Какой способ коммуникации внутри компании выбрать, чтобы информация была зафиксирована, но не было бюрократии? Напишите служебную записку. Она поможет инициировать новшество, согласовать затраты, отметить хозяйственное событие в жизни организации
Что такое служебная записка
Служебная записка (СЗ) — способ общаться внутри организации, устанавливая горизонтальные и вертикальные связи с коллегами, руководством. Почему в определении нет слова «документ»? Служебная записка не внесена в Общероссийский классификатор управленческой документации как унифицированный документ, но обладает признаками документа.
При этом она:
- Имеет содержание: реквизиты, законченное сообщение.
- Может быть в бумажном или электронном формате.
- Применяется в социальных коммуникациях.
Набор реквизитов служебки перечислен в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Срок хранения определен в Приказе Росархива от 20.12.2019 №236: от года до пяти лет в зависимости от темы. Правила оформления, регистрации, перемещения внутри предприятия и хранения служебной записки утверждаются принятым в организации порядком документооборота. Все это позволяет отнести ее к документам.
Функционал служебки делает ее основанием для издания организационно-распорядительных документов и некоторых действий в бухгалтерском, налоговом учетах.
Какие функции может выполнять СЗ:
1. Информировать:
- приглашать на встречи внутри компании или во вне, к примеру на планерку по запуску нового продукта или областную выставку;
- сопровождать другой документ, например информационную справку отдела продаж в отдел маркетинга;
- делиться идеями между отделами;
- предупреждать о рисках.
2. Запрашивать дополнительные сведения или уточнять информацию.
3. Предлагать изменения, вносить рационализаторские предложения.
4. Обосновывать:
- расходы на рекламу, незапланированные траты на закупку оборудования, неожиданные производственные нужды;
- поощрения команды;
- списание давно вышедших из обращения ТМЦ;
- суточные, если возвращение из командировки было отложено по не зависящим от сотрудника причинам.
5. Решать:
- производственные вопросы, возникшие здесь и сейчас;
- спорные вопросы между отделами.
6. Инструктировать. Например, отдел маркетинга просит менеджеров отдела продаж при звонках клиентам собирать информацию, объясняет, как заполнять таблицу.
Важно! Не путайте служебную записку с докладной, объяснительной или пояснительной запиской.
Кто может написать служебную записку
Автором служебной записки может стать любой работник организации, у которого есть посыл к коллеге или даже целому отделу. Это сообщение может затрагивать деятельность третьих лиц в коллективе, тогда СЗ согласуют с ними. Косвенно они тоже становятся адресатами документа.
Пример. Производственная компания выполнила нестандартный заказ: изготовила крупногабаритный механизм, который надо доставить клиенту. Своих машин для этого нет. Менеджер в служебной записке просит отдел снабжения оформить доставку такого груза силами транспортной компании. У кого потребуется согласовать служебную записку? У завскладом, чтобы он заранее подготовил погрузчик, у начальника службы безопасности, чтобы он разрешил чужой машине въехать на территорию предприятия.
В служебной записке автор может затронуть любые рабочие моменты: он может просить, предлагать, запрашивать, уточнять, сообщать, информировать.
Примеры написания служебной записки по производственным, кадровым, бухгалтерским, хозяйственным поводам можно посмотреть в материалах для скачивания.
В конце статьи есть шпаргалка
Как написать служебную записку: примеры
В компаниях часто уже действует порядок документооборота, определяющий правила оформления, регистрации и оборота служебных записок. Это отражается в локальных нормативных актах, с которыми знакомят при приеме на работу. В общедоступной папке лежат бланки по основным темам, по которым составляются служебки. В них даже уже могут быть проставлены реквизиты для предварительных согласований. Но основной текст все равно придется писать самостоятельно.
Сообщение составляется от первого лица в единственном числе: «Прошу…», «Предлагаю…», «Информирую…».
Текст СЗ — это две смысловые части, которые могут меняться местами:
- Правильно сформулированная просьба или предложение по поставленному вопросу.
