Оформление дистанционной работы. Типичные ошибки работодателей в 2021 году

Ошибка 1. В трудовом договоре не указан вид дистанционной работы

Многие работодатели, желая указать в трудовом договоре дистанционный формат, просто пишут, что сотрудник работает вне офиса, но не уточняют, на постоянной или временной основе. А это важно, потому что от вида зависит способ регулирования трудовых отношений с работниками.

• Пример 1. Работодатель может уволить дистанционного работника, который больше не может выполнять работу из-за смены территории, только если речь идет о дистанционной работе на постоянной основе.
• Пример 2. Определять порядок вызова или выхода на рабочее место можно только для работников на временной дистанционной работе.

Характер работы — временный или постоянный — влияет и на порядок предоставления отпуска.

Примеры формулировок о дистанционной работе:

Пример 1. 1.4. Работник выполняет трудовую функцию дистанционно на постоянной основе в течение срока действия договора.

Пример 2. 1.4 Работник выполняет трудовую функцию дистанционно временно непрерывно в течение периода, не превышающего шесть месяцев с 10.01.2022 до 30.06.2022 включительно.

1.6. Работник обязан приступить к работе на стационарном рабочем месте в ООО «Афиша» на территории работодателя по адресу…

Ошибка 2. Сотрудник, у которого дистанционная работа оформлена временно, работает в таком формате более 6 месяцев подряд

Есть работодатели, которые еще в 2020 году оформили допсоглашение к трудовому договору о переводе сотрудников на временную дистанционную работу, но указали не срок действия, а условие «до особого распоряжения работодателя». А с 1 января 2021 года такое невозможно: работник может непрерывно находиться на временной дистанционной работе не более шести месяцев.

Проверьте документы по своим сотрудникам. Если вы когда-то заключали трудовой договор или допсоглашение на дистанционную работу и указали там «временный», то надо определить порядок выхода на рабочее место, чтобы работник хотя бы на 1 день выходил в офис. В документах укажите порядок чередования периодов дистанционной и стационарной работы.

Пример формулировок:

1.3. Настоящий трудовой договор заключается для выполнения временной периодической дистанционной работы при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции дистанционно и периодов выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

1.4. В период дистанционной работы работник выполняет определенную настоящим договором трудовую функцию (должностные обязанности) вне места нахождения работодателя, его филиала, представительств, обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Работник непосредственно исполняет свои дистанционные обязанности в (территория, местность) в периоды дистанционной работы и в оборудованных офисах работодателя в (адрес рабочего места или название населенного пункта) в период выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Вы можете в трудовом договоре или допсоглашении четко прописать периоды и их чередование: например, пять месяцев — дистанционно, а один месяц — на стационарном рабочем месте или понедельник, вторник — дистанционно, а среда, четверг, пятница — стационарно. Здесь нет ограничений, вы вправе сами определить, как вам и сотруднику будет удобно.

Если понимаете, что не можете предугадать, когда сотрудник вам понадобится в офисе, то в самом трудовом договоре не закрепляйте конкретные периоды, но пропишите, что временная дистанционная работа будет чередоваться со стационарной. А далее укажите порядок выхода или вызова работника на рабочее место. В этом случае вам понадобится контролировать его появление в офисе.

В ситуации когда работодатель переводит сотрудников на дистанционную работу не по собственной инициативе, а под давлением внешних обстоятельств, сроки определяются этими обстоятельствами (ст. 312.9 ТК РФ).

Пример. По указу губернатора в регионе введена обязанность на четыре месяца перевести 30% работников на дистант. Работодатель оформил приказ, указал срок его действия.  Когда закончится этот срок, работники должны вернуться на стационарные рабочие места, потому что внешние обстоятельства изменились. Если у кого-то возникнет желание остаться на удаленке и руководитель не будет возражать, нужно будет оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

• Обратите внимание: если временная дистанционная работа оформлена по трудовому договору или дополнительному соглашению, то ее продолжительность не может быть больше шести месяцев. Если условие установлено приказом работодателя или ЛНА на основе, например, указа главы региона, то срок определяется этим внешним документом.

Схема поможет вам проверить, правильно ли у вас определен срок работы сотрудника в дистанционном формате.

Ошибка 3. В трудовом договоре не указано место работы

В трудовом договоре работодатель обязан указать место работы, а если сотрудник будет работать в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, то место работы с указанием подразделения и его местонахождения (ст. 57 ТК РФ). Возникает вопрос: надо ли подробно прописывать место работы дистанционного сотрудника?

В текущей практике сложилось два подхода. Сторонники первого считают, что следует писать наименование работодателя и название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель. А местность, где фактически находится работник, указывается по усмотрению сторон трудового договора. Обязанности включать это условие в договор нет.

• Если сотрудник работает в условиях Крайнего Севера, рекомендуем указывать местность, чтобы не снизить уровень социальных гарантий.

Второй подход — указывать место работы полностью, с названием организации и уточнением территории, где сотрудник непосредственно работает.

Примеры формулировок:

Пример 1. Место работы: общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (г. Москва). При этом работник выполняет трудовую функцию по месту своего жительства в г. Тюмени.

Пример 2. Место работы: ООО «Альянс» (г. Москва), место исполнения трудовой функции дистанционной работы — Тюменская область, г. Ялуторовск.

Тут нельзя установить единый правильный вариант. Есть организации, которым важно указать территорию работодателя и работника, есть компании, которым непринципиально, где сотрудник фактически находится. Бывают ситуации, когда человек технически может работать везде, где есть интернет, и постоянно перемещается по территории России. Тогда отделу кадров придется каждый раз переоформлять с ним допсоглашение, если место работы будет принципиально.

Ошибка 4. В ЛНА не определен порядок предоставления отпуска дистанционным работникам

В Трудовом кодексе обозначены различия в порядке предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска для дистанционных сотрудников, работающих так постоянно или временно.

Если у вас есть дистанционные работники на постоянной основе, проверьте, вносили ли вы изменения в локальные акты. Удобно прописать порядок предоставления отпусков таким сотрудникам в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Норма, прописанная в ст. 312.4 ТК РФ, многим кажется спорной. Непонятно, почему для работников, выполняющих дистанционную работу на постоянной основе, указан особый порядок предоставления отпусков и распространяются ли на них положения гл. 19 ТК РФ. Роструд не может дать объяснение, но уточняет, что «невключение дистанционных работников, выполняющих дистанционную работу на постоянной основе, в график отпусков может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ».

Проверьте у себя решение этого вопроса в ЛНА и трудовом договоре с работником, который оформлен на постоянную удаленку.