«Вкалывают роботы, а не человек»: автоматизация подбора персонала

Участки автоматизации

Подбор персонала — многоуровневый процесс, этапы которого можно частично или полностью автоматизировать. Это снимет с HR-специалиста рутину, сократит срок найма и освободит время на творческие задачи, до которых часто не доходят руки. Итак, что же можно автоматизировать?

Понять, пора ли вам автоматизировать подбор, поможет шпаргалка в конце статьи.

Создание текста вакансии

Сформулировать емкое описание вакансии, которое точно привлечет внимание кандидата, бывает непросто. Тут на помощь приходят нейросети — чат-боты с искусственным интеллектом. Нейросети можно написать основные требования и обязанности, уточнить объем текста и через несколько секунд получить черновик вакансии. Именно черновик, потому что текст от чат-бота зачастую требует редактуры. Но будем честны: вариант рабочий и здорово облегчит жизнь, если вы совсем не писатель.

Если у вас в работе регулярно много вакансий, попросите нейросеть создать шаблоны писем. Так сохранится единый стиль и формат текстов объявлений на работных сайтах, а это пойдет на пользу HR-бренда компании.

Размещение вакансии

Чтобы вакансию увидело как можно больше кандидатов, эйчары часто размещают текст на нескольких job-сайтах и в социальных сетях. На такой ручной кросспостинг может уйти не один час, поэтому, если вы регулярно создаете большой поток кандидатов, присмотритесь к инструментам автоматического размещения вакансий. 

Пользователи таких сервисов добавляют текст вакансии один раз, и он автоматически попадает на выбранные ресурсы.

Общение с кандидатом до и после собеседования

Самый простой и доступный всем без исключения способ сократить время на общение с кандидатом — добавить шаблоны писем в почту. Их можно использовать для приглашения на интервью, запроса документов, направления оффера.

Составить шаблон можно с помощью нейросети или самостоятельно — о структуре таких писем мы рассказываем в статье «Есть контакт: как эффективно приглашать кандидатов на собеседование».Но полностью полагаться на готовый текст не стоит. Чтобы показать вашу заинтересованность в специалисте, персонализируйте и адаптируйте письма. Например, настройте автоматическое добавление имени кандидата или делайте это вручную.

Тестирование кандидата

Многие работодатели проводят тестирование кандидатов перед собеседованием. Чаще всего это делают в массовом подборе — когда нанимают менеджеров по продажам, специалистов колл-центра, продавцов. Но и в узком подборе тестовые задания нередки. Чтобы сократить время на проверку и автоматизировать отбор, воспользуйтесь готовыми системами тестирования и опросниками для оценки навыков кандидатов. В них можно выбрать готовый вариант теста или разработать собственный, а затем направлять ссылку на него в письме кандидату. Результат тестирования обычно приходит эйчару на почту. 

Отказ кандидату из-за низкого балла на тестировании вполне обоснованный. О том, как составить письменный отказ в приеме на работу, чтобы не встретиться с кандидатом позже в суде, мы рассказываем в онлайн-курсе  «Трудовое право в управлении персоналом».

Аналитика подбора и воронки найма

Конечно, можно анализировать результаты подбора, считая цифры руками, но эффективнее делать это с помощью сервисов аналитики или ATS. Они сами анализируют воронку подбора и отслеживают:

• процент и причины отказов,
• время закрытия вакансии,
• эффективность источников привлечения кандидатов.

Такая HR-аналитика помогает специалистам по подбору принимать объективные решения на основе данных, планировать подбор, оптимизировать наем и снижать затраты на поиск кандидатов.

Согласно исследованию hh.ru спрос на специалистов по работе с персоналом со знанием HR-аналитики неизменно растет.

Сегмент HR-Tech активно развивается в последние годы: компании осознали важность эффективного подбора и ищут подходящие инструменты для его оптимизации. Познакомимся с платформами, приложениями и чат-ботами поближе.

Инструменты автоматизации

Чат-бот

Многогранный инструмент, который может:

• автоматизировать коммуникацию с кандидатом;
• проводить предварительный отбор на массовые вакансии с большим потоком кандидатов;
• знакомить с компанией и отвечать на частые вопросы кандидатов;
• проводить преонбординг и онбординг;
•  помогать с адаптацией новичков.

Есть специалисты, которые делают чат-боты под ключ — от сценария до окончательной реализации. Как правило, такой формат стоит дорого, ведь компания полностью передает работу внешнему эксперту. Но есть и бюджетные сервисы-конструкторы, в которых эйчар может создать бот сам: BotMother, Manybot, Robochat!, BotHelp.

Такие конструкторы работают на основе дерева сценариев — диаграммы, в которой прописывают основные запросы и варианты ответов. 

У чат-ботов в подборе есть свои плюсы и минусы.

