Электронное кадровое делопроизводство, или Как работать с документами по‑новому

Эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство (ЭКДП) проводится в рамках Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ.

Срок проведения эксперимента: 5 мая 2020 — 31 марта 2021.

Эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству Евгения Конюхова рассказывает о целях и задачах проекта, а также об условиях участия и подготовительных мероприятиях.

Электронный документооборот в кадрах: о переходе

Кто может присоединиться к эксперименту по переходу на электронный кадровый документооборот?

— Участие в эксперименте — добровольная процедура, присоединиться может любая организация. Для этого надо подать заявление до 1 декабря 2020 года. А вот дату, когда организация примкнет к проекту, каждый работодатель определяет самостоятельно.

• Форма заявления: найдете в Приложении № 1 к Приказу Минтруда от 14.05.2020 № 240н.
• Порядок присоединения к эксперименту: установлен Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ, Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н.

Выйти из участия в эксперименте можно в любой момент, направив заявление.

Важно: в эксперименте не могут участвовать дистанционные работники и работники, направляемые временно работодателями к другим физическим лицам или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала).

Какие предусмотрены этапы перехода к пилотному проекту по применению ЭКДП?

— Прежде чем подавать заявление в Минтруд, необходимо выполнить перечень обязательных подготовительных мероприятий.

Действия работодателя:

• Утвердите перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
• Определите структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
• Уведомите каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента не позднее чем за один месяц до даты его начала.
  
  Важно: расскажите работнику о его праве отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие. В результате от каждого работника вы получите соответствующее заявление. Будьте готовы к тому, что внутри одного структурного подразделения мнения могут разделиться. Помните, соглашаться или нет на эксперимент — личное право работника.
• Сформируйте и утвердите список работников, которые написали заявления в пользу участия в эксперименте.
• Разработайте и примите необходимые локальные нормативные акты. Это может быть, например, положение о порядке проведения эксперимента, положение о видах электронных подписей и порядке их использования работодателем и работником (учитывайте при этом положения ч. 2 и 3 ст. 7 Закона № 122-ФЗ). А также локальный нормативный акт, регламентирующий порядок обработки электронных документов, содержащих персональные данные работников.
  
  Рекомендация: информацию о том, что работодателю необходимо отражать в локальных нормативных актах, смотрите в п. 22 Приказа Минтруда России от 14.05.2020 № 240н.
• Ознакомьте работников под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
• При необходимости подготовьте и обсудите изменения в коллективные договоры с уполномоченными представителями работников.

После выполнения перечисленных действий можно подавать заявление на участие в эксперименте в Минтруд.

Вести кадровое делопроизводство одновременно в бумажном и электронном виде сложно?

— Нет, здесь главное отслеживать, от каких работников получали согласие на ведение делопроизводства в электронном виде, а от каких нет. Дополнительно контролируйте этот вопрос, чтобы не допустить нарушений в оформлении трудовых отношений.

Эксперимент привязан к какой-либо определенной информационной системе?

— Теоретически у организаций есть выбор: работать в информационной системе «Работа в России» или при помощи своей электронной площадки. Но на практике собственную систему придется адаптировать для использования и хранения электронных кадровых документов, необходимо будет обеспечить возможность ее взаимодействия с «Работой в России».

Важно: работники имеют право в письменном заявлении сообщить о желании размещать электронные документы в их личном кабинете в системе «Работа в России».

Появятся особенности хранения документов при переводе их в цифровой формат?

— Если работодатель использует свою информационную систему, то обязанности по хранению документов возлагаются на него. Порядок хранения должен быть определен в локальном нормативном акте работодателя. Дополнительно это условие должно быть продублировано в трудовом договоре с работником, который выразил желание присоединиться к эксперименту.

Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Если будет использоваться система «Работа в России», то обязанности по сохранности документов возлагаются на оператора системы «Работа в России».

Работать в системе «Работа в России» для работодателя менее рискованно, нежели в своей собственной?

— Вопрос неоднозначный. С одной стороны, да. С другой стороны, размещение документов в системе «Работа в России» может повлечь дополнительный надзор и контроль со стороны контролирующих органов. Одно из направлений развития электронного кадрового делопроизводства — автоматизация контрольно-надзорных мероприятий, возможность вести их также в электронном виде.

В цифровой формат надо перенести все кадровые документы?

— Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно. Кто-то ограничит комплект, а кто-то захочет перевести в электронный формат все документы, которые оформляют при трудовых отношениях. 

Исключение: трудовая книжка не участвует в эксперименте. Это связано с тем, что вопросы ее ведения и перехода на формат предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ регулирует Трудовой кодекс и Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Как подписывать электронные кадровые документы?

— Способ подписания документов работодатель устанавливает самостоятельно. Есть нюанс относительно подписи при заключении трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений.

