Новые ограничительные требования для работодателей Москвы. Советы экспертов

В октябре у столичных работодателей появился непростой список обязательных мероприятий, несоблюдение которых грозит административной ответственностью и штрафами до миллиона рублей. Давайте разбираться.

Как правильно подавать сведения на работников

Указ Мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ

С 5 октября работодатели Москвы обязаны перевести на удаленную работу:

• не менее 30% работников;
• всех работников старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями.

С 12 октября и далее работодателям необходимо предоставлять сведения об организации, а также информацию о работниках, переведенных на удаленную работу.

Какие сведения передавать в мэрию

Необходимо предоставить сведения о сотрудниках, которые:

• продолжают ходить на работу;
• работают удаленно.

О работниках, которых переводят на дистанционный режим работы, необходимо предоставить расширенные сведения:

• номер мобильного телефона;
• государственный регистрационный номер транспортного средства (при наличии);
• номер электронной карты «Тройка» (при наличии);
• номер электронной карты «Стрелка» (при наличии);
• номер социальной карты, выпущенной на основании решений органов исполнительной власти города Москвы и Московской области (уполномоченных ими организаций) (при наличии);
• номер месячного проездного билета без лимита поездок и с лимитом 70 поездок, временного единого социального билета, временного льготного билета (при наличии).

Как подавать сведения на тех, кого перевели на «удаленку»

Сведения подают через личный кабинет юридического лица — раздел «Удаленная работа» на сайте mos.ru. Понадобятся:

• зарегистрированный личный кабинет;
• электронная цифровая подпись;
• для авторизации работодатель может использовать учетную запись организации на портале gosuslugi.ru.

Рекомендация: проверяйте заранее наличие личного кабинета организации и корректность указанных сведений.

Обратите внимание: если сведения о работниках, переведенных на «дистанционку», не изменяются, работодатель может не отправлять повторные отчеты.

Если сведения о работниках изменились, подать корректировку нужно в этот же день.

Как формировать список 30% работников для «удаленки»

• В перечень можно включать лиц, работающих по гражданско-правовому договору, работников 65+ и лиц с хроническими заболеваниями, командированных и сотрудников, находящихся в отпусках.
• Можно устанавливать для работников «шахматное» посещение. При чередовании дистанционного, офисного, сменного режимов:

• сведения указываются на всех работников, в отношении которых приняты соответствующие решения;
• одновременно на рабочих местах может находиться не более 70% работников (исполнителей по ГПД).

Обратите внимание: сведения предоставляют только работодатели, которые осуществляют деятельность на территории Москвы. По структурным подразделениям в других регионах отчитываться не нужно.

Важно: можно не переводить работников, чье присутствие критически важно, чтобы обеспечить функционирование организации, индивидуальных предпринимателей. Но будьте готовы, что если процент работников на «удаленке» получится меньше 30, правомерность отнесения части работников к «критически важным», возможно, придется доказывать в суде.

Что будет, если организация не направит сведения

За несоблюдение указаний Мэра Москвы столичных работодателей привлекут к ответственности, предусмотренной законодательством об административных правонарушениях:

• штраф для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей — от 30 000 до 300 000 руб.;
• при повторном выявлении нарушения или в случае, если пострадают сотрудники компании, размер штрафа может увеличиться до 1 млн руб., а деятельность может быть приостановлена на срок до трех месяцев.

Как решать вопрос с защитой персональных данных работников

Комментарии экспертов Контур.Школы:

Евгения Конюхова, юрист по трудовому праву, автор уроков программы повышения квалификации «Кадровое делопроизводство. Подготовка на соответствие профстандарту, 96 ак. часов»:

«В юридическом сообществе сложилось два мнения. По мнению одних юристов, предоставление персональных данных работников по Указу Мэра незаконно, так как ст. 6 Закона № 152-ФЗ разрешена обработка персональных данных, если она необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей. Указ Мэра города Москвы не относится к законодательству РФ. Другое мнение: есть те, кто говорят о законности данного требования со ссылкой на п. 7 ст. 6 Закона № 152-ФЗ:

• обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, в том числе в случаях, предусмотренных Федеральным законом «О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон «О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях», либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

На сайте mos.ru даны разъяснения по данному вопросу в контексте, что работники обязаны предоставлять эти данные, так как соответствующая обязанность возложена на оператора, то есть работодателя.

• Какой из этих двух подходов правильный, сейчас можно узнать только опытным путем. Если не хотите создавать судебную практику на себе, то запрашиваемые сведения на работников нужно предоставлять».

Юлия Бусыгина, эксперт по трудовому праву и кадровому делопроизводству, автор уроков программы повышения квалификации «Расчеты с персоналом по оплате труда. Повышение квалификации по профстандарту «Бухгалтер» (код А, В), 146 ак. часов»:

«Вопрос о законности передачи данных вызвал больше вопросов, чем ответов. Его можно считать и спорным, и неоднозначным. Многие юристы уже высказали различные мнения по этому вопросу, ссылаясь и на Закон о персональных данных, и на трудовое законодательство. Учитывалась и международная практика. Например, в решении Европейского суда юстиции в Люксембурге говорится: «Государства не должны собирать излишнее количество персональных данных под предлогом борьбы с COVID-19».

С точки зрения трудового законодательства, работник не обязан сообщать работодателю сведения, например, о номере личного автомобиля или о номере личного мобильного телефона.

• Работодателю может быть сложно исполнить требование о передаче таких сведений».

Елена Федорова, эксперт по трудовому и гражданскому праву, автор экспресс-курса «Персональные данные работников: учимся правильно обрабатывать и составлять положение»:

«В этом документе есть противоречие не только федеральным нормативным актам, но и самому себе. В п. 2.1 предлагается передавать данные о работниках «без передачи персональных данных». При этом перечень требует именно персональные данные. Если же говорить о федеральном законодательстве, то тут надо вспомнить не только 152-ФЗ, но и Трудовой кодекс Российской Федерации, т.к. речь идет именно о трудовых отношениях.

ТК РФ относится к персональным данным работников гораздо серьезнее, чем 152-ФЗ. Кроме того, нормативные акты, затрагивающие вопросы трудового права, но противоречащие ТК РФ, не подлежат применению.

• У работодателя нет оснований требовать с работника номер карты «Тройка» или информацию о наличии у него хронических заболеваний. Этот указ — не основание.
• Работодатель не имеет права передавать и те данные о работниках, которые у него уже есть, без их согласия. И 152-ФЗ, и ТК РФ говорят о том, что полученные персональные данные можно использовать только в тех целях, для которых они получены. Номер телефона работодатель получал, чтобы связаться с работником, а не чтобы его передавать.

Все-таки нормативный акт субъекта федерации не может противоречить федеральному законодательству. Возможно, большое количество запросов сыграет свою роль и документ будет пересмотрен.

• В любом случае передавать данные можно, только получив согласие работника. Если он отказывается, то в соответствии с законодательством штрафовать работодателя нельзя. Но что будет в реальности, увы, предсказать невозможно».