Как маркетологу подготовиться к офлайн‑мероприятию

И снова можно встречаться

Во время пандемии офлайн-мероприятия стояли на паузе. На момент написания этой статьи Роспотребнадзор снял ограничения, и снова можно встречаться с коллегами лично.

На бизнес-форумах, конференциях, слетах и съездах собираются люди, увлеченные конкретной темой, — они заинтересованы в докладах и открыты к диалогу. В этот момент компания может представить свой продукт аудитории.

5 шагов для подготовки к выступлению в офлайне

Начинающим специалистам это поможет составить план действий, а event-маркетологам — проверить, все ли сделано, и найти новые идеи.

Шаг 1. Выбрать мероприятие

Чтобы найти интересные мероприятия:

1. Подпишитесь на тематические СМИ и организаторов конференций.
2. Общайтесь с клиентами, которые уже используют продукт: они могут знать о подобных встречах.
3. Следите за изменениями на сайтах и в социальных сетях лидеров отрасли и конкурентов.

Изучите сайты конференций, оцените основную информацию: количество участников, стоимость выступления и что в нее входит, приглашенных партнеров. Если эта часть вам подходит, поговорите с организаторами.

Возможные вопросы

Вопрос	Какую задачу вы решите
Подробные портреты участников: средний возраст, профессия, сфера бизнеса?	Оценить, совпадают ли эти портреты с вашей целевой аудиторией. Некоторые организаторы делятся списком приглашенных компаний
Сколько человек приходит по факту?	Подготовить нужное количество сувениров и раздаточных материалов
Будет ли онлайн-трансляция или запись для других городов?	Доработать материалы, чтобы они были полезны для онлайн-участников
Получите ли вы базу участников с контактами?	Спланировать взаимодействие с потенциальными клиентами. Согласовать нагрузку с отделом продаж
Будет ли чат для участников конференции? Если да, сможете ли вы делать публикации?	Подготовить сообщения и ссылки, чтобы не импровизировать в день конференции
Как будет освещаться событие: сайт и соцсети организаторов, СМИ?	Дать описание компании и тезисы выступления
Какую рассылку получат участники до мероприятия и после?	Подготовить контент и материалы
Можно ли вам приглашать клиентов? Если мероприятие платное, предусмотрена ли для них скидка?	Предложить клиентам посетить мероприятие, пообщаться с коллегами и узнать что-то новое. При этом вы получите рекомендателей из числа участников конференции
Есть ли дресс-код или другие пожелания к партнерам?	Выступать в костюме или в худи с логотипом и джинсах

Ответив на эти вопросы, вы сможете выбрать, какое мероприятие подходит лучше всего.

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж «А-Реал Консалтинг», Ярославль:

«Я выступала на 15 офлайн-конференциях в разных городах России. Из моего опыта: если участники мероприятия — целевая аудитория продукта, люди будут увлеченно слушать выступление, задавать вопросы, оставлять контакты. Вы получите много лидов и высокую конверсию в покупку — идеально.

Если зрителям не интересен продукт, то яркого выступления, интерактива и подарков будет недостаточно, чтобы привлечь внимание. Маркетологу важно иметь четкий портрет покупателя и учитывать его при планировании продвижения».

Шаг 2. Согласовать участие в конференции

Расскажите коллегам на планерке:

• Что за мероприятие: даты, организаторы, портреты и количество участников.
• Какие из известных вам компаний выступают. Участвуют ли конкуренты.
• Сколько стоит. Что включено в цену.
• Сопутствующие траты: билеты, жилье, сувениры, полиграфия, доставка материалов.
• Кто может представить вашу компанию.

Например: вы разрабатываете программное обеспечение и хотите рассказать о нем на конференции. На мероприятии для руководителей лучше показать, как продукт экономит деньги компании и ускоряет рабочие процессы. Сделать это может маркетолог или менеджер. А системным администраторам, которые будут настраивать ПО, интереснее оценить интерфейс и разнообразие функций — с этим справится разработчик или технический специалист.

Планируйте мероприятия заранее, чтобы было время на подготовку. Помимо того что вы сможете позаботиться обо всем важном, вы убережете компанию от лишних трат: заказ срочной доставки или печати обычно сильно дороже.

Шаг 3. Подготовка

Еще раз поговорите с организаторами

1. Обсудите документы. Внимательно изучите договор. Если вас все устраивает, отдайте счет в оплату. Уточните, как будете обмениваться закрывающими документами.
2. Что будет на стенде: телевизоры, микрофоны, экраны для демонстрации, удлинители, стеллажи. Если нужно что-то дополнительно, уточните у организаторов контакты компаний, которые могут дать в аренду.
3. Ваши пожелания по оформлению стенда.
4. Нужен ли с собой ноутбук или достаточно флешки с материалами.
5. Кто занимается приемом материалов и их размещением на площадке.

• Попросите рекомендации: где остановиться спикеру, что взять с собой, как лучше доставить материалы.

С коллегами следует обсудить:

1. Идею и тему выступления.
2. Подарки для розыгрыша, если формат мероприятия предполагает такую активность.
3. Путь клиента после мероприятия: когда отдел продаж возьмет в работу, как будет фиксировать конверсии.
4. Нужна ли отдельная страница на сайте со спецпредложением для участников мероприятия.
5. Как привлекать к себе внимание участников.

