Как оптимизировать кадровую работу

Материал подготовлен на основе вебинара Марии Финатовой «Оптимизация и автоматизация кадровых процессов и процедур в компании. Пошаговый алгоритм».

Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:

• автоматизировать технические функции;
• сократить расходы на персонал и не только на персонал;
• нормировать труд кадровых специалистов;
• увеличить эффективность бизнес-процессов;
• исключить ошибки из-за человеческого фактора.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов 

Обязательные и необязательные документы

Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону. 

Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• приказ о расторжении/прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
• политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006) и пр.

Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось». Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр. К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.

Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.

Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.

• Совет. Составьте перечень документов. Напротив каждого документа укажите, какой нормативный акт регулирует работу с ним. Когда таблица будет готова, вы увидите, от каких пунктов можно отказаться.

Оптимизация содержания документа

Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.

Пример. Штатное расписание. Можно использовать унифицированную форму –Т-3, а можно собственно разработанную организацией. Требования, что должно входить в штатное расписание, как его утверждать и вести, законодательно не установлены ни одним нормативным правовым актом. Единственный документ, который дает ссылку на штатное расписание — это Трудовой кодекс РФ. Согласно ст. 57  при указании в трудовом договоре трудовой функции работника название должности должно соответствовать должности, указанной в штатном расписании.

То есть все должности, прописанные в трудовых договорах работников, должны быть учтены в штатном расписании. Иных требований к форме нет. Работодатель сам включает в нее необходимые ему графы.

Безусловно, есть требования законодательства о недопущении дискриминации по оплате труда и прочие условия, но это не имеет никакого отношения к оптимизации содержания документа, несмотря на то, что они также должны соблюдаться работодателем.  

В информационных системах, которыми мы пользуемся, как правило, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.

Специалист по кадрам Татьяна Козинец: «Перевод документов и кадровых процессов в компьютерную программу — это огромная помощь. Еще недавно я вручную считала, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику, сколько неотгулянных дней осталось у увольняющихся. Сейчас за меня все считает программа. Это значительная и значимая для меня экономия времени. Гораздо быстрее и проще работать не только с отпусками. Легче готовить документы по любому событию, а у нас в работе их множество: прием, увольнение, перевод, совмещение и пр.».

Корректировка формы и смена формата

Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.

Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели продолжают вести большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Как упростить кадровые процедуры

Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы: 

• подготовка проекта документа;
• проверка документа;
• согласование документа;
• утверждение документа;
• регистрация документа;
• срок, в течение которого создается этот документ.

Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота. 

После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять. И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа. Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.

Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.

Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.

Как организовать электронный документооборот

Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.

Порядок ЭДО предусмотрен статьями 22.1- 22.3 ТК РФ с 22 ноября 2021 года. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормами действующего законодательства.

Электронный документооборот можно ввести при соблюдении условий:

1. У работодателя оформлены ЛНА по переходу на электронный документооборот.
2. Работодатель уведомляет работников / лиц, принимаемых на работу, о переходе на электронный документооборот.
3. Информационная система работодателя адаптирована под электронный документооборот либо он использует цифровую платформу «Работа в России».
4. Работодатель в состоянии обеспечить сохранность электронных документов.
5. Работодатель готов тратить средства, чтобы:

• содержать и обеспечивать работоспособность информационной системы,
• хранить электронные документы,
• обеспечить сотрудников электронными подписями.

При электронном документообороте необходимо учесть, какие требования установлены по каждому типу документации:

• Наличие требований к оформлению документа исключительно на бумажном носителе.

ВАЖНО! Законодательно запрещено оформлять в виде электронных документов:

• трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников,
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказы (распоряжения) об увольнении работника,
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые.

• Выбор документов, которые можно перевести в электронный формат.
• Проставление обязательных видов электронных цифровых подписей.

При переходе следует различать два понятия:

1. Электронный документ — это документированная информация в электронном виде, которую можно передать через информационно-телекоммуникационные сети и прочитать с компьютера или мобильного устройства. То есть это документ, который существует только в электронном виде. Его надо подписать электронной подписью, но необязательно распечатывать.
2. Электронный образ документа — это документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов. Например, приказ. Этот документ подписывается, сканируется, скан направляется работнику, работник его распечатывает, расписывается на нем и направляет работодателю.
3. Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.

Подробнее о всех этапах перехода на кадровый ЭДО мы рассказывали в статье «Как вести электронный кадровый документооборот»

Некоторые кадровые документы, согласно ст. 22.3. ТК РФ, должны быть подписаны определенными видами электронных подписей. Это зависит от той информационной системы, которая используется работодателем: своя собственная или цифровая платформа «Работа в России».

Требования по видам подписей установлены для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания и др.

В отношении остальных документов, для которых нет требований по виду электронной подписи, и документов, не обязательных по закону, работодатель вправе использовать любой вид подписи.

Таким образом, используя оптимизацию кадровых документов и кадровых процедур, в том числе применяя ЭДО, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.