Онлайн-семинар в подарок при покупке курса в марте
Онлайн-семинар в подарок при покупке курса в марте

Удобное кресло, тайм‑менеджмент, особые правила для удаленки и текучки: 8 простых советов бухгалтеру

Поможет выжить в современных условиях надомной профессиональной деятельности. И не только надомной

Вебинар про бухгалтерские лайфхаки
Бесплатно смотрите видео, пройдите тест и получите электронный сертификат Контур.Школы
Посмотреть видео

Эта статья — выжимка самого полезного и важного из вебинара «Профессиональные бухгалтерские лайфхаки. Как всё успевать, эффективно работать и радоваться жизни». Вебинар провел Константин Татаров, главный бухгалтер с опытом работы более 25 лет, победитель конкурса «Лучший бухгалтер России». Рекомендуем посмотреть видео, если хотите зарядиться позитивом автора.

Далее вы найдете:

  • приемы, которые помогут организовать рабочий процесс, не прерывая учетно-хозяйственную деятельность и при этом минимально мешая окружающим;
  • шпаргалку, чтобы оперативно узнать, как организовать удобное рабочее место дома, какие методики тайм-менеджмента использовать на каждый день и как приручить текучку.

В конце статьи есть шпаргалка

Локдаун-2020. Как это было

Константин Татаров

Константин Татаров, ведущий вебинара «Профессиональные бухгалтерские лайфхаки. Как всё успевать, эффективно работать и радоваться жизни», главный бухгалтер с опытом работы более 25 лет:

2020 год характеризовался таким явлением, как всеобщий локдаун. Есть даже такой анекдот, что в этом году были такие месяца: январь, февраль, март, локдаун, декабрь.

С апреля по ноябрь все сидели дома — это выбило из колеи. Не успели мы выйти на работу, как объявили, что 30-40% работников надо отправить на удаленку, и наш брат-бухгалтер полетел туда первым номером.

Мы все оказались в ситуации, когда пришлось выбирать, как обустроить свою жизнь, как быть бухгалтером или главным бухгалтером и при этом обслуживать весь дом. У многих еще наложились на это проблемы с учебой детей, соседство с другими родственниками, работающими из дома, — все это создавало дискомфорт, определенную напряженность в работе, в нашей бухгалтерской профессии.

  • Эти советы помогут организовать рабочий процесс, не прерывая учетно-хозяйственную деятельность и при этом минимально мешая окружающим.

Совет № 1. Организуйте свое рабочее место, чтобы не уставать и работать удобно

Обратите внимание на эргономику рабочего места: оно должно быть удобным, чтобы ничто не отвлекало.

  1. Желательно иметь офисный стол и регулируемый стул или кресло (высота спинки, подлокотники важны). Работаете ли вы дома или в офисе, избегайте обычного ученического стола и стула. О таком явлении советских времен, как табурет на четырех ножках или стульчик из-под пианино на трех, надо забыть.

Чем удобнее будет ваше рабочее место, тем эффективнее и производительнее будет ваш труд.

  1. Используйте шумоподавляющие наушники: надели — и изолировали сами себя от внешних раздражителей:
  • позволяет минимизировать шум от телефонов, разговоров и прочих источников;
  • лишний раз остановит сотрудника, решившего побеспокоить бухгалтера не по делу.

Но! Музыку в наушниках не включайте: современный подход молодежи к делу — постоянно что-то слушать — в нашей работе не уместен, потому что мы сконцентрированы, работаем с документами и цифрами, изучаем объект работы, и любая музыка раздражает как шум — она рассеивает внимание. Наушники только для шумоизоляции.

  1. Количество проводов на столе и под столом должно быть минимально. Часто прихожу к тем, с кем работаю, и замечаю, что провода по всему полу. Вы можете о них споткнуться, это неэстетично и неудобно, тем более когда ноги путаются в них под столом. Если такое получилось дома, если вы вынуждены подключать оргтехнику к розеткам на противоположной стене, то пустите провода по периметру — пусть это будет длинный удлинитель, но все провода будут спрятаны. А то, что под столом, прикрутите к ножкам стола малярным скотчем. Вам будет удобнее мыть пол — дома вы это делаете сами, не забывайте.

