Есть контакт: как эффективно приглашать кандидатов на собеседование

По статистике, только 30% кандидатов доходят до собеседования. В первую очередь этот печальный тренд коснулся массового подбора, но эйчары узкого подбора тоже сталкиваются с «прогулами» интервью. Чтобы изменить ситуацию, стоит заинтересовать кандидата уже при первом контакте. Рассказываем, как это сделать

Варианты коммуникации

Способ и уровень коммуникации напрямую влияют на отношение к вакансии и, как следствие, на процент доходимости. Поэтому основная задача эйчара на начальных этапах воронки найма — установить доверительный контакт с соискателем.

Но прежде чем начать общение с кандидатом или приглашать его на собеседование, стоит определиться с форматом коммуникации.

Телефонный звонок

Это самый распространенный вариант первого общения с кандидатом. Во время телефонного интервью эйчар может уточнить опыт и ожидания от вакансии, кратко напомнить условия работы и ответить на вопросы. После чего уже приглашать на встречу.

В среднем приглашение на собеседование по телефону занимает 10–15 минут. Если понимаете, что звонок займет больше времени, об этом стоит предупредить заранее и договориться на удобное время. Например, отбор проходит в несколько этапов, один из которых — первичное интервью с эйчаром.

Во время звонка держите перед глазами резюме соискателя, чтобы быстро проверить факты биографии — опыт и прежние места работы.

Ответы кандидата о мотивации, ожиданиях от вакансии и прочем лучше сразу фиксировать в CRM. В дальнейшем это поможет принять окончательное решение.

Если опыта приглашений немного, можно использовать скрипты. Текст лучше не читать, чтобы не выглядеть роботом, а просто опираться на вопросы во время звонка.

Ниже мы подробно разберем примерный сценарий диалога с кандидатом, а в конце статьи вы найдете шпаргалку со скриптом приглашения на собеседование.

В конце статьи есть шпаргалка

  • Будьте организованны: заранее откройте актуальный календарь, проверьте часовой пояс, по которому живет кандидат, если вакансия удаленная. Это поможет выстроить комфортный диалог, а соискателю не придется вас долго ждать.

У телефонного интервью есть свои минусы:

  • дозвониться бывает сложно — многие кандидаты, даже находясь в поиске работы, не отвечают на звонки с незнакомого номера;
  • кандидат может быть занят во время звонка и будет торопиться с ответами;
  • некоторые кандидаты предпочитают общаться с эйчаром по почте или в мессенджерах.

Электронная почта

Если соискатель написал в резюме, что ему удобнее общаться по электронной почте — пишите, а не звоните. Пригласить на собеседование в письме можно и в том случае, когда не получается дозвониться.

В случае массового подбора очень выручают готовые шаблоны писем. Но если вы ищите сотрудника на руководящую должность или уникального специалиста, то заинтересовать кандидата поможет индивидуальный подход. Внимательно изучите резюме и напишите персональное письмо. Покажите, что опыт кандидата идеально подходит под ваши требования.

Неплохо

А так еще лучше

Добрый день!

Меня зовут Екатерина, я из компании ООО «Спецтех». У нас открыта вакансия руководителя отдела продаж. Нам нужен управленец с опытом от двух лет, который организует отдел с нуля и возглавит его.

Наши условия…

Здравствуйте, Михаил.

Меня зовут Екатерина, я эйчар компании «Спецтех». Мы продаем запчасти для спецтехники, работаем с оптовиками. Основной офис в Москве, сейчас открываем второй офис в вашем городе и поэтому ищем руководителя местного отдела продаж.

Заинтересовало ваше резюме, потому что вы уже создавали отдел с нуля и прошли путь от менеджера до директора по продажам. Также вижу, что сфера спецтехники вам знакома…

У письма всегда должны быть тема и четкая структура. В теме сразу укажите название вакансии, компанию и формат — офис или удаленная работа. Если знаете зарплатную вилку, добавьте в тему и ее. Например: Главный редактор, издательство «Деткнига», 100–120 тыс. ₽, офис.

Обучение для рекрутера
Постройте эффективную систему найма
Программа курса

Структура письма зависит от его цели. Обычно первое письмо от эйчара строится по такой схеме:

  1. Приветствие.
  2. Краткое описание компании и вакансии.
  3. Вопросы кандидату — не более 3–5. Здесь же можно уточнить, интересна ли вакансия.
  4. Контакты для связи.

Обычно общение по электронной почте занимает несколько писем: знакомство и вопросы к кандидату — ответ — приглашение на интервью. Но переписка может затянуться, если вопросы возникают постепенно как у эйчара, так и у кандидата.

О чем важно помнить, составляя письмо:

  • Будьте лаконичны. Пишите емко, не расписывая прелести компании на несколько страниц. Ставьте главное в начало предложений.
  • Соблюдайте tone of voice — стиль общения компании с внешним миром. Креативное маркетинговое агентство может общаться с кандидатом на «ты» и аккуратно пошутить, городская администрация — вряд ли.
  • Проверьте текст на ошибки и опечатки перед отправкой.

Мессенджеры

Некоторые кандидаты выбирают общение в Ватсапе или Телеграме вместо стандартных звонков и писем. Например, среди IT-специалистов: разработчиков, тестировщиков, аналитиков — это нормальная практика. Если в резюме указан такой предпочтительный способ связи, напишите сообщение, а не звоните.

У общения с кандидатом в мессенджерах есть свои особенности. Не стоит писать лонгриды или, наоборот, отправлять много вопросов по отдельности, лучше уместить все в паре компактных сообщений. 

Так делать не стоит

Лучше так

Анна [09:30]: Игорь, привет! Я эйчар IT-mag, ищу фронтендера

Анна [09:31]: Увидела твое резюме в чате, поэтому хочу предложить нашу вакансию

Анна [09:31]: Разрабатываем сервис для журналистов, команду собираем с нуля

Анна [09:32]: Зарплата в рынке, удаленка

Анна [09:32]: Работаем на знакомых тебе стеках

Анна [10:15]: Интересна наша вакансия?

Анна [12:46]: Игорь?..

Анна [09:30]: Игорь, добрый день. Меня зовут Анна, я эйчар компании IT-mag — стартапа по разработке сервиса для журналистов. Ищу Java‑разработчика с опытом от трех лет. Поэтому заинтересовало твое резюме 🙂

Стек: Java 11, ClickHouse, Kubernetes.

Зарплата 150–170 тыс.

Напиши, пожалуйста, если готов обсудить вакансию.

 

Игорь [09:40]: Привет, да, интересно, давай созвонимся

В сообщение можно добавить ссылки на вакансию и сайт компании.

Общение в мессенджерах, как правило, проходит быстрее, чем по почте. При этом эйчару важно оперативно отвечать на вопросы кандидата, показывать свою заинтересованность.

Как же пригласить кандидата на интервью? У разных вариантов коммуникаций есть свои нюансы, но структура беседы чаще всего строится на следующих этапах.

Основные этапы приглашения на собеседование

Приветствие и установление контакта

Для начала поздоровайтесь, представьтесь и сообщите название компании. Если кандидат не уточнил в резюме, что с ним лучше общаться на «ты», ограничьтесь осторожным «вы». В дальнейшем, например на очном собеседовании, можно будет спросить, как кандидату комфортнее вести диалог.

Прежде чем задавать вопросы, убедитесь, что собеседнику удобно сейчас общаться и он еще находится в поиске работы.

Коротко расскажите о компании и вакансии: особенности работы, обязанности, требования, условия.

Если соискатель уже нашел работу, вежливо попрощайтесь и сразу сделайте пометку в системе учета кандидатов, чтобы не звонить снова.

Вопросы эйчара

Во время первого контакта не стоит проводить полноценное собеседование и заваливать кандидата вопросами, ограничьтесь тремя или пятью. Например, можно попросить рассказать о прошлом опыте работы и причине, по которой кандидат сейчас в поиске. Уточните, чего он ждет от будущей работы и работает ли сейчас.

Ответы на вопросы кандидата

Обязательно дайте собеседнику возможность задать вопросы и вам. Отвечайте честно и не говорите того, в чем вы не уверены.

Пример. Если кандидат спрашивает, есть ли в компании система наставничества, а вы знаете, что новому сотруднику придется погружаться в работу самому, не надо обещать наставника с первого дня.В своих ответах делайте акценты на том, что важно кандидату. Собеседник ищет новую работу из-за постоянных задержек зарплаты? Расскажите, что в вашей компании все выплаты приходят вовремя. Но только в том случае, когда это соответствует реальности.

