Обучение бухгалтера: как оформить процедуру, оплатить и учесть расходы

С 2019 года действует новый профессиональный стандарт «Бухгалтер», утв. Приказом Минтруда России от 21.02.2019 № 103н (далее — Профстандарт).

• Работодатели до сих пор задаются вопросами, можно ли иметь в штате бухгалтера, если его квалификация не соответствует требованиям профстандарта, какие обязанности у них появляются в связи обучением работника.
• Кадровиков и бухгалтеров интересуют вопросы оформления документов, отражения расходов на обучение в учете, как правильно направить работника на обучение и оплатить его.
• Бухгалтеры задумываются о том, чтобы соответствовать требованиям профстандарта, особенно если планируют сменить место работы, расти, развиваться в профессии, интересуются, надо ли повышать квалификацию и пр.

Разберемся по порядку.

Когда профстандарт обязателен для бухгалтера

Если Трудовой кодекс, другие федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации устанавливают требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, работодатели обязаны применять профессиональные стандарты в части указанных требований (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).

Не все организации обязаны применять Профстандарт. Для ряда организаций он рекомендательный.

Случаи, когда работодатели обязаны применять требования Профстандарта:

• если в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами с выполнением работ по этим должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений (ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
• если содержащиеся в Профстандарте требования к квалификации работника также закреплены в ТК РФ, других федеральных законах и иных нормативных правовых актах (постановлениях, распоряжениях Правительства РФ, приказах федеральных органов исполнительной власти) (ст. 195.3 ТК РФ).

Пример: соответствовать требованиям Профстандарта обязаны главные бухгалтеры или лица, на которых возложено ведение бухучета, следующих организаций (п. 4 ст. 7 Закона от 06.12.2011
№ 402-ФЗ):

• публичных акционерных обществ, кроме кредитных организаций;
• страховых организаций и НПФ;
• акционерных инвестиционных фондов, управляющих компаний ПИФ;
• иных экономических субъектов, ценные бумаги которых обращаются на организованных торгах, кроме кредитных организаций;
• органов управления государственных внебюджетных фондов и государственных территориальных внебюджетных фондов.

Если бухгалтер устраивается на работу в вышеуказанные организации, то, скорее всего, его попросят подтвердить соответствие требованиям профстандарта «Бухгалтер».

Про повышение квалификации бухгалтера

Профстандарт предусматривает периодическое повышение квалификации бухгалтеров:

• главный бухгалтер должен пройти обучение на курсах повышения квалификации в объеме не менее 120 часов за три последовательных календарных года, но не менее 20 часов каждый год.

Ко всем бухгалтерам относится требование о повышении квалификации или нет?

Ответ однозначен: если бухгалтер изначально должен соответствовать требованиям Профстандарта, то и повышение квалификации для него обязательно.

• Повышать квалификацию бухгалтеру необходимо только в лицензированных учебных центрах, которые обучают по программе, составленной с учетом требований профстандарта «Бухгалтер».
• После успешного прохождения обучения слушателю выдается удостоверение о повышении квалификации.

Организациям, которые не обязаны применять профстандарт «Бухгалтер», стоит также обратить на него внимание, так как при формировании должностных инструкций очень удобно определить перечень обязанностей бухгалтера. В Профстандарте его функционал расписан достаточно хорошо, по группам и категориям.

Бухгалтерам, которые планируют расти в профессии, переходить на работу в крупные корпорации, где Профстанадарт обязателен, лучше позаботиться о соответствии его требованиям заранее. Для этого возможно придется пройти обучение еще до приема на работу:

• Пример: если у главного бухгалтера или бухгалтера, несмотря на большой опыт работы, имеется непрофильное образование, придется пройти программы профессиональной переподготовки.

Как показывает практика, многие организации, для которых Профстандарт носит рекомендательный характер, придерживаются его требований уже при приеме на работу бухгалтера. Ведь руководителю хочется принимать на работу квалифицированных специалистов.

Итак, разобрались, когда Профстандарт обязателен, а когда нет. Возникает вопрос: а если его требования обязательны, то за чей счет проводится обучение? Давайте рассмотрим.

Обучение бухгалтера за счет работодателя: документы, порядок оплаты, учет и налоги

Работодатель сам определяет, надо ли его работникам проходить дополнительное профессиональное образование:

• есть случаи, когда работодатель обязан проводить дополнительное профессиональное образование работников — если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности.
• Пример: если по закону Профстандарт обязателен для главного бухгалтера или бухгалтера, то проведение дополнительного профессионального образования работника является обязанностью работодателя.

Важно: на курсах повышения квалификации бухгалтер повышает уровень своих знаний, навыков в рамках имеющейся квалификации. Поэтому оснований для заключения с ним ученического договора нет. Это подтверждается и судебной практикой.

Условия и порядок дополнительного образования работодатель должен определить коллективным договором, соглашениями, трудовым договором (ст. 196 ТК РФ). Если такой порядок не определен, то это необходимо сделать.

