Как маркетологу подготовиться к офлайн‑мероприятию

5 шагов и подробные инструкции, которые помогут представить компанию на конференции, выставке или форуме

И снова можно встречаться

Во время пандемии офлайн-мероприятия стояли на паузе. На момент написания этой статьи Роспотребнадзор снял ограничения, и снова можно встречаться с коллегами лично.

На бизнес-форумах, конференциях, слетах и съездах собираются люди, увлеченные конкретной темой, — они заинтересованы в докладах и открыты к диалогу. В этот момент компания может представить свой продукт аудитории.

Пять шагов для подготовки к выступлению в офлайне

Начинающим специалистам это поможет составить план действий, а event-маркетологам — проверить, все ли сделано и найти новые идеи.

Шаг 1. Выбрать мероприятие

Чтобы найти интересные мероприятия:

  1. Подпишитесь на тематические СМИ и организаторов конференций.
  2. Общайтесь с клиентами, которые уже используют продукт. Они могут знать о подобных встречах.
  3. Следите за изменениями на сайте и в социальных сетях лидеров отрасли и конкурентов.

Изучите сайты конференций, оцените основную информацию: количество участников, стоимость выступления и что в нее входит, приглашенных партнеров. Если эта часть вам подходит, поговорите с организаторами.

Возможные вопросы

Вопрос Какую задачу вы решите
Подробные портреты участников: средний возраст, профессия, сфера бизнеса? Оценить, совпадают ли эти портреты с вашей целевой аудиторией. Некоторые организаторы делятся списком приглашенных компаний
Сколько человек приходит по факту? Подготовить нужное количество сувениров и раздаточных материалов
Будет ли онлайн-трансляция или запись для других городов? Доработать материалы, чтобы они были полезны для онлайн-участников
Получите ли вы базу участников с контактами? Спланировать взаимодействие с потенциальными клиентами. Согласовать нагрузку с отделом продаж
Будет ли чат для участников конференции? Если да, сможете ли вы делать публикации? Подготовить сообщения и ссылки, чтобы не импровизировать в день конференции
Как будет освещаться событие: сайт и соцсети организаторов, СМИ? Дать описание компании и тезисы выступления
Какую рассылку получат участники до мероприятия и после? Подготовить контент и материалы
Можно ли вам приглашать клиентов? Если мероприятие платное,  предусмотрена ли для них скидка? Предложить клиентам посетить мероприятие, пообщаться с коллегами и узнать что-то новое. При этом вы получите рекомендателей в числе участников конференции
Есть ли дресс-код или другие пожелания к партнерам? Выступать в костюме или в худи с логотипом и джинсах

С ответами на эти вопросы вы сможете выбрать, какое мероприятие подходит лучше всего.

Цветкова Александра, руководитель отдела продаж

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж «А-Реал Консалтинг», Ярославль

«Я выступала на 15 офлайн-конференциях в разных городах России. Из моего опыта: если участники мероприятия — целевая аудитория продукта, люди будут увлеченно слушать выступление, задавать вопросы, оставлять контакты. Вы получите много лидов и высокую конверсию в покупку — идеально.

Если зрителям не интересен продукт, то яркого выступления, интерактива и подарков будет недостаточно, чтобы привлечь внимание. Маркетологу важно иметь четкий портрет покупателя и учитывать его при планировании продвижения».

Шаг 2. Согласовать участие в конференции

Расскажите коллегам на планерке:

  • Что за мероприятие: даты, организаторы, портреты и количество участников.
  • Кто из известных вам компаний выступает. Участвуют ли конкуренты.
  • Сколько стоит. Что включено в цену.
  • Сопутствующие траты: билеты, жилье, сувениры, полиграфия, доставка материалов.
  • Кто может представить вашу компанию.

Например: вы разрабатываете программное обеспечение, и хотите рассказать о нем на конференции. На мероприятии для руководителей лучше показать, как продукт экономит деньги компании и ускоряет рабочие процессы — об этом расскажет маркетолог или менеджер. А системным администраторам, которые будут настраивать ПО, интереснее оценить интерфейс и разнообразие функций — с этим справится разработчик или технический специалист.

Планируйте мероприятия заранее, чтобы было время на подготовку. Кроме того, что вы сможете позаботиться обо всем важном, вы убережете компанию от лишних трат: заказ срочной доставки или печати обычно сильно дороже.

Шаг 3. Подготовка

Еще раз поговорите с организаторами

  1. Обсудите документы. Внимательно изучите договор. Если вас все устраивает, отдайте счет в оплату. Уточните, как будете обмениваться закрывающими документами.
  2. Что будет на стенде: телевизоры, микрофоны, экраны для демонстрации, удлинители, стеллажи. Если нужно что-то дополнительно, уточните у организаторов контакты компаний, которые могут дать в аренду.
  3. Ваши пожелания по оформлению стенда.
  4. Нужен ли с собой ноутбук или достаточно флешки с материалами.
  5. Кто занимается приемом материалов и их размещением на площадке.
  • Попросите рекомендации: где остановиться спикеру, что взять с собой, как лучше доставить материалы.

С коллегами следует обсудить:

  1. Идею и тему выступления.
  2. Подарки для розыгрыша, если формат мероприятия предполагает такую активность.
  3. Путь клиента после мероприятия: когда отдел продаж возьмет в работу, как будет фиксировать конверсии.
  4. Нужна ли отдельная страница на сайте со спецпредложением для участников мероприятия.
  5. Как привлекать к себе внимание участников.

