С 1 сентября 2022 года применяется электронная транспортная накладная. Разберем порядок документооборота при работе с ЭТрН, а также проблемы, с которыми могут столкнуться участники перевозки
Развитие электронного документооборота
- В статье говорим о том, как организациям применять ЭТрН, однако все положения в полной мере относятся и к ИП.
- Помимо транспортной накладной в электронном виде можно составлять такие перевозочные документы, как заказ-наряд, сопроводительную ведомость. Но они не имеют широкого распространения, поэтому в статье рассмотрим только ЭТрН.
ЭТрН, как и многие другие документы, появились в рамках Концепции развития электронного документооборота (утв. Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34). Цель концепции — определить пути и способы цифровизации документооборота в России.
Переход на электронный документооборот выгоден как бизнесу, так и государству: ускоряются все бизнес-процессы, снижаются расходы, прежде всего на бумагу, уменьшаются ошибки, так как участие человека минимизируется. Государству проще исполнять свои функции, в частности по налоговому администрированию. За счет «прозрачности» деятельности хозяйствующих субъектов устанавливаются правила равной конкуренции.
Концепция предполагает, что в России в цифровом виде будут:
- до конца 2024 года составляться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных;
- ежегодно увеличиваться не менее чем на 20% количество электронных документов, направляемых организациями друг другу,
- каждый год на 10% снижаться количество истребуемых налоговиками документов.
В конце статьи вы найдете перечень нормативных актов, регулирующих работу с электронными транспортными накладными.
В конце статьи есть шпаргалка
Государственная информационная система электронных перевозочных документов
Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создается государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:
- МВД России
- Минтранс России
- Минцифры России
- ФНС России
- Ространснадзор
Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.
Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами — файлами, составленными в формате XML.
Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (далее — УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную.Титулы делятся на две группы: обязательные (Т1, Т2, Т3, Т4) и вспомогательные (Т5, Т6, Т7, Т8).
Обязательные титулы ЭТрН
- Т1 — это первый титул, который формирует грузоотправитель. Он вносит основные данные по перевозке:
- информация об участниках перевозки,
- условия договора перевозки,
- сведения о транспортном средстве и водителе,
- сведениях о грузе и сопроводительных документах на него,
- фактические обстоятельства погрузки груза в транспортное средство.
Файл подписывается усиленной квалифицированной подписью (КЭП) грузоотправителя.
- Т2 — формирует перевозчик. Титул содержит информацию о приеме груза и подписывается КЭП перевозчика.
- Т3 — информация грузополучателя о приеме груза от перевозчика, о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Подписывается КЭП грузополучателя.
- Т4 — это последний обязательный титул, который формирует перевозчик. Он свидетельствует о выдаче груза грузополучателю. После подписания этого титула КЭП перевозчика операция по доставке груза считается завершенной — договор перевозки груза исполнен.
Вспомогательные титулы ЭТрН
- Т5 — содержит информацию о переадресовке, если меняется пункт доставки или грузополучатель. Подписывается КЭП перевозчика.
- Т6 — заполняется, когда меняется водитель или транспортное средство. Также подписывается КЭП перевозчика.
- Т7 — содержит сведения о выполнении перевозки, стоимости груза, порядке расчета платы за перевозку. Подтверждает факт изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя — это означает, что перевозка совершена. Титул подписывается электронной подписью ответственного сотрудника со стороны перевозчика.
- Т8 — тот же титул, что и Т7, но его подписывает ответственный со стороны грузоотправителя.
Чек-лист по содержанию титулов вы найдете в нашей шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Правила подписания титулов
Все титулы подписываются КЭП организации. Такая подпись есть только у руководителя, поэтому для передачи полномочий подписания другому сотруднику надо оформить доверенность на работника. Она оформляется в электронном виде и называется машиночитаемой доверенностью (МЧД). Применяется одновременно с КЭП физического лица (пп. 1 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Последние два титула (Т7 и Т8) могут подписывать сотрудники, у которых есть специальная подпись сотрудника организации: кроме данных работника она содержит сведения о юрлице. Однако следует иметь в виду, что с 1 января 2023 года такие подписи не действуют. Для подписания документа потребуются КЭП физического лица и МЧД. Это указано в п. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (редакция от 30.12.2021).