- Факты, обстоятельства, повод для записки.
Чтобы написать основной текст, опирайтесь на правила деловой переписки, формулируйте сообщение так, чтобы адресат вас понял.
Пример. Сотрудник отдела продаж хочет познакомиться с потенциальными клиентами на выставке. Вход на выставку платный. Заголовок служебки можно сформулировать так: «О посещении выставки «ЭКСПО 2023». В тексте будет обоснование — встреча с потенциальными клиентами, а также дата, время визита и просьба разрешить посещение в рабочее время и выделить деньги на билет. Адресована записка будет директору организации. Скорее всего, потребуются предварительные согласования руководителя отдела и бухгалтерии.
В тексте указывайте конкретные, выверенные сведения:
- размер предлагаемого вознаграждения своему сотруднику за инновационное предложение — почему именно такие цифры;
- даты и время предполагаемого события;
- инвентарные номера ТМЦ;
- суммы, требующиеся для каких-то целей, и обоснование этих сумм;
- четкий и логичный набор действий, если речь идет о решении какой-то проблемы.
Кроме того, продумайте, кого еще надо оповестить. Чаще всего это непосредственный руководитель, который подтвердит, что он в курсе действий сотрудника и согласен с ними. Предварительные согласования отсекают лишние служебки на рассмотрение директора.
Пример. Чтобы получить со склада запчасти, надо знать, что на складе они есть, — нужно получить согласование завскладом. Если на складе нет запрашиваемых деталей, кладовщик записку не согласует, и надо будет писать уже другую служебку — в отдел закупок.
Регистрация служебной записки зависит от документооборота организации. Регистрация — это гарантия того, что документ не потеряется и на него отреагируют.
Каковы правила оформления служебной записки
Правила написания записок регулирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документы для внутреннего пользования обычно не оформляют на фирменном бланке, хотя не возбраняется разработать бланк для служебной записки с логотипом предприятия.
У СЗ есть набор реквизитов:
- Обозначение адресата: ФИО, должность, структурное подразделение и название компании.
- Дата, номер, если нумерация предусмотрена в правилах документооборота.
- Вид документа.
- Заголовок документа.
Заголовок помогает рассортировать служебные записки по срокам хранения: приглашение на событие будет храниться один год, а сообщение о выплате дополнительных суточных — пять лет.5. Основное содержание документа
Обратите внимание: чем точнее сформулирована просьба, тем точнее будет результат.6. Место для подписи, ФИО и должности автора записки. Подпись может быть электронная.
7. Место для согласования: должность и ФИО лица, согласующего СЗ, — если согласование требуется.
Служебка может быть даже написана от руки разборчивым почерком, если это допускает принятый в организации порядок документооборота. Такие варианты встречаются на производствах, где мастера от руки могут набросать чертеж механизма с предложением что-то улучшить или информацией о неисправности.
Образец оформления служебной записки
- Указание на должность, структурное подразделение и ФИО адресата. В нашем примере записка оформлена на фирменном бланке, где уже указано официальное название организации.
- Дата составления документа и присвоенный соглано штатному порядку номер.
- Вид документа.
- Заголовок к сообщению, который сразу позволяет понять, о чем идет речь.
- Основной текст документа: обоснование обращения, просьба и параметры выполнения задания, название конкретного оборудования, материалы, которые следует использовать, и порядок действий.
- Перечень приложений.
- Подпись автора.
Итак, служебная записка — внутренний документ организации, который используется для коммуникации между сотрудниками и отделами. Чаще всего ее цель — проинформировать, обосновать, попросить. Прибегают к ней в ситуациях, когда внутренние процессы требуют фиксации.
Примеры служебной записки можно посмотреть в материалах для скачивания.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Служебная записка об обучении 369.1 КБ
-
Служебная записка о выдаче оборудования 367.9 КБ
-
Служебная записка о производственных изменениях 328.1 КБ
Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться