Аудит в закупках по 44‑ФЗ

Каковы цели и задачи аудита в сфере закупок

Главная цель закона о контрактной системе — обеспечить эффективность закупок и государственных трат, и аудит — один из методов ее достижения. Независимые проверки контрольных ведомств позволяют выявить не только нарушения заказчиков, но и недостатки системы, частые ошибки участников закупок и причины таких ошибок.

Критерии аудита в сфере закупок указаны в п. 3 ст. 98 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Это законность, целесообразность, обоснованность, своевременность, эффективность и результативность расходов.

Аудит касается всех этапов закупочного процесса: эксперты изучают планы-графики, систему ценообразования, объемы и качество закупаемых товаров, работ и услуг (ТРУ), анализируют эффективность исполнения контрактов, проверяют документы и информацию, которую заказчики обязаны размещать в Единой информационной системе (ЕИС). 

Кто может проводить аудит

Счетная палата — высший орган госконтроля, который организует проверки закупочной деятельности организаций-заказчиков. Аудит также могут проводить контрольно-счетные структуры регионов (УФК) и муниципальных образований (п. 1 ст. 98 44-ФЗ). 

Каждый контрольный орган проверяет только определенных заказчиков: Счетная палата — на государственном уровне, УФК — на региональном, муниципальные контрольно-счетные структуры — на муниципальном. 

Кого подвергают аудиторским проверкам

Аудиторы могут проверять следующих заказчиков:

• органы госвласти,
• госкорпорации,
• публично-правовую компанию «Единый заказчик в сфере строительства»,
• казенные учреждения,
• автономные и бюджетные учреждения,
• органы управления государственным внебюджетным фондом,
• унитарные предприятия,
• юрлиц, инвестирующих в капстроительство за счет привлечения денег из федерального бюджета.

Как проходит аудит в закупках

Аудит может быть частью комплексной проверки заказчика или самостоятельной проверкой его закупочной деятельности. Процесс можно разделить на несколько этапов.

1. Подготовка и методология

Сначала эксперты изучают предмет и объект проверки и их специфику. Это нужно, чтобы сформировать методику анализа и выявить потенциальные риски. Аудиторы определяют список закупочных законов и норм, составляют чек-лист для анализа, определяют источники получения информации. 

Далее определяют перечень основных действий и устанавливают сроки их выполнения, на каждый такой подэтап назначают ответственного аудитора. По итогам подготовки разрабатывают программу аудита. 

2. Анализ и основные проверочные мероприятия

Аудиторы анализируют все закупки заказчика за определенный период и обычно систематизируют их так:

• по контрактам,
• по количественным и стоимостным показателям,
• по числу поданных заявок и проценту их отклонения.

Специалисты оценивают законность и целесообразность закупки: определяют государственные нужды, для которых ее проводили, соотносят затраты с нормами и ограничениями, плановыми показателями. Проверяют и обоснованность — изучают объемы и качество закупленных ТРУ. 

Дополнительно могут проверить своевременность расчетов между участниками закупки: смотрят условия сделки, порядок ее исполнения, адекватность сроков, изучают способы оптимизации расходов бюджета. Аудиторы должны учитывать разные факторы, в частности:

• сезонность, 
• продолжительность производственного цикла, 
• необходимость обеспечить непрерывный технологический цикл по отдельным предметам закупки.

Чтобы проанализировать эффективность расходов, сравнивают плановую и контрактную документацию. Специалисты проверяют добросовестность поставщиков, которых выбрал заказчик, обоснованность предложенных ими условий и соотносят с ценами потенциальных контрагентов. 

Результативность трат определяют исходя из того, насколько удовлетворены нужды организации — в экономическом и социальном плане.

Где часто выявляют нарушения

Кратко обозначим стадии закупочного процесса, где наиболее часто выявляют нарушения. На эти моменты стоит обратить особое внимание, чтобы успешно пройти проверку:

• составление плана-графика закупок;
• организация закупок — контрактные службы, состав комиссий, централизованные закупки, совместные конкурсы и аукционы; 
• документы закупки — состав извещения, проект контракта, требования к объекту закупки и участникам, преференции для отдельных групп участников, размеры авансирования; 
• проведение процедур — требования к обеспечению заявок, применение антидемпинговых мер, правомерность допуска или недопуска участников, правильность порядка рассмотрения и оценки заявок и оформления протоколов; 
• заключение контракта — соответствие договора документации и предложению поставщика, сроки, обеспечение исполнения; 
• исполнение контракта — легитимность внесения изменений, порядок расторжения, отчет о результатах и их оценка, своевременность действий.

Как используются результаты аудита

Всю полученную в ходе проверки информацию обобщают и отражают в специальном акте. Руководство проверяемой организации знакомят с результатами аудита, а отчет публикуют в ЕИС. 

В отчетном документе эксперты указывают не только выявленные нарушения, проблемы и риски — в нем также должны быть предложения по оптимизации и улучшению работы с закупками. 

Отметим, что с выводами аудита руководство организации может не согласиться. Заказчик вправе составить официальное письмо, где пояснит и обоснует свою точку зрения на выявленные недочеты. Результаты проверки можно также опротестовать в суде.

• Количество проверочных процедур. 
• Количество и сумма сделок, включая те, где обнаружены нарушения закупочных законов и нерезультативные траты. Например, неправильный расчет НМЦК, оплата невыполненных работ, изменение существенных условий контракта. 
• Количество выданных предписаний и обращений, которые направлены в правоохранительные и контрольные органы.