Электронное актирование в вопросах и ответах

Рассказываем об основных этапах электронного актирования и отвечаем на наиболее актуальные вопросы участников закупок

С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью ЕИС. Это полезное нововведение вызывает вопросы у поставщиков, которые сталкиваются со сложностями как в ходе закупки, так и при работе в личном кабинете.

Что такое электронное актирование

Электронное актирование начало действовать с января 2022 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит в рамках Закона № 44-ФЗ, с помощью личного кабинета участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования раскрыт в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Важно: обязанность электронного актирования предусмотрена в отношении извещений о закупках, которые были размещены с 1 января 2022 года. Приемка по иным контрактам, извещения о проведении которых были размещены ранее этой даты, возможна в бумажной форме без обязательного применения функционала ЕИС (Письмо Казначейства РФ от 28.12.2021 № 95-09-11/10-640).

Если вы не сталкивались с процессом электронного актирования, рекомендуем заранее изучить особенности взаимодействия с заказчиком при электронном актировании, чтобы вовремя и правильно оформить соответствующие документы и получить оплату за исполненный контракт с первого раза. В случае необходимости доработать закрывающие документы срок рассмотрения результатов исполнения контракта, как правило, исчисляется заново.

Срок приемки результатов не может составлять более 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Он исчисляется с даты направления документов в ЕИС, а не с даты поставки товара. Таким образом, для сокращения сроков оплаты по контракту настоятельно рекомендуем направлять закрывающие документы в день отгрузки товара, окончания выполнения работы, оказания услуг.

В каких случаях электронное актирование обязательно

Обязательный электронный документооборот касается только электронных способов закупок — как открытых, так и закрытых. Для закрытых электронных процедур предусмотрено право применять или не применять указанный порядок (п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ).

Аналогичное право предусмотрено и в отношении закупок у единственного поставщика. Согласно ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ такие закупки на сумму не более 3 млн руб. проводятся в электронной форме, а значит, электронное актирование обязательно.

Таким образом, электронное актирование обязательно для всех электронных процедур, за исключением:

  • закупок у единственного поставщика, в том числе малых закупок, по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ;
  • закрытых электронных процедур — право, а не обязанность.

Каков алгоритм действий

После поставки товара, выполнения работы или оказания услуги уполномоченное лицо поставщика формирует документ о приемке в сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Большинство заказчиков устанавливает 1–5 рабочих дней, но бывают случаи, когда требования контракта предусматривают направление соответствующих документов в день его исполнения, поэтому обращайте внимание на эти пункты в контракте.

Общий алгоритм электронного актирования

Этап 1. Доступ к электронному актированию открывает заказчик — это его задача. Открыть доступ в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта.

Этап 2. Уполномоченное лицо поставщика с соответствующими правами в ЕИС (как правило, это директор, бухгалтер, или тендерный специалист) формирует закрывающие документы с помощью личного кабинета. Есть возможность создать акт, совмещенный со счетом-фактурой, либо отдельно счет-фактуру — это зависит от применяемой исполнителем системы налогообложения.

Обучение для поставщика по Закону № 44-ФЗ
Повышение квалификации онлайн, 96 ак. часов. Удостоверение
Посмотреть программу

Формируя документ, пользователь последовательно заполняет поля и вносит наименование товара, работы, услуги, количество, а также страну происхождения товара (пп. «б–д» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Указание количества выполненных работ, оказанных услуг возможно в текстовом формате, в то время как для товара это исключительно цифровое обозначение.

Помимо документов, заложенных механизмом электронного актирования, можно добавить иные документы, если они предусмотрены условиями исполнения контракта (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), к примеру, копию товарной накладной, которая была подписана в бумажной форме при передаче товара на склад.

Сформировав комплект документов, поставщик подписывает и направляет сведения заказчику. Они станут доступны для заказчика не позднее чем через час (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Этап 3. Заказчик со своей стороны проверяет содержательную часть документа, а также корректность заполнения реквизитов документа, сверяет с тем, что было поставлено. При необходимости указывает сведения о штрафах и пени, предъявленных заказчиком и удержанных по условиям контракта.

Возможно отражение иной информации, к примеру, о налогах для физического лица, если таковым является исполнитель по контракту.

После приемки ТРУ заказчик подписывает документы в ЕИС. Срок, в течение которого должна быть осуществлена приемка, — не более 20 рабочих дней.

