Компания на УСН вправе относить коммунальные платежи к расходам, при условии выполнения нескольких условий. Разберемся в особенностях учета
- Основные положения
- Коммунальные платежи за собственные помещения
- Коммунальные платежи за арендные помещения
- Арендатор оплачивает коммунальные услуги напрямую поставщикам
- Коммунальные услуги оплачиваются через арендодателя
Основные положения
Согласно общему правилу упрощенец вправе относить на расходы коммунальные платежи, если они экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с коммерческой деятельностью. Это требования ст. 252 НК РФ. Кроме того, в расходах при УСН могут быть учтены только те затраты, которые перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Это закрытый перечень.
Организации на УСН могут уплачивать коммунальные платежи при использовании:
- собственных помещений,
- арендных помещений.
Согласно п. 4 ст. 154 ЖК РФ плата за коммунальные услуги включает в себя плату за холодную и горячую воду, электрическую и тепловую энергию, газ, отведение сточных вод, обращение с твердыми коммунальными отходами.
Коммунальные платежи за собственные помещения
Учесть в расходах коммунальные платежи вправе только те налогоплательщики, кто выбрал систему «доходы минус расходы».
Коммунальные расходы, кроме платы за вывоз твердых бытовых отходов, учитываются как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). В силу этого в учетной политике в целях налогообложения нужно представить классификацию расходов, указать, какие затраты учитываются в материальных расходах.
Плата за вывоз твердых бытовых отходов не входит в материальные расходы. Эти суммы включаются в расходы (пп. 36 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Входной НДС учитывается в расходах одновременно с коммунальными платежами, но в книге учета доходов и расходов (КУДиР) он указывается отдельно: этот вид расхода выделен в качестве самостоятельного (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Таким образом, в КУДиР в разделе 1 в графе 5 делается две записи (п. 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов при УСН, Письмо Минфина России от 05.09.2014 № 03-11-06/2/44783):
- сумма расхода на коммунальные услуги за минусом входящего НДС,
- сумма входящего НДС за оплаченные коммунальные услуги.
Расходы учитываются на дату оплаты.
Документами, подтверждающими расходы на коммуналку, могут быть, например, договор с ресурсоснабжающими организациями, счета, акты и платежные поручения на оплату.
Коммунальные платежи за арендные помещения
Порядок учета коммунальных платежей по арендованным помещениям зависит от того, какой способ уплаты согласован между арендодателем и арендатором:
- Напрямую поставщику услуг, минуя арендодателя.
- Через арендодателя:
- сверх суммы арендной платы;
- как часть арендной платы в фиксированной или переменной части;
- по посредническому договору отдельно от арендной платы.
Арендатор оплачивает коммунальные услуги сразу поставщикам
Оплата услуг энергоснабжающим и газоснабжающим организациям, организациям водопроводно-канализационного хозяйства и прочим происходит согласно соответствующему договору. Это самый простой и прозрачный способ.
Здесь нужно выделять:
- коммунальные услуги, оказанные непосредственно в арендованном имуществе. Они учитываются в материальных расходах в общем порядке;
- коммунальные расходы по содержанию общего имущества в виде оплаты электроэнергии и услуг водоснабжения, если речь идет об отдельных помещениях, например, в торговом или деловом центре. Они учитываются пропорционально арендуемой площади в общей площади объекта недвижимости (Письмо Минфина России от 27.10.2020 № 03-11-06/2/93333).
Отдельно учитываются расходы на вывоз мусора (пп. 36 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Суммы НДС, выделенные поставщиками в стоимости коммунальных услуг, отражаются в расходах отдельно (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) на дату списания денег с расчетного счета или выдачи из кассы.
Документы арендатора:
- счета от поставщиков услуг;
- платежные поручения, кассовые чеки и др.
Коммунальные услуги оплачиваются через арендодателя
Конкретный порядок учета полностью зависит от того, как происходит оплата. В каждом из способов есть нюансы.
Арендатор вносит оплату за коммунальные услуги как часть арендной платы
Платежи за коммуналку часто становятся в договоре аренды переменной частью, что позволяет арендодателю не рисковать и оплачивать их в размере фактических затрат. Тогда итоговая сумма может быть разной из месяца в месяц. При этом размер фактически потребленных арендатором услуг можно определять на основании показаний индивидуальных приборов учета или рассчитывать пропорционально арендуемой площади. Способ должен быть указан в договоре аренды.