Идеальный вариант — офисный стол с отверстием в правом дальнем углу, в которое пропускаются все провода. Или берите малярный скотч, перематывайте провода и все это прячьте в одну косичку. И тогда у вас на столе хотя бы не будет проводов и вам будет удобнее раскладывать документы. Так вы сможете организовать рабочее место наиболее удобно для вас лично.

Совет № 2. Применяйте тайм-менеджмент бухгалтера, чтобы быть эффективными и сохранять баланс

Мы завязаны на время: вовремя должны платить налоги, сдавать отчетность, начислять и перечислять зарплату. Попробуйте такой метод.

Метод 52/17: разработка ведущих американских и российских социологов

Суть метода 52/17:

  • 52 минуты — интенсивно, целенаправленно, сосредоточенно работаете. После этого времени производительность снижается: вы будете просто сидеть и смотреть в какой-то документ, пользы не будет, работать вы не будете — организм потребует перерыв.
  • 17 минут — отдыхаете:
  • дайте отдых спине и глазам, немного отвлекитесь;
  • встаньте, пройдитесь, сделайте пару упражнений, в том числе руками, пальцами, чтобы начала циркулировать кровь. Просто встать с рабочего стула и обеспечить кровоснабжение ног даст больше эффекта, чем если в эти 17 минут смотреть в монитор;
  • можно немного прибраться, стоя, в папках, на полках, на столе, убрать документы;
  • выйдите на балкон и глотните свежего воздуха, если вы работаете дома. Этого вполне достаточно, чтобы собраться перед решением сложной задачи;
  • поменяйте хотя бы позу.

52 + 17 = 1 час 20 минут. Это одна пара в университете. Этот тайм-менеджмент был рассчитан еще со времен СССР: последние 20 минут лектор подводил итоги.

Если вам нужно решить сложную задачу, отложите ее до начала следующих 52 минут.

Метод 4D

Американский бизнес-тренер утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел:

  • Do, to do глагол «делать». То есть решаем проблему, делаем сами. Например: делаем сами декларацию по НДС — это ваша прямая обязанность. Поэтому садитесь и с началом следующей 52-минутки углубляетесь в это. Это делаете вы. Это то, что делаете вы, — без вариантов.
  • Delegate («делегировать») передать решение проблемы своим помощникам. Переложение части своих заданий на кого-то из своих подчиненных. Например, вы делаете декларацию по НДС, а сверку записей по книге покупок просите сделать подчиненных. Это и называется организация труда, это и есть мастерство главного бухгалтера, чтобы не все тащить самому.
  • Delete («удалить») если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь говорить слово «нет». Современная ситуация такова, что на нас навешивают всех собак. Мы с вами и бухгалтеры, и финансисты, и юристы, и кадровики, и автоматизаторы, и секретари, и экономисты. Постарайтесь не свойственные бухучету и налогообложению функции перевести, переложить и удалить из своего перечня дел. Пусть кадрами занимаются кадровики, а документами — секретари. Например, форму СЗВ-ТД можно полностью отдать кадрам.
  • Delay («отложить») когда задача слишком объемная или не требует немедленного исполнения, ее можно и отложить. Например, форму СЗВ-М можно отложить на день-другой, если ее прямо сегодня не надо сдавать. В эти 52 минуты сделайте отчет, который требует пристального внимания, а форму эту заполните потом.

Метод 4D подходит нашей бухгалтерской профессии. Особенно главному бухгалтеру, потому что проблем много и их можно разделить на эти четыре категории.

Совет № 3. Приручите бухгалтерскую текучку: делайте быстро и сразу и двигайтесь вперед

Операции по кассе идут каждый день, операции по расчетному счету идут каждый день, расчеты с поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками каждый день надо отражать в бухучете. Если вы сегодня позволили себе отложить какую-то операцию, то завтра операции начнут копиться, как снежный ком. С этим можно бороться, особенно если вы на удаленке.

