Коммерческие торги: практика участия

Материал подготовлен на основе вебинара эксперта в сфере закупок по 223-ФЗ, 44-ФЗ, кандидата юридических наук Станислава Грузина «Практика участия в коммерческих торгах. Экспертный опыт».

Коммерческие закупки (тендеры) — это закупки, которые проводятся коммерческими организациями в соответствии с собственными регламентами и правилами, принятыми организаторами, с использованием собственных финансовых средств. Порядок их проведения устанавливается непосредственно организацией, поскольку такие закупки проводятся на деньги, которые компания заработала сама, соответственно, стремится эффективно их расходовать на приобретение необходимых товаров, работ, услуг.

Основное отличие коммерческих закупок от государственных — источник денежных средств: бюджетные деньги здесь не рассматриваются. Решение о том, на что потратить финансы и каким образом закупить товары или услуги, компания (организация, будь то юридическое лицо или ИП) решает сама.

Цели проведения коммерческих закупок

В отличие от государственных заказчиков, которые иногда вынуждены проводить закупки, коммерческие компании организуют закупки по собственному желанию. Прежде всего ими движет желание сэкономить деньги и время на закупку необходимых товаров, работ или услуг. Но все же можно выделить несколько первоочередных целей:

1. Экономические
   Правильно организованный подход к коммерческим закупкам позволяет компаниям эффективно тратить собственные финансовые средства: от того, насколько выгодно будут потрачены деньги, зависят их финансово-экономические показатели. В результате многие коммерческие организации добровольно проводят закупки с соблюдением полной прозрачности и регламентов.
    
2. Стратегические
   Компании формируют долгосрочную модель взаимодействия с поставщиками по соответствующей номенклатуре продукции. Крупные компании, как правило, выбирают тех поставщиков, с которыми можно работать на долгосрочной основе. Связано это в первую очередь с производственными циклами: если, к примеру, компания закупает в большом объеме тот товар, который необходим в производственной деятельности, те поставщики, которые этот товар поставляют, становятся стратегическими поставщиками, а работа с ними является приоритетом. Для того чтобы это сотрудничество было эффективно для бизнеса, компания выстраивает комфортные и взаимовыгодные взаимоотношения со своими постоянными партнерами.
    
3. Выстраивание цепочек поставок товара
   Крупные производственные компании придерживаются такой стратегии, поскольку она помогает им добиться высокой эффективности и максимальной экономии в бизнесе.

Виды коммерческих закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Открытые закупки: извещение публикуется на выбранной заказчиком коммерческой площадке, и его могут посмотреть все потенциальные участники. Как правило, заказчики выбирают для этого официальный сайт своей компании: он открыт для всех и на нем четко описывается, каким образом и как выстраивается работа с поставщиками. В ряде случаев заказчики и потенциальные поставщики уже встречаются в информационно-закупочных системах, так называемых ERP-системах. Это может быть определенный программный продукт, где идет взаимодействие заказчика и поставщика, поэтому и все сделки проходят через эту систему. Конечно, не все закупки могут открыто публиковаться из-за коммерческой тайны и ее составляющих, но какой-то пул закупок заказчики всегда размещают публично, однако непосредственно контрактация осуществляется в каких-то программных продуктах.

Закрытые закупки: при наличии коммерческой тайны извещение направляется ограниченному кругу лиц, в том числе с использованием внутренних закупочных или информационных систем (SAP, 1C ERP и т.д.). Если заказчика интересует номенклатура продукции поставщика и он в этом партнере заинтересован, то он может выйти на него непосредственно, предоставить доступ в систему и через нее направить заказы на определенную продукцию. Поставщик при этом видит такую закупку через личные извещения, в личном кабинете или на почте.

Многоэтапные закупки: на каждом этапе закупки организатор подробно изучает предложение участника и непосредственно его самого, чтобы убедиться в его репутации и благонадежности. Заказчик взаимодействует с поставщиком в рамках предварительных стадий: чтобы стать участником закупки крупного заказчика или компании, которая ответственно подходит к выбору своего контрагента, необходимо пройти через предварительный отбор, в рамках которого выявляется общий подход или формируется требование к финансовой устойчивости, скрытым данным, наличию минимального набора документов. Эти данные позволяют удостовериться в том, что поставщик на законных основаниях осуществляет свою деятельность. Одним из таких этапов является предквалификация, оценка экономического состояния, которая позволяет выявить определенные риски при заключении контракта с тем или иным поставщиком.

Очные и электронные закупки: проходят в том числе с использованием конкретных переговоров между участниками закупок. В коммерческих закупках нет каких-либо ограничений, установленных законодательством, кроме установленных гражданским кодексом по защите конкуренции, которые коммерческие лица стараются соблюдать. В целом если необходима очная встреча для принятия решения, заказчик может собрать несколько поставщиков и по очереди обсудить с ними условия поставки. Происходит это через специализированные площадки, внутренние системы документооборота, программные продукты и т.д.

В конце статьи вы найдете шпаргалку, в которой описаны основные отличия коммерческих закупок от регламентированных.

Особенности поиска информации о коммерческих закупках

Бесплатные возможности

1. Сайт заказчика/клиента
   Подходит для опытных поставщиков. Для этого необходимо сформировать наработанную базу возможных заказчиков и регулярно мониторить их сайты. Этот вариант будет работать, если компанию — потенциального поставщика интересует минимальное количество заказчиков: в этом случае поиск информации и мониторинг займут немного времени.
    
2. Электронные торговые площадки
   В коммерческих закупках используются те же площадки, что и при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Электронная форма — основная. Конечно, существуют крупные площадки, специализирующиеся только на коммерческих закупках, а есть и такие, где присутствуют как государственные, так и коммерческие. Знание и понимание рынка электронных площадок и специфики заказчиков, которые работают на таких площадках, позволят поставщику получать соответствующую информацию по интересующим их закупкам. Заказчик использует торговые площадки для публикации информации о своих потребностях и выбора поставщиков. На сегодняшний день в России работают 170 электронных площадок. Для того чтобы мониторить закупки, достаточно бесплатно зарегистрироваться на самых крупных и настроить рассылку уведомлений. Современные площадки вводят автоматические алгоритмы поиска закупок на основе искусственного интеллекта: программа самостоятельно анализирует профиль компании и предлагает подходящий тендер.

Платные инструменты

1. Агрегаторы торгов
   Существуют коммерческие сервисы, которые содержат полную информацию о тендерах. Они подходят для новичков или компаний, которые действуют точечно. Системы работают быстро, не зависают, предлагают возможность установки фильтров и критериев. По номенклатуре поставляемой продукции эти агрегаторы делают рассылку поставщикам, а те уже проводят отсев потенциальных для участия закупок с точки зрения возможности либо невозможности участия в них. Такой подход корректен, однако у него есть один существенный минус: поставщику придется заплатить за более точную и тонкую настройку своих закупок. В ответ на это компания получает преференцию в виде приоритетной информации. Если плата за получение этой информации и использование таких агрегаторов минимальна, отбивается на участии в закупках, то рекомендуется их использовать — это экономит время, труд и кадровые ресурсы, поскольку менеджеров, которые будут искать подходящие закупки компании, потребуется меньше. В таких агрегаторах можно настроить как цены, так и сроки поставки по критериям, например «самые дорогие контракты» или «самые длительные контракты».
   
   Самые популярные из таких агрегаторов — Контур.Закупки, Тендерплан, Закупки 360, Seldon.
    
2. Сопровождение тендеров (аутсорсинг)
   Другой вариант — обратиться к специалистам по сопровождению тендеров. Такие услуги предлагают консалтинговые компании и удостоверяющие центры. За фиксированную плату они будут искать подходящие закупки и даже участвовать в них от имени компании. На текущий момент услуга аутсорсинга высоко распространена. Главное при этом — отладить механизм взаимодействия, чтобы избежать случаев, когда сопровождающая компанию-поставщика организация приносит портфель заказов, которые поставщик исполнить не может. Грамотный подход позволит четко понимать объем взятых в работу закупок и снизить финансовые затраты и трудовые издержки: поставщику нет необходимости держать в штате менеджеров, поскольку аутсорсинг выполняет поиск предложений и сопровождает участие в закупке в рамках пакетного предложения.

