Как правильно учитывать расходы на УСН: ключевые правила и нюансы

• 4 основных правила признания расходов при УСН
• Условия и порядок признания расходов на приобретение (создание) ОС
• Выбытие ОС
• Расходы на оплату труда
• Рекламные расходы
• Признание в расходах сумм входящего НДС
• Другие расходы при УСН

Если налогоплательщик выбрал объект «доходы минус расходы», то расходы учитываются при определении налоговой базы по налогу при УСН.

Если объект «доходы», то затраты учесть в расходах нельзя. При этом упрощенец обязан хранить документы по расходам, например:

• подтверждающие начисление и выплату заработной платы;
• произведенные расходы, по которым есть утвержденные авансовые отчеты (в противном случае выданные подотчетные суммы могут переквалифицировать в доходы сотрудника и, как следствие, доначислят НДФЛ и пени);
• по приобретенным товарам (работам, услугам) на случай встречной проверки контрагента и пр.

4 основных правила признания расходов при УСН

1. Общие требования к признанию расходов перечислены в гл. 26 НК РФ. Расходы должны быть:

• обоснованными;
• документально подтвержденными;
• направленными на получение дохода.

Эти условия должны выполняться одновременно.

2. Признавать в расходах можно только те затраты, которые перечислены в ст. 346.16 НК РФ
   (гл. 26.2 НК РФ).
3. Расходы при УСН признают кассовым методом на дату их фактической оплаты (за некоторым исключением) (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
4. Для отдельных видов затрат — специальные правила признания в расходах (ст. 346.17 НК РФ).

Порядок признания при УСН отдельных видов расходов

Вид расхода	Дата признания расхода
Материальные расходы, в т.ч. расходы на покупку сырья и материалов Расходы на оплату труда Расходы по уплате процентов за пользование заемными, кредитными средствами Расходы по оплате услуг третьих лиц	В момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета, выплаты из кассы или в момент погашения задолженности иным путем
Расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации	По мере реализации товаров
Расходы, непосредственно связанные с реализацией ТРУ (хранение, обслуживание, транспортировка)	После их фактической оплаты
Расходы на уплату налогов и сборов: земельного, транспортного, на имущество, госпошлины и пр.	В фактически уплаченном налогоплательщиком размере в момент уплаты
Расходы на погашение задолженности по уплате налогов и сборов	В пределах фактически погашенной задолженности в те налоговые (отчетные) периоды, когда налогоплательщик погашает задолженность
Расходы: на приобретение, сооружение или изготовление ОС; достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение ОС; приобретение или создание НМА, используемых в предпринимательской деятельности	Учитываются в особом порядке (п. 3 ст. 346.16 НК РФ)

К расходам, которые учитываются при УСН, приравнивается:

• разница между минимальным налогом и налогом, который исчислен в общем порядке, за предыдущие периоды (п. 6 ст. 346.18 НК РФ);
• сумма убытка, полученного в предыдущем налоговом периоде на УСН (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

В общем случае в расходах при УСН не признаются затраты:

• не отвечающие требованиям ст. 252 НК РФ;
• не перечисленные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, например, представительские расходы, выданные авансы, сам налог при УСН;
• перечисленные в ст. 270 НК РФ, например, дивиденды, пени, штрафы и иные санкции, перечисляемые в бюджет, материальная помощь работникам, которая не входит в оплату труда;
• относящиеся к иным видам деятельности, по которым применяется другая система налогообложения (ОСНО, ПСН) (п. 2, 3 ст. 346.11, п. 8 ст. 346.18 НК РФ).

Условия и порядок признания расходов на приобретение или создание ОС

Упрощенцы в налоговом учете не начисляют амортизацию.

Виды затрат по ОС:

• расходы, связанные с приобретением, сооружением, изготовлением;
• расходы по достройке, дооборудованию, реконструкции, модернизации и техническому перевооружению.

Порядок учета и отнесения на расходы зависит от того, когда ОС приобрели и ввели в эксплуатацию.