  • Организуйте труд. Подключите функцию СМС-оповещения из обслуживающего банка о поступлении средств. Это избавит вас от заходов на сайт банка по несколько раз в день, вы будете в курсе всего: пришли деньги, ушли платежки. Даже если вы с проверкой в филиале или в кабинете у руководства, вы в курсе всего — все на телефоне. И если генеральный спросит в этот момент, вы сможете точно сказать, как обстоят дела.
  • Начинайте осваивать электронный документооборот. Это уменьшит количество бумаг и времени на обработку. Мы используем облачные сервисы, архивы, электронные подписи, начинаем обмениваться первичной электронной документацией. Нам приносят бумажный документ: на него мы только на ознакомление тратим минимум 2–3 минуты, а потом еще его надо провести. На обработку одного счета-фактуры вы потратите 57 минут: надо ввести и проверить, а если поставщик новый, то его надо вносить в журнал. А вот с электронным счетом-фактурой практически все происходит само:  автоматически вызывается проводка дебет-кредит. Или же это документ со штрихкодом, который мы просканируем, и он автоматически появится в программе. Даже если это новый поставщик, то после этого все новые реквизиты будут у нас в компьютере. Это быстрее и удобнее.

Рекомендуем посмотреть видео, чтобы начать лучше разбираться с ЭДО:

  • Возьмите уроки по работе в компьютерной программе. Самостоятельно сложно научиться пользоваться всеми заложенными функциями. Всегда всплывет что-то, с чем вы не знакомы, но этот момент облегчает жизнь. Если вы научились пользоваться всем функционалом бухгалтерской программы, то вы экономите свое профессиональное время и работаете эффективно.
  • Создайте закладки часто используемых вами сайтов. Выберете подборку тех сайтов, которыми вы часто пользуетесь: обучающие материалы Контур.Школы, электронная сдача отчетности, электронная система документооборота, другие сайты.
  • Используйте правило двух минут, которое позволит «устаканить» текущую работу. Суть: если задача займет не более двух минут (вы знаете, как ее решать, просто надо немного времени, чтобы ее сделать) — сделайте ее при первой возможности.

Пример

  • Задача: сделать и выдать работнику справку 2-НДФЛ. Такие мелкие задачи способны отравить вам жизнь, если их накопить, поэтому их надо решать и забывать о них.
  • Решение: используем схему 52/17. Просим работника зайти через час, полчаса. Справкой займемся по окончании этапа сосредоточенной работы (после 52-й минуты). Расслабляемся и выводим на печать требуемую справку.

Возьмите на вооружение эти подходы к организации бухгалтерской текучки. Не расслабляйтесь, инача завтра придется сделать в два раза больше.

В конце статьи есть шпаргалка

Совет № 4. Мониторьте законодательство — бухгалтеру надо быть в курсе изменений

Константин Татаров

За что я люблю свою профессию? За то, что помимо тех навыков и умений, которые есть у меня со времен получения образования, мне постоянно приходится узнавать новое. Потому что учили меня по одним положениям бухучета, по одним законам и инструкциям Министерства финансов, а сейчас они уже совершенно другие. И вот это течение — мониторинг, отслеживание, изучение в режиме реального времени изменений законодательства — мне близко.

Жизнь меняется со скоростью света, а главбух всегда отличается тем, что любит держать нос по ветру. Когда вы собираетесь на планерке у директора, то кто всегда говорит, что законодательство изменилось? Юрист? Нет. Это главный бухгалтер, потому что мы уже отследили, что изменились Налоговый кодекс, Гражданский кодекс и вообще появились новые письма Минфина. Откуда мы это знаем? Мониторинг. Это часть нашей с вами работы. Если я раньше откладывал мониторинг на 17 минут, то сейчас это важнейшая составляющая моей работы и входит в 52 минуты. Иначе натечет столько документов, что вы не успеете отследить.