Если в договоре сумма коммунальных платежей фиксированная, то арендодатель несет определенные риски: не всегда можно отразить в расходах коммунальные платежи, возмещенные арендодателю арендатором. Такой вариант оплаты сегодня встречается редко.
|
Арендодатель |
Арендатор |
---|---|---|
Порядок учета |
Вся сумма арендной платы и коммунальных платежей в составе арендных платежей является доходом от сдачи имущества в аренду (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Если коммунальные платежи поступают отдельно, сверх арендной платы, то они признаются или доходом от реализации, или внереализационным доходом в зависимости от порядка учета доходов от аренды. Доход учитывается на дату поступления арендной платы. Затраты на коммунальные платежи включаются в материальные расходы, включая сумму НДС (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты признаются в момент списания денег с расчетного счета, выплаты из кассы.
|
Арендная плата и входящие в нее коммунальные платежи входят в состав расходов (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Они признаются в расходах на дату перечисления оплаты арендодателю (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). |
Документы |
|
|
Арендатор возмещает арендодателю расходы на коммуналку отдельно от арендных платежей
Стоимость потребленных арендатором коммунальных услуг арендодатель оплачивает поставщикам сам, затем арендатор компенсирует ему эту сумму.
В договоре аренды желательно указать, что в состав арендной платы включена сумма возмещения расходов на оплату коммунальных услуг.Условие о возмещении коммунальных платежей можно установить:
- в договоре аренды;
- в дополнительном соглашении к нему;
- в самостоятельном соглашении, например, в договоре о возмещении затрат на коммунальные платежи, соглашении об участии в расходах на коммунальные платежи и пр.
Такое соглашение или договор нельзя квалифицировать как отношения по договору поставки коммунальных услуг. При этом способе оплаты коммунальные платежи не являются частью арендной платы, а носят характер самостоятельных платежей.
|
Арендодатель |
Арендатор |
---|---|---|
Порядок учета |
|
Арендатор вправе учесть компенсацию стоимости потребленных коммунальных услуг как часть материальных расходов в момент списания денег с расчетного счета, выплаты из кассы (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
|
Документы |
|
|
Арендодатель выступает посредником между арендатором и коммунальными службами
Схема взаимодействия выглядит так:
- Арендодатель приобретает у поставщиков энергию, воду, газ, услуги по водоотведению для арендатора.
- Арендатор перечисляет арендодателю деньги за полученные коммунальные услуги.
- Арендодатель перечисляет оплату поставщикам.
В этой ситуации арендодатель выступает посредником/агентом в расчетах между коммунальными службами и арендатором. И это следует закрепить посредническим договором.
Такие договоры являются возмездными (ст. 991, 1006 ГК РФ), поэтому сторонам нужно согласовать размер посреднического вознаграждения. Если он не установлен и не может быть определен исходя из условий договора, арендатор должен ориентироваться на стоимость аналогичных услуг (п. 3 ст. 424 ГК РФ).
Если арендодатель подписал договор с арендатором позже договора с коммунальными службами, то налоговая может не признать отношения по оплате коммунальных платежей посредническими и платежи от арендатора будет расценивать как доход.
Агент, который действует от своего имени, но за счет принципала, должен совершать сделки с поставщиком после заключения агентского договора. Тогда в составе своих доходов агент может учесть только агентское вознаграждение (пп. 9 п. 1 ст. 251, п. 1 ст. 346.15 НК РФ, Письма Минфина России от 12.09.2019 № 03-01-15/70350, от 18.04.2018 № 03-11-11/25816).
Арендодатель-посредник |
Арендатор |
---|---|
Включает в доходы:
Доходы арендодатель отражает на дату их фактического поступления. Компенсацию коммунальных платежей можно не учитывать в доходах при условии, что в расходы не включаются затраты на коммуналку для арендатора (пп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ). Арендодатель-посредник несет затраты по оплате коммунальных услуг, приобретенных по поручению арендатора и им же потребленных. В расходах арендодателя они не учитываются, поскольку компенсируются ему арендатором (абз. 1 п. 2 ст. 346.1 НК РФ). |
Признает в расходах:
Расходы учитываются на дату их осуществления. |
Арендодатель-посредник выставляет арендатору документы:
- счет на оплату коммунальных услуг;
- счет на оплату посреднического вознаграждения;
- счет коммунальных служб или расчеты.
В заключение хочется отметить, что какой бы порядок уплаты коммунальных платежей не был бы выбран, он обязательно должен быть согласован между арендатором и арендодателем и прописан в договоре аренды. Это позволит избежать неоправданных рисков и судебных споров между арендатором, арендодателем и ресурсоснабжающими организациями.