5 шагов и подробные инструкции, которые помогут представить компанию на конференции, выставке или форуме
И снова можно встречаться
Во время пандемии офлайн-мероприятия стояли на паузе. На момент написания этой статьи Роспотребнадзор снял ограничения, и снова можно встречаться с коллегами лично.
На бизнес-форумах, конференциях, слетах и съездах собираются люди, увлеченные конкретной темой, — они заинтересованы в докладах и открыты к диалогу. В этот момент компания может представить свой продукт аудитории.
Пять шагов для подготовки к выступлению в офлайне
Начинающим специалистам это поможет составить план действий, а event-маркетологам — проверить, все ли сделано, и найти новые идеи.
Шаг 1. Выбрать мероприятие
Чтобы найти интересные мероприятия:
- Подпишитесь на тематические СМИ и организаторов конференций.
- Общайтесь с клиентами, которые уже используют продукт, они могут знать о подобных встречах.
- Следите за изменениями на сайте и в социальных сетях лидеров отрасли и конкурентов.
Изучите сайты конференций, оцените основную информацию: количество участников, стоимость выступления и что в нее входит, приглашенных партнеров. Если эта часть вам подходит, поговорите с организаторами.
Возможные вопросы
| Вопрос | Какую задачу вы решите |
|---|---|
| Подробные портреты участников: средний возраст, профессия, сфера бизнеса? | Оценить, совпадают ли эти портреты с вашей целевой аудиторией. Некоторые организаторы делятся списком приглашенных компаний |
| Сколько человек приходит по факту? | Подготовить нужное количество сувениров и раздаточных материалов |
| Будет ли онлайн-трансляция или запись для других городов? | Доработать материалы, чтобы они были полезны для онлайн-участников |
| Получите ли вы базу участников с контактами? | Спланировать взаимодействие с потенциальными клиентами. Согласовать нагрузку с отделом продаж |
| Будет ли чат для участников конференции? Если да, сможете ли вы делать публикации? | Подготовить сообщения и ссылки, чтобы не импровизировать в день конференции |
| Как будет освещаться событие: сайт и соцсети организаторов, СМИ? | Дать описание компании и тезисы выступления |
| Какую рассылку получат участники до мероприятия и после? | Подготовить контент и материалы |
| Можно ли вам приглашать клиентов? Если мероприятие платное, предусмотрена ли для них скидка? | Предложить клиентам посетить мероприятие, пообщаться с коллегами и узнать что-то новое. При этом вы получите рекомендателей в числе участников конференции |
| Есть ли дресс-код или другие пожелания к партнерам? | Выступать в костюме или в худи с логотипом и джинсах |
Ответив на эти вопросы, вы сможете выбрать, какое мероприятие подходит лучше всего.
Александра Цветкова, руководитель отдела продаж «А-Реал Консалтинг», Ярославль
«Я выступала на 15 офлайн-конференциях в разных городах России. Из моего опыта: если участники мероприятия — целевая аудитория продукта, люди будут увлеченно слушать выступление, задавать вопросы, оставлять контакты. Вы получите много лидов и высокую конверсию в покупку — идеально.
Если зрителям не интересен продукт, то яркого выступления, интерактива и подарков будет недостаточно, чтобы привлечь внимание. Маркетологу важно иметь четкий портрет покупателя и учитывать его при планировании продвижения».
Шаг 2. Согласовать участие в конференции
Расскажите коллегам на планерке:
- Что за мероприятие: даты, организаторы, портреты и количество участников.
- Кто из известных вам компаний выступает. Участвуют ли конкуренты.
- Сколько стоит. Что включено в цену.
- Сопутствующие траты: билеты, жилье, сувениры, полиграфия, доставка материалов.
- Кто может представить вашу компанию.
Например: вы разрабатываете программное обеспечение и хотите рассказать о нем на конференции. На мероприятии для руководителей лучше показать, как продукт экономит деньги компании и ускоряет рабочие процессы — об этом расскажет маркетолог или менеджер. А системным администраторам, которые будут настраивать ПО, интереснее оценить интерфейс и разнообразие функций — с этим справится разработчик или технический специалист.
Планируйте мероприятия заранее, чтобы было время на подготовку. Кроме того, что вы сможете позаботиться обо всем важном, вы убережете компанию от лишних трат: заказ срочной доставки или печати обычно сильно дороже.
Шаг 3. Подготовка
Еще раз поговорите с организаторами
- Обсудите документы. Внимательно изучите договор. Если вас все устраивает, отдайте счет в оплату. Уточните, как будете обмениваться закрывающими документами.
- Что будет на стенде: телевизоры, микрофоны, экраны для демонстрации, удлинители, стеллажи. Если нужно что-то дополнительно, уточните у организаторов контакты компаний, которые могут дать в аренду.
- Ваши пожелания по оформлению стенда.
- Нужен ли с собой ноутбук или достаточно флешки с материалами.
- Кто занимается приемом материалов и их размещением на площадке.
- Попросите рекомендации: где остановиться спикеру, что взять с собой, как лучше доставить материалы.
С коллегами следует обсудить:
- Идею и тему выступления.
- Подарки для розыгрыша, если формат мероприятия предполагает такую активность.
- Путь клиента после мероприятия: когда отдел продаж возьмет в работу, как будет фиксировать конверсии.
- Нужна ли отдельная страница на сайте со спецпредложением для участников мероприятия.
- Как привлекать к себе внимание участников.
Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Больше всего запоминаются нестандартные интерактивы, которые развлекают участников. В 2016 году, когда гироскутеры были еще не популярны, на конференции в Иннополисе один из вендоров предлагал участникам покататься на них. Рядом с его стендом постоянно была толпа».
Отметьте в календаре дедлайны:
- к какому сроку нужны материалы,
- когда приехать выступающим,
- когда вы получите контакты участников и передадите базу в отдел продаж,
- когда сможете подвести итоги — это зависит от цикла сделки.
Проверьте материалы для выступления
- Фотографии спикеров, описание компании, логотипы в векторном формате (.svg,.ai,.cdr).
- Презентация, если формат предполагает. Добавьте слайд с контактами и ссылками на профили в соцсетях.
Ваше выступление должно быть интересным и полезным, подсвечивать проблему пользователей и показывать, как продукт ее решает.
Возьмите все, что может пригодиться на стенде и во время выступления:
- Презентация на флешке. Если на слайдах используете нестандартный шрифт, сохраните и его тоже.
- Визитки спикеров и компании. Шаблоны пустых визиток для участников, которые захотят оставить контакты. Настольный держатель для визиток.
- Образцы продукции и небольшие сувениры, ролл-апы, маскоты, полиграфия. Тщательно упакуйте хрупкие товары перед доставкой. Предупредите транспортную компанию.
- Ручки, файлики, скотч и ножницы — бывают полезны, при этом не занимают много места в коробке для доставки.
Позаботьтесь о доставке материалов
- Сделайте список всего, что есть в коробке, — так будет проще собрать материалы перед возвращением.
- Заметно подпишите коробку.
- Согласуйте с организаторами время доставки. Уточните, нужен ли пропуск для въезда на территорию.
- Заранее купите билеты и забронируйте жилье, чтобы не беспокоиться об этом накануне мероприятия.
Шаг 4. Выступление
До начала выступления позаботьтесь о комфорте:
- Выспитесь.
- Проверьте, что стенд оформлен верно и техника работает.
- Передайте организаторам нужные материалы, например корпоративные подарки для розыгрыша.
- Проверьте, что презентация отображается корректно.
Во время выступления:
- Будьте открыты и позитивны.
- Не бойтесь вопросов.
Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Тем, кто будет выступать первый раз, советую раскрепоститься. Да, на вас огромный груз ответственности, ведь на конференции вы — лицо компании. Но зачастую участники приходят в приподнятом настроении, почти как на праздник. Они любознательны и готовы к неформальному общению. Поэтому вы тоже можете улыбаться, уместно шутить и вести непринужденные разговоры — так гораздо больше шансов установить нужные контакты».
Публичные выступления разбираем на экспресс-курсе «Soft‑skills как инструменты для развития».
После выступления решите организационные моменты:
- Ответьте на вопросы, которые остались.
- Подпишите документы.
- Соберите материалы для отправки в офис.
Шаг 5. Итоги
- Передайте в отдел продаж визитки участников. Попросите менеджеров связаться с этими людьми и решить вопросы.
- Получите у организаторов список участников и также перешлите менеджерам.
- Запланируйте информационную рассылку по базе.
- Расскажите о мероприятии на сайте и в социальных сетях. Поделитесь фотографиями и полезными материалами.
- Настройте таргетированную рекламу на участников конференции.
- Возьмите обратную связь у руководителя отдела продаж — какой процент конверсии, сколько денег компании принесло мероприятие, какой обратной связью делились участники.
- Запишите успехи и неудачи, чтобы учесть их в будущем.
- Составьте финансовый отчет и рассчитайте чистую прибыль.
Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Мы регулярно проводим бесплатные онлайн-вебинары для системных администраторов — организуем их сами, поэтому стоимость лида довольно комфортная.
Цена лидов с офлайн-мероприятий значительно выше, потому что расходы на организацию существенные: стоимость выступления, сувениры и т.п. Из-за этого может сложиться ощущение, что обработка базы с конференции — более ответственная задача, чем работа с зарегистрировавшимися на вебинар.
На самом деле на практике существенной разницы в работе с разными базами нет. Если на мероприятии была целевая аудитория, будут и лиды, и успешные сделки. А если сегмент не ваш, люди вряд ли заинтересуются и купят вне зависимости от того, как внимательно слушали выступление».
Составлять портрет ЦА, писать для соцсетей, настраивать рекламу и создавать рассылки учим на курсе «Интернет-маркетолог». Смотрите программу и оставляйте заявку на обучение!
Коротко о преимуществах event-маркетинга
Событийный маркетинг — еще один инструмент маркетолога, который помогает привлечь внимание целевой аудитории к своему продукту.
Участвуя в конференциях, выставках и форумах, вы повышаете узнаваемость бренда в профессиональной среде и при этом получаете возможность пообщаться с потенциальными клиентами и выяснить их потребности. Это может стать новым шагом в развитии вашего бизнеса.
Александра Цветкова, руководитель отдела продаж, спикер 15 конференций
«Маркетинг быстро меняется: одни площадки перестают работать, появляются новые тренды, происходят революции и пр. Профессиональному маркетологу нужно за этим успевать: развиваться и находить творческий подход при решении рутинных задач, не бояться смелых решений».
Мы желаем вам удачных выступлений и высоких конверсий! За профессиональным ростом ждем на курсах Контур.Школы по маркетингу, копирайтингу и продажам.