+	−
Автоматизация рутины. Можно доверить сбор информации о кандидатах и первичный отбор	Ограниченное общение без индивидуального подхода. Чат-бот отвечает кандидату готовыми ответами и не может переформулировать вопрос
Скорость ответа и доступность 24/7. Кандидаты могут писать ночью или в выходные, чат-бот ответит всегда	Отсутствие человеческого фактора. Эмоциональный интеллект и интуицию эйчара в чат-бот не зашить
Гибкость взаимодействия. Чат-бот можно подключить к соцсетям и лендингу с вакансиями	Возможные технические сбои. Чат-бот надо настраивать и поддерживать, а также нельзя исключать технические сбои

Голосовой робот

Голосовой робот, или аудиобот, может разгрузить отдел подбора при большом количестве откликов. Робот звонит кандидатам и проводит первичное интервью, параллельно фиксируя ответы. Запросить документы, пригласить на очное собеседование или сообщить его результат голосовой робот тоже может. Чаще всего этим инструментом пользуются HR-специалисты массподбора.

Аудиобот надо тщательно настраивать под конкретные задачи, чтобы он звучал по-человечески. Много вопросов в робота лучше не зашивать, не всем кандидатам понравится общаться с таким эйчаром.

На рынке сейчас много сервисов голосовых роботов, некоторые помощники даже есть обзавелись настоящими имена. Например, Арина от Контура и робот-рекрутер Вера.

Плюсы и минусы аудиоботов

+	−
Робот может совершать сотни звонков одновременно	Скрипт голосового робота надо тщательно проработать и первое время отслеживать реакцию кандидатов
Кандидат всегда будет слышать четкую речь, робот не перепутает имя кандидата или адрес офиса	Сложный диалог со множеством развилок робот не потянет. Оптимально задавать до пяти типовых вопросов
Голосовой робот автоматически заносит все данные из разговора в форму	Цена разработки и внедрения аудиоробота может быть высокой

Лендинг с вакансиями

Лендинги вакансий, или job-сайты, — одностраничные сайты, разработанные для привлечения кандидатов. На лендинге размещают информацию о вакансии и компании, требования к кандидату и ответы на частые вопросы. Оптимальнее располагать информацию блоками, например:

1. Описание вакансии.
2. Условия работы.
3. Требования к кандидату.
4. Пара слов о компании.
5. Ответы на вопросы.
6. Контакты эйчара и форма для сбора заявок.

Такая схема помогает фильтровать кандидатов и привлекать только тех, кто действительно заинтересован в работе. Но на странице также можно размещать дополнительную информацию. Например, на лендинге техподдержки Контура в самом конце есть блок про оплачиваемые рекомендации.

HR-лендинг можно создать на базе сайта компании или на стороннем движке — Tilda, Wix, Ukit и других.

+	−
Простой сбор информации о кандидатах через форму на сайте	На одной странице оптимально размещать одну вакансию. Если у эйчара много вакансий в работе, придется создавать лендинг на каждую
Кандидаты могут получать автоматические уведомления о том, что заявка отправлена. Это помогает улучшить коммуникацию и сократить время на ручную обработку заявок	Для продвижения лендинга понадобится постоянный рекламный трафик. Как правило, seo-продвижением поднять job-сайт в поисковой выборке сложно
Лендинг можно связать с ATS или сервисом аналитики, чтобы отслеживать количество посещений, конверсию в отклики и процент отказов	Лендингу нужны хороший дизайн и текст. Если в штате нет дизайнера и копирайтера, придется заложить на них дополнительный бюджет

Нейросети

Текстовая нейросеть может стать полезным инструментом для эйчара. Вот, что уже умеют делать нейросети:

• генерировать тексты вакансий и тексты для наполнения job-лендингов; 
• создавать шаблоны писем для рассылки кандидатам;
• писать сценарии и автоматические ответы для чат-бота отдела персонала;
• предлагать варианты вопросов под разные виды собеседования. 

Особенность нейросетей в том, что они постоянно учатся на большом объеме данных. Но и HR-менеджеру надо научиться общаться с нейросетью. От того, как человек составит промт — запрос с описанием условий и параметров, — зависит результат, который выдаст нейросеть. 

Давайте посмотрим, как нейросеть отреагирует на разные запросы — короткий и расширенный.

Напиши шаблон письма с отказом кандидату от эйчара

Напиши шаблон письма с отказом кандидату после собеседования на два абзаца. Причина отказа: выбрали другого кандидата. Предупреди, что мы добавим резюме в свою базу. Обращайся на «вы».

Уважаемый(ая) [Имя кандидата], Спасибо Вам за интерес, проявленный к нашей компании, и за то, что подали заявку на вакансию рекрутера. Мы внимательно рассмотрели все поданные заявки и проанализировали Ваш опыт и квалификацию. Хотя Ваше резюме выглядит впечатляюще и мы ценим Ваше желание присоединиться к нашей команде, мы на этот раз приняли решение продолжить поиски претендентов на данную должность. Мы желаем Вам удачи в сфере кадрового делопроизводства и предлагаем заполнить форму на нашем сайте, чтобы оставаться в курсе наших вакансий в будущем. Еще раз благодарим Вас за проявленный интерес к нашей компании и желаем Вам успехов в карьере. С наилучшими пожеланиями,   [Ваше имя] Здравствуйте, [Имя кандидата].

