-30 в январе Кадры

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Трудовые книжки

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

 

 

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

 

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос
 
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Скачать
2 302
Материалы по теме
4 комментария    Написать свой
Здравствуйте! У меня такой объемный вопрос:
1. Есть Трудовой кодекс (ТК), который явно описывает какими типами ЭЦП можно пользоваться для подписания тех или иных документов, связанных с трудовой деятельностью (ст. 22.3 ТК РФ).

2. Есть Федеральный закон 63-ФЗ "Об электронной подписи", который описывает разные типы подписей и требования к ним.

3. Есть Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 796, который утверждает, что все средства ЭП должны быть одобрены ФСБ России (п. 20).

4. Есть Приказ ФСБ РФ от 09.02.2005 N 66 (ред. от 12.04.2010) "Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации (Положение ПКЗ-2005)", регулирующий для каких типов информации какой тип подписи необходимо использовать.

Тут сплошные противоречия:

1. Для подписания документов, кроме трудовых договоров, допускается использование простой ЭЦП, что противоречит требованиям приказов ФСБ.

2. ТК РФ допускает использование усиленной неквалифицированной подписи, порядок проверки которой устанавливается соглашением сторон, что противоречит приказам ФСБ, который регламентирует использование определённых типов подписей и алгоритмов для формирования и проверки ЭЦП.

3. Приказ ФСБ N 66 устанавливает, что для подписания информации, составляющей коммерческую тайну или содержащую персональные данные, необходимо использовать неквалифицированную подпись, и, по приказу ФСБ N 176, сформированную по одобренным ФСБ алгоритмам с соответствующими проверками, что противоречит ТК РФ, допускающий подписание таких документов (например, приказа на премию) простой ЭЦП.



Формулирую вопросы: для каких типов документов в корпоративном (внутреннем) ЭДО допустимо:
- использовать неквалифицированную ЭП, созданную в нарушение требований ФСБ (т.е. использующую алгоритмы, не одобренные ФСБ России, не по ГОСТу)?
- допустимо использовать простую ЭЦП?
для каких типов документов в корпоративном (внутреннем) ЭДО Необходимо использовать неквалифицированную ЭЦП, созданную в соответствии с требованиями ФСБ, "по ГОСТу"?
Максим, добрый день! Более расширенные консультации экспертов доступны только слушателям платных тарифов.
Познакомьтесь с Картами Контур.Школы (https://kontur.ru/lp/school-hr?p=1210&utm_source=kontur-events.ru&utm_medium=referral&utm_referer=kontur-events.ru&utm_startpage=kontur.ru%252Flp%252Fschool-card&utm_orderpage=kontur.ru%252Flp%252Fschool-card), которые позволяют на выгодных условиях участвовать в большем количестве мероприятий Школы и получать экспертную поддержку преподавателей во время обучения.
Добрый день! Разъясните пожалуйста, в какой срок нужно уведомить сотрудников о переходе организации на ЭДО? Если ИС "Работа России" начинает работать с сентября, то как работать с вновь принятыми с января сотрудниками? Если все сотрудники отказались от перехода на ЭДО?
Анна, добрый день! Публикуем ответ эксперта Марии Финатовой на Ваш вопрос: "Срок работодатель определяет самостоятельно.
В соответствии со статьей 22.2. Трудового кодекса РФ работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.

Если все работники отказываются переходить на ЭДО, то вы не можете ввести ЭДО в отношении этих работников и должны оформлять с ними все документы на бумажных носителях.

Допустимо ввести ЭДО для вновь принимаемых работников, если они будут согласны на его введение – но они тоже могут отказаться.

Есть смысл разрабатывать локальный нормативный акт по ЭДО, когда у вас будут работники, которые будут согласны на его введение. До этого данный документ будет нерабочим, даже если его и разработать. ЭДО можно применять не в рамках трудовых отношений, если вы это хотите сделать, а в других процессах для этого необходимо руководствоваться требованиями норм действующего законодательства"
Спасибо за ваше мнение!