Особенности участия в коммерческих закупках

Рассмотрим пошагово основной алгоритм участия в коммерческой закупке.

1. Выбор закупки и изучение соответствующей документации (если поставщик нашел на одной из площадок интересующего его заказчика и отправил ему извещение, то необходимо понять, что это за компания). Для этого нужно изучить информацию об организации-заказчике: сферу деятельности компании, сегмент рынка, который она занимает, количество людей в штате и другие особенности, которые необходимо знать, чтобы понимать, кто именно этот заказчик — компания, приобретающая товар для личных целей, либо объект с двойным лицом, который потребует от поставщика обеспечение, а потом исчезнет. При необходимости в компанию можно позвонить и убедиться в наличии актуального правового статуса заказчика, проверить наличие компании-заказчика в реестре закупок на той или иной площадке.
   Важно: если у заказчика в истории отображается всего две-три закупки, рекомендуется общаться с ней с большой осторожностью.Кроме того, нужно изучить: 

• требования к поставщикам-участникам;
• требования к форме подачи заявки (в каком виде она проходит);
• критерии выбора лучшего предложения;
• сроки.

2. Если вы убедились в том, что заказчик реальный и добросовестный, а требования к поставщику у него понятные, следует уточнить все детали и аспекты конкурса. Поставщик вправе обратиться напрямую к заказчику для разъяснения его позиции, условий, целей участия в торгах и т.п. Набор инструментов для этого достаточно широкий: звонки, встречи, переговоры, официальные разъяснения.
3. Подготовка и подача заявки на участие: формируется правильный комплект документов и форма подачи заявки, которая установлена документацией конкурса. Это может быть электронная форма или бумажная. В случае с электронной формой поставщику следует обратить особое внимание на такой нюанс, как требование электронной подписи: порой можно обойтись обычной подачей документов через площадку либо при помощи электронной почты. Какой это будет пакет, в каком виде его необходимо предоставить и нужно ли его заверять, рекомендуем заранее узнать это у заказчика!
4. В некоторых случаях заказчики в рамках проведения процедуры просят потенциальных поставщиков о презентации своего предложения и его лучших условий в рамках какого-то совещания: очно, заочно или удаленно по видеосвязи. Заказчики, как правило, хотят посмотреть на поставщика, его продукцию, пощупать образцы, устроить встречу на предприятии и т.д. Такая практика широко используется в коммерческих закупках даже в рамках регламентированной процедуры, поэтому к такому требованию необходимо быть готовым.
5. Переговоры, направленные на изменение условий заявки. Любой заказчик стремится получить товар, работу или услугу по минимальной цене, а поставщик продать по максимальной, поэтому порой поданное предложение компанию-заказчика может просто не устроить, и она всеми силами будет стараться «продавить» поставщика на заключение контракта на своих условиях. Достигается это при помощи переговоров по снижению цены или переторжки.
6. Выбор победителя или несколько победителей: в коммерческих закупках можно выбрать больше одного поставщика на определенную номенклатуру. Для заказчика это выгодно, поскольку снижает риски неполучения стратегически важной продукции: в случае если компания нуждается в большом количестве товара на крупную сумму и притом стратегически важного, заказчик вправе заключить договор с несколькими победителями. Поставляемый объем может измениться в процессе исполнения контракта: если кто-то из победителей закупки в силу каких-либо причин не исполнит своих обязательств, это позволит другому поставщику проявить себя, а заказчику — перераспределить объем.
7. Заключение договора/включение в реестр поставщиков. Не всегда закупка заканчивается заключением договора. Бывает, что такие закупки направлены на выявление самих поставщиков как таковых, в результате чего заказчик формирует некий перечень стратегически важных для него партнеров. Но если речь идет об обычной процедуре, то она заканчивается договором через внутреннюю систему заказчика, площадку или на бумаге — все это непосредственно прописано в условиях проведения закупки.