Электронное актирование: взгляд поставщика

С 2022 года использование электронного актирования станет обязанностью каждого из заказчиков. Рассказываем, как поставщику сформировать документы о приемке

Электронное актирование — это обмен документами о приемке товаров, работ, услуг при исполнении государственных и муниципальных контрактов (в соответствии с Законом № 44-ФЗ) в электронном формате посредством функционала личного кабинета заказчика и поставщика единой информационной системы.

Подробнее о том, как происходит заключение контракта, о порядке оформления документов, приемке и корректирующих документах смотрите на вебинаре директора академии продаж OTC.RU, эксперта в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ Юлии Романовой «Электронное актирование по 44-ФЗ для поставщиков».

На сегодняшний день данный функционал уже есть в единой информационной системе, однако обязанность его применять предусмотрена только для отдельных заказчиков. Распоряжение Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федерального бюджета необходимо использовать в 2021 году электронную приемку. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственные этим ГРБС организации — получатели бюджетных средств.

В конце статьи вы найдете алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика.

В конце статьи есть шпаргалка

С 2022 года с учетом изменений, которые вносит Закон № 360-ФЗ в закон о контрактной системе все заказчики будут обязаны использовать электронное актирование. Бумажные документы при осуществлении поставки не будут применяться. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Федеральной налоговой службы и Казначейства
№ 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Цели электронного актирования

  • Упрощение взаимодействия заказчика и поставщика.
  • Ускорение согласования приемки.
  • Возможность автоматической оплаты на основании электронных документов.
  • Исключение бумажного документооборота.
  • Снижение риска технических ошибок.
  • Обеспечение идентичности информации из контракта и закрывающих документов.
  • Возможность сбора статистических данных.
  • Оптимизация закупочного процесса.
  • Повышение прозрачности системы закупок.

Если заказчик в текущем году использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.

Первичное формирование документов о приемке — обязанность поставщика

Участникам закупок рекомендуется заранее проверить настройки прав доступа в личном кабинете в единой информационной системе. В личном кабинете ЕИС у пользователя должны быть активированы следующие права доступа:

  • просмотр договоров и создание документов о приемке;
  • наличие доверенности на подписание закрывающих документов (при необходимости).

После активации необходимых полномочий пользователя доступ будет открыт в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде (в 2021 году такой доступ будет предоставлен в отношении контрактов с предусмотренным электронным актированием).

Предварительные настройки личного кабинета, прав пользователя необходимо выполнить в разделе «Администрирование»

Алгоритм подготовки поставщиком документа о приемке:

  1. Необходимо выполнить подготовку поставки товара, оказания услуг, выполнения работ согласно условиям контракта.
  2. Далее нужно зайти в личный кабинет ЕИС (полномочия пользователя поставщика должны быть активированы).
  3. Затем необходимо открыть раздел «Исполнение контрактов»
  4. Следующий шаг — выбрать контракт, по которому необходимо направить документы заказчику. Контракт должен быть на стадии исполнения.
  5. В электронной карточке контракта будут доступны для формирования три типа документов:
  • документ о приемке (электронный акт);
  • счет-фактура и документ о приемке;
  • счет-фактура.

Документы о приемке (электронный акт) — необходимо использовать этот тип документа, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.

Счет-фактура и документ о приемке — документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость, и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.

Счет-фактура — документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость.

При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С).
При этом загружаемый файл должен быть в формате xml. 

  1. Необходимо сформировать и заполнить документ о приемке.

Документ о приемке содержит две основные части: титул заказчика и титул поставщика. Частично форма будет предзаполнена. Участнику необходимо внести только те сведения, которые относятся к информации о товаре, работах, услугах, а также указать недостающую информацию о своей организации (титул поставщика). 

В единой информационной системе предусмотрена возможность работы поставщика и заказчика с документами в электронном виде, которые подтверждают:

  • факт поставки товара (любого имущества, кроме объектов недвижимости);
  • факт передачи товара с транспортировкой (например, при транспортировке товара третьими лицами);
  • факт оказания услуги и передачи результатов выполненных работ.

 

Документ о приемке включает следующие разделы и обязательные сведения:

  • Общая информация (информация о контракте, наименование документа, реквизиты документа о приемке).
  • Контрагенты (заказчик, поставщик, дополнительно могут быть указаны сведения по грузоотправителю, грузополучателю, перевозчику).
  • Товары, работы, услуги (в этом разделе необходимо указать информацию о поставленных товарах (выполненных работах, оказанных услугах).
  • Факт передачи товаров, работ, услуг (информация о передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг, место поставки, основание передачи, сведения о лице, передавшем товар, информация о транспортировке).
  • Подписанты (сведения о лицах, подписывающих закрывающий документ).
  • Дополнительные документы (предусмотрена возможность прикрепить иные документы, не требующие подписания со стороны заказчика).
  • Подписание (здесь возможно просмотреть печатную форму и подписать сформированный документ).

В процессе движения документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа.

Возможны следующие статусы:

  • Проект — серый цвет (документ находится на стадии формирования поставщиком).
  • Рассмотрение желтый цвет (заказчик рассматривает полученный документ).
  • Отказано красный цвет (заказчик отказал в приемке, документ о приемке не подписан).
  • Подписано зеленый цвет (заказчик принял товары, работы, услуги, документ о приемке подписан).
  1. После заполнения документа его следует подписать цифровой подписью. Произойдет автоматическая отправка документа заказчику.
  2. Необходимо поставить товар, выполнить работы, оказать услуги. Но учитывайте, что на практике поставщику необходимо параллельно производить поставку и оформлять документы приемки.

После подписания документа о приемке необходимо реализовать поставку ТРУ и ждать ответ заказчика.

Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. В случае если по документу получен ответ заказчика, в составе которого на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную.

Поставщику также необходимо учитывать иные особенности обмена документами при исполнении контракта в электронном формате:

  • Для каждого документа о приемке отображаются пиктограммы для просмотра подписи и печатной формы.

Пиктограмма подписи отображается в двух режимах:

  1. Документ частично подписан когда у документа несколько подписантов и хотя бы один из них не подписал документ о приемке/ корректировочный документ.
  2. Документ подписан когда документ о приемке/корректировочный документ подписан всеми подписантами.
Обучение по 44-ФЗ, 223-ФЗ
Повышение квалификации и профпереподготовка в Контур.Школе
Подробнее о курсах
  • Датой поступления поставщику (подрядчику, исполнителю) подписанного документа о приемке, мотивированного отказа от подписания документа о приемке считается дата размещения таких документов, мотивированного отказа в ЕИС со стороны заказчика.
  • В случае получения мотивированного отказа от подписания документов о приемке поставщик вправе устранить причины, указанные в документах, и направить повторно документ о приемке.
  • Документ о приемке считается подписанным в день его подписания заказчиком в ЕИС. В реестре контрактов информация размещается автоматически не позднее одного часа.  

Приемка товаров, работ, услуг: действия поставщика при отказе заказчика осуществить приемку

При отказе заказчика в приемке товаров, работ, услуг у поставщика есть два варианта решения вопроса:

  1. Исправить замечания и осуществить поставку в соответствии с условиями контракта и заново направить заказчику акт посредством ЕИС.
  2. Обжаловать действия заказчика.

В случае когда товары приняты частично, поставщику необходимо выбрать из списка документ о приемке, по которому заказчик принял только часть товаров (работ, услуг), сформировать корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню личного кабинета «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг).

Исполнителю необходимо подписать корректировочный документ в личном кабинете ЕИС (корректировочный документ подписывают уполномоченные лица, в том числе в установленных случаях лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) и направить его заказчику в ЕИС.

Планируется, что в ближайшем будущем будет предусмотрен функционал по предварительному урегулированию вопросов поставки. Таким образом, поставщик и заказчик в ЕИС будут обмениваться финальными документами.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика 134 КБ

Скачать
34 862
Материалы по теме
4 комментария    Написать свой
Статья подразумевает взгляд "ПОСТАВЩИКА" так и спросите "ПОСТАВЩИКОВ"...
Реальная картина выглядит так, не одна из целей электронного актирования не работает, на пользу "ПОСТАВЩИКА".
(может кроме: Возможности сбора статистических данных (не понятно в чьих интересах))
На примере: - Исключение бумажного документооборота.
На самом деле ЗАКАЗЧИК прописывает в контракте и электронное актирование и бумажное сопровождение и получается, что для ПОСТАВЩИКА ни чего не упростилось, а возникла необходимость дополнительных затрат, на передачу данных в ЕИС.
Про возможность загрузить документы из внешних систем, это отдельная "песня" и ваши специалисты это прекрасно знают, так как до сих пор не смогли предоставить "транспорт" по типу "Контур.Маркировки" для реализации этой функции.
Добрый день! Благодарим вас за обратную связь!
На основании ч.13 ст.94 44-ФЗ с 2022 приемка по контрактам, заключенным по закону №44-ФЗ, производится только в электронной форме в обязательном порядке. Бумажные документы не требуются.
Что касается преимуществ, которые дает электронное актирование для поставщика, то здесь можно выделить:
- фиксацию при помощи ЕИС (снижается риск утери документов)
- ускорение сроков оплаты заказчиком (не тратится лишнее время на доставку документов)
А можно подробнее про "При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С). При этом загружаемый файл должен быть в формате xml. " В частности, подходят ли для этого обычные формализованные УПД в xml-формате, которыми обмениваемся с контрагентами через операторов ЭДО?
Здравствуйте.
Подскажите, пожалуйста, мы отгружаем товар Заказчику 10.01.2022г. Соответственно в 1С делаем реализацию 10.01.22г. Транспортная компания доставляет Заказчику товар 13.01.22г. Исполнение контракта доступно только после получения товара Заказчиком, т. е. 13.01.22г. И уже в ЕИС мы делаем реализацию 13.01.22г. Таким образом нам необходимо в 1С исправить дату на текущую - 13.01.
Может быть я что-то упускаю или делаю не правильно? Просто у нас товар "день в день" никому не поставляется. Постоянно придется менять в 1С дату как в ЕИС?
Спасибо за ваше мнение!