Как работодателю сдать отчетность по охране труда за 2022 год

Подготовить отчетную (статистическую) документацию работодателя по вопросам условий и охраны труда — трудовая функция специалиста по охране труда согласно требованиям профстандарта, утв. Приказом Минтруда России от 04.08.2014 № 524н.

Содержание:

• Какую отчетности по охране труда сдают работодатели
• В какой форме подавать отчеты в Росстат
• Как отчитаться по форме № 1-Т (условия труда)
• Как отчитаться по форме № 7-травматизм за 2022 год
• Как отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм
• Какие типичные ошибки допускают специалисты при подготовке отчетности по охране труда и как их избежать

Про изменения в профстандарте читайте в материале наших экспертов.

Какую отчетность по охране труда сдают работодатели

Статистическая отчетность в сфере охраны труда для организации состоит из двух форм:

1. Форма № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда».
2. Форма № 7-травматизм «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях». Эта форма бывает ежегодной и подается каждые три года при наличии событий.

Отчеты в Росстат сдают только те организации, которые вошли в сплошное наблюдение. Узнать, какой отчет вы должны подавать в Росстат, можно в территориальном управлении или на сайте Росстата. Например, некоторые предприятия сдают только 7-травматизм и не сдают 1-Т (условия труда).

Наталья Герасименко, юрист, к.ю.н., эксперт по охране и экономике труда, руководитель направления «Охрана труда» в Контур.Школе:

«Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то предоставлять отчетность следует как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без обособленных подразделений.

При заполнении отчета в кодовой части титульного листа вместо кода ОКПО проставляется 14-значный идентификационный номер головного подразделения, увязанный с кодом ОКПО юридического лица и оканчивающийся на 001.

Головное подразделение организации — обособленное подразделение, где находится администрация или местонахождение которого соответствует зарегистрированному юридическому адресу.

Если у организации нет обособленных подразделений, в кодовой зоне проставляется код ОКПО юрлица. Помимо перечня форм организации, нужно проверять перечень форм головного подразделения».

• Кроме статистической, работодатели готовят финансовую отчетность по охране труда. Ее сдают в территориальные органы ФСС России.

Результаты отчетности применяются:

• для корректировки стратегии государственной политики в области охраны труда;
• для анализа причин травматизма или отсутствия таких сведений, что может являться фактом сокрытия нарушений соблюдения требования охраны труда на рабочих местах.

В какой форме подавать отчеты в Росстат

C 1 января 2022 года статистические отчеты подаются в Росстат исключительно в форме электронного документа, подписанного электронной подписью. Новые правила, утвержденные Федеральным законом от 30.12.2020 № 500-ФЗ, распространяются также на ИП и на субъекты малого и среднего предпринимательства.

Чтобы отправить отчет в электронном виде:

1. Приобретите усиленную квалификационную электронную подпись у удостоверяющего центра, который сотрудничает с Росстатом.
2. Установите на компьютер криптографическую защиту для сохранения документов в электронном виде.
3. Пройдите регистрацию на сайте регионального отделения Росстата.

• Не пытайтесь представить отчетность по охране труда на бумаге — это будет расценено как непредставление отчетов и вам назначат штраф.

Как отчитаться по форме № 1-Т (условия труда)

Чтобы отчитаться по форме № 1-Т «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу с вредными и (или) опасными условиями труда»:

• заполните форму № 1-Т, утв. Приказом Росстата от 30.07.2021 № 457;
• подайте отчет в Росстат до 21 января 2023 года.

В шпаргалке в конце статьи скачайте новую форму отчета № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» и пошаговый алгоритм заполнения отчета.

Подать отчет по форме № 1-Т (условия труда) должны организации с ОКВЭД:

• сельское, лесное хозяйство, охота, рыболовство и рыбоводство (раздел A);
• добыча полезных ископаемых (раздел B);
• обрабатывающие производства (раздел C);
• обеспечение электрической энергией, газом и паром, кондиционирование воздуха (раздел D);
• водоснабжение, водоотведение, организация сбора и утилизации отходов, деятельность по ликвидации загрязнений (раздел E);
• строительство (раздел F);
• транспортировка и хранение (раздел H);
• деятельность в области информации и связи (раздел J).

Как отчитаться по форме № 7-травматизм за 2022 год

Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях нужно подать до 25 января 2023 года по форме № 7-травматизм, утвержденной Приказом Росстата от 22.06.2020 № 326.

Такой отчет сдают все организации, за исключением микропредприятий и организаций с видом деятельности:

• финансовая и страховая деятельность;
• госуправление и обеспечение военной безопасности;
• социальное обеспечение;
• образование;
• домашние хозяйства как работодатели;
• недифференцированная деятельность частных домашних хозяйств по производству товаров;
• деятельность экстерриториальных организаций.

Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной, действует обычное правило переноса: срок сдачи переносят на следующий рабочий день. Проверить, какие отчеты вам необходимо подать за 2022 год в Росстат, можно на сайте ведомства.

Организации с обособленными подразделениями сдают отдельную форму по каждому подразделению. Отдельно отчитайтесь по организации без учета подразделений.