До перехода на УСН	В период применения УСН
Принимаются к учету по остаточной стоимости, сформированной на момент перехода на УСН по правилам гл. 25 НК РФ	Принимается к учету по первоначальной стоимости, которая определяется по данным бухгалтерского учета (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Т.к. упрощенцы не признаются плательщиками НДС, то при приобретении ОС предъявленный продавцами или уплаченный при ввозе НДС учитывается в стоимости ОС (пп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ)
Относится на расходы в зависимости от срока полезного использования: по ОС со сроком полезного использования до 3 лет включительно — в течение первого года применения УСН; по ОС со сроком полезного использования свыше 3 и до 15 лет включительно: в течение первого года применения УСН списывается 50% стоимости равными долями каждый отчетный период, во второй год — 30%, в третий год — 20%; по ОС со сроком полезного использования свыше 15 лет — в течение 10 лет применения УСН равными долями каждый отчетный период	Относятся на расходы ОС с момента оплаты и ввода в эксплуатацию равномерно каждый отчетный период в течение первого года применения УСН

Условия признания ОС в расходах:

• Введено в эксплуатацию.
• Фактически используется в предпринимательской деятельности по УСН.
• Затраты по приобретению должны быть фактически оплачены. При покупке в рассрочку затраты включаются в состав расходов равномерно в размере фактически оплаченных сумм (Письма Минфина России от 25.09.2019 № 03-11-11/73807, от 17.05.2011 № 03-11-06/2/78, от 13.12.2010 № 03-11-11/287).

ИП не обязаны вести бухгалтерский учет, если ведут налоговый в Книге учета доходов и расходов (Закон № 402-ФЗ), но должны определять стоимость своих ОС по правилам бухучета. В главе 26.2 НК РФ исключений для ИП нет.

Пример. Как определить сумму расходов по основному средству по итогам каждого отчетного периода текущего года.

ООО «Марс» применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы». В апреле приобретено оборудование, требующее монтажа, за 305 000 руб. (в т.ч. НДС). Доставку оборудования и монтаж выполняла сторонняя организация. Стоимость доставки — 20 000 руб. (в т.ч. НДС), монтажа — 35 000 руб. (в т.ч. НДС). Доставка и монтаж оплачены в день выполнения, а оборудование оформлено в рассрочку по графику:

• 10.04 — 50 000 руб.
• 10.05 — 50 000 руб.
• 10.09 — 50 000 руб.
• 10.12 — 50 000 руб.
• 10.01 — 105 000 руб.

Объект ОС введен в эксплуатацию во II квартале.

Определим сумму, которую можно относить на расходы по отчетным периодам. Первоначальная стоимость = 305 000 + 20 000 + 35 000 = 360 000 руб.

Распределяем по отчетным периодам оплату:

• оплата во II квартале = (50 000 руб. + 20 000 руб. + 35 000 руб. + 50 000 руб.) / III кв. = 51 666,7 руб.
• оплата в III квартале = 50 000 руб. / II кв. = 25 000 руб.
• оплата в IV квартале = 50 000 руб. / I кв. = 50 000 руб.

Таким образом, на расходы относим:

• 31.03.т.г. = нет
• 30.06.т.г. = 51 666,7 руб.
• 30.09.т.г. = 51 666,7 руб. + 25 000 руб. = 76 666,7 руб.
• 31.12.т.г. = 51 666,7 руб. х 2 + 51 666,6 руб. + 25 000 руб. х 2 + 50 000 руб. = 255 000 руб.

Так как последний платеж проведен в I квартале следующего года, то расходы за каждый квартал следующего года = 105 000 руб. / IV кв. = 26 250 руб.

Выбытие ОС

При выбытии ОС может возникнуть ситуация, когда необходимо пересчитать налоговую базу по налогу при УСН, доплатить налог и пени.

• Пересчитать налоговую базу и сумму налога следует, когда объект ОС выбывает до истечения трех лет с момента учета расходов на его приобретение, сооружение, достройку, реконструкцию и пр. в составе расходов. Со сроком полезного использования свыше 15 лет — если выбывает до истечения 10 лет с момента признания расходов.

