Как оформить основной оплачиваемый отпуск. Что советует Роструд?

Материал подготовлен на основе ответов Роструда на вопросы работодателей в I квартале 2021 года на сайте онлайнинспекция.рф. Разъяснения ведомства не являются правовыми актами, а носят рекомендательный характер. Тем не менее компании вправе ссылаться на них при проверках.

Не включайте отгул в расчетный период для исчисления среднего заработка 

В чем сложность. Когда сотрудник за работу в выходной или праздничный день берет отгул,  возникают вопросы при расчете среднего заработка для отпускных. Входит ли отгул в расчетный период, если сотрудник взял его в тот же месяц, когда отработал выходной? Сколько отработанных дней учитывать?

Что рекомендует Роструд. Работодатель не вправе включать дополнительный день отдыха за работу в выходной  или нерабочий праздничный день в расчетный период для исчисления среднего заработка (ответ Роструда на вопрос № 146119 от 17.03.2021). То есть количество дней при расчете не увеличится на отработанное сверх нормы время. 

Как действовать работодателю. Например, сотрудник отработал в феврале 19 рабочих дней и один выходной. В марте взял отгул, остальные дни отработал. При расчете отпускных бухгалтер учтет и февраль, и март как полностью отработанные месяцы. Количество дней в каждом из месяцев для расчета отпускных составит 29,3 дня. То есть февраль не увеличится на один день, который сотрудник фактически отработал, а март не уменьшится на один день, который сотрудник отгулял. 

Если сотрудник взял отгул не в марте, а в феврале, бухгалтер также учтет 29,3 дня.

Если нельзя оплатить отпуск за три дня до его начала, сделайте это сразу после получения заявления

В чем сложность. Работодатель спрашивает, как выплатить отпускные, если работник по семейным обстоятельствам хочет взять оплачиваемый отпуск на следующий день после написания заявления на отпуск (ответ Роструда на вопрос № 146112 от 17.03.2021). Работодатель должен выплатить отпускные за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Ранее если сотрудник подавал заявление в течение трех дней до начала отпуска, бухгалтер советовал брать отпуск за свой счет или оформить его позднее. Таким образом, работодатель не нарушал ТК РФ. Сейчас Роструд высказал иную позицию.

Что рекомендует Роструд. Если работодатель не может соблюсти срок выплаты отпускных, то перечислить деньги нужно сразу после получения заявления от работника. При этом не нужно брать согласие на выплату в более поздние сроки.

Как действовать работодателю. Совет Роструда рискованный. Бухгалтер должен выплатить отпускные за три дня до начала отпуска, иначе это нарушение законодательства. Лучше избегать ситуаций, когда приходится наррушать этот срок. Попробуйте договориться с работником, чтобы первые дни отпуска он взял за свой счет: так вы успеете выплатить отпускные вовремя (ст. 128 ТК). Иначе инспекторы могут наложить штраф на компанию до 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Минтруд считает, что инспекторы вправе оштрафовать работодателя даже, если причиной срочного отпуска становятся семейные обстоятельства (Письмо от 26.08.2025 № 14-2/В-644). 

Если работодатель, несмотря на риски, готов пойти сотруднику навстречу, помимо отпускных он перечисляет проценты в размере не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от суммы отпускных за каждый день просрочки (ч. 1 ст. 236 ТК). Период просрочки отсчитывайте, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер ключевой ставки с 22 марта 2021 года составляет 4,5%. Выплатить такую компенсацию нужно независимо от наличия вины работодателя (Письмо Минтруда от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456).

Если компанию оштрафовали, отменить штраф работодатель может через суд. Аргументируя позицию, можно сослаться на ответ Роструда на вопрос № 146112 от 17.03.2021. Полезным также будет решение Ивановского областного суда от 30.03.2017 по делу № 21-82/2017, согласно которому предоставление отпуска со следующего дня по заявлению работника исключает возможность оплаты отпуска за три дня до его начала. Работодатель выполняет пожелания сотрудника, что обусловлено целями и задачами трудового законодательства (ст. 1 и 2 ТК РФ), поэтому вина работодателя исключена. Суд также принял во внимание, что организация перечислила отпускные сразу после получения заявления. 

Образцы документов, необходимых для оформления отпуска, вы найдете в конце статьи.

Работодатель вправе отказать в отпуске по истечении 6 месяцев

В чем сложность. По трудовому законодательству работодатель вправе не учитывать мнения сотрудников при составлении графика отпусков и отказывать в отпуске не по графику. С теми, кто устроился на работу после утверждения графика, возникает спорная ситуация. Есть эксперты, которые считают, что работодатель не вправе отказать в отпуске по истечении шести месяцев работы, а Роструд придерживается иной точки зрения.

Что рекомендует Роструд. Право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы. Заявление сотрудник может написать и раньше, но работодатель вправе не отпустить сотрудника, даже если тот уже отработал шесть месяцев. Исключения составляют две ситуации. Первая — сотрудник трудоустроился в декабре и его успели включить в график отпусков. Вторая — работник относится к категории лиц, которые вправе использовать отпуск в удобное время (ч. 4 ст. 123 ТК). Если ни одна из ситуаций не подходит, то можно отказать в отпуске (ответы Роструда на вопросы № 146328 от 21.03.2021, № 146109 от 17.03.2021).

Также специалисты ведомства отметили, что работодатель не обязан включать в график отпусков тех, кто начал работать после утверждения графика. При составлении графика работодатель вправе не учитывать мнение сотрудника о днях отпуска. Например, он может указать, что сотрудник пойдет в отпуск до истечения первых шести месяцев работы в данной компании (ответ Роструда на вопрос № 146091 от 17.03.2021).

Как действовать работодателю. В трудовом кодексе не урегулирован вопрос, каким образом предоставлять отпуск новым сотрудникам, которые не попали в график отпусков. Также нет ясности, нужно ли включать их в уже утвержденный график отпусков.

Чтобы избежать споров, компания вправе прописать в локальном акте порядок, согласно которому новички могут уйти в отпуск. Например, можно создать дополнительный график, в котором будут указаны даты отпусков новых работников, или внести изменения в утвержденный график. Допустимо указать в локальном акте, что с новыми сотрудниками отпуск определяется по соглашению сторон. При этом нужно учесть, что работодатель обязан предоставить отпуск в соответствующем рабочем году.

Ответы на другие популярные вопросы работодателей мы собрали и проанализировали в статье «Новые рекомендации Роструда: обзор значимых ответов за I квартал 2021 года».