Об автоматизации HR-процессов пишут крупные профильные издания, спрашивают на собеседованиях и советуются с более опытными коллегами. Как понять, что пора передать часть задач роботам, приложениям или целой ATS? Что можно автоматизировать и всегда ли автоматизация — это дорого и сложно? Давайте разбираться
Участки автоматизации
Подбор персонала — многоуровневый процесс, этапы которого можно частично или полностью автоматизировать. Это снимет с HR-специалиста рутину, сократит срок найма и освободит время на творческие задачи, до которых часто не доходят руки. Итак, что же можно автоматизировать?
Понять, пора ли вам автоматизировать подбор, поможет шпаргалка в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Создание текста вакансии
Сформулировать емкое описание вакансии, которое точно привлечет внимание кандидата, бывает непросто. Тут на помощь приходят нейросети — чат-боты с искусственным интеллектом. Нейросети можно написать основные требования и обязанности, уточнить объем текста и через несколько секунд получить черновик вакансии. Именно черновик, потому что текст от чат-бота зачастую требует редактуры. Но будем честны: вариант рабочий и здорово облегчит жизнь, если вы совсем не писатель.
Если у вас в работе регулярно много вакансий, попросите нейросеть создать шаблоны писем. Так сохранится единый стиль и формат текстов объявлений на работных сайтах, а это пойдет на пользу HR-бренда компании.
Размещение вакансии
Чтобы вакансию увидело как можно больше кандидатов, эйчары часто размещают текст на нескольких job-сайтах и в социальных сетях. На такой ручной кросспостинг может уйти не один час, поэтому, если вы регулярно создаете большой поток кандидатов, присмотритесь к инструментам автоматического размещения вакансий.
Пользователи таких сервисов добавляют текст вакансии один раз, и он автоматически попадает на выбранные ресурсы.
Общение с кандидатом до и после собеседования
Самый простой и доступный всем без исключения способ сократить время на общение с кандидатом — добавить шаблоны писем в почту. Их можно использовать для приглашения на интервью, запроса документов, направления оффера.
Составить шаблон можно с помощью нейросети или самостоятельно — о структуре таких писем мы рассказываем в статье «Есть контакт: как эффективно приглашать кандидатов на собеседование».Но полностью полагаться на готовый текст не стоит. Чтобы показать вашу заинтересованность в специалисте, персонализируйте и адаптируйте письма. Например, настройте автоматическое добавление имени кандидата или делайте это вручную.
Тестирование кандидата
Многие работодатели проводят тестирование кандидатов перед собеседованием. Чаще всего это делают в массовом подборе — когда нанимают менеджеров по продажам, специалистов колл-центра, продавцов. Но и в узком подборе тестовые задания нередки. Чтобы сократить время на проверку и автоматизировать отбор, воспользуйтесь готовыми системами тестирования и опросниками для оценки навыков кандидатов. В них можно выбрать готовый вариант теста или разработать собственный, а затем направлять ссылку на него в письме кандидату. Результат тестирования обычно приходит эйчару на почту.
Отказ кандидату из-за низкого балла на тестировании вполне обоснованный. О том, как составить письменный отказ в приеме на работу, чтобы не встретиться с кандидатом позже в суде, мы рассказываем в онлайн-курсе «Трудовое право в управлении персоналом».
Аналитика подбора и воронки найма
Конечно, можно анализировать результаты подбора, считая цифры руками, но эффективнее делать это с помощью сервисов аналитики или ATS. Они сами анализируют воронку подбора и отслеживают:
- процент и причины отказов,
- время закрытия вакансии,
- эффективность источников привлечения кандидатов.
Такая HR-аналитика помогает специалистам по подбору принимать объективные решения на основе данных, планировать подбор, оптимизировать наем и снижать затраты на поиск кандидатов.
Согласно исследованию hh.ru спрос на специалистов по работе с персоналом со знанием HR-аналитики неизменно растет.
Сегмент HR-Tech активно развивается в последние годы: компании осознали важность эффективного подбора и ищут подходящие инструменты для его оптимизации. Познакомимся с платформами, приложениями и чат-ботами поближе.
Инструменты автоматизации
Чат-бот
Многогранный инструмент, который может:
- автоматизировать коммуникацию с кандидатом;
- проводить предварительный отбор на массовые вакансии с большим потоком кандидатов;
- знакомить с компанией и отвечать на частые вопросы кандидатов;
- проводить преонбординг и онбординг;
- помогать с адаптацией новичков.
Есть специалисты, которые делают чат-боты под ключ — от сценария до окончательной реализации. Как правило, такой формат стоит дорого, ведь компания полностью передает работу внешнему эксперту. Но есть и бюджетные сервисы-конструкторы, в которых эйчар может создать бот сам: BotMother, Manybot, Robochat!, BotHelp.
Такие конструкторы работают на основе дерева сценариев — диаграммы, в которой прописывают основные запросы и варианты ответов.
У чат-ботов в подборе есть свои плюсы и минусы.