Важно: срок исчисляется от даты, когда  в личном кабинете заказчика появился подписанный документ от поставщика.

При выявлении несоответствия товара, работы, услуги документам, направленным в ЕИС, или при наличии брака, иных недостатков заказчик вправе отказать в приемке или оформить частичную приемку, если такая предусмотрена условиями контракта. В случае отказа заказчик излагает причины и направляет их поставщику.

Если претензий к товару, работам или услугам у заказчика нет и выявлена, к примеру, ошибка, то заказчик вправе воспользоваться функционалом корректировки документа и направить уведомление в ЕИС поставщику. Важно учитывать, что исправлять документ нужно в те сроки, которые определены контрактом. Требований в рамках Закона № 44-ФЗ к срокам исправления документа нет.

Возможна ли интеграция с бухгалтерскими системами

При исполнении контрактов можно формировать проект документа о приемке во внешних бухгалтерских системах. Для этого в ЕИС доступен сервис информационного взаимодействия с бухгалтерскими системами. Сервис обеспечивает прием проектов документов из внешних систем.

Также возможна обратная интеграция из личного кабинета участника закупок ЕИС в бухгалтерские системы, но только при строгом соответствии документа форматам ЕИС. Практика использования этого сервиса показывает, что интеграция осуществляется небыстро, к этому просто нужно быть готовым.

Более подробно с требованиями к бухгалтерским системам для целей интеграции с ЕИС можно ознакомиться на официальном сайте ЕИС в разделе «Форматы информационного взаимодействия по 44-ФЗ».

Что такое многоэтапное актирование

Возможность многоэтапного актирования предусмотрена функционалом ЕИС. Такая необходимость может возникнуть, например:

  • в ходе исполнения контракта, по которому поставка осуществляется по заявкам заказчика, то есть фактически каждая отдельная поставка может подразумевать оплату поставленного товара; 
  • в случае, когда количество или объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг невозможно определить (Письмо Казначейства РФ № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).

Как наделить полномочиями сотрудников поставщика

Для формирования электронного документа о приемке организация или индивидуальный предприниматель должны быть зарегистрированы в ЕИС.

Для формирования документа о приемке пользователь должен обладать одним из полномочий:

  • Руководитель — доступно только для руководителя организации. Пользователь с этой ролью по умолчанию получает все доступные права для работы с закрывающими документами.
  • Уполномоченный специалист — присваивается пользователем с полномочием «Руководитель» или «Администратор». Далее пользователю с ролью «Уполномоченный специалист» необходимо назначить права для работы с документом о приемке. Их перечень определяет пользователь с полномочиями «Руководитель» или «Администратор» с установленным правом «Право на определение иных лиц, уполномоченных на осуществление действий в ЕИС и на ЭТП от имени участника закупок».

Для настройки прав работы с электронным актированием необходимо в перечне пользователей найти нужного, выбрать пункт «Права доступа пользователя» и в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта» установить соответствующие права. В зависимости от того, какие действия будет совершать сотрудник, ему назначаются следующие права:

  • «Просмотр электронных документов»;
  • «Создание и редактирование документов о приемке, корректировочных документов»;
  • «Подписание документов о приемке»: доступно для пользователей с полномочиями «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» или «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке»;
  • «Подписание документов о приемке уполномоченным лицом, имеющим право подписания от лица руководителя».

Документ о приемке будет считаться подписанным при следующей одновременной комбинации полномочий:

  • при подписании двумя подписантами: одного с полномочиями «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке», другого — «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг»;
  • при подписании одним подписантом достаточно только установленного полномочия «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке».

Подробное описание процесса наделения полномочиями пользователей в зависимости от вида документов в рамках электронного актирования доступно в ЕИС в разделе «Наделение полномочиями».

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Как исполнителю работать с закрывающими документами в личном кабинете

Документ о приемке товара, выполненной работе или оказанной услуге формируется в личном кабинете поставщика и сводится к заполнению ряда реквизитов с информацией о грузоотправителе, количестве товара и пр. Подробный процесс работы с закрывающими документами изложен в инструкциях ЕИС.

