Управление распределенной командой: рекомендации для руководителя

• Сложности в управлении сотрудниками на дистанте
• Инструменты и методы для организации работы
• Организация взаимодействия
• Управление производительностью
• Управление психологическим состоянием

Статья подготовлена на основе материалов семинара Елены Федоровой «Практикум по управлению распределенной командой».

Сложности в управлении сотрудниками на дистанте

Новые условия коммуникации

Главная особенность удаленной работы — изменение формата коммуникаций. Когда мы переходим на письма, чаты или созвоны без видео, мы не видим мимику и жесты и наш мозг не в состоянии определить, можно ли доверять собеседнику и как он реагирует на сказанное вами.

• Важно! Исключение личного общения ведет к снижению доверия.

Поскольку все коммуникации переходят в мессенджеры, стирается грань между рабочим и нерабочим временем. Круглосуточное ожидание рабочего сообщения — прямой путь к выгоранию и для сотрудников, и для руководителя.

При этом возникает ощущение оторванности от коллектива, что для большинства людей тяжело: мы социальные существа и нам необходимо чувство общности. Для многих в современном мире рабочее общение — это единственные социальные коммуникации, а удаленка их минимизирует.

В итоге в коллективе происходит снижение качества общения, снижение общего доверия. Поэтому руководителю многое придется выстраивать искусственно.

Нехватка личного контроля и оценки

Еще одна проблема руководителя: как оценивать продуктивность сотрудников, если их нет перед глазами?  Не видно, опоздал сотрудник или нет, чем занимается в течение дня и пр. Сейчас это очень сложно определить и вызывает тревогу.

Особенно болезненно ситуацию будут воспринимать те, кто привык контролировать сотрудников в мелочах. Кажется, что снижается общий уровень контроля за происходящим. Но микроменеджмент на удаленке не работает, он убьет все процессы и коммуникации.

Проблемы работников

Руководитель не может не учитывать и сложности, которые возникают у сотрудников: сервис не грузится, интернет слабый, сотрудник не умеет работать в экселе и пр. И тут придется создавать команду IT-поддержки, чтобы обеспечить технические возможности работать удаленно без перебоев.

Кроме того, сотрудникам будет сложно организовать себя дома: никто не стоит над душой и не контролирует, сколько часов уделено на работу, а сколько на личные дела, вокруг шумят дети и полно отвлекающих факторов.

• Важно! От каждого члена команды требуется высокая степень самодисциплины и мотивации: планировать свой день, выполнять намеченное, уметь искать информацию, устранять помехи, поддерживать себя эмоционально.

Иные принципы построения рабочих процессов

Сотрудники практически не пересекаются между собой, и особенно важным становится предварительное планирование. Задача лидера своевременно узнавать о значимых изменениях и подробно транслировать их сотрудникам, чтобы связь с работодателем не пропала, не снизилась лояльность к компании.

В работе с распределенной командой время, проведенное за работой, перестает играть роль. Важен результат определенного качества в определенный срок. Поэтому на первый план выходят планирование, распределение процессов.

И у работников повышается уровень самостоятельности, а значит, и личной ответственности за свой участок. Отношения внутри команды должны быть прозрачными, чтоб люди могли поделиться своими болями, а руководитель — почувствовать, кто выгорел, кому снизить нагрузку, а кому не хватает компетенций и надо оплатить обучение.

Соблюдение законодательных норм

Еще один повод для тревоги — соблюдение требований закона по ведению, хранению и передаче документов. Как организовать обмен документами и ограничить доступ курьеров к персональным данным сотрудников, если в компании не настроен ЭДО? Как обезопасить информацию, если человек работает в коворкинге или другом общественном месте? Возникает масса вопросов и по соблюдению принципов работы с коммерческой тайной и персональными данными.

Инструменты и методы для организации работы

Оцифровка процессов

Рабочие процессы и коммуникации уходят в онлайн, а значит, они должны быть оцифрованы без потери качества, нарушений законодательства и с соблюдением сроков. Для этого руководителю надо оценить общие цели и задачи организации, а затем декомпозировать их и развернуть на свое подразделение. Довести до сведения каждого сотрудника задачи отдела и его собственные, убедиться, что вы верно понимаете друг друга.

Вы должны знать, какие объемы и ресурсы нужны для достижения цели. Разложите процессы на составляющие и сможете составить регламенты, понятные всем членам команды. Нарисовать то, что происходит на каждом этапе, можно в специальной программе или просто от руки на флипчарте. Это и будет оцифровка процессов.

Процессный подход позволяет:

• Назначить и зафиксировать исполнителей на каждой точке.
• Избежать двойного выполнения работы.
• Удалить мертвые процессы, которые мы делаем, потому что «так исторически сложилось».
• Проанализировать, из каких шагов состоит процесс и что делать на каждом шаге.
• Определить, какие процессы связаны с другими командами.
• Понять, какие нужны ресурсы: бумага и принтер, ЭП, курьер или электронная почта.

• Важно! Закрепите в ЛНА, должностных инструкциях и трудовых договорах, кто, что и когда делает, что для этого нужно.