+ | − |
Автоматизация рутины. Можно доверить сбор информации о кандидатах и первичный отбор | Ограниченное общение без индивидуального подхода. Чат-бот отвечает кандидату готовыми ответами и не может переформулировать вопрос |
Скорость ответа и доступность 24/7. Кандидаты могут писать ночью или в выходные, чат-бот ответит всегда | Отсутствие человеческого фактора. Эмоциональный интеллект и интуицию эйчара в чат-бот не зашить |
Гибкость взаимодействия. Чат-бот можно подключить к соцсетям и лендингу с вакансиями | Возможные технические сбои. Чат-бот надо настраивать и поддерживать, а также нельзя исключать технические сбои |
Голосовой робот
Голосовой робот, или аудиобот, может разгрузить отдел подбора при большом количестве откликов. Робот звонит кандидатам и проводит первичное интервью, параллельно фиксируя ответы. Запросить документы, пригласить на очное собеседование или сообщить его результат голосовой робот тоже может. Чаще всего этим инструментом пользуются HR-специалисты массподбора.
Аудиобот надо тщательно настраивать под конкретные задачи, чтобы он звучал по-человечески. Много вопросов в робота лучше не зашивать, не всем кандидатам понравится общаться с таким эйчаром.
На рынке сейчас много сервисов голосовых роботов, некоторые помощники даже есть обзавелись настоящими имена. Например, Арина от Контура и робот-рекрутер Вера.
Плюсы и минусы аудиоботов
+ |
− |
Робот может совершать сотни звонков одновременно |
Скрипт голосового робота надо тщательно проработать и первое время отслеживать реакцию кандидатов |
Кандидат всегда будет слышать четкую речь, робот не перепутает имя кандидата или адрес офиса |
Сложный диалог со множеством развилок робот не потянет. Оптимально задавать до пяти типовых вопросов |
Голосовой робот автоматически заносит все данные из разговора в форму |
Цена разработки и внедрения аудиоробота может быть высокой |
Лендинг с вакансиями
Лендинги вакансий, или job-сайты, — одностраничные сайты, разработанные для привлечения кандидатов. На лендинге размещают информацию о вакансии и компании, требования к кандидату и ответы на частые вопросы. Оптимальнее располагать информацию блоками, например:
- Описание вакансии.
- Условия работы.
- Требования к кандидату.
- Пара слов о компании.
- Ответы на вопросы.
- Контакты эйчара и форма для сбора заявок.
Такая схема помогает фильтровать кандидатов и привлекать только тех, кто действительно заинтересован в работе. Но на странице также можно размещать дополнительную информацию. Например, на лендинге техподдержки Контура в самом конце есть блок про оплачиваемые рекомендации.
HR-лендинг можно создать на базе сайта компании или на стороннем движке — Tilda, Wix, Ukit и других.
+ |
− |
Простой сбор информации о кандидатах через форму на сайте |
На одной странице оптимально размещать одну вакансию. Если у эйчара много вакансий в работе, придется создавать лендинг на каждую |
Кандидаты могут получать автоматические уведомления о том, что заявка отправлена. Это помогает улучшить коммуникацию и сократить время на ручную обработку заявок |
Для продвижения лендинга понадобится постоянный рекламный трафик. Как правило, seo-продвижением поднять job-сайт в поисковой выборке сложно |
Лендинг можно связать с ATS или сервисом аналитики, чтобы отслеживать количество посещений, конверсию в отклики и процент отказов |
Лендингу нужны хороший дизайн и текст. Если в штате нет дизайнера и копирайтера, придется заложить на них дополнительный бюджет |
Нейросети
Текстовая нейросеть может стать полезным инструментом для эйчара. Вот, что уже умеют делать нейросети:
- генерировать тексты вакансий и тексты для наполнения job-лендингов;
- создавать шаблоны писем для рассылки кандидатам;
- писать сценарии и автоматические ответы для чат-бота отдела персонала;
- предлагать варианты вопросов под разные виды собеседования.
Особенность нейросетей в том, что они постоянно учатся на большом объеме данных. Но и HR-менеджеру надо научиться общаться с нейросетью. От того, как человек составит промт — запрос с описанием условий и параметров, — зависит результат, который выдаст нейросеть.
Давайте посмотрим, как нейросеть отреагирует на разные запросы — короткий и расширенный.
Напиши шаблон письма с отказом кандидату от эйчара |
Напиши шаблон письма с отказом кандидату после собеседования на два абзаца. Причина отказа: выбрали другого кандидата. Предупреди, что мы добавим резюме в свою базу. Обращайся на «вы». |
Уважаемый(ая) [Имя кандидата], Спасибо Вам за интерес, проявленный к нашей компании, и за то, что подали заявку на вакансию рекрутера. Мы внимательно рассмотрели все поданные заявки и проанализировали Ваш опыт и квалификацию. Хотя Ваше резюме выглядит впечатляюще и мы ценим Ваше желание присоединиться к нашей команде, мы на этот раз приняли решение продолжить поиски претендентов на данную должность. Мы желаем Вам удачи в сфере кадрового делопроизводства и предлагаем заполнить форму на нашем сайте, чтобы оставаться в курсе наших вакансий в будущем. Еще раз благодарим Вас за проявленный интерес к нашей компании и желаем Вам успехов в карьере. С наилучшими пожеланиями,
[Ваше имя] Здравствуйте, [Имя кандидата]. |
Здравствуйте, [Имя кандидата]. Спасибо за интерес к нашей компании и участие в собеседовании на [название должности]. Мы высоко оценили ваши знания и опыт, но остановились на другом кандидате. Пожалуйста, не огорчайтесь: вы действительно талантливы, выбор был очень сложным. Мы добавим ваше резюме в базу данных, чтобы обратиться к нему в будущем. Желаем вам успехов в поиске работы и надеемся на возможность встретиться снова.