Если место регистрации организации и ведения деятельности не совпадают, форму сдавайте в органы Росстата по месту ведения деятельности.

В шпаргалке в конце статьи скачайте пошаговый алгоритм, как заполнить отчет по форме № 7-травматизм.

Как отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм

Очередной отчет по приложению к форме № 7-травматизм организации должны представить в территориальные органы Росстата до 25 января 2023 года. Такие сведения подаются один раз в три года. В 2020 году отчитывались за 2019 год, а следующий раз — это будет уже отчетность в 2023 году за 2022 год. И сдать ее надо не позднее 25 января 2023 года.

На этот срок должны ориентироваться и вновь созданные компании, для которых этот вид отчетности обязателен. Отсчитывать три года от даты регистрации компании не нужно — ближайший срок един для вновь созданных и уже давно действующих компаний, и он приходится на январь будущего года.

Приложение к форме № 7-травматизм содержит данные о произошедших несчастных случаях и раскрывает их причины. Отчет по приложению подают те же организации, которые сдают и сам отчет по форме № 7-травматизм. После того как заполните приложение, проверьте связь формы с приложением. Например, в обеих формах должно совпадать количество несчастных случаев, в том числе со смертельным исходом.

Если расследование несчастного случая в отчетном году не закончилось, отражать его в приложении не нужно.

• Не успеете сдать статистическую отчетность в срок или предоставите недостоверные сведения, привлекут к административной ответственности по ст. 13.19 КоАП РФ и наложат штраф: на должностных лиц — от 10 0000 до 20 000 руб., на юридических лиц — от 20 000 до 70 000 руб. Нарушите требования повторно — компанию могут оштрафовать на сумму до 150 000 руб.

Какие типичные ошибки допускают специалисты при подготовке отчетности по охране труда и как их избежать

Комментирует Марина Шобохонова, специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда

 

Ошибка 1. Готовите статистический отчет, но не входите в перечень организаций, которые должны его сдавать

Узнайте у главного бухгалтера, какие отчеты в статистику сдает в этом году ваша организация. Росстат может прислать запрос на получение сведений за требуемый период с приложением актуальной формы для заполнения. Если запрос не поступал, нужно узнать, попали ли вы в выборку на сайте Росстата в разделе электронной отчетности.

Несмотря на то что есть три статистических отчета: 1-Т  по условиям труда, ежегодная форма 7-травматизм и сдаваемый один раз в три года отчет-приложение к форме 7-травматизм, — организацию могут исключить из выборки.

Подготовить отчеты можете, но передавать их не требуется, система откажет в приеме, направив отчет об ошибке.

Ошибка 2. Отчет с подразделениями сделали в одном отчете по головной организации

Статистическая отчетность по охране труда при условии попадания в выборку предоставляется отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (далее — ОСП) и по организации в целом, но уже без ОСП, чтобы не дублировались данные.

Сдача отчетности с нарушением этих требований в конечном итоге приведет к передаче неправильной информации, искажению показателей, а следовательно — к штрафам.

В отчетах по головной организации без ОСП в кодовой части формы титульного листа вместо ОКПО бухгалтер указывает 14-разрядный идентификатор головного подразделения, взаимосвязанный с кодом ОКПО работодателя и оканчивающийся на 001. Узнавайте в Росстате свои коды статистики. По организации подайте данные без учета подразделений. В адресной строке укажите фактическое местонахождение конкретного подразделения и почтовый индекс.

Пример. У организации есть основная база в Москве, Сызрани и Краснознаменске. В таком случае составляют три отчета: главный по юридическому лицу — в него включают цифры только по Москве, второй и третий — по Сызрани и Краснознаменску оформляют отдельными отчетами с указанием разных ОКПО.По итогам проверки отчета вы получите протокол. В нем будут указаны дата получения отчета, дата обработки, ОКПО и ошибки — если они будут, их нужно поправить и направить корректировку.

• Когда результат контроля будет «Ошибок не обнаружено», можете считать, что отчитались успешно. В период сдачи отчета и не позже крайней даты постоянно узнавайте в бухгалтерии судьбу вашего отчета, чтобы вовремя его поправить.

Ошибка 3. Подготовили отчет на старом бланке

Форма № 1-Т (условия труда) составляется за год. Бланк меняется ежегодно. В 2023 году придется сдавать отчет на бланке, который приведен в Приказе Росстата от 30.07.2021 № 457.

Сроки сдачи отчета также могут быть разными. Если дата отчета выпала на выходной день, отчет сдайте не позже следующего рабочего дня.

Отчеты по отмененным приказам Росстата загрузить не получится, поэтому всегда применяйте актуальные формы. Отчет № 1-Т (условия труда) при попадании в выборку сдают юридические лица, кроме субъектов малого предпринимательства всех форм собственности.

• Если у вашей организации основной вид экономической деятельности относится к указанным на титульном листе, сдавайте отчет в обязательном порядке. Если ваша организация входит в этот перечень и не попала в выборку, отчет составлять и передавать в Росстат не требуется, его не примет программное обеспечение. Форму № 7-травматизм в 2023 году сдавайте согласно форме по  Приказу Росстата от 22.06.2020 № 326.
• Если у вас не было несчастных случаев, отчет все равно нужно подавать каждый год всем работодателям, попавшим в выборку.

Ошибка 4. Указали сведения о травматизме по несчастному случаю, расследование которого еще не завершено

Численность пострадавших при несчастных случаях с больничными листами на 1 рабочий день и более или со смертельным исходом должна быть указана в соответствии с утвержденным актом расследования несчастного случая. Если расследование еще проводится, а вы не успеваете сдать отчет в установленный срок, придется подавать эти данные в следующем, 2023 году.

Если несчастный случай произошел, к примеру, в декабре 2022 года и по состоянию на 21 января 2023 года расследование еще проводится и не завершено, сведения об этом случае травматизма придется подать уже в следующем году.

Многие специалисты по охране труда задают вопрос, зачем мы заполняем этот отчет, если у нас не было несчастных случаев за отчетный период. Отвечаем: ставьте нули в графах о количестве пострадавших. В отчете указываются не только эти данные.

Ошибка 5. Не сверили данные о численности работников с отделом кадров

Все отчеты должны совпадать с отчетами организации по численности штата. Средняя численность работников (штатные сотрудники и внешние совместители) за отчетный год — показатель переменный, эту цифру вам должен дать отдел кадров или главный бухгалтер, потому что эта цифра указывается и в других статистических отчетах, например в № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Если этот показатель по численности работников не будет «биться» с другими отчетами вашей организации, форму не примут как не соответствующую другим отчетам и особенно сведениям о численности и заработной плате работников.

В успешной сдаче отчетов в Росстат должны быть заинтересованы все: и бухгалтерия, и кадры, и служба охраны труда. Будьте внимательны.

Ошибка 6. Не сверили данные по затратам с бухгалтерией

4-ФСС сдают бухгалтеры, а не специалист по охране труда, но сведения они могут запросить и у вас. Для отчета сообщите бухгалтерии, на каком количестве рабочих мест провели спецоценку условий труда и скольким из них установили вредные условия. Укажите, сколько сотрудников прошли обязательные предварительные и периодические медосмотры (таблица 4 в приложении № 1 к Приказу ФСС от 14.03.2022 № 80).

Ошибка 7. Забыли отчитаться за предупредительные меры в ФСС России

Отчет по возмещению средств нужно сдавать каждый квартал после издания приказа отделения ФСС о возмещении — разрешении не платить взносы на травматизм. Отчет подготовьте по форме из приложения № 1 к Письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Общее число застрахованных узнайте в бухгалтерии, численность работников, занятых на работах с вредными условиями труда, укажите согласно отчету о СОУТ и сверьтесь в кадрах.

Ошибка 8. Сдали отчет не вовремя

С 1 января 2022 года Росстат установил новое правило: срок сдачи статистических отчетов теперь ограничен не фиксированной датой, а диапазоном, в рамках которого принимается отчетность.

Диапазоны отчетных дат для форм по охране труда:

 

Форма	Приказ, утвердивший форму	Периодичность представления	Срок
№ 1-Т (условия труда)	Приказ Росстата от 30.07.2021 № 457	годовая	С 1 рабочего дня после отчетного периода по 21 января
№ 7-травматизм	Приказ Росстата от 22.06.2020 № 326	годовая	С 1 рабочего дня после отчетного периода по 25 января
Приложение к форме № 7-травматизм	Приказ Росстата от 10.08.2018 № 493	1 раз в три года	С 1 рабочего дня после отчетного периода по 21 января

Если вы попали в выборку, подайте сведения о состоянии условий труда по форме № 1-Т  в территориальный орган Росстата до 21 января. Форма № 7-травматизм (годовая) должна поступить в Росстат до 25 января. Не тяните до последнего: при высокой нагрузке серверы Росстата могут работать недостаточно оперативно.

Ежеквартально бухгалтерия сдает в ФСС России отчет по форме 4-ФСС (форма утверждена Приказом ФСС России от 14.03.2022 № 80). Подача этой отчетности — задача бухгалтера, но у специалиста по охране труда запросят данные о спецоценке условий труда и медосмотрах. Предоставить их нужно до 25 января, если отчет сдают в электронном виде, или до 20 января, если в печатном виде. Такие же даты установлены для сдачи другого квартального отчета в ФСС России — за финансовое обеспечение предупредительных мер (Приказ Минтруда от 14.07.2021 № 467н).

Ошибка № 9. Сдаете отчет об использовании страховых взносов, но приказа на возмещение не издали

После подачи заявления на финансирование предупредительных мер ФСС России принимает решение, отказать в финансировании или принять заявление.

• При положительном решении издается приказ. В приказе указывается сумма для возмещения. На эту сумму сможете уменьшить платежи на социальное страхование от травматизма и профзаболеваний.
• Если разрешение не было получено, взносы придется платить в полном объеме и отчет составлять уже не потребуется. Отчет по возмещению затрат на охрану труда сдают ежеквартально, если был издан приказ о возмещении средств нарастающим итогом. За год отчетность сдают до 10 декабря текущего года. Если деньги не возмещали, так как не был издан приказ, то и отчет составлять не нужно.