За весь период эксплуатации ОС до даты выбытия необходимо пересчитать налоговую базу по УСН, включив в расходы лишь сумму начисленной по гл. 25 НК РФ амортизации, а не полную его стоимость, доплатить авансовые платежи по итогам отчетных периодов, налог и пени. В учетной политике в целях налогообложения необходимо предусмотреть метод амортизации, в соответствии с которым будет пересчитываться налоговая база.

• Пени по авансовым платежам начисляются с 26-го числа по дату уплаты следующего авансового платежа. За 9 месяцев пени по авансовым платежам по налогу при УСН начисляются по дату уплаты налога по итогам за налоговый период, т.е. по 31 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.
• Уточненная декларация подается только за год, в котором затраты на приобретение ОС были отражены в расходах, поскольку за этот год налоговая база была занижена, а значит, было уменьшение суммы налога. Представлять уточненную декларацию за последующие годы — это право, а не обязанность организации, т.к. при расчете налоговой базы не учитываются в расходах суммы амортизации и это не приводит к занижению суммы налога.

Если объект ОС продается после истечения минимального срока владения, то пересчитывать налоговую базу не требуется.

Как относить к расходам затраты на приобретение товаров, рассказываем в шпаргалке.

Расходы на оплату труда

Условия признания расходов на оплату труда

1. Должны отвечать общим требованиям признания расходов: быть обоснованными, документально подтвержденными, направленными на получение дохода.
2. Расходами на оплату труда признаются только те выплаты работникам, которые указаны
   в ст. 255 НК РФ.
3. Выплаты должны быть предусмотрены законодательством РФ, трудовыми или коллективными договорами.
4. Нормируемые расходы в целях налога на прибыль принимаются в тех же нормативах при УСН.
5. Оплата труда работников, которые непосредственно участвуют в создании, достройке, дооборудовании, модернизации, техническом перевооружении ОС, относится на расходы по правилам списания основных средств, т.к. затраты на оплату труда включаются в формирование первоначальной стоимости объектов основных средств или НМА.

Состав расходов на оплату труда

Включаются в расходы (ст. 255 НК РФ)	Не являются расходами на оплату труда затраты (ст. 270 НК РФ)
Начисления по тарифным ставкам, должностным окладам	Суммы начисленных дивидендов и другие выплаты, произведенные из средств, оставшихся после налогообложения
Начисления стимулирующего характера, в т. ч. премии за производственные результаты и надбавки	Вознаграждения, предоставляемые руководству или работникам, помимо выплачиваемых по трудовым договорам
Денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством	Премии, выплачиваемые работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений
Возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение или строительство жилья в размере, не превышающем 3% от суммы расходов на оплату труда	Оплата путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях
Другие	Материальная помощь
	Другие

Дата признания в расходах — в момент фактической оплаты. Расходы отражаются в Книге учета доходов и расходов на одну из дат:

• дату выплаты из кассы, если зарплата выдается наличными;
• дату списания денег с расчетного счета, если заработная плата перечисляется на личные банковские счета работников;
• дату передачи ТРУ, если заработная плата выдается в неденежной форме.

Отдельной суммой в КУДиР отражаются удержания из заработной платы, например НДФЛ, алименты и пр.

Отдельно от суммы выплаченной заработной платы в КУДиР отражаются удержания: расход по фактически выплаченной работнику заработной плате и в расходах произведенные удержания.

Первичные документы, подтверждающие расход:

• расчетно-платежная ведомость,
• платежная ведомость,
• расходный кассовый ордер (форма № КО-2),
• платежное поручение банку на перечисление заработной платы на счет сотрудника,
• иные первичные документы.

Выплаченные вознаграждения по ГПД также отражаются в расходах на оплату труда в том случае, если доход получает лицо, не состоящее в штате организации и не являющееся ИП (п. 21 ст. 255, пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК РФ).

Организации и ИП на УСН выступают в роли налоговых агентов по НДФЛ при выплате сотрудникам вознаграждений за работу, поэтому они обязаны:

1. Исчислить сумму налога.
2. Удержать налог из дохода работника.
3. Перечислить налог в бюджет.
4. Если налог удержать нельзя, об этом необходимо сообщить физлицу и в налоговую в виде справки в составе расчета 6-НДФЛ не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, с которого не удержан налог. В этом случае считается, что обязанность налогового агента выполнена.
5. Представлять отчетность по НДФЛ — расчет по форме 6-НДФЛ ежеквартально.

На сумму начисленной и выплаченной сотруднику заработной платы упрощенец начисляет и уплачивает за счет собственных средств страховые взносы на обязательное социальное страхование. Эти суммы включаются в расходы при расчете налога при УСН (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Исключение: расходы на оплату труда работников, которые связаны с созданием, достройкой, дооборудованием, модернизацией, техническим перевооружением основных средств, учитываются в составе расходов на эти ОС при условии, что ОС являются амортизируемым имуществом (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Рекламные расходы

Условия признания информации рекламой перечислены в Федеральном законе от 13.03.2006 № 38-ФЗ. Реклама:

• распространяется любым способом, в любой форме и любыми средствами;
• адресуется неопределенному кругу лиц;
• направлена на привлечение внимания к соответствующему объекту, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

Условия должны выполняться одновременно.

Не является рекламой:

• информация, раскрытие которой или доведение до сведения потребителя является обязательным в соответствии с федеральными законами;
• информация о товаре, работе или услуге, их производителе, импортере или экспортере, размещенная на товаре или его упаковке;
• любые элементы оформления товара, помещенные на товаре или его упаковке и не относящиеся к другому товару.

Порядок признания расходов на рекламу указан в п. 4 ст. 264 НК РФ.

Расходы на рекламу подразделяются на два вида:

Ненормируемые расходы	Нормируемые расходы
Виды расходов
Расходы на рекламные мероприятия через СМИ, в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению, и информационно-телекоммуникационные сети, а также при кино- и видеообслуживании	Расходы на приобретение или изготовление призов, вручаемых победителям розыгрышей во время массовых рекламных кампаний
Расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов	Расходы на иные виды рекламы
Выставочные расходы на: участие в выставках, ярмарках, экспозициях; оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов; изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания и (или) о самой организации; уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании
Порядок отнесения на расходы при УСН
На расходы относятся в сумме фактически произведенных затрат	На расходы относятся в размере, не превышающем 1% от выручки от реализации товаров, работ, услуг как собственного производства, так и ранее приобретенных, выручки от реализации имущественных прав (ст. 249 НК РФ)

Дата отнесения на расходы — дата фактической оплаты рекламных затрат.

Признание в расходах сумм входящего НДС

Налогоплательщики налога при УСН не признаются плательщиками НДС. Поэтому в состав расходов включаются суммы НДС по оплаченным товарам, работам, услугам, в сумме которых выделен отдельной строкой НДС (пп. 8 п. 1. ст. 346.16 НК РФ).

Уплаченные налогоплательщиком суммы НДС являются самостоятельным видом расходов и учитываются отдельно от основной операции.

В расходах можно учесть только суммы НДС по тем товарам, работам, услугам, которые подлежат включению в состав расходов. Если затраты на их приобретение не принимаются в качестве расходов при УСН, то и НДС по таким товарам нельзя учесть в расходах.

По товарам, приобретенным для последующей реализации, в расходы включается только сумма НДС, которая приходится на товары, включаемые в состав расходов в момент их реализации. Налогоплательщик вправе включить в расходы товары, которые ранее были приобретены для последующей перепродажи, только в сумме, соответствующей реализованным товарам (ст. 346.16, пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письма Минфина России от от 21.04.2020 № 03-07-14/32018, от 23.09.2019 № 03-11-11/73036).

В Книге учета доходов и расходов сумма НДС отражается отдельной строкой в расходах.

• Исключение — приобретение ОС и НМА. Входной НДС включается в их первоначальную стоимость (пп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ, пп. 8, 11 п. 1 ст. 346.16, п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Есть еще ряд затрат, которые бизнес может отнести к расходам. Это и оплата банковских услуг, расходы на покупные товары, услуги связи, вывоз мусора и пр. О них речь идет в нашей шпаргалке.