[Ваше имя] [Название компании] |
Рынок нейросетей развивается, и многие IT-компании разрабатывают свои варианты на базе технологий машинного обучения. Например, ChatGPT, GigaChat, TurboText, APIHOST.
Несмотря на то что нейросети помогают сократить время и ресурсы специалиста по подбору, у них есть свои минусы:
- нейросети не всегда понимают контекст и тонкости ситуации;
- если у нейросети мало обучающих данных, она может выдавать неточные или неполные результаты;
- иногда HR-специалисту требуется много времени, чтобы уточнить запрос и отредактировать результат.
Сервисы тестирования и оценки
Сервисы тестирования кандидатов значительно облегчают процесс подбора персонала — такие инструменты сами оценивают навыки, знания и компетенции человека.
Как правило, в системах тестирования можно выбрать готовый тест под разные вакансии или собрать собственный. В зависимости от профиля вакансии тестовым заданием проверяют технические знания, склонность к аналитике, навык общения и другие обязательные требования к кандидату.
Примеры платформ тестирования: Proaction, Hrscanner, TalentTech, «Оценка 360».
Но у любого сервиса оценки есть преимущества и недостатки.
+ |
− |
Экономия времени на проверку тестового — сервисы проверяют тесты автоматически |
Обычно цена таких сервисов высока, она зависит от индивидуальных настроек и количества испытуемых в месяц |
Подробная аналитика: все результаты сохраняются в базе данных, их можно сравнивать и проводить дальнейший анализ |
Технические ограничения: у кандидата может пропасть интернет в неподходящий момент, а сам сервис — засбоить |
Сервисы аналитики
Сервисы HR-аналитики играют важную роль в процессе подбора персонала. Они помогают эйчару принимать взвешенные решения на основе реальных данных и находить слабые места в подборе.
Можно анализировать:
- Воронку подбора: количество кандидатов, которые прошли этапы подбора, и их конверсию.
- HR-метрики: время закрытия вакансии, процент выполнения плана по вакансиям, процент отказов.
- Затраты на рекламу и их эффективность.
Качественный регулярный анализ позволяет прогнозировать потребности в персонале и заранее адаптировать подбор.
Сейчас многие ATS-системы для специалистов по подбору включают блок аналитики. Это удобно, ведь можно отслеживать изменения в данных, не переключаясь между разными сервисами. Однако есть и классические инструменты для аналитики больших данных: R, Visier, Power BI, Python, Excel.
+ |
− |
Можно настроить наглядное изображение HR-процессов через дашборды, графики и отчеты |
На внедрение автоматической HR-аналитики или зарплату аналитика понадобится дополнительный бюджет |
Оперативный мониторинг метрик подбора — для оптимизации найма в компании |
Комплексная автоматизация (ATS)
ATS (applicant tracking system (англ.) — система отслеживания кандидатов) — это сервис комплексной автоматизации процесса подбора. Такие программы объединяют многие инструменты, а также позволяют вести учет кандидатов, централизованно хранить все данные о вакансиях, отправлять письма, отслеживать этапы и сроки найма.
В единой системе могут одновременно работать все эйчары компании и при этом не мешать друг другу. ATS можно интегрировать с сайтами вакансий и почтовым клиентом для бесшовной работы.
На рынке HR-Tech представлено множество комплексных решений. Самые известные — Хантфлоу, E-Staff, Potok.
Из минусов автоматизированных систем можно выделить сложность и время внедрения: на первом этапе надо настроить ATS, обучить персонал и интегрировать систему с другими инструментами и программами. Также некоторые системы могут быть дорогими, особенно для небольшого бизнеса.
Автоматизация сокращает временные затраты, повышает производительность рекрутеров, обеспечивает более точный и систематический подход к подбору персонала. Но надо помнить, что автоматизация не заменит HR-специалиста полностью — интуиция и способность к анализу могут стать решающими при выборе сотрудников. Поэтому оптимальным подходом будет командная работа специалиста по подбору и сервисов для автоматизации.
Чтобы оставаться эффективным специалистом по подбору персонала даже без специальных сервисов — пройдите онлайн-курс «Менеджер по подбору персонала». Он поможет отработать навыки поиска, отбора и проведения собеседований на практических кейсах.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Бинго автоматизации 427.6 КБ
Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться