8 правил инвентаризации для бухгалтера учреждения: как действовать в условиях пандемии

Как минимизировать риски и провести проверку в дистанционном формате. Образцы инвентаризационных документов

  • В статье расскажем, как составить план-график инвентаризации, оценить состояние объектов учета и оформить результаты. Разберем основные ошибки. А также дадим план действий, как провести инветаризацию имущества и обязательств во время кризиса.

Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения. Подтверждение — в пп. 79–81 СГС «Концептуальные основы учета», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н.

Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.

Читайте про восемь основных правил, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации в условиях пандемии.

Правило 1. Минимизировать риски и не нарушить правила учета из-за кризиса

В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.

План действий:

  1. Классифицировать объекты учета, которые можно проинвентаризировать:
    • дистанционно (дебиторская и кредиторская задолженности, расчеты с бюджетом, земельные участки и пр.);
    • только очно (основные средства, материальные запасы, наличные деньги и пр.).
  2. Если позволяют технические возможности учреждения, предусмотреть проверки в дистанционном формате с видео- и фотофиксацией процесса. То есть один человек находится по местонахождению имущества. Остальные члены комиссии — в режиме реального времени проводят визуальный осмотр объектов. Такой процесс не препятствует достижению целей инвентаризации. Об этом Минфин сообщил в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499.
  3. Если учреждение не может провести инвентаризацию, нужно определить объем и стоимостную оценку непроинвентаризированного имущества и признать его как «оценочное значение».
  4. В следующем году, после ослабления ограничительных мер по борьбе с распространением инфекции Covid-19, провести внеплановую инвентаризацию имущества. При необходимости в 2021 году отразить корректировку оценочного значения, если комиссия выявит излишки или недостачи.

Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если оценочное значение меняется, его результаты в бухгалтерском учете и отчетности признают в том отчетном периоде, когда произошло изменение, а также в будущих отчетных периодах, на которые оно может повлиять.

Правило 2. Составить план-график инвентаризации

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

  • Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
  • Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Правило 3. Создать реальную комиссию, а не фиктивную

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

  • сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
  • оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Правило 4. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц

Курсы для бухгалтеров
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов

Инвентаризация — мероприятие внутреннего контроля учреждения. Поэтому возможны конфликты интересов между ее участниками:

  • например, если комиссия выявила недостачи имущества или ущерб учреждению, нужно предъявить виновной стороне требования их возместить. Чтобы обратиться в правоохранительные органы или подать гражданский иск в суд, нужно соблюсти условия процессуального характера.

Поэтому комиссию, а также материально ответственных лиц нужно ознакомить со своими полномочиями и обязанностями — так не будет спорных ситуаций и нарушений регламента.

Правило 5. Проинвентаризировать все объекты учета

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

  • например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

В конце статьи есть шпаргалка

Правило 6. Оформить данные инвентаризации регламентными документами

Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.

  • В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:

  • например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).

Правило 7. Инвентаризация — это не только подсчет, но и экспертиза

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

  • статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
  • целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

В конце статьи есть шпаргалка

Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить дальше (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.

Самое главное после перевода на забалансовый счет 02 этих объектов в пояснительной записке раскрыть информацию о них.

Члены инвентаризационной комиссии также должны дать экспертную оценку дебиторской и кредиторской задолженности. Ее нужно проверить и классифицировать:

  • долгосрочная и краткосрочная задолженность;
  • просроченная, сомнительная и невостребованная задолженность;
  • задолженность, которую необходимо списать с балансового и забалансового учета.

Правило 8. Отразить результаты инвентаризации

Итоговые результаты инвентаризации комиссия отражает в акте (ф. 0504835). Данные и информацию для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей:

  • акт (ф. 0504835) подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.

Если по итогам инвентаризации активов и обязательств комиссия найдет излишки или недостачи, к акту (ф. 0504835) оформляют ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092):

  • ведомость (ф. 0504092) нужно заполнить не только, когда обнаружили расхождения, но и в том случае, если на балансе нашли несоответствие имущества (основных средств, материалов, нематериальных активов и пр.) условиям признания актива.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Образцы документов к инвентаризации 437.9 КБ

Скачать
2 171
Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров организаций бюджетной сферы
Посмотреть программу

Материалы по теме

Бесплатно
Беляева М. В., Букина О. А., Бусыгина Ю. О., Конюхова Е. В., Митюкова Э. С.
2 комментария    Написать свой
Здравствуйте. Подскажите, как провести инвентаризацию, при условии, если материально ответственные лица болеют или на карантине, ведь их присутствие обязательно, согласно 49 приказу Минфина. Также болеют члены инвентаризационной комиссии, ведь пока издашь приказ на замену одного члена комиссии, заболевает другой и спрогнозировать это невозможно.
Екатерина, здравствуйте. Наш эксперт Калиниченко Евгения отвечает на ваш вопрос: законодатели на данный момент не давали никаких разъяснений по годовой инвентаризации в условиях пандемии. То есть проводить её нужно в любом случае, это обязательное мероприятие перед отчетностью. Порядок проведения инвентаризации из-за коронавирусной инфекции также не меняется.

Инвентаризация проводится в общеустановленные сроки – с 1 октября 2020 года до даты сдачи отчетности в 2021 году. Поэтому, первое, что можно предложить, – перенести инвентаризацию на более поздний период. Например, декабрь или январь-февраль следующего года. К этому времени, возможно, пандемия пойдет на спад. И большая часть сотрудников будет находиться на рабочих местах.

Также, самый оптимальный вариант – дистанционная инвентаризация. То есть инвентаризация с видеофиксацией в режиме реального времени. Инвентаризацию по расчетам и обязательствам можно полностью организовать без личного присутствия членов комиссии и МОЛ в учреждении. Подробнее об удаленной инвентаризации – в статье. Правда, такой способ нужно прописать в учетной политике учреждения.
Спасибо за ваше мнение!