Приказы по личному составу: виды, особенности оформления, сроки хранения

Содержание: 

Какие приказы относятся к приказам по личному составу  

Какие основания для издания приказов по личному составу

Сколько времени действуют приказы по личному составу 

Какой порядок издания приказа 

Каковы особенности оформления приказов по личному составу 

Как вносятся изменения в приказ 

Сколько лет хранятся приказы по личному составу

Как организовать учет приказов по личному составу

Какие приказы относятся к приказам по личному составу  

Все приказы по личному составу условно можно разбить на тематические группы: 

1. Нахождение работника на должности. К этой группе относятся приказы:

• о приеме на работу; 
• о переводе с одной должности на другую, в иное структурное подразделение или другую местность; 
• о ротации;
• о совмещении должностей и совместительстве, о расширении зон ответственности, увеличении объема работ;
• об увольнении работника. 

2. Оплата труда. Обычно приказ о приеме на работу уже включает в себя размер оклада и иные фиксированные надбавки на момент приема на работу. Но жизнь в организации не стоит на месте: работники повышают квалификацию, получают очередные звания, чины, разряды — увеличиваются размеры их окладов. А еще работники уходят в отпуска, на больничные или увольняются. И тогда объем работы ложится на действующих сотрудников за дополнительную оплату. Такие кадровые изменения оформляются приказами об установлении стимулирующих надбавок и компенсационных выплат, например:

• об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за классный чин государственному или муниципальному служащему;
• об установлении индивидуального размера должностного оклада, если штатное расписание предполагает «вилку» окладов;
• о доплате за работу в местностях с особыми климатическими условиями, например, на Крайнем Севере и др.

3. Повышение профессионального уровня работника. Сюда можно отнести приказы:

• о проведении внеплановой аттестации; 
• о повышении квалификации; 
• о присвоении классных чинов, разрядов, званий, классов.

4. Социальные вопросы. Например, приказы: 

• о предоставлении отпуска любого вида;
• о выплате материальной помощи;
• об единовременной выплате при выходе работника на пенсию;
• о предоставлении санаторно-курортного лечения и др.

5. Поощрения, награждения и взыскания. Это приказы:

• о премировании,
• о награждении,
• о служебных проверках,
• о применении дисциплинарного взыскания.

6. Иные взаимоотношения между работником и работодателем. Эта группа включает приказы:

• об изменении анкетных биографических данных: ФИО, семейного положения, места регистрации, паспортных данных;
• оформление командировок и др. 

С образцами приказов о поощрении и об изменении анкетно-биографических данных вы можете познакомиться в шпаргалке   

Каковы основания для издания приказов по личному составу

Приказы издаются на основании других приказов и иных распорядительных документов организации, заявлений работников, служебных записок руководителей структурных подразделений, трудовых договоров или дополнительных соглашений к ним и др.

Оформление трудовых отношений начинается с заключения трудового договