Управление распределенной командой: рекомендации для руководителя

Коронавирус заставил многих работодателей спешно переводить сотрудников на дистанционную работу. Но время показало, что такой формат может быть эффективным, если правильно настроить все процессы. Расскажем, как это сделать

Статья подготовлена на основе материалов семинара Елены Федоровой «Практикум по управлению распределенной командой».

Сложности в управлении сотрудниками на дистанте

Новые условия коммуникации

Главная особенность удаленной работы — изменение формата коммуникаций. Когда мы переходим на письма, чаты или созвоны без видео, мы не видим мимику и жесты и наш мозг не в состоянии определить, можно ли доверять собеседнику и как он реагирует на сказанное вами.

  • Важно! Исключение личного общения ведет к снижению доверия.

Поскольку все коммуникации переходят в мессенджеры, стирается грань между рабочим и нерабочим временем. Круглосуточное ожидание рабочего сообщения — прямой путь к выгоранию и для сотрудников, и для руководителя.

При этом возникает ощущение оторванности от коллектива, что для большинства людей тяжело: мы социальные существа и нам необходимо чувство общности. Для многих в современном мире рабочее общение — это единственные социальные коммуникации, а удаленка их минимизирует.

В итоге в коллективе происходит снижение качества общения, снижение общего доверия. Поэтому руководителю многое придется выстраивать искусственно.

Нехватка личного контроля и оценки

Еще одна проблема руководителя: как оценивать продуктивность сотрудников, если их нет перед глазами?  Не видно, опоздал сотрудник или нет, чем занимается в течение дня и пр. Сейчас это очень сложно определить и вызывает тревогу.

Особенно болезненно ситуацию будут воспринимать те, кто привык контролировать сотрудников в мелочах. Кажется, что снижается общий уровень контроля за происходящим. Но микроменеджмент на удаленке не работает, он убьет все процессы и коммуникации.

Проблемы работников

Руководитель не может не учитывать и сложности, которые возникают у сотрудников: сервис не грузится, интернет слабый, сотрудник не умеет работать в экселе и пр. И тут придется создавать команду IT-поддержки, чтобы обеспечить технические возможности работать удаленно без перебоев.

Кроме того, сотрудникам будет сложно организовать себя дома: никто не стоит над душой и не контролирует, сколько часов уделено на работу, а сколько на личные дела, вокруг шумят дети и полно отвлекающих факторов.

  • Важно! От каждого члена команды требуется высокая степень самодисциплины и мотивации: планировать свой день, выполнять намеченное, уметь искать информацию, устранять помехи, поддерживать себя эмоционально.

Иные принципы построения рабочих процессов

Сотрудники практически не пересекаются между собой, и особенно важным становится предварительное планирование. Задача лидера своевременно узнавать о значимых изменениях и подробно транслировать их сотрудникам, чтобы связь с работодателем не пропала, не снизилась лояльность к компании.

В работе с распределенной командой время, проведенное за работой, перестает играть роль. Важен результат определенного качества в определенный срок. Поэтому на первый план выходят планирование, распределение процессов.

И у работников повышается уровень самостоятельности, а значит, и личной ответственности за свой участок. Отношения внутри команды должны быть прозрачными, чтоб люди могли поделиться своими болями, а руководитель — почувствовать, кто выгорел, кому снизить нагрузку, а кому не хватает компетенций и надо оплатить обучение.

Соблюдение законодательных норм

Еще один повод для тревоги — соблюдение требований закона по ведению, хранению и передаче документов. Как организовать обмен документами и ограничить доступ курьеров к персональным данным сотрудников, если в компании не настроен ЭДО? Как обезопасить информацию, если человек работает в коворкинге или другом общественном месте? Возникает масса вопросов и по соблюдению принципов работы с коммерческой тайной и персональными данными.

Инструменты и методы для организации работы

Оцифровка процессов

Рабочие процессы и коммуникации уходят в онлайн, а значит, они должны быть оцифрованы без потери качества, нарушений законодательства и с соблюдением сроков. Для этого руководителю надо оценить общие цели и задачи организации, а затем декомпозировать их и развернуть на свое подразделение. Довести до сведения каждого сотрудника задачи отдела и его собственные, убедиться, что вы верно понимаете друг друга.

Вы должны знать, какие объемы и ресурсы нужны для достижения цели. Разложите процессы на составляющие и сможете составить регламенты, понятные всем членам команды. Нарисовать то, что происходит на каждом этапе, можно в специальной программе или просто от руки на флипчарте. Это и будет оцифровка процессов.

Процессный подход позволяет:

  • Назначить и зафиксировать исполнителей на каждой точке.
  • Избежать двойного выполнения работы.
  • Удалить мертвые процессы, которые мы делаем, потому что «так исторически сложилось».
  • Проанализировать, из каких шагов состоит процесс и что делать на каждом шаге.
  • Определить, какие процессы связаны с другими командами.
  • Понять, какие нужны ресурсы: бумага и принтер, ЭП, курьер или электронная почта.
  • Важно! Закрепите в ЛНА, должностных инструкциях и трудовых договорах, кто, что и когда делает, что для этого нужно.

Выбор средств коммуникации и координации

Когда вы определили, кто что делает, можете подобрать сервисы и приложения, например:

  • для планирования, работы, проверки, хранения результатов: trello, mindmaps, google и пр.;
  • для коммуникаций: outlook, telegram, whatsapp, skype и пр.

При выборе ориентируйтесь на следующие правила:

  1. Сервисы должны соответствовать профилю работы вашего подразделения, но при этом стоит учитывать, какой компьютер стоит у работника. Иногда это повод обновить технику, например, выдать более мощный ноутбук.
  2. Должна быть возможность разграничивать уровни доступа. Это очень важно при работе с персональными данными и коммерческой тайной.
  3. Сервисы и программы должны быть просты в обращении и установке.
  4. Озаботьтесь удаленным доступом и облачными хранениями — это обезопасит от потери документов, если что-то случится с компьютером или сотрудником.
  5. Определите на старте, какие сервисы используются только для рабочих коммуникаций, а какие будут запасными каналами связи.

Обепечение безопасности информации

Разрабатывая регламенты работы, не забудьте составить памятку или инструкцию по обеспечению безопасного хранения и передачи информации, включая персональные данные сотрудников. Отдельно разработайте протокол удаленной работы с документами, потому что снижается уровень безопасности.

Правила, которые можно внести в протокол:

  1. Всегда проверяйте безопасность соединения, откуда бы вы ни работали.
  2. Заканчивая работу, выходите из рабочих аккаунтов или выключайте компьютер/ноутбук.
  3. Никогда не сохраняйте пароли в браузере. Не держите записанные пароли рядом с компьютером.
  4. Регулярно меняйте пароли.
  5. Не ведите конфиденциальные разговоры рядом с посторонними людьми, например, в коворкинге или кафе.

Это далеко не полный список, могут быть и другие правила, включая подробную парольную политику.

Организация взаимодействия

Календари и расписания

Введите в команде несколько простых правил. Они помогут исключить конфликтные ситуации и предотвратят выгорание.

  • В календарь вносите все дела, включая личные, которые непременно возникнут в рабочее время на удаленке. Если вам нужно сводить ребенка в поликлинику, просто на эти два часа поставьте статус «Занято».
  • Планируйте время на форс-мажоры, оставляйте промежутки между встречами и созвонами.
  • Ваш календарь должен быть доступен всей команде, чтобы у коллег была возможность планировать совместные встречи.
  • Заблокируйте время для отдыха: обед, чай-кофе, время до и после рабочего дня и выходные.

Обсудите с сотрудниками, как организовывать созвоны, за сколько предупреждать об отпуске. Объясните, почему важно соблюдать договоренности.

Обязательные встречи

Что должно быть в календаре у руководителя?

Ежедневная сверка, чтобы не пропадало ощущение команды. Вы как руководитель можете посмотреть на команду, озвучить дела на сегодня и собрать быструю обратную связь.

Раз в неделю общая планерка, на которой вы будете подводить итоги, сверять прогресс по задачам, ставить планы.

Раз в месяц индивидуальные встречи с каждым членом команды. Они нужны, чтобы не только поговорить, как идет работа, но и оценить, как меняется настрой человек, дать и получить обратную связь — обязательно с видео.

В остальное время дайте возможность команде планировать работу самим. Они будут созваниваться и решать внутренние текущие вопросы без вас. Примите как факт, что какой-то промежуток в календаре у сотрудника будет заблокирован и он будет занят нерабочими делами. Вам должен быть важен результат.

Принципы организации онлайн-встреч и рабочей переписки вы найдете в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Управление производительностью

Несколько простых правил помогут вам наладить взаимодействие и при этом не мешать сотрудникам работать.

  1. Никогда не требуйте ежедневных отчетов о проделанной работе. Важно правильно поставить задачу, обеспечить ресурсами и корректно поставить сроки.
  2. Всегда просите обратную связь от сотрудников: хороший ли настрой, как идет работа, понятны ли процессы.
  3. Всегда договаривайтесь о конечном результате и датах: со всей командой и с каждым сотрудником в отдельности.
  4. Выбирайте верные инструменты управления: сложно ожидать высокой производительности, если вы каждый час требуете отчет или заставляете работать в неудобной программе.
  5. Не перегружайте задачами и коммуникациями. Останавливайте себя, если все время хочется проверить, чем заняты сотрудники. Постоянное вмешательство, обилие звонков и сообщений мешают сосредоточиться.
  6. Давайте сотрудникам полноценных отдых. Ограничивайте рабочее общение определенными чатами, не ждите выполнения рабочих задач в выходной и пр.
  7. Создавайте возможность неформального общения с вами и без вас, организуйте мероприятия, которые помогут создать ощущение команды, общности.

Управление психологическим состоянием

На психологический настрой сотрудников влияет несколько негативных факторов: изоляция, страх неопределенности и изменений, рабочие, личные и финансовые трудности, изменившиеся форматы общения и работы. И все это влияет на производительность сотрудников.

Вы не можете стать для них ни психологом, ни коучем, не можете вытащить человека из депрессии, но учитывать состояние людей надо. Вы в силах минимизировать стресс: создать нормальную рабочую обстановку, сделать прозрачными процессы и поддерживать доверительные отношения в коллективе.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Правила деловых коммуникаций 644.9 КБ

Скачать
352
Материалы по теме
Комментарии    Написать свой

Комментариев пока нет, станьте первым!

Спасибо за ваше мнение!
🔔 Будь в курсе с нашим телеграм‑чатом

Общайтесь с коллегами и задавайте вопросы по теме кадров и HR:
- новости и актуальные изменения
- анонсы бесплатных вебинаров и конференций