  • Подпишитесь на рассылку новостей, например на Бухонлайн — это ежедневная рассылка новостей за сутки. Может, сегодня для вас ничего не будет, а может будет что-то фундаментальное, что вы узнаете в кратком виде, в его сути. К примеру, что и как изменили в налоге на добавленную стоимость. Значит, на завтра и послезавтра вы ставите в план, что вам надо лично все подробно изучить, вникнуть в это изменение в законодательстве. Рассылка сконцентрирует вас на нужном. Такая рассылка позволит вам обозначить, что произошло, а дальше вы уже сами все изучите тогда, когда будете в спокойном и подходящем для восприятия информации состоянии.
  • Читайте дайджест изменений по налогам выходит в Контур.Школе по понедельникам. Это обзор самых важных изменений за неделю, по мнению экспертов Контур.Школы.

Иерархия нормативно-правовых актов по бухучету

По этой табличке вы можете проверить подотчетность документа: от того, какой документ мы выберем за основу работы, зависит наш финансовый результат, зависит достоверность нашей работы. Поэтому законодательство надо знать.

  • Федеральные законы и указы Президента РФ стоят на вершине, выше только конституционные законы, но они бухучета не касаются.
  • Постановления Правительства РФ идут далее и не могут противоречить федеральным законам — за этим смотрит Минюст.
  • Постановления Минфина РФ, потому что бухгалтерский и статистический учет находится в ведомстве Правительства РФ и делегирован Министерству финансов.
  • Приказы Минфина РФ. На этом же уровне (параллельно) стоят положения, инструкции ЦБ РФ, потому что все, что связано с деньгами, кассой, валютой, расчетом и обменом валют, — это все Центральный банк РФ, так как он подчиняется Правительству РФ, но не Минфину.
  • Под Минфином находятся три федеральные службы: Федеральная налоговая служба РФ, Федеральная таможенная служба РФ, Федеральное казначейство (учет налогов, КБК, переброс налогов с одной статьи на другую, перезачет налогов) мы читаем письма, приказы и инструкции этих служб.

Если возникает вопрос о том, что правовые акты противоречат друг другу, то играет роль уровень документа, иерархия: всегда выигрывает более старший по уровню документ. Обращаю особенно ваше внимание на связку «Минфин — ФНС». Минфин — это министерство, а ФНС — служба. Приказ Минфина всегда важнее приказов служб.

  • Чуть ниже идут региональные органы власти: местные минфины, казначейства, счетные палаты на уровне субъекта, контрольные органы, управления ФНС, ФТС, казначейства по субъектам федерации. Региональные документы не могут противоречить «старшим» документам.

Совет № 5. Обучайтесь непрерывно — это новые этапы в карьере, энергия для развития и возможность увеличить доход

Курсы для бухгалтеров
Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе
Расписание курсов

Одна из особенностей нашей профессии: мониторить новое мы можем самостоятельно, в процессе самообучения, коллективно. Можем посещать очные семинары, дистанционные вебинары для бухгалтеров и главных бухгалтеров, пройти курсы повышения квалификации или даже профессиональную переподготовку, чтобы поменять профессию:

  • были бухгалтером, а станем налоговым консультантом или главбухом;
  • были главбухом, а стали финансовым аналитиком или даже директором.

Совет № 6: берите бухгалтерскую подработку, если хотите получить новые знания и дополнительный доход

Почему мы можем брать подработку

Потому что наша профессия обладает тремя неоспоримыми преимуществами:

  • бухгалтеры универсальны — можем работать в любой области: сегодня в строительстве, завтра в культуре; 
  • востребованы — всем нужен бухучет, всем нужно налогообложение, всех интересуют вопросы оптимизации налогов, все заинтересованы в грамотном финансисте у себя в компании;
  • в профессии есть стандартность: все отчеты и балансы одинаковой формы, все первичные документы стандартны, ничего сверхнового. 

Причины подработки:

  • материальная — мы не альтруисты;
  • расширение профессионального мастерства (к примеру, вы бухгалтер коммерческой организации, а вам предложили подработать в некоммерческой организации — СНТ, или вы совмещаете ОСНО + УСН или УСН + ИП);
  • дружеская помощь;
  • желание попробовать новое направление (например, из торговли — в услуги (другой вид деятельности с характерными бухгалтерскими отличиями), из торговли — в строительство, из строительства — в искусство, из искусства — в образование).