Здравствуйте, [Имя кандидата]. Спасибо за интерес к нашей компании и участие в собеседовании на [название должности]. Мы высоко оценили ваши знания и опыт, но остановились на другом кандидате. Пожалуйста, не огорчайтесь: вы действительно талантливы, выбор был очень сложным. Мы добавим ваше резюме в базу данных, чтобы обратиться к нему в будущем. Желаем вам успехов в поиске работы и надеемся на возможность встретиться снова.   [Ваше имя] [Название компании]

Рынок нейросетей развивается, и многие IT-компании разрабатывают свои варианты на базе технологий машинного обучения. Например, ChatGPT, GigaChat, TurboText, APIHOST.

Несмотря на то что нейросети помогают сократить время и ресурсы специалиста по подбору, у них есть свои минусы:

• нейросети не всегда понимают контекст и тонкости ситуации;
• если у нейросети мало обучающих данных, она может выдавать неточные или неполные результаты;
• иногда HR-специалисту требуется много времени, чтобы уточнить запрос и отредактировать результат.

Сервисы тестирования и оценки

Сервисы тестирования кандидатов значительно облегчают процесс подбора персонала — такие инструменты сами оценивают навыки, знания и компетенции человека.

Как правило, в системах тестирования можно выбрать готовый тест под разные вакансии или собрать собственный. В зависимости от профиля вакансии тестовым заданием проверяют технические знания, склонность к аналитике, навык общения и другие обязательные требования к кандидату.

Примеры платформ тестирования: Proaction, Hrscanner, TalentTech, «Оценка 360». 

Но у любого сервиса оценки есть преимущества и недостатки.

+	−
Экономия времени на проверку тестового — сервисы проверяют тесты автоматически	Обычно цена таких сервисов высока, она зависит от индивидуальных настроек и количества испытуемых в месяц
Подробная аналитика: все результаты сохраняются в базе данных, их можно сравнивать и проводить дальнейший анализ	Технические ограничения: у кандидата может пропасть интернет в неподходящий момент, а сам сервис — засбоить

Сервисы аналитики

Сервисы HR-аналитики играют важную роль в процессе подбора персонала. Они помогают эйчару принимать взвешенные решения на основе реальных данных и находить слабые места в подборе.

Можно анализировать:

• Воронку подбора: количество кандидатов, которые прошли этапы подбора, и их конверсию.
• HR-метрики: время закрытия вакансии, процент выполнения плана по вакансиям, процент отказов.
• Затраты на рекламу и их эффективность.

Качественный регулярный анализ позволяет прогнозировать потребности в персонале и заранее адаптировать подбор.

Сейчас многие ATS-системы для специалистов по подбору включают блок аналитики. Это удобно, ведь можно отслеживать изменения в данных, не переключаясь между разными сервисами. Однако есть и классические инструменты для аналитики больших данных: R, Visier, Power BI, Python, Excel.

+	−
Можно настроить наглядное изображение HR-процессов через дашборды, графики и отчеты	На внедрение автоматической HR-аналитики или зарплату аналитика понадобится дополнительный бюджет
Оперативный мониторинг метрик подбора — для оптимизации найма в компании

Комплексная автоматизация (ATS)

ATS (applicant tracking system (англ.) — система отслеживания кандидатов) — это сервис комплексной автоматизации процесса подбора. Такие программы объединяют многие инструменты, а также позволяют вести учет кандидатов, централизованно хранить все данные о вакансиях, отправлять письма, отслеживать этапы и сроки найма.

В единой системе могут одновременно работать все эйчары компании и при этом не мешать друг другу. ATS можно интегрировать с сайтами вакансий и почтовым клиентом для бесшовной работы.

На рынке HR-Tech представлено множество комплексных решений. Самые известные —  Хантфлоу, E-Staff, Potok.

Из минусов автоматизированных систем можно выделить сложность и время внедрения: на первом этапе надо настроить ATS, обучить персонал и интегрировать систему с другими инструментами и программами. Также некоторые системы могут быть дорогими, особенно для небольшого бизнеса.

Автоматизация сокращает временные затраты, повышает производительность рекрутеров, обеспечивает более точный и систематический подход к подбору персонала. Но надо помнить, что автоматизация не заменит HR-специалиста полностью — интуиция и способность к анализу могут стать решающими при выборе сотрудников. Поэтому оптимальным подходом будет командная работа специалиста по подбору и сервисов для автоматизации.

Чтобы оставаться эффективным специалистом по подбору персонала даже без специальных сервисов — пройдите онлайн-курс «Менеджер по подбору персонала». Он поможет отработать навыки поиска, отбора и проведения собеседований на практических кейсах.