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций:
«Больше всего запоминаются нестандартные интерактивы, которые развлекают участников. В 2016 году, когда гироскутеры еще не были популярны, на конференции в Иннополисе один из вендоров предлагал участникам покататься на них. Рядом с его стендом постоянно была толпа».

Отметьте в календаре дедлайны:

• к какому сроку нужны материалы,
• когда приехать выступающим,
• когда вы получите контакты участников и передадите базу в отдел продаж,
• когда сможете подвести итоги — это зависит от цикла сделки.

Проверьте материалы для выступления

• Фотографии спикеров, описание компании, логотипы в векторном формате (.svg,.ai,.cdr).
• Презентация, если формат ее предполагает. Добавьте слайд с контактами и ссылками на профили в соцсетях.

Ваше выступление должно быть интересным и полезным, подсвечивать проблему пользователей и показывать, как продукт ее решает. Научиться анализировать целевую аудиторию и понимать ее истинные потребности можно на обучении маркетингу и рекламе онлайн. 

Возьмите все, что может пригодиться на стенде и во время выступления:

• Презентация на флешке. Если на слайдах используете нестандартный шрифт, сохраните и его тоже.
• Визитки спикеров и компании. Шаблоны пустых визиток для участников, которые захотят оставить контакты. Настольный держатель для визиток.
• Образцы продукции и небольшие сувениры, ролл-апы, маскоты, полиграфия. Тщательно упакуйте хрупкие товары перед доставкой. Предупредите транспортную компанию.
• Ручки, файлики, скотч и ножницы — бывают полезны, при этом не занимают много места в коробке для доставки.

Позаботьтесь о доставке материалов

• Сделайте список всего, что есть в коробке, — так будет проще собрать материалы перед возвращением.
• Заметно подпишите коробку.
• Согласуйте с организаторами время доставки. Уточните, нужен ли пропуск для въезда на территорию.
• Заранее купите билеты и забронируйте жилье, чтобы не беспокоиться об этом накануне мероприятия.

Шаг 4. Выступление

До начала выступления позаботьтесь о комфорте:

• Выспитесь.
• Проверьте, что стенд оформлен верно и техника работает.
• Передайте организаторам нужные материалы, например корпоративные подарки для розыгрыша.
• Проверьте, что презентация отображается корректно.

Во время выступления:

• Будьте открыты и позитивны.
• Не бойтесь вопросов.

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций:
«Тем, кто будет выступать первый раз, советую раскрепоститься. Да, на вас огромный груз ответственности, ведь на конференции вы — лицо компании. Но зачастую участники приходят в приподнятом настроении, почти как на праздник. Они любознательны и готовы к неформальному общению. Поэтому вы тоже можете улыбаться, уместно шутить и вести непринужденные разговоры — так гораздо больше шансов установить нужные контакты».

Публичные выступления разбираем на экспресс-курсе «Soft skills как инструменты для развития».

После выступления решите организационные моменты:

• Ответьте на вопросы, которые остались.
• Подпишите документы.
• Соберите материалы для отправки в офис.

Шаг 5. Итоги

1. Передайте в отдел продаж визитки участников. Попросите менеджеров связаться с этими людьми и решить вопросы.
2. Получите у организаторов список участников и также перешлите менеджерам.
3. Запланируйте информационную рассылку по базе.
4. Расскажите о мероприятии на сайте и в социальных сетях. Поделитесь фотографиями и полезными материалами.
5. Настройте таргетированную рекламу на участников конференции.
6. Возьмите обратную связь у руководителя отдела продаж: какой процент конверсии, сколько денег компании принесло мероприятие, какой обратной связью делились участники.
7. Зафиксируйте успехи и неудачи, чтобы учесть их в будущем.
8. Составьте финансовый отчет и рассчитайте чистую прибыль.

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций:
«Мы регулярно проводим бесплатные онлайн-вебинары для системных администраторов — организуем их сами, поэтому стоимость лида довольно комфортная.

Цена лидов с офлайн-мероприятий значительно выше, потому что расходы на организацию существенные: стоимость выступления, сувениры и т.п. Из-за этого может сложиться ощущение, что обработка базы с конференции — более ответственная задача, чем работа с зарегистрировавшимися на вебинар.

На самом деле на практике существенной разницы в работе с разными базами нет. Если на мероприятии была целевая аудитория, будут и лиды, и успешные сделки. А если сегмент не ваш, люди вряд ли заинтересуются и купят вне зависимости от того, как внимательно слушали выступление».

Составлять портрет ЦА, писать для соцсетей, настраивать рекламу и создавать рассылки учим на курсе «Интернет-маркетолог». Смотрите программу и оставляйте заявку на обучение!

---

Коротко о преимуществах event-маркетинга

Событийный маркетинг — еще один инструмент маркетолога, который помогает привлечь внимание целевой аудитории к своему продукту.

Участвуя в конференциях, выставках и форумах, вы повышаете узнаваемость бренда в профессиональной среде и при этом получаете возможность пообщаться с потенциальными клиентами и выяснить их потребности. Это может стать новым шагом в развитии вашего бизнеса.

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций:
«Маркетинг быстро меняется: одни площадки перестают работать, появляются новые тренды, происходят революции и пр. Профессиональному маркетологу нужно за этим успевать: развиваться и находить творческий подход при решении рутинных задач, не бояться смелых решений».

Мы желаем вам удачных выступлений и высоких конверсий! За профессиональным ростом ждем на курсах Контур.Школы по маркетингу, копирайтингу и SMM.