Применение электронной транспортной накладной

Развитие электронного документооборота

В статье говорим о том, как организациям применять ЭТрН, однако все положения в полной мере относятся и к ИП.

Помимо транспортной накладной в электронном виде можно составлять:

• заказ-наряды,
• сопроводительные ведомости,
• договоры фрахтования,
• заказы (заявки),
• путевые листы.

ЭТрН, как и многие другие электронные документы, появилась в рамках Концепции развития электронного документооборота (утв. Решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, протокол от 25.12.2020 № 34). Цель концепции — определить пути и способы цифровизации документооборота в России.

Переход на электронный документооборот выгоден как бизнесу, так и государству: ускоряются все бизнес-процессы, снижаются расходы, прежде всего на бумагу, уменьшаются ошибки, так как участие человека минимизируется. Государству проще исполнять свои функции, в частности по налоговому администрированию. За счет «прозрачности» деятельности хозяйствующих субъектов устанавливаются правила равной конкуренции.

Концепция предполагает, что в России в цифровом виде будут:

• до конца 2024 года составляться 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных;
• ежегодно увеличиваться не менее чем на 20% количество электронных документов, направляемых организациями друг другу,
• каждый год на 10% снижаться количество истребуемых налоговиками документов.

В конце статьи вы найдете перечень нормативных актов, регулирующих работу с электронными транспортными накладными.

Государственная информационная система электронных перевозочных документов

Чтобы участники перевозки обменивались данными, а госорганы своевременно получали сведения, создана государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Ответственным за нее назначен Минтранс России. Использовать данные этой системы могут пять ведомств:

• МВД России
• Минтранс России
• Минцифры России
• ФНС России
• Ространснадзор

Информация из ЭТрН направляется в ГИС ЭПД не напрямую, а через операторов электронного документооборота. Их услуги платные. Операторы организуют систему передачи данных из ЭТрН в ГИС ЭПД и предложат свои решения по внедрению ЭДО в информационную систему организации.

В настоящее время операторы электронного документооборота организуют  роуминговое взаимодействия между своими системами.

Роуминг позволяет участникам перевозки обмениваться документами в привычных им системах, не меняя оператора. То есть каждый участник перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) может заключить договор по электронному обороту перевозочных документов со своим оператором. Операторы сами организуют взаимодействие по передаче данных в ГИС ЭПД.

Через ГИС ЭПД участники перевозки обмениваются титулами — файлами, составленными в формате XML.

Титул — это часть ЭТрН, заполняемая при завершении отдельного этапа грузоперевозок. Ему присваивается единый уникальный идентификатор (далее — УИД), который формируется в ГИС ЭПД. Все титулы, объединенные одним УИД, формируют электронную транспортную накладную.

Обязательные титулы ЭТрН

• Т1 — это первый титул, который формирует грузоотправитель. Он вносит основные данные по перевозке:

• информация об участниках перевозки,
• условия договора перевозки,
• сведения о транспортном средстве и водителе,
• сведениях о грузе и сопроводительных документах на него,
• фактические обстоятельства погрузки груза в транспортное средство.

Файл подписывается электронной подписью (ЭП): усиленной квалифицированной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП) грузоотправителя.

• Т2 — формирует перевозчик. Титул содержит информацию о приеме груза и подписывается ЭП перевозчика.

• Т3 — информация грузополучателя о приеме груза от перевозчика, о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Подписывается ЭП грузополучателя.
• Т4 — это последний обязательный титул, который формирует перевозчик. Он свидетельствует о выдаче груза грузополучателю. После подписания этого титула ЭП перевозчика операция по доставке груза считается завершенной — договор перевозки груза исполнен.

Вспомогательные титулы ЭТрН

• Т5 — содержит сведения о выполнении перевозки, стоимости груза, порядке расчета платы за перевозку. Подтверждает факт изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя, что позволяет использовать ЭТрН в качестве первичного учетного документа с набором реквизитов, предусмотренным п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Этот титул подписывается ЭЦП перевозчика (лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика).

• Т6 — тот же титул, что и Т5, но его подписывает грузоотправитель.
• Титулы Т7 и Т9, оформляются, когда грузоотправитель меняет адрес доставки или грузополучателя. Титул Т9 составляет  и подписывает грузоотправитель, а титул  Т7 перевозчик.
• Т8 — заполняется, когда меняется водитель или транспортное средство, подписывается ЭЦП перевозчика.

Порядок подписания титулов

Как указывалось выше, все  титулы подписываются КЭП или НЭП лиц, участвующих в перевозке:

• грузоотправителя — лица, уполномоченного на подписание ЭТрН от имени грузоотправителя, или лица, осуществляющего погрузку груза в транспортное средство;
• перевозчика — лица, уполномоченного на подписание ЭТрН от имени перевозчика;
• грузополучателя — лица, уполномоченного на подписание ЭТрН от имени грузополучателя.

Лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика и со стороны грузоотправителя, могут подписывать соответственно титулы Т5 и Т6.

Во внутреннем электронном документообороте при оформлении ЭТрН участвуют водители, а при отгрузке и приемке товара могут привлекаться и кладовщики. Эти сотрудники могут подписывать документ простой электронной подписью (ПЭП). В качестве ПЭП могут быть признаны пин-код, код из СМС и др., их обычно используют в банковских приложениях, банкоматах.

Порядок взаимодействия участников перевозки при оформлении ЭТрН

Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой титул (файл) и отправляет его в ГИС ЭПД через посредника — оператора электронных перевозочных документов.

1. Грузоотправитель создает первый титул — Т1, заносит в него все данные, в том числе и о помещенном в автомобиль грузе. Чтобы ответственный работник перед отправкой титула в ГИС ЭПД мог удостовериться в окончании погрузки и соответствии груза документам, он может предварительно получить согласование (ПЭП) кладовщика.

После подписания титула со стороны грузоотправителя эта часть ЭТрН появляется в ГИС ЭПД и становится доступна всем участникам перевозки.

2. Водитель подтверждает получение груза. Поскольку у него нет стационарного рабочего места, его нужно обеспечить смартфоном или планшетом, подключенным к интернету.

Водитель заходит в соответствующий сервис через пароль, пин-код, код в смс и пр., согласовывает погрузку с помощью ПЭП, при необходимости вносит необходимые комментарии о состоянии груза.

Окончательное решение по приемке груза принимает ответственный сотрудник перевозчика. Если все в порядке, ставится ЭП перевозчика, этот титул (Т2) попадает в ГИС ЭПД и также становится доступным всем участникам.

После того, как перевозчик принял груз к перевозке и подписал титул Т2, в ГИС ЭПД формируется QR-код для водителя. При проверке на дороге его нужно предъявить сотрудникам ГИБДД. Они смогут прочитатьQR-код с помощью планшета со специальным программным обеспечением. Так они получат сведения о транспортной накладной (ЭТрН), по которой водитель перевозит груз. 

Если меняется место доставки, грузополучатель, происходит замена транспорта или водителя,то QR- код обновляется.

3. Следующий титул (Т3) формирует грузополучатель, когда груз дошел до него. Этот факт он должен подтвердить своей ЭП.

Перед подписанием титула ответственный сотрудник получателя может провести согласование с помощью ПЭП кладовщика. После того как титул будет подписан и направлен в ГИС ЭПД, файл становится доступным для участников перевозки.

4. Водитель подтверждает, что груз доставлен и принят грузополучателем, в аналогичном порядке, что и при приемке груза от грузоотправителя.

Подписание этого титула (Т4) со стороны перевозчика завершает формирование ЭТрН.

5. Чтобы принять накладную в качестве первичного бухгалтерского документа, потребуется создать еще два необязательных титула — Т5 и Т6. Они содержат все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Внедрение ЭТрН

ЭТрН применяется пока в добровольном порядке. В обязательном порядке ЭТрН будет применяться  при обороте этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции с 1 июня 2024 года (Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ).

Главное препятствие — к ГИС ЭПД одновременно должны подключиться все три участника перевозки: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Если один из них не подключился к системе, то сформировать ЭТрН невозможно. Сложнее всего будет убедить грузополучателя. Ему транспортная накладная для бухгалтерского и налогового учета фактически не нужна. Товар приходуется на основании накладной, УПД и пр. Транспортная накладная — лишь дополнительный документ, косвенно подтверждающий получение груза.

Другими важными препятствиями к переходу на ЭТрН могут стать: 

1. Дополнительные затраты. Придется оплатить стоимость услуг по внедрению и обслуживанию системы формирования ЭТрН по договору с операторами электронного документооборота. Потребуется приобрести смартфоны или планшеты для водителей и обеспечить соединение с интернетом.
2. Технический сбой. Для перевозок требуется наличие у всех участников подключенных к интернету исправных устройств. А сбои прежде всего могут происходить у водителей, работающих со смартфонами, причиной могут стать неисправность, утеря устройства и пр. Если из-за технических неполадок у одной из сторон титул (файл) не поступает в ГИС ЭПД, сформировать ЭТрН будет невозможно.
3. Организационные сбои, например, если один из участников перевозки просто забыл направить подписанный файл в систему.

Все эти факторы могут стать препятствием для внедрения ЭТрН в добровольном порядке. Тем не менее, учитывая, что положено начало по обязательному применению ЭТрН, лучше подготовиться к внедрению  ЭТрН заранее.