Цветкова Александра, руководитель отдела продаж

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Больше всего запоминаются нестандартные интерактивы, которые развлекают участников. В 2016 году, когда гироскутеры были еще не популярны, на конференции в Иннополисе один из вендоров предлагал участникам покататься на них. Рядом с его стендом постоянно была толпа».

Отметьте в календаре дедлайны:

  • к какому сроку нужны материалы,
  • когда приехать выступающим,
  • когда вы получите контакты участников и передадите базу в отдел продаж,
  • когда сможете подвести итоги — это зависит от цикла сделки.

Проверьте материалы для выступления

  • Фотографии спикеров, описание компании, логотипы в векторном формате (.svg,.ai,.cdr).
  • Презентация, если формат предполагает. Добавьте слайд с контактами и ссылками на профили в соцсетях.

Ваше выступление должно быть интересным и полезным, подсвечивать проблему пользователей и показывать, как продукт ее решает.

Возьмите все, что может пригодиться на стенде и во время выступления:

  • Презентация на флешке. Если на слайдах используете нестандартный шрифт, сохраните и его тоже.
  • Визитки спикеров и компании. Шаблоны пустых визиток для участников, которые захотят оставить контакты. Настольный держатель для визиток.
  • Образцы продукции и небольшие сувениры, ролл-апы, маскоты, полиграфия. Тщательно упакуйте хрупкие товары перед доставкой. Предупредите транспортную компанию.
  • Ручки, файлики, скотч и ножницы — бывают полезны, при этом не занимают много места в коробке для доставки.

Позаботьтесь о доставке материалов

  • Сделайте список всего, что есть в коробке — так будет проще собрать материалы перед возвращением.
  • Заметно подпишите коробку.
  • Согласуйте с организаторами время доставки. Уточните, нужен ли пропуск для въезда на территорию.
  • Заранее купите билеты и забронируйте жилье, чтобы не беспокоиться об этом накануне мероприятия.

Шаг 4. Выступление

До начала выступления позаботьтесь о комфорте:

  • Выспитесь.
  • Проверьте, что стенд оформлен верно, и техника работает.
  • Передайте организаторам нужные материалы, например, корпоративные подарки для розыгрыша.
  • Проверьте, что презентация отображается корректно.

Во время выступления:

  • Будьте открыты и позитивны.
  • Не бойтесь вопросов.

Цветкова Александра, руководитель отдела продаж

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Тем, кто будет выступать первый раз, советую раскрепоститься. Да, на вас огромный груз ответственности, ведь на конференции вы — лицо компании. Но зачастую участники приходят в приподнятом настроении, почти как на праздник. Они любознательны и готовы к неформальному общению. Поэтому вы тоже можете улыбаться, уместно шутить и вести непринужденные разговоры — так гораздо больше шансов установить нужные контакты».

Публичные выступления разбираем на экспресс-курсе «Soft‑skills как инструменты для развития».

После выступления решите организационные моменты:

  • Ответьте на вопросы, которые остались.
  • Подпишите документы.
  • Соберите материалы для отправки в офис.

Шаг 5. Итоги

  1. Передайте в отдел продаж визитки участников. Попросите менеджеров связаться с этими людьми и решить вопросы.
  2. Получите у организаторов список участников и также перешлите менеджерам.
  3. Запланируйте информационную рассылку по базе.
  4. Расскажите о мероприятии на сайте и в социальных сетях. Поделитесь фотографиями и полезными материалами.
  5. Настройте таргетированную рекламу на участников конференции.
  6. Возьмите обратную связь у руководителя отдела продаж — какой процент конверсии, сколько денег компании принесло мероприятие, какой обратной связью делились участники.
  7. Запишите успехи и неудачи, чтобы учесть их в будущем.
  8. Составьте финансовый отчет и рассчитайте чистую прибыль.

Цветкова Александра, руководитель отдела продаж

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Мы регулярно проводим бесплатные онлайн-вебинары для системных администраторов — организуем их сами, поэтому стоимость лида довольно комфортная.

Цена лидов с офлайн-мероприятий значительно выше, потому что расходы на организацию существенные: стоимость выступления, сувениры и т.п. Из-за этого может сложиться ощущение, что обработка базы с конференции — более ответственная задача, чем работа с зарегистрировавшимися на вебинар.

На самом деле на практике существенной разницы в работе с разными базами нет. Если на мероприятии была целевая аудитория, будут и лиды, и успешные сделки. А если сегмент не ваш, люди вряд ли заинтересуются и купят, вне зависимости от того, как внимательно слушали выступление».

Составлять портрет ЦА, писать для соцсетей, настраивать рекламу и создавать рассылки учим на курсе Интернет-маркетолог. Смотрите программу и оставляйте заявку на обучение!


Коротко о преимуществах event-маркетинга

Событийный маркетинг — еще один инструмент маркетолога, который помогает привлечь внимание целевой аудитории к своему продукту.

Участвуя в конференциях, выставках и форумах, вы повышаете узнаваемость бренда в профессиональной среде, и при этом получаете возможность пообщаться с потенциальными клиентами и выяснить их потребности. Это может стать новым шагом в развитии вашего бизнеса.

Цветкова Александра, руководитель отдела продаж

Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Маркетинг быстро меняется: одни площадки перестают работать, появляются новые тренды, происходят революции и пр. Профессиональному маркетологу нужно за этим успевать: развиваться и находить творческий подход при решении рутинных задач, не бояться смелых решений».

Мы желаем вам удачных выступлений и высоких конверсий! За профессиональным ростом ждем на курсах Контур.Школы по маркетингу, копирайтингу и продажам.

118
Материалы по теме
Бесплатно
Болотина Т. Ю.
Комментарии    Написать свой

Комментариев пока нет, станьте первым!

Спасибо за ваше мнение!