Если перейти в раздел «Исполнение контрактов» личного кабинета поставщика, отобразится информация об исполнении всех контрактов. Для поиска нужного обязательства можно применить фильтры. Так, при выборе пункта «Контрагенты» в разделе «Исполнение контрактов» отобразится количество новых контрактов, по которым в личном кабинете заказчика открыт доступ на формирование документов о приемке.

В правой части страницы информации по контракту доступно отображение перечня документов о приемке/корректировочных документов по выбранному этапу контракта. Необходимо раскрыть информацию по этапу контракта для просмотра. Цвет индикатора в столбце «Статус документа» обозначает статус документов о приемке/корректировочных документах.

Важно: сформировать и подписать документ о приемке невозможно, пока заказчик не предоставит соответствующий доступ! Если возможности для предоставления документа о приемке нет, необходимо обратиться к заказчику с просьбой открыть доступ.

Какие есть статусы документов о приемке

Чтобы соблюсти предусмотренные контрактом сроки направления документов о приемке, поставщику необходимо отслеживать их статус в ЕИС. Так поставщик может оперативно внести корректировки, прогнозировать сроки поступления денежных средств по контракту.

Обучение для заказчика
Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак. часов
Подробнее о курсе

В зависимости от текущего состояния документа о приемке в личном кабинете поставщика отображаются различные статусы:

  • Подписано: статус присваивается документу о приемке после его подписания заказчиком без расхождений (полная приемка) и доставки итогового документа о приемке в личный кабинет поставщика в ЕИС.
    Цвет индикатора — зеленый.
  • Подписано с частичной приемкой: статус присваивается документу о приемке в случае, если заказчик частично принял товары, работы, услуги, сформировал документ с расхождениями и направил его в личный кабинет поставщика. При согласии необходимо сформировать корректировочный документ о приемке, который также будет подписан заказчиком.
    Цвет индикатора — зеленый.
  • Принят к учету: статус присваивается счету-фактуре после подписания заказчиком извещения о принятии счета-фактуры к учету и его доставки в личный кабинет поставщика в ЕИС.
    Цвет индикатора — зеленый.
  • На подписании: статус присваивается документу о приемке в случае, если документ должен быть подписан несколькими пользователями и в текущий момент времени подписан лишь одним подписантом.
    Цвет индикатора — зеленый.
    В этом статусе направить документ заказчику на рассмотрение возможно только после его подписания всеми подписантами.
  • На рассмотрении: статус присваивается документу после его доставки в личный кабинет заказчика. Для подтверждения доставки в ЕИС формируется системное подтверждение, которое можно посмотреть в личном кабинете поставщика на вкладке «Документы» в разделе «Хронология» карточки документа.
    Цвет индикатора — желтый.
  • Ошибка доставки: присваивается, если в течение 24 часов нет автоматического подтверждения от ЕИС о получении документа заказчиком или поступило извещение об ошибке от ЕИС.
    Цвет индикатора — красный.
    В этом случае необходимо проверить документы, скорректировать их при наличии ошибок и направить повторно.
  • Направлено заказчику: статус присваивается подписанному поставщиком документу при направлении его в личный кабинет заказчика до подтверждения о получении в личном кабинете поставщика.
    Цвет индикатора — желтый.
  • Проект: статус присваивается при начальном формировании документа или его возврате на редактирование из иных статусов.
    Цвет индикатора — серый.

В чем основные сложности электронного актирования

Реформа электронного актирования призвана улучшить ситуацию как для поставщиков и заказчиков, так и для контролирующих органов. Однако, несмотря на позитивные изменения, остаются и спорные моменты, требующие новых законодательных инициатив в интересах поставщиков. Среди основных проблем выделяют следующие:

  1. Заказчики включают в контракт обязанность предоставлять копии электронных документов на бумажном носителе на этапе поставки, что противоречит ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. В связи с этим рекомендуем анализировать проект контракта на этапе участия в закупке и своевременно направлять запрос на разъяснения, чтобы исключить это требование, а в случае отказа — обжаловать в УФАС.
  2. Длительный срок приемки результатов исполнения контракта 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) нивелирует все реформы в части сокращения сроков оплаты товара. В этом случае поставщик может получить деньги спустя месяц-полтора.
  3. Техническое несовершенство работы личного кабинета участника закупки (сбои, длительный отклик функционала ЕИС и пр.), которое требует дополнительных временных затрат по загрузке документов, их корректировке. По факту это не упрощает ситуацию для поставщика, а, наоборот, усложняет.

