Применение электронной транспортной накладной с 2022 года

Развитие электронного документооборота

• В статье говорим о том, как организациям применять ЭТрН, однако все положения в полной мере относятся и к ИП.
• Помимо транспортной накладной в электронном виде можно составлять такие перевозочные документы, как заказ-наряд, сопроводительную ведомость. Но они не имеют широкого распространения, поэтому в статье рассмотрим только ЭТрН.

   

ЭТрН, как и многие другие документы, появились в рамках Концепции развития электронного документооборота (утв. Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34). Цель концепции — определить пути и способы цифровизации документооборота в России.

Переход на электронный документооборот выгоден как бизнесу, так и государству: ускоряются все бизнес-процессы, снижаются расходы, прежде всего на бумагу, уменьшаются ошибки, так как участие человека минимизируется. Государству проще исполнять свои функции, в частности по налоговому администрированию. За счет «прозрачности» деятельности хозяйствующих субъектов устанавливаются правила равной конкуренции.

Концепция предполагает, что в России в цифровом виде будут:

• до конца 2024 года составляться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных;
• ежегодно увеличиваться не менее чем на 20% количество электронных документов, направляемых организациями друг другу,
• каждый год на 10% снижаться количество истребуемых налоговиками документов.

В конце статьи вы найдете перечень нормативных актов, регулирующих работу с электронными транспортными накладными.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создается государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:

• МВД России
• Минтранс России
• Минцифры России
• ФНС России
• Ространснадзор

Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.

Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами — файлами, составленными в формате XML.

Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (далее — УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную.Титулы делятся на две группы: обязательные (Т1, Т2, Т3, Т4) и вспомогательные (Т5, Т6, Т7, Т8).

Обязательные титулы ЭТрН

• Т1 — это первый титул, который формирует грузоотправитель. Он вносит основные данные по перевозке:

• информация об участниках перевозки,
• условия договора перевозки,
• сведения о транспортном средстве и водителе,
• сведениях о грузе и сопроводительных документах на него,
• фактические обстоятельства погрузки груза в транспортное средство.

Файл подписывается усиленной квалифицированной подписью (КЭП) грузоотправителя.

• Т2 — формирует перевозчик. Титул содержит информацию о приеме груза и подписывается КЭП перевозчика.

• Т3 — информация грузополучателя о приеме груза от перевозчика, о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Подписывается КЭП грузополучателя.
• Т4 — это последний обязательный титул, который формирует перевозчик. Он свидетельствует о выдаче груза грузополучателю. После подписания этого титула КЭП перевозчика операция по доставке груза считается завершенной — договор перевозки груза исполнен.

Вспомогательные титулы ЭТрН

• Т5 — содержит информацию о переадресовке, если меняется пункт доставки или грузополучатель. Подписывается КЭП перевозчика.   
• Т6 — заполняется, когда меняется водитель или транспортное средство. Также подписывается КЭП перевозчика.
•  Т7 — содержит сведения о выполнении перевозки, стоимости груза, порядке расчета платы за перевозку. Подтверждает факт изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя — это означает, что перевозка совершена. Титул подписывается электронной подписью ответственного сотрудника со стороны перевозчика.
• Т8 — тот же титул, что и Т7, но его подписывает ответственный со стороны грузоотправителя.

Чек-лист по содержанию титулов вы найдете в нашей шпаргалке.

Правила подписания титулов

Все титулы подписываются КЭП организации. Такая подпись есть только у руководителя, поэтому для передачи полномочий подписания другому сотруднику надо оформить доверенность на работника. Она оформляется в электронном виде и называется машиночитаемой доверенностью (МЧД). Применяется одновременно с КЭП физического лица (пп. 1 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Последние два титула (Т7 и Т8) могут подписывать сотрудники, у которых есть специальная подпись сотрудника организации: кроме данных работника она содержит сведения о юрлице. Однако следует иметь в виду, что с 1 января 2023 года такие подписи не действуют. Для подписания документа потребуются КЭП физического лица и МЧД. Это указано в п. 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (редакция от 30.12.2021).

Подписание титулов Т7 и Т8 позволяет признавать ЭТрН в качестве первичного бухгалтерского документа и делать записи в бухгалтерском и налоговом учете. Без этих титулов ЭТрН лишь подтверждает заключение и исполнение договора перевозки и регулирует взаимоотношения сторон.Во внутреннем электронном документообороте при оформлении ЭТрН участвуют водители, а при отгрузке и приемке товара могут привлекаться и кладовщики. Эти сотрудники могут подписывать документ простой электронной подписью (ПЭП). В качестве ПЭП могут быть признаны пин-код, код из СМС и др., их обычно используют в банковских приложениях, банкоматах.

Чтобы водители и кладовщики могли использовать такой способ подписания, нужно заключить с ними соглашение, в котором будут указаны (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;
• обязанность лица, создающего и использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность, то есть не разглашать пароли, пин-коды и пр.

Порядок взаимодействия участников перевозки при оформлении ЭТрН

Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой титул (файл) и отправляет его в ГИС ЭПД через посредника — оператора электронных перевозочных документов.

1. Грузоотправитель создает первый титул — Т1, заносит в него все данные, в том числе и о помещенном в автомобиль грузе. Чтобы ответственный работник, который ставит КЭП перед отправкой титула в ГИС ЭПД, мог удостовериться в окончании погрузки и соответствии груза документам, он может предварительно получить согласование (ПЭП) кладовщика.

После подписания титула со стороны грузоотправителя эта часть ЭТрН появляется в ГИС ЭПД и становится доступна всем участникам перевозки.

2. Водитель подтверждает получение груза. Поскольку у него нет стационарного рабочего места, его нужно обеспечить смартфоном или планшетом, подключенным к интернету.

Водитель заходит в соответствующий сервис через пароль, пин-код, код в СМС и пр., согласовывает погрузку, вносит необходимые комментарии о состоянии груза.

Окончательное решение по приемке груза принимает ответственный сотрудник перевозчика. Если все в порядке, ставится КЭП перевозчика, этот титул попадает в ГИС ЭПД и также становится доступным всем участникам.

3. Следующий титул формирует грузополучатель, когда груз дошел до него. Этот факт он должен подтвердить своей КЭП.

Перед подписанием титула ответственный сотрудник получателя может провести согласование с помощью ПЭП кладовщика. После того как титул будет подписан и направлен в ГИС ЭПД, файл становится доступным для участников перевозки.

4. Водитель подтверждает, что груз доставлен и принят грузополучателем, в аналогичном порядке, что и при приемке груза от грузоотправителя.

Подписание этого титула со стороны перевозчика завершает формирование ЭТрН.

5. Чтобы принять накладную в качестве первичного бухгалтерского документа, потребуется создать еще два необязательных титула: Т7 и Т8. Они содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Внедрение ЭТрН

С 1 сентября 2022 года ЭТрН применяется в добровольном порядке. Срок обязательного применения ЭТрН в настоящее время не определен, потому что переход на электронный формат накладной может вызвать серьезные сложности.

Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужна. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.

Другими важными препятствиями к переходу на ЭТрН могут стать: 

1. Дополнительные затраты. Придется оплатить стоимость услуг по внедрению и обслуживанию системы формирования ЭТрН по договору с операторами электронного документооборота. Потребуется приобрести смартфоны, планшеты для водителей и обеспечить соединение с интернетом.
2. Технический сбой. Для перевозок требуется постоянное наличие у всех участников подключенных к интернету исправных устройств. А сбои прежде всего могут происходить у водителей, работающих со смартфонами, причиной могут стать неисправность, утеря устройства и пр. Если из-за технических неполадок у одной из сторон титул (файл) не поступает в ГИС ЭПД, сформировать ЭТрН будет невозможно.
3. Организационные сбои, например, если один из участников перевозки просто забыл направить подписанный файл в систему.

Все эти факторы могут стать значительным препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке, тем более что срок по обязательному применению ЭТрН в настоящее время не установлен.