Выбор средств коммуникации и координации

Когда вы определили, кто что делает, можете подобрать сервисы и приложения, например:

• для планирования, работы, проверки, хранения результатов: trello, mindmaps, google и пр.;
• для коммуникаций: outlook, telegram, whatsapp, skype и пр.

При выборе ориентируйтесь на следующие правила:

1. Сервисы должны соответствовать профилю работы вашего подразделения, но при этом стоит учитывать, какой компьютер стоит у работника. Иногда это повод обновить технику, например, выдать более мощный ноутбук.
2. Должна быть возможность разграничивать уровни доступа. Это очень важно при работе с персональными данными и коммерческой тайной.
3. Сервисы и программы должны быть просты в обращении и установке.
4. Озаботьтесь удаленным доступом и облачными хранениями — это обезопасит от потери документов, если что-то случится с компьютером или сотрудником.
5. Определите на старте, какие сервисы используются только для рабочих коммуникаций, а какие будут запасными каналами связи.

Обепечение безопасности информации

Разрабатывая регламенты работы, не забудьте составить памятку или инструкцию по обеспечению безопасного хранения и передачи информации, включая персональные данные сотрудников. Отдельно разработайте протокол удаленной работы с документами, потому что снижается уровень безопасности.

Правила, которые можно внести в протокол:

1. Всегда проверяйте безопасность соединения, откуда бы вы ни работали.
2. Заканчивая работу, выходите из рабочих аккаунтов или выключайте компьютер/ноутбук.
3. Никогда не сохраняйте пароли в браузере. Не держите записанные пароли рядом с компьютером.
4. Регулярно меняйте пароли.
5. Не ведите конфиденциальные разговоры рядом с посторонними людьми, например, в коворкинге или кафе.

Это далеко не полный список, могут быть и другие правила, включая подробную парольную политику.

Организация взаимодействия

Календари и расписания

Введите в команде несколько простых правил. Они помогут исключить конфликтные ситуации и предотвратят выгорание.

• В календарь вносите все дела, включая личные, которые непременно возникнут в рабочее время на удаленке. Если вам нужно сводить ребенка в поликлинику, просто на эти два часа поставьте статус «Занято».
• Планируйте время на форс-мажоры, оставляйте промежутки между встречами и созвонами.
• Ваш календарь должен быть доступен всей команде, чтобы у коллег была возможность планировать совместные встречи.
• Заблокируйте время для отдыха: обед, чай-кофе, время до и после рабочего дня и выходные.

Обсудите с сотрудниками, как организовывать созвоны, за сколько предупреждать об отпуске. Объясните, почему важно соблюдать договоренности.

Обязательные встречи

Что должно быть в календаре у руководителя?

Ежедневная сверка, чтобы не пропадало ощущение команды. Вы как руководитель можете посмотреть на команду, озвучить дела на сегодня и собрать быструю обратную связь.

Раз в неделю общая планерка, на которой вы будете подводить итоги, сверять прогресс по задачам, ставить планы.

Раз в месяц индивидуальные встречи с каждым членом команды. Они нужны, чтобы не только поговорить, как идет работа, но и оценить, как меняется настрой человек, дать и получить обратную связь — обязательно с видео.

В остальное время дайте возможность команде планировать работу самим. Они будут созваниваться и решать внутренние текущие вопросы без вас. Примите как факт, что какой-то промежуток в календаре у сотрудника будет заблокирован и он будет занят нерабочими делами. Вам должен быть важен результат.

Принципы организации онлайн-встреч и рабочей переписки вы найдете в нашей шпаргалке.

Управление производительностью

Несколько простых правил помогут вам наладить взаимодействие и при этом не мешать сотрудникам работать.

1. Никогда не требуйте ежедневных отчетов о проделанной работе. Важно правильно поставить задачу, обеспечить ресурсами и корректно поставить сроки.
2. Всегда просите обратную связь от сотрудников: хороший ли настрой, как идет работа, понятны ли процессы.
3. Всегда договаривайтесь о конечном результате и датах: со всей командой и с каждым сотрудником в отдельности.
4. Выбирайте верные инструменты управления: сложно ожидать высокой производительности, если вы каждый час требуете отчет или заставляете работать в неудобной программе.
5. Не перегружайте задачами и коммуникациями. Останавливайте себя, если все время хочется проверить, чем заняты сотрудники. Постоянное вмешательство, обилие звонков и сообщений мешают сосредоточиться.
6. Давайте сотрудникам полноценных отдых. Ограничивайте рабочее общение определенными чатами, не ждите выполнения рабочих задач в выходной и пр.
7. Создавайте возможность неформального общения с вами и без вас, организуйте мероприятия, которые помогут создать ощущение команды, общности.

Управление психологическим состоянием

На психологический настрой сотрудников влияет несколько негативных факторов: изоляция, страх неопределенности и изменений, рабочие, личные и финансовые трудности, изменившиеся форматы общения и работы. И все это влияет на производительность сотрудников.

Вы не можете стать для них ни психологом, ни коучем, не можете вытащить человека из депрессии, но учитывать состояние людей надо. Вы в силах минимизировать стресс: создать нормальную рабочую обстановку, сделать прозрачными процессы и поддерживать доверительные отношения в коллективе.