Таким образом, наиболее ощутимое преимущество системы электронного актирования для исполнителей — надлежащее подтверждение полномочий подписантов, а также верификация времени направления и подписания документа с последующим размещением его в ЕИС, что избавляет исполнителя от необходимости направления отчетных документов заказными письмами для надлежащего подтверждения факта получения.

Более подробно процесс электронного актирования описан на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок. В частности, там вы найдете подробные инструкции, методические материалы и наглядные видео как для поставщика, так и для заказчика: раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Алгоритм электронного актирования 128.4 КБ

Скачать
32 366
Материалы по теме
14 комментариев    Написать свой
Доброе утро! Помогите в такой ситуации. Поставщик выложил документы о приемке не во время. Наша организация, как заказчик , уже оплатила товар. Как сейчас быть? Как проводить электронное актирование?
Добрый день!
Если нарушен срок, в течение которого поставщик обязан направить заказчику в ЕИС электронный документ о приемке, установленный контрактом, то заказчик обязан начислить поставщику штраф за нарушение, которое не имеет стоимостного выражения (непредоставление документов о приемке в срок) в соответствии с п.6 Правил определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, предусмотренных контрактом (Постановление Правительства РФ от 30.08.2017 № 1042 «Об утверждении Правил определения размера штрафа, начисляемого в случае ненадлежащего исполнения заказчиком, неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком…»
Обратите внимание, что оплата должна была быть произведена заказчиком в срок не более семи рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приемке (ч.13.1 ст.34 44-ФЗ)
Здравствуйте! От поставщика принят сыр для питания детей в детском саду. В ЕИС подписан документ о приемке с обеих сторон в установленный срок и передан на оплату. При вскрытии упаковки сыр оказался несоответствующего качества. Составили Акт и вернули сыр поставщику. Подскажите, какие действия возможны сейчас на ЕИС по возврату?
Добрый день!
В случае, если документ о приемке уже был подписан с двух сторон, то направление мотивированного отказа в ЕИС уже технически невозможно.
Но поскольку был поставлен товар ненадлежащего качества, то в такой ситуации следует направить претензию заказчику с требованием о замене товара и уплате неустойки/штрафа, предусмотренных контрактом. Обратите внимание, что Законом № 44-ФЗ порядок ведения претензионной работы не определен.
Если же недостатки не будут устранены, то заказчик вправе расторгнуть контракт в одностороннем порядке на основании ч.9 ст.95 44-ФЗ, если это было предусмотрено контрактом. Сформируйте в ней электронное уведомление, подпишите его и разместите в этой системе.
Решение заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта, заключенного по результатам электронных (в том числе закрытых) процедур, направляется следующим образом - заказчик формирует решение в ЕИС, подписывает его и размещает в этой системе. Не позднее одного часа с момента размещения в ЕИС оно автоматически направляется поставщику. Это надлежащее уведомление об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 12.1 ст. 95 44-ФЗ). Заказчик отменяет решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если в течение 10 календарных дней с даты надлежащего уведомления поставщик (подрядчик, исполнитель) устранит нарушение, а также возместит расходы на экспертизу (при ее проведении) (ч. 14 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).
Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, нужно ли, формируя документ о приемке, прикреплять файл с актом о сдаче-приёмке выполненных работ? В контракте о такой необходимости не сказано, однако заказчик не принял электронный документ о приёмке из-за отсутствия прикрепленного файла с актом.