При использовании информационной системы работодателя необходимо:

• усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя;
• со стороны работника — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифированная электронная подпись;

При использовании системы «Работа в России»:

• со стороны работника достаточно простой электронной подписи.

​Можно ли сказать, что электронный кадровый документооборот облегчит работу отдела кадров?

— Ответ на вопрос зависит от количества работников, согласившихся участвовать в эксперименте. Может получиться, что в рамках одного структурного подразделения мнения работников разделятся:

• будут те, кто откажутся от присоединения к эксперименту, и по ним мы продолжим оформлять документы по прежним правилам;
• и будут те, кто согласятся.

В целом участие в проекте позволит легче ознакамливать с документами, подписывать их в тех случаях, когда закон устанавливает правила о наличии подписи работника или письменной формы, а роспись по ряду причин невозможно получить, например как в период режима повышенной готовности при соблюдении режима самоизоляции.

На кого будут возложены расходы по ведению электронных документов? Кто должен оплачивать расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника?

— Расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника несет работодатель (ч. 11 ст. 5 Закона № 122-ФЗ).

Это дорого для работодателя?

— Это будет зависеть от стоимости информационной системы, в которой будут храниться электронные документы.

Самая большая статья расходов — получение усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи. В среднем ее цена составляет 3 000 руб., и она выдается на определенный срок, например год, потом ее снова нужно продлевать.

Какие плюсы участия в эксперименте для работника и для работодателя?

— Из очевидных плюсов: сократится бумажная волокита, станет больше места для хранения документов на бумаге, работники смогут знакомиться с документами и не приезжать в офис. Будет более гибкий формат регулирования трудовых отношений, не зависящий от территориального нахождения работника и работодателя. 

Особенно выгодно ЭКДП для крупных работодателей — существенно сокращается время на подписание документов.

Какие минусы участия в эксперименте для работника и для работодателя?

— Недоверие к информационным системам, степени их защиты от хакерских атак, большие временные затраты работодателя на подготовительные этапы в части перехода на электронное кадровое делопроизводство, разработку локальных нормативных актов, с которыми также потребуется ознакомление всех работников. В случае использования собственной информационной системы у работодателя появится новая статья расходов на получение усиленных электронных подписей (квалифицированных или неквалифицированных).

Какая ответственность предусмотрена для работодателя?

— Это будет зависеть от ситуации. Есть два сценария.

1. Работник работает в организации, которая принимает участие в эксперименте по ЭКДП: если у работодателя не будет обязательного документа, наличие которого предусмотрено трудовым законодательством, например приказа о приеме на работу, ГИТ может привлечь работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Работник уволился из организации, которая принимает участие в эксперименте: если работодатель не обеспечил сохранность документов в рамках архивного законодательства, предусмотрена административная ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ.

Для чего нам эксперимент по переходу на электронное кадровое делопроизводство?

— Эксперимент по ЭКДП позволит собрать и оценить плюсы и недостатки перехода на оформление трудовых отношений в цифровом формате.

Для организаций с большим количеством работников, особенно в случае их территориальной удаленности, эксперимент позволит быть более гибкими, мобильными, быстрыми в части решения кадровых вопросов. 

Прекрасно, что законодатели решили сначала протестировать идею на добровольцах. Это поможет учесть возникающие вопросы и проблемы при дальнейшем развитии законодательства в сфере электронного кадрового делопроизводства.

Какие ожидания у кадровиков? Как они восприняли эксперимент?

— Крупные компании с большой численностью работников положительно настроены. Более того, еще до эксперимента они внедряли элементы кадрового делопроизводства по тем документам, по которым законодательно не установлено требование об ознакомлении работников под роспись. Эксперимент позволит перевести в «цифру» и важнейшие документы, которые оформляются в трудовых отношениях, и по которым установлена обязанность по наличию ознакомления работников под роспись.

Малый бизнес к эксперименту относится в основном настороженно, желающих участвовать — мало. И на то есть объективные причины. В 2020 году, как мы все знаем, кадровики еще осуществляют мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки, появились новые формы отчетности плюс работы прибавилось в части соблюдения требований санитарно-эпидемиологических норм. Времени и сил на мероприятия по переходу на электронное кадровое делопроизводство нет.

Ваше личное мнение: стоит ли участвовать в эксперименте по переходу на ЭКДП?

— Положительно отношусь к эксперименту. Большинство моих партнеров также выразили желание присоединиться к нему. Если есть возможность значительно упростить документооборот, уйти от сложных волокит с документами, то нужно использовать такую возможность.

Совет: если работодатель подумывает о присоединении к эксперименту, ему стоит поторопиться. Помимо работы с информационной системой, разработки локальных нормативных актов и решения ряда других вопросов нужно успеть уведомить работников не позднее чем за месяц о начале эксперимента. И успеть подать соответствующую заявку в Минтруд до 1 декабря 2020 года.