Как мы ищем подработку?

  • по рекомендации;
  • по объявлению;
  • по востребованности (вершина мастерства — не вы предлагаете себя рынку, а рынок ищет вас, в этом случае вы можете предъявлять рынку свою полную стоимость — столько, сколько вы, по вашему мнению, стоите).

Способы оформления отношений

  • Трудовой договор — наиболее предпочтительный с точки зрения будущей пенсии. Также самый стабильный вариант. Оформляется параллельно с основным местом работы. Сейчас это даже не подработка, вы можете иметь столько трудовых договоров, сколько позволяет ваше время.
  • Договоры ГПХ — подряда или возмездного оказания услуг. Разовая подработка, возможно даже не по бухгалтерской специальности. Это тоже увеличивает счет в Пенсионном фонде.
  • ИП — это уже элемент самостоятельной коммерческой деятельности. Будьте готовы сами искать клиентов и платить страховые взносы.
  • НПД — наиболее удобно для разовой подработки. Важно для расчетов завести отдельную банковскую карту.

В подработке главное — соблюдать баланс интересов и обязанностей.

Совет № 7: если работаете удаленно, соблюдайте правила

Бухучет интересен тем, что мы можем работать где угодно. 2020 год этому научил. Мы научились пользоваться облачными сервисами, освоили документооборот, электронную подпись. Расширили свой профессиональный кругозор. Бухгалтерская профессия позволяет нам работать на удаленке.

Правила работы на удаленке

  1. Выбираем банк, предоставляющий онлайн-услуги на своем сайте, без установки программ на компьютер клиента, чтобы вы с любого компьютера могли войти в банк, чтобы сделать платежи, распечатать платежки, выписки, скачать выписки в txt, чтобы вставить в свою программу.
  2. Оформляем сдачу интернет-отчетности. Например, рекомендую Контур.Экстерн.
  3. Продумываем и организуем документооборот. Например, через облачный сервис.
  4. Имеем всегда под рукой координаты ваших технических специалистов.
  5. Скачиваем программу Any Desk, через которую можно подключаться дистанционно к вашему компьютеру, и решаем технические задачи.
  6. Рабочий стол — обязательно. Должно быть какое-то оформленное рабочее место бухгалтера дома, хоть в уголочке, хоть где.
  7. Продумайте какой-то знак, сигнал занятости, понятный всем домочадцам. К примеру, красная кружка на столе, платок на плечах, любой знак, который даст понять: «Не влезай — убьет!». Чтобы они знали, что в эти 30 минут вас трогать нельзя, потому что вы сводите баланс, ищете ошибку, формируете декларацию по НДС.
  8. Используйте формулу 52/17. Все срочные домашние дела делайте в эти 17 минут. Ищите баланс интересов — жизни и работы.
  9. Надевайте деловую одежду. Переодеваясь, вы психологически переключаетесь в рабочий режим. В домашней одежде ваш мозг не всегда включается.

Совет № 8: пробуйте совмещать хобби и бухгалтерский учет

Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика
Расписание вебинаров

Ситуация 1

Вы любите дачу и много времени летом проводите за городом? Можно в СНТ быть кассиром, казначеем, членом ревизионной комиссии. Вы будете совмещать свое хобби с профессиональной деятельностью.

Ситуация 2

Вы накопили достаточный опыт и испытываете чувство необходимости поделиться собственными наработками, опытом? Попробуйте преподавательскую деятельность. Курсы для начинающих бухгалтеров при местном союзе предпринимателей очень подойдут: такие курсы есть везде, при любом центре занятости. 

Совмещение бухгалтерского учета и хобби может принести дополнительный доход. Но небольшой размер дохода будет компенсироваться нематериальными объектами: признанием ваших заслуг, известностью в кругах, саморекламой, расширением круга знакомств.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 7 лайфхаков для бухгалтеров, чтобы эффективно работать и радоваться жизни 794.5 КБ

Скачать
747
Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций
Посмотреть программу

Материалы по теме

Комментарии    Написать свой

Комментариев пока нет, станьте первым!

Спасибо за ваше мнение!