Аудит в закупках — это мера контроля заказчиков со стороны государства. В статье рассказываем, как проходят аудиторские проверки, кто и по каким принципам их проводит, на какие моменты обратить внимание, чтобы избежать нарушений
Каковы цели и задачи аудита в сфере закупок
Главная цель закона о контрактной системе — обеспечить эффективность закупок и государственных трат, и аудит — один из методов ее достижения. Независимые проверки контрольных ведомств позволяют выявить не только нарушения заказчиков, но и недостатки системы, частые ошибки участников закупок и причины таких ошибок.
Критерии аудита в сфере закупок указаны в п. 3 ст. 98 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Это законность, целесообразность, обоснованность, своевременность, эффективность и результативность расходов.
Аудит касается всех этапов закупочного процесса: эксперты изучают планы-графики, систему ценообразования, объемы и качество закупаемых товаров, работ и услуг (ТРУ), анализируют эффективность исполнения контрактов, проверяют документы и информацию, которую заказчики обязаны размещать в Единой информационной системе (ЕИС).
Кто может проводить аудит
Счетная палата — высший орган госконтроля, который организует проверки закупочной деятельности организаций-заказчиков. Аудит также могут проводить контрольно-счетные структуры регионов (УФК) и муниципальных образований (п. 1 ст. 98 44-ФЗ).
Каждый контрольный орган проверяет только определенных заказчиков: Счетная палата — на государственном уровне, УФК — на региональном, муниципальные контрольно-счетные структуры — на муниципальном.
Кого подвергают аудиторским проверкам
Аудиторы могут проверять следующих заказчиков:
- органы госвласти,
- госкорпорации,
- публично-правовую компанию «Единый заказчик в сфере строительства»,
- казенные учреждения,
- автономные и бюджетные учреждения,
- органы управления государственным внебюджетным фондом,
- унитарные предприятия,
- юрлиц, инвестирующих в капстроительство за счет привлечения денег из федерального бюджета.
Как проходит аудит в закупках
Аудит может быть частью комплексной проверки заказчика или самостоятельной проверкой его закупочной деятельности. Процесс можно разделить на несколько этапов.
1. Подготовка и методология
Сначала эксперты изучают предмет и объект проверки и их специфику. Это нужно, чтобы сформировать методику анализа и выявить потенциальные риски. Аудиторы определяют список закупочных законов и норм, составляют чек-лист для анализа, определяют источники получения информации.
Далее определяют перечень основных действий и устанавливают сроки их выполнения, на каждый такой подэтап назначают ответственного аудитора. По итогам подготовки разрабатывают программу аудита.
2. Анализ и основные проверочные мероприятия
Аудиторы анализируют все закупки заказчика за определенный период и обычно систематизируют их так:
- по контрактам,
- по количественным и стоимостным показателям,
- по числу поданных заявок и проценту их отклонения.
Специалисты оценивают законность и целесообразность закупки: определяют государственные нужды, для которых ее проводили, соотносят затраты с нормами и ограничениями, плановыми показателями. Проверяют и обоснованность — изучают объемы и качество закупленных ТРУ.
Дополнительно могут проверить своевременность расчетов между участниками закупки: смотрят условия сделки, порядок ее исполнения, адекватность сроков, изучают способы оптимизации расходов бюджета. Аудиторы должны учитывать разные факторы, в частности:
- сезонность,
- продолжительность производственного цикла,
- необходимость обеспечить непрерывный технологический цикл по отдельным предметам закупки.
Чтобы проанализировать эффективность расходов, сравнивают плановую и контрактную документацию. Специалисты проверяют добросовестность поставщиков, которых выбрал заказчик, обоснованность предложенных ими условий и соотносят с ценами потенциальных контрагентов.
Результативность трат определяют исходя из того, насколько удовлетворены нужды организации — в экономическом и социальном плане.
Где часто выявляют нарушения
Кратко обозначим стадии закупочного процесса, где наиболее часто выявляют нарушения. На эти моменты стоит обратить особое внимание, чтобы успешно пройти проверку:
- составление плана-графика закупок;
- организация закупок — контрактные службы, состав комиссий, централизованные закупки, совместные конкурсы и аукционы;
- документы закупки — состав извещения, проект контракта, требования к объекту закупки и участникам, преференции для отдельных групп участников, размеры авансирования;
- проведение процедур — требования к обеспечению заявок, применение антидемпинговых мер, правомерность допуска или недопуска участников, правильность порядка рассмотрения и оценки заявок и оформления протоколов;
- заключение контракта — соответствие договора документации и предложению поставщика, сроки, обеспечение исполнения;
- исполнение контракта — легитимность внесения изменений, порядок расторжения, отчет о результатах и их оценка, своевременность действий.
Как используются результаты аудита
Всю полученную в ходе проверки информацию обобщают и отражают в специальном акте. Руководство проверяемой организации знакомят с результатами аудита, а отчет публикуют в ЕИС.
В отчетном документе эксперты указывают не только выявленные нарушения, проблемы и риски — в нем также должны быть предложения по оптимизации и улучшению работы с закупками.
Отметим, что с выводами аудита руководство организации может не согласиться. Заказчик вправе составить официальное письмо, где пояснит и обоснует свою точку зрения на выявленные недочеты. Результаты проверки можно также опротестовать в суде.
- Количество проверочных процедур.
- Количество и сумма сделок, включая те, где обнаружены нарушения закупочных законов и нерезультативные траты. Например, неправильный расчет НМЦК, оплата невыполненных работ, изменение существенных условий контракта.
- Количество выданных предписаний и обращений, которые направлены в правоохранительные и контрольные органы.