Даже если повышение квалификации бухгалтеров необязательно, работодателю не стоит пренебрегать их дополнительным обучением. Руководитель, сэкономивший на обучении, в дальнейшем заплатит за это неверно рассчитанными налогами, некорректно сданной отчетностью и рядом других негативных моментов.

Процедура направления бухгалтера на курсы повышения квалификации

1. Заключается договор с организацией, которая будет проводить обучение. Здесь важны два момента:
   а) у образовательной организации должна быть соответствующая лицензия, запросите ее копию;
   б) в договоре должны быть указаны формы и программа обучения, а также сроки ее освоения.
2. Издайте приказ о направлении работника на обучение.

Как оплатить работнику период обучения

Порядок оплаты будет зависеть от формы обучения: с отрывом от работы или без отрыва.

Вариант 1. Обучение с отрывом от работы в своем городе (ст. 187 ТК РФ)

• за работником сохраняется место работы (должность);
• дни (часы) обучения оплачиваются исходя из среднего заработка;
• в табеле учета рабочего времени дни, в которые работник повышает квалификацию, отражаются кодом «ПК» или «07».

Вариант 2. Обучение с отрывом от работы в другом городе (ст.187 ТК РФ)

• за работником сохраняется место работы (должность);
• дни (часы) обучения оплачиваются исходя из среднего заработка;
• в табеле учета рабочего времени дни, в которые работник повышает квалификацию, отражаются кодом «ПМ» или «08».

Вариант 3. Обучение без отрыва от работы

• Дистанционно, когда работник на своем рабочем месте, за рабочим компьютером, часть рабочего дня учится:

• часы, потраченные на обучение, в табеле учета рабочего времени обозначаются кодом «ПК» или «07» и начисляется средний заработок;
• часы, потраченные на выполнение своих трудовых обязанностей, в табеле учета рабочего времени обозначаются кодом «Я» или «01» и начисляется заработная плата.

• В свой выходной день или после окончания рабочего дня.

Вопрос оплаты в этом случае четко не урегулирован на законодательном уровне. Есть мнения специалистов, что это время не должно быть оплачено работнику. Но такое утверждение необоснованно. Нужно помнить, что работник пошел учиться не по собственной инициативе, а по направлению работодателя. Соответственно, указанное время необходимо работнику оплатить, причем в повышенном размере, так как обучение проводится в нерабочее время:

• оплачивается как сверхурочная работа (в табеле будет стоять код «С» или «04»), если работник пошел учиться по окончании рабочего дня;
• оплачивается как работа в выходной день (в табеле будет стоять код «РВ» или «03»), если он является таким по графику работника.

Обратите внимание, принимая решение о таком порядке оплаты, нужно выполнить ряд действий, чтобы указанные суммы можно было включить в расходы в целях налогообложения:

1. В локальном нормативном акте и/или трудовом договоре нужно прописать указанный порядок оплаты времени, когда работник учится во время своего отдыха.
2. Оформить приказ о направлении работника на повышение квалификации без отрыва от работы, хотя он и не является обязательным.
3. Иметь в наличии документы, подтверждающие обучение работника (договор, программу курса, из которой четко видно, что работник учился в нерабочее время и т.д.).

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на обучение

Первое, о чем нужно позаботиться бухгалтеру, это иметь в наличии документы, подтверждающие расходы. В законодательстве нет перечня документов, которыми можно подтвердить, что образовательная услуга была оказана. Примерный перечень документов может быть следующим:

• приказ о направлении работника на обучение;
• договор с образовательной организацией, предусматривающий обучение по дополнительным профессиональным программам;
• копия лицензии образовательного учреждения;
• программа обучения с указанием количества часов посещений;
• документ, подтверждающий прохождение обучения (например, копия удостоверения, акт об оказании образовательных услуг и т.д.).

В бухгалтерском учете расходы на обязательное обучение работников включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Проводки в бухгалтерском учете

• Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 76 — списана стоимость обучения работника на затраты организации на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных образовательных услуг.
• Дебет 19 Кредит 76 — учтен НДС со стоимости обучения — если обучение проводила коммерческая организация, осуществляющая образовательную деятельность

Налоговый учет

Расходы при определении налога на прибыль:

• стоимость обучения включается в состав прочих расходов (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК).

Если работник сам заключил договор с образовательной организацией и оплатил курсы, а работодатель ему компенсировал потраченные денежные средства, то включать такие суммы в состав прочих расходы рискованно. Минфин России в своем Письме от 09.12.2016 № 03-03-РЗ/73562 указывает на то, что сумму такой компенсации нельзя относить к расходам, указанным в пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Для целей налога при УСН (доходы минус расходы) можно включить в расходы стоимость курсов повышения квалификации или профессиональной переподготовки, но, конечно же, при наличии соответствующих документов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для целей налога УСН (доходы) стоимость обучения для целей налогообложения не учитывается (п. 1 ст. 346.18 НК).