Также подскажите, пожалуйста, обязательно ли нужна печать организации на счете с подписью бухгалтера, который мы прикрепили к электронному документу о приёмке?
Добрый день!
Нет, файл с актом (в том числе сканированный документ) в рамках электронной приемки не является обязательным. В этом случае достаточно электронного документа, сформированного при помощи ЕИС.
К документу о приемке поставщик вправе приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью.
Обратите внимание, что в ч.13 ст.94 44-ФЗ указано, что в отведенный контрактом срок поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ). Таким образом, предоставление документа с «живой» подписью и печатью не требуется.
Следует также учитывать, что особенность электронного документооборота и состоит в том, что электронные документы подписываются электронной подписью. Документ, подписанный цифровой подписью, приравнивается по своему значению к документу на бумажном носителе при соблюдении условий, предусмотренных Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
Добрый день!
Прошу помочь разобраться: исходя из Вашей статьи документ о приемке формируется после поставки товара в течение 1 - 5 рабочих дней. Однако, согласно ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учёте", первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после его окончания. При отгрузке товаров со склада поставщика и передаче товара грузоперевозчику (до момента перехода права собственности) в этот же день оформляется первичный учетный документ, подтверждающий данную операцию. С этой даты начинает отсчёт 5-дневный срок для выставления счёта-фактуры.
В нашей ситуации мы (поставщик) передаем товары грузоперевозчику 27.09.2022 и в этот же день через ЕИС направляем документы о приёмке + счёт-фактуру.
Заказчик присылает нам отказ 03.10.2022, т. к. товары еще не получены, несмотря на то, что в документах о приёмке с их стороны предусмотрено проставление даты фактического получения товаров. Страна у нас большая, товары могут идти долго. Если мы выставим документ и счёт-фактуру датой фактического поступления товаров на их склад, мы нарушим сроки, установленные НК РФ. Ладно бы, это в рамках одного квартала. Но по факту товары отгружены в сентябре, а придут к заказчику в октябре. И у нас будет недоначисление НДС.
Уже не в первый раз такой спор с заказчиками, они просто берут и отказывают в приёмке документа, а нам как быть, когда мы всё делаем исключительно в рамках бухгалтерского и налогового законодательства? Они нас толкают на правонарушения.
Кто же прав в данной ситуации?
Добрый день!
Учитывая, что вы осуществляете поставку в рамках контракта, заключенного по итогам закупки по закону №44-ФЗ, то следует также ориентироваться и на закон №44-ФЗ.
Поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке в срок, предусмотренный в контракте (ч.13 ст.94 44-ФЗ).
Что же касается отказа, то в соответствии с законом №44-ФЗ, у заказчика есть 20 рабочих дней, следующих за днем поступления заказчику документа о приемке.
Обратите внимание, что при подаче заявок вы тем самым соглашаетесь на те условия, которые устанавливает заказчик, в том числе в проекте контракта. Поэтому во избежание подобных проблемных ситуаций следует просчитывать заранее все возможные риски (длительный процесс доставки товаров и тп).
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, я работаю недавно с ЕИС.
Поставщик произвел отгрузку товара и прислал в ЕИС документ электронного актирования 05.09.2022. На следующий день, 06.09.2022 мы подписали документ. Но на сегодня, 19.09.2022, от поставщика нет оригиналов документов, и, товар еще не оплачен. Начальство говорит про штрафы и ФАС.
Какие последствия это будет иметь для нас и для поставщика? Не рано ли мы подписали документы в ЕИС?
Спасибо.
Добрый день!
В указанной ситуации нарушений со стороны поставщика нет – он отгрузил товар, направил документ об электронной приемке при помощи ЕИС. Далее вы, как заказчик, подписали этот документ, уложившись в срок, установленный в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке (п.4 ч.13 ст.94 44-ФЗ).
Но обратите внимание, что с 01.01.2022 электронная приемка обязательна для применения при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур.
Смысл электронного актирования как раз и заключается в том, что документы о приемке изначально формируются в электронном виде при помощи ЕИС, бумажные оригиналы в этом случае не требуются.
Более того, вам, как заказчику, было необходимо произвести оплату в срок не более семи рабочих дней с даты подписания заказчиком документа о приемке (ч.13.1 ст.34 44-ФЗ). Как мы понимаем, срок для такой оплаты уже истек на момент 19.09.2022. В связи с этим для заказчика предусмотрен штраф за нарушение срока и порядка оплаты товаров (работ, услуг) в размере от 30 до 50 тыс. руб. (ст.7.32.5 КоАП РФ).
Также на основании ч.5 ст.34 44-ФЗ, в случае просрочки исполнения заказчиком обязательств, предусмотренных контрактом, поставщик (подрядчик, исполнитель) вправе потребовать уплаты неустоек (штрафов, пеней).
Добрый день) а что касаемо эл.приемки по 223-ФЗ, она станет обязательной с 01.01.2023г. или пока неизвестно?
Здравствуйте! В настоящее время для заказчиков по 223-ФЗ электронная приемка не предусмотрена. По 2023 г. информации пока нет.
Отличный материал. спасибо!
Благодарим за обратную связь!
Спасибо за ваше мнение!