Подписание титулов Т7 и Т8 позволяет признавать ЭТрН в качестве первичного бухгалтерского документа и делать записи в бухгалтерском и налоговом учете. Без этих титулов ЭТрН лишь подтверждает заключение и исполнение договора перевозки и регулирует взаимоотношения сторон.Во внутреннем электронном документообороте при оформлении ЭТрН участвуют водители, а при отгрузке и приемке товара могут привлекаться и кладовщики. Эти сотрудники могут подписывать документ простой электронной подписью (ПЭП). В качестве ПЭП могут быть признаны пин-код, код из СМС и др., их обычно используют в банковских приложениях, банкоматах.
Чтобы водители и кладовщики могли использовать такой способ подписания, нужно заключить с ними соглашение, в котором будут указаны (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
- обязанность лица, создающего и использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть не разглашать пароли, пин-коды и пр.
Порядок взаимодействия участников перевозки при оформлении ЭТрН
Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой титул (файл) и отправляет его в ГИС ЭПД через посредника — оператора электронных перевозочных документов.
- Грузоотправитель создает первый титул — Т1, заносит в него все данные, в том числе и о помещенном в автомобиль грузе. Чтобы ответственный работник, который ставит КЭП перед отправкой титула в ГИС ЭПД, мог удостовериться в окончании погрузки и соответствии груза документам, он может предварительно получить согласование (ПЭП) кладовщика.
После подписания титула со стороны грузоотправителя эта часть ЭТрН появляется в ГИС ЭПД и становится доступна всем участникам перевозки.
- Водитель подтверждает получение груза. Поскольку у него нет стационарного рабочего места, его нужно обеспечить смартфоном или планшетом, подключенным к интернету.
Водитель заходит в соответствующий сервис через пароль, пин-код, код в СМС и пр., согласовывает погрузку, вносит необходимые комментарии о состоянии груза.
Окончательное решение по приемке груза принимает ответственный сотрудник перевозчика. Если все в порядке, ставится КЭП перевозчика, этот титул попадает в ГИС ЭПД и также становится доступным всем участникам.
- Следующий титул формирует грузополучатель, когда груз дошел до него. Этот факт он должен подтвердить своей КЭП.
Перед подписанием титула ответственный сотрудник получателя может провести согласование с помощью ПЭП кладовщика. После того как титул будет подписан и направлен в ГИС ЭПД, файл становится доступным для участников перевозки.
- Водитель подтверждает, что груз доставлен и принят грузополучателем, в аналогичном порядке, что и при приемке груза от грузоотправителя.
Подписание этого титула со стороны перевозчика завершает формирование ЭТрН.
- Чтобы принять накладную в качестве первичного бухгалтерского документа, потребуется создать еще два необязательных титула: Т7 и Т8. Они содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Внедрение ЭТрН
С 1 сентября 2022 года ЭТрН применяется в добровольном порядке. Срок обязательного применения ЭТрН в настоящее время не определен, потому что переход на электронный формат накладной может вызвать серьезные сложности.
Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужна. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.
Другими важными препятствиями к переходу на ЭТрН могут стать:
- Дополнительные затраты. Придется оплатить стоимость услуг по внедрению и обслуживанию системы формирования ЭТрН по договору с операторами электронного документооборота. Потребуется приобрести смартфоны, планшеты для водителей и обеспечить соединение с интернетом.
- Технический сбой. Для перевозок требуется постоянное наличие у всех участников подключенных к интернету исправных устройств. А сбои прежде всего могут происходить у водителей, работающих со смартфонами, причиной могут стать неисправность, утеря устройства и пр. Если из-за технических неполадок у одной из сторон титул (файл) не поступает в ГИС ЭПД, сформировать ЭТрН будет невозможно.
- Организационные сбои, например, если один из участников перевозки просто забыл направить подписанный файл в систему.
Все эти факторы могут стать значительным препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке, тем более что срок по обязательному применению ЭТрН в настоящее время не установлен.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Нормативно‑правовая база по ЭТрН 647.6 КБ
-
Содержание титулов ЭТрН 724.2 КБ