Выбор даты и времени

После обсуждения вакансии и взаимных ожиданий приглашайте на собеседование.

Заранее откройте свой актуальный календарь и предложите несколько вариантов времени, чтобы у кандидата был выбор. Если вы ищете сотрудника на удаленку и рассматриваете кандидатов по всей России, обязательно перепроверьте часовой пояс соискателя.

После того как вы определитесь с датой и временем встречи, сразу же зафиксируйте их в CRM.

Уточнение особенностей собеседования

Расскажите кандидату, как пройдет собеседование, сколько оно продлится, кто будет на нем присутствовать.

Обучение для HR-менеджера
Освойте методы оценки персонала и научитесь применять их в работе
Программа курса

Если встреча пройдет удаленно, попросите подготовиться: выбрать тихое место, найти наушники и микрофон. Уточните электронную почту, на которую можно направить письмо-напоминание со ссылкой на сервис видеоконференций и инструкцию по подключению.

Если кандидата ждет очное собеседование в офисе, расскажите, как доехать и найти место встречи. Напомните взять с собой паспорт, если в здании пропускная система. 

Завершение разговора

Резюмируйте итоги, еще раз озвучив договоренности. Уточните, не осталось ли у кандидата вопросов.

Не забудьте поблагодарить за уделенное время и назовите свои контакты для связи.

Приглашая на собеседование, эйчару важно ответить на все интересующие кандидата вопросы, закрыть возможные возражения. Но есть темы, на которые не стоит говорить по телефону или в переписке.

Запретные темы

Обещать то, в чем не уверен сам эйчар

Например, кандидат говорит о том, что устал от рутинных задач и ждет творчества на новой работе. Но заказчик не указал это в обязанностях. Тогда лучше прямо сказать, что кандидат сможет задать вопрос нанимающему менеджеру на собеседовании.

Давать оценку будущему руководителю

Иногда кандидаты спрашивают эйчара о характере будущего руководителя и формате работы с ним. Не давайте личностных характеристик коллегам, дайте возможность собеседнику самому сделать выводы.

Называть точную сумму зарплаты, зная только вилку

Вопрос оплаты во время поиска работы — один из главных. Кандидат может попросить эйчара назвать окончательную сумму заработной платы еще во время приглашения на собеседование. Конечно, сумму можно и даже нужно озвучить, если она известна заранее и уже не поменяется. А вот если зарплата зависит от уровня соискателя и пока заказчик готов указать только зарплатную вилку, назовите кандидату верхнюю и нижнюю границы.

Полезные приемы, чтобы заинтересовать кандидата

Быть доброжелательным

Дружный коллектив и комфортную атмосферу обещают практически все вакансии. Но если эйчар отвечает на вопросы сквозь зубы, постоянно отвлекается, торопит или давит на кандидата, в дружный коллектив поверить сложно. Поэтому проявляйте заинтересованность, будьте тактичны и говорите с улыбкой — ее чувствуют даже во время телефонного разговора. Кандидаты оценивают компанию в том числе и по поведению эйчара.

Рассказать интересный факт о компании

Внимательно слушайте ответы кандидата и используйте их в свою пользу. Особенно полезны ответы, подсвечивающие мотивацию. Например, если соискатель хочет расти как эксперт, а ваша компания регулярно проводит митапы и организует бесплатное обучение для сотрудников — обязательно расскажите об этом.

Отправить письмо или смс после приглашения по телефону

Обязательно продублируйте дату, время и адрес в письме на электронную почту кандидату. Для очного собеседования добавьте схему проезда и карту, для собеседования онлайн — ссылку на встречу.

Не забудьте добавить свой номер телефона на случай вопросов.

Пригласить на собеседование понравившегося кандидата мало, надо еще грамотно провести интервью. В этом поможет практикум для интервьюера от Контур.Школы. Практикум будет полезен и профессиональным эйчарам, и руководителям, которые часто участвуют в собеседованиях.


 

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Скрипт приглашения на собеседование 427.2 КБ

6 634
Планируйте обучение с максимальной выгодой для себя и для бизнеса
Узнать подробнее
Подарок за опрос

Как устроен процесс обучения в вашей компании? Пройдите опрос и получите подарки