Резервы предстоящих расходов в бухгалтерском учете учреждения

Зачем нужны резервы предстоящих расходов

Понятие впервые появилось в Инструкции № 157н от 01.12.2010 и описывает суммы, для которых нельзя определить величину или время исполнения. Это слабо прогнозируемые статьи расходов, тем не менее их нужно относить на финансовый результат учреждения. Резервы предстоящих расходов и платежей формируются именно для того, чтобы равномерно распределять такие суммы в течение года.

Создавать резервы обязаны госорганы, казенные, бюджетные и автономные учреждения.

Порядок признания и оценки резервов и прочие правила работы с ними для организаций бюджетной сферы установлен ФСБУ «Резервы. Раскрытие информации об условных обязательствах и условных активах».

Резервы в учете нужно создавать, если соблюдаются следующие условия:

• бюджетная организация производит расходы в соответствии
• с законодательством,
• для исполнения этой обязанности потребуется выбытие активов,
• размер обязанности можно оценить и подтвердить расчетами или документами,
• момент предъявления требования об исполнении обязательства и его размер не зависят от действий организации, то есть не определен срок, когда нужно будет платить.

Какие резервы создают организации бюджетной сферы

С использованием одноименного стандарта формируются следующие резервы:

• по претензиям, искам,
• по реструктуризации,
• по гарантийному ремонту,
• по убыточным договорным обязательствам,
• на демонтаж и вывод основных средств из эксплуатации.

Есть еще стандарты, которые предписывают создание резервов:

• ФСБУ «Запасы» предписывает создавать резерв под снижение стоимости материальных запасов регулируется,
• ФСБУ «Доходы» — резерв по сомнительным долгам,
• ФСБУ «Выплаты персоналу» — резерв по отпускам и резерв на пенсионные выплаты при условии, что такие выплаты вменены в обязанность учреждению.

Инструкции № 157н от 01.12.2010 в том числе предписывает создавать резерв по оплате обязательств, по которым на отчетную дату не поступили расчетные документы и размер этих обязательств не определен и любые иные резервы, предусмотренных учетной политикой.

Чем отличаются резервы предстоящих расходов и расходы будущих периодов

Оба эти понятия определяют суммы, которые будут потрачены в будущем, но есть разница в их содержании и учете.

Сумма резерва отражается в учете в примерном, оценочном значении, и для исполнения обязательства учреждению только предстоит совершить расходы.

Пример. Учреждение обязано выплатить отпускные сотрудникам, но точный их размер на начало года неизвестен. Бухгалтер создает резерв на выплату отпускных, перемножая количество всех дней неиспользованного отпуска по учреждению на среднюю зарплату по учреждению.

Получается, что резерв — это приблизительная сумма, которая потребуется на выплату отпускных в течении года, ведь до расчета невозможно точно определить их величину. Резервы предстоящих расходов и платежей отличаются прежде всего тем, что нельзя точно спрогнозировать величину или время их исполнения: будут ли они потрачены полностью, во II или в III квартале и пр.

Сумма же расходов будущих периодов точно определена, но эти расходы относятся к одному или нескольким периодам в будущем, поэтому затраты не признаются единовременно.

Пример. Оплату отпуска, предоставляемого авансом, до отработки периода, за который он предоставляется, отражают как расходы будущих периодов по дебету счета 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов».

Как вести учет резервов предстоящих расходов

Для обобщения информации о состоянии и движении сумм резервов, в бухучете организаций бюджетной сферы предназначен счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

Порядок формирования резервов, виды резервов, методы оценки обязательств, дату признания в учете, порядок инвентаризации резервов и отражение ее результатов в учете учреждения устанавливают в своей учетной политике. В каждом учреждении может быть свой перечень.

• Важно! Перечень резервов должен быть зафиксирован в учетной политике с указанием вида резерва, даты его создания, периодичности расчета: раз в месяц, квартал или год.

Надо помнить, что резерв должен использоваться на покрытие только тех затрат, по которым он был создан.

Пример. Резерв по претензионным требованиям и искам нельзя расходовать на оплату обязательств, по которым не поступили расчетные документы, или на оплату отпусков за фактически отработанное время.

