Новые рекомендации Роструда: обзор значимых ответов за I квартал 2021 года

Разъяснения Роструда на сайте онлайнинспекция.рф не являются правовыми актами, а носят рекомендательный характер. Тем не менее ведомство несет за них ответственность, и компании вправе ссылаться на них при проверках.

Можно отправить документы по почте в день увольнения без согласия работника

В чем сложность. Если сотрудник не пришел в день увольнения на работу, то компания должна направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Второй вариант — запросить согласие отправить по почте трудовую или сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе (ст. 84.1 ТК РФ). А как работодатель должен отправлять другие документы, если сотрудник не пришел в день увольнения?

Что рекомендует Роструд. Если сотрудник отсутствует в день увольнения, работодатель вправе направить документы, связанные с его работой, по почте. При этом получать согласие работника не нужно (ответ Роструда на вопрос № 146099 от 17.03.2021).

Как действовать работодателю:

• Кадровик знал, что сотрудника не будет в день увольнения, например он взял отгул за работу в выходной. Тогда целесообразно уточнить, можно ли отправить документы по почте. Сделать это можно заранее с согласия сотрудника, чтоб он получил их в день увольнения. В таком случае работодатель не будет нести ответственность за задержку документов (ответ Роструда на вопрос № 145175 от 26.02.2021). 
• Работодатель не знал, что работник не придет. Тогда нужно в этот же день принять решение, что делать с документами, иначе придется выплатить зарплату за период задержки трудовой. Кадровик может направить уведомление сотруднику, чтобы он явился или дал согласие на отправку документов почтой. Если трудовая уже у работника, остальные документы можно сразу послать заказным письмом, не дожидаясь согласия.

Со дня отправки уведомления или документов работодатель освобождается от ответственности за их задержку (ответы Роструда на вопросы № 146839 от 31.03.2021, № 146473 от 24.03.2021).

Отец может находиться в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет одновременно с матерью

В чем сложность. Оба родителя не вправе использовать оплачиваемый отпуск по уходу за одним и тем же ребенком. Но есть ситуации, при которых родители могут ухаживать за ребенком вдвоем. Как быть работодателю, когда сотрудник просит неоплачиваемый отпуск по уходу за ребенком? 

Что рекомендует Роструд:

• Если один из супругов находится в оплачиваемом отпуске по уходу за ребенком, то второй может взять для тех же целей неоплачиваемый отпуск (ответ Роструда на вопрос № 146225 от 18.03.2021).
• Оба родителя могут находиться в оплачиваемых отпусках, но на разных детей, например если в семье два ребенка до полутора лет (ответ Роструда на вопрос № 146234 от 19.03.2021). 
• Если один из родителей не работает, второй вправе оформить оплачиваемый отпуск и работодатель не может ему отказать (ответ Роструда на вопрос № 145770 от 11.03.2021).

Как действовать работодателю. Организация обязана предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты при рождении ребенка на срок до пяти календарных дней (ст. 128 ТК). Но в неоплачиваемом отпуске по уходу за ребенком работодатель вправе отказать.  Если руководитель не против, то по письменному заявлению работника компания вправе предоставить работнику неоплачиваемый отпуск. При этом продолжительность отпуска можно определить соглашением сторон. 

Предусмотрительно заранее прописать в коллективном договоре или локальных актах случаи, когда работники могут взять неоплачиваемый отпуск. Например, отпуск без содержания компания может предоставлять сотрудникам, у которых есть дети до полутора лет. Когда отпуск предоставляется с согласия работодателя, в заявлении можно написать «по семейным обстоятельствам», не указывая конкретно сами обстоятельства. В табеле учета рабочего времени такой отпуск можно обозначать буквенным кодом «ДО» или «ДБ», числовым кодом 16 или 18.

Образцы заявления на отпуск за свой счет вы можете скачать в конце статьи.

Соглашение о совмещении можно заключить позже начала работы

В чем сложность. Сотрудник вправе приступить к работе до заключения трудового договора. В таком случае работодатель должен оформить и подписать трудовой договор в течение трех рабочих дней. Компания интересуется, действует ли это правило, если речь идет о совмещении. Стороны заключили допсоглашение через две недели после начала работы по совмещению. В соглашении указали дату, с которой сотрудник фактически начал выполнять работу по совмещению 

Что рекомендует Роструд. Работодатель может заключить соглашение о выполнении работы по совмещению после того, как работник начал выполнять дополнительные обязанности. Ответственность за оформление договора после начала работы не предусмотрена законодательством (ответ Роструда на вопрос № 146198 от 18.03.2021).

Как действовать работодателю. Чтобы оформить совмещение, нужно получить письменное согласие на выполнение новых обязанностей, которые не указаны в трудовом договоре сотрудника, и заключить с ним допсоглашение. Такое решение защитит интересы компании в спорных ситуациях. 

В соглашении укажите дату, с которой работник начал трудиться по совмещению, срок совмещения, объем дополнительной работы и размер доплаты.

Образец дополнительного соглашения о совмещении вы можете скачать в конце статьи.

За сдачу донорской крови в день отдыха полагается еще один день отдыха

В чем сложность. Организация должна освободить сотрудника от работы в день сдачи крови и предоставить ему дополнительный день отдыха. Если сотрудник сдавал кровь в период отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день, по его желанию компания должна предоставить другой день отдыха. А сколько дней отдыха полагается, если он сдавал кровь в день отдыха по донорской справке? 

Что рекомендует Роструд. Если работник в дополнительный день отдыха по донорской справке сдал кровь, ему полагается один день отдыха. Это спорная позиция, она противоречит ст. 186 ТК РФ и судебной практике (ответ Роструда на вопрос № 145017 от 25.02.2021). 

Как действовать работодателю. Компания может не предоставлять выходной за то, что работник сдал кровь в день отдыха по донорской справке. За сдачу крови человек имеет право на день отдыха, если сдавал кровь в отпуске, выходной или нерабочий праздничный день. Выходной по донорской справке к этим ситуациям не относится, поэтому за сдачу крови в день отдыха по донорской справке замена выходному не предоставляется (ст. 186 ТК, Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Московского областного суда от 06.08.2018 по делу № 33-21637/2018, Определение Архангельского областного суда от 14.06.2018 по делу № 33-3744/2018). 

При этом работнику нужно дать один выходной за саму сдачу крови. Оплатите его средним заработком.

Работник может не выполнять устные распоряжения

В чем сложность. Работодатели часто дают устные поручения. Так удобнее и быстрее, но в спорных ситуациях сложно доказать, что работник выполнял поручение руководителя. В частности, сильно пострадать от устных поручений может главный бухгалтер. Иногда такие дела доходят до суда, и главные бухгалтеры их проигрывают. А нужно ли вообще выполнять устные поручения?

Что рекомендует Роструд. Работник обязан следовать должностной инструкции и трудовому договору. Если в ней не указали, что сотрудник должен выполнять устные поручения, то работник вправе не исполнять их (ответ Роструда на вопрос № 145007 от 25.02.2021).

Как действовать работодателю. Если в компании принято давать распоряжения устно, стоит прописать это в трудовом договоре или в должностной инструкции. Тогда у сотрудников не будет сомнений в том, какие распоряжения выполнять, а какие можно оставить без внимания.

• Руководитель должен понимать, что устные поручения могут спровоцировать спорные ситуации, ведь сотрудник может неправильно понять информацию, а руководитель — оговориться. Тогда будет сложно применить дисциплинарное взыскание к сотруднику, так как поручение не зафиксировано в письменном виде. А если дело дойдет до суда, компания не сможет доказать, что сотрудник получил устное распоряжение.

Компания не вправе вести электронный документооборот с офисными работниками

В чем сложность. В связи с пандемией в одних организациях сотрудники полностью перешли на дистанционный формат работы. В других — часть работы сотрудники выполняют дома, часть — в офисе. Такая ситуация заставила компании перейти на электронный документооборот. А можно ли и с офисными работниками применять ЭДО?

Что рекомендует Роструд. Компания не вправе вести электронный документооборот с сотрудниками, которые работают в офисе. Использовать ЭДО можно только с дистанционными сотрудниками. При этом работодатель вправе требовать от них подписать трудовой договор и в письменном виде на бумаге (ответы Роструда на вопросы № 145802 от 12.03.2021, № 145725 от 10.03.2021).

Как действовать работодателю. Организация может уже сейчас перевести в электронный документооборот с офисными сотрудниками согласование и подготовку кадровых документов. Например, создать платформу, на которой сотрудники будут выбирать даты отпусков, затем выводить эти даты в форму графика отпусков. Кадровику останется только распечатать и подписать его. Кадровая служба вправе вести личные карточки в электронном виде, а распечатывать их при увольнении, чтобы дать сотруднику на подпись. 

• Компания может перенести в электронный формат те документы, которые не упомянуты в законодательстве с требованием письменного оформления. Работодатель обязан оформить письменно все, что касается трудоустройства сотрудника, привлечения к работе в выходные и праздничные дни, перевода и пр. (ст. 65, 67, 68, 72, 72.1, 86, 99, 113 ТК РФ).

Работодатель не может в одностороннем порядке изменить работу с офисной на дистанционную и наоборот

В чем сложность. Из-за вынужденного перехода на удаленку в период карантина компании задумались: а надо ли, чтобы сотрудники постоянно присутствовали в офисе? Может ли работодатель не учитывать желание работников, решая, кого перевести на дистанционный формат, а каких вернуть в офисы?

Что рекомендует Роструд. Менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон, поэтому чтобы перевести сотрудника с офисной работы на дистанционную на постоянной основе, потребуется его согласие (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021). 

Также работодатель и сотрудник могут договориться о чередовании периодов работы удаленно и в офисе любым способом (ответ Роструда на вопрос №146352 от 22.03.2021).

Как действовать работодателю. Компания может с согласия работника установить постоянную удаленку или чередовать форматы (ст. 312.1 ТК). Для этого нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. При комбинированной работе в допсоглашении укажите периодичность и продолжительность каждого из периодов. Сроки и периоды Трудовой кодекс не ограничивает.

Образцы соглашений о переходе на дистанционную или комбинированную работу, а также другие документы, важные для кадрового учета, вы найдете в нашей шпаргалке.