Учет фактически отработанного сотрудником времени — обязанность работодателя. Организации могут использовать собственные бланки табеля учета, в том числе электронные. Но удобнее применять рекомендованные Госкомстатом РФ формы Т-12 и Т-13. Расскажем, как с ними работать
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).
Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.
В крупных организациях обычно применяют такую схему:
- Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
- В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
- Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.
Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.
На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.
В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях.
Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13
Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.
Табель Т-12 содержит два раздела:
- Учет рабочего времени — кадровый.
- Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.
Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.
Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.
Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.
Что учитывать при заполнении табеля
Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.
Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.
Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.
Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.
Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:
- приказом о направлении в командировку;
- графиком отпусков;
- листком временной нетрудоспособности.
Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.
В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.
Какие использовать обозначения и коды
Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.
Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:
Я — явка;
Н — неявка без указания причин.
Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.
Из Т-12 чаще всего используют:
Я — рабочий день;
Н — работа в ночное время;
ОТ — ежегодный основной отпуск;
ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;
К — командировка;
ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.
- Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.
Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).
Как заполнить табель. Образец
Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества.
Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц:
- начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля,
- ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
- специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.
В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).
Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:
- В графе 1 ставим номера по порядку.
- Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
- В графе 3 указываем табельный номер.
- В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
- Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
- В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:
- У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
- Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
- Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.
- В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам.
- Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
- В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).
Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Какие еще есть требования к табелю
Подписывают заполненную форму:
- табельщик;
- начальник отдела;
- кадровик.
Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).
Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец заполнения табеля 85.5 КБ
-
Перечень кодов 49.7 КБ
-
Форма Т‑12 204 КБ
-
Форма Т‑13 79.5 КБ