Минфин России в письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 рекомендует учреждениям детализировать счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» и в приложении № 1 приводит пример такой детализации:

РАЗДЕЛ 4. Финансовый результат
0 401 60 200	Резервы предстоящих расходов
0 401 61 210	Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время
0 401 61 211	Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в части выплат персоналу
0 401 61 213	Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в части оплаты страховых взносов
0 401 62 200	Резерв на оплату обязательств, но которым не поступили расчетные документы
0 401 62 221	Резерв по оплате обязательств, по которым не поступили расчетные документы, по услугам связи
0 401 62 223	Резерв по оплате обязательств, по которым не поступили расчетные документы, по коммунальным услугам
0 401 62 225	Резерв по оплате обязательств, по которым не поступили расчетные документы, по работам, услугам по содержанию имущества
0 401 63 200	Резерв по претензионным требованиям и искам
0 401 63 29Х	Резерв по претензионным требованиям и искам по прочим расходам
0 401 64 200	Резерв на реструктуризацию деятельности, реорганизацию
0 401 64 211	Резерв на реструктуризацию деятельности, реорганизацию в части выплат персоналу
0 401 64 213	Резерв на реструктуризацию деятельности, реорганизацию в части оплаты страховых взносов
0 401 64 226	Резерв на реструктуризацию деятельности, реорганизацию в части оплаты прочих услуг
0 401 64 29Х	Резерв на реструктуризацию деятельности, реорганизацию в части прочих расходов

Учреждение может разработать собственную детализацию счета 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов», ее также следует утвердить в учетной политике учреждения.

Чтобы в бухгалтерском учете правильно отразить операции по счету, надо опираться на положения инструкции, соответствующей типу учреждения:

• для казенных — Инструкция № 162н от 06.12.2010,
• для бюджетных — Инструкция № 174н от 16.12.2010,
• для автономных — Инструкция № 183н от 23.12.2010.

Как сформировать резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время

Суммы отпускных и компенсаций — самый наглядный и распространенный вид резерва. Правила его формирования указаны в п. 10 СГС «Выплаты персоналу», разделе 3 Письма Минфина России от 30.11.2020 № 02-06-07/104576, в письме Минфин России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Размер резерва на отпуск показывает объем обязательств учреждения по отпускным за фактически отработанное время в предстоящем году. В расчет резерва нужно включить суммы отпускных за фактически отработанное время, суммы компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, суммы обязательных страховых взносов.

Резерв на отпуск можно рассчитывать ежемесячно, ежеквартально или раз в год. На дату расчета нужно определить сумму оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время и сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и от несчастных случаев, обязательное медицинское страхование.

Правила расчета резерва предстоящих расходов по выплатам персоналу учреждение устанавливает при формировании учетной политики.

Минфин предлагает три варианта:

• по каждому работнику и его среднедневному заработку,
• по учреждению в целом и средней зарплате по всем сотрудникам,
• по группам персонала и средней зарплате по каждой из них.
   

Порядок каждого вида расчетов вы найдете в шпаргалке.

Учреждение самостоятельно решает, по какому методу рассчитывать резерв на оплату отпусков и на какую дату. Соответствующее решение должно быть закреплено в учетной политике.

В бухучете резерв отражают в последний день расчетного периода на основании Бухгалтерской справки ф. 0504833.

1. Формирование резерва на отпуск за отработанное время по выплатам работникам:

Дт   0 401 20 211    Кт   0 401 61 211

Дт   0 109 X0 211     Кт   0 401 61 211

2. Формирование резерва на отпуск за отработанное время по страховым взносам:

Дт 0 401 20 213   Кт 0 401 61 213

Дт 0 109 X0 213   Кт 0 401 61 213

3. Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время, то есть отпуск оплачен за счет резерва:

Дт   0 401 60 211    Кт   0 302 11 737

Дт   0 401 60 213    Кт   0 303 ХХ 731

• Обратите внимание: занижение суммы резерва может привести к тому, что учреждение получит меньше денег на отпускные. Учредитель обязательно проверяет в годовой отчетности сумму резерва и требует пояснений, если она равна нулю.

«Нулевое значение показателя резерва предстоящих расходов по отпускам на годовую отчетную дату (на 1 января года, следующего за отчетным) допускается при условии, если все работники учреждения находятся в отпуске, продолжительность которого составляет не менее объема за отработанное до 01.01.20ХХ года время неиспользованных работниками отпусков. Показатель резерва на оплату отпусков на отчетную дату должен иметь приоритетное значение больше нуля», — такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 25.03.2022 № 02-06-09/24142.

Если бухгалтерия не формирует резерв на оплату отпусков, то должностных лиц учреждения могут привлечь к административной ответственности за нарушение правил бухучета по ст. 15.15.6 КоАП.

За искажение данных по счету 401 60 в отчетности грозит штраф. Сумма его зависит от процента искажения показателей в отчетности:

• от 1 % до 10 % — штраф от 1000 до 5000 руб.
• от 1 % до 10 % и на сумму свыше 100 тыс. до 1 млн руб. включительно — штраф от 5000 до 15 000 руб.
• более 10 % – штраф от 15 000 до 30 000 руб.