по середину июля. В этом случае у вас останется всего две недели для того, чтобы возместить свои затраты, исправить ошибки, если их найдут в территориальном отделении бывшего Фонд до 1 августа.

Поэтому планируйте расходы на ОТ только на I и II квартал, по возможности. На остальные два квартала года оставьте те мероприятия, которые нельзя профинансировать в СФР.

Возмещаются только те расходы, которые были проведены в текущем финансовом году. Это законодательно установленный годовой срок исполнения бюджета. В Российской Федерации он соответствует календарному году с 1 января по 31 декабря.

По каждому мероприятию должны быть договор, акт приемки выполненных работ и иные подтверждающие документы, например, об аккредитации у учебных центров, аттестации лаборатории для инструментальных замеров, заключения Минпромторга, сертификаты и декларации для СИЗ.

Если мероприятие было проведено в 2022 году, но акт приемки выполненных работ и платежное поручение было получено в 2023 году, получить возмещение не удастся.

К заявлению приложите план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем году.  В документе указывают, какие предупредительные меры запланировали в компании, когда их будут проводить и сумму расходов. 

Вместе с заявлением отправьте копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда. Перечень мероприятий разрабатывайте по итогам спецоценки условий труда (СОУТ). План составляйте с учетом перечня и указывайте сумму финансирования.

Какие документы приложить к заявлению. Чек-лист

1. План финансового обеспечения предупредительных мер.
2. Копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников. Соберите документы для обоснования, например, подготовьте список СИЗ, которые собираетесь приобрести.  Перечень таких документов зависит от того, какие затраты вы запланировали. Полный перечень перечислен в п. 6 к Приказу № 467н
3. Доверенность на сотрудника, который подает заявление в Фонд, подписанная руководителем клиники. Пропишите в доверенности действия, которые вправе выполнять сотрудник. Например, подавать заявление с прилагаемыми к нему документами и получать решение от Фонд
4. Документы, которые подтверждают затраты на предупредительные мероприятия по охране труда. Их нужно пронумеровать и прошить, а также заверить печатью работодателя и подписью сотрудника, который будет подавать заявление. Обязательно поставьте надпись «Верно» и опечатайте комплект.

Как подать заявление о возмещении расходов на охрану труда

Соберите пакет документов. Возьмите в бухгалтерии копии платежных поручений об исполнении с отметкой банка или казначейства после того, как оплатили товары и услуги. Проверьте, чтобы сумма произведенных расходов не превышала сумму, которую запланировали на обеспечительные меры. Пронумеруйте в приложении листы копий платежных поручений и актов приемки работ и опечатайте пакет документов.

Подайте пакет документов в Фонд. Подавайте заявление на возмещение расходов, как только получите акты приемки выполненных работ и услуг. Это необходимо сделать до 15 декабря. Работодатель вправе представить документы уже сейчас, если есть подтверждение затрат. Если до 1 августа не оплатили товары или услуги, все равно отправляйте документы. Если не успеете, их уже не примут.

Заявление и пакет документов сотрудник подает в региональное отделение Фонда по месту регистрации организации. Напомните сотруднику, который будет подавать документы, что он должен иметь при себе паспорт. Доверенность он оставляет специалисту, который принимает документы.

• Важно! Фонд проверяет документы в течение 10 рабочих дней, после этого за три рабочих дня информирует работодателя о принятом решении. Специалисты Фонда всегда очень заняты, поэтому имеет смысл позвонить в указанный срок.

Фонд направит деньги по реквизитам вашей организации.

Почему Фонд может отказать

Фонд может отказать в возмещении затрат. Наиболее частые причины: неверно оформленные документы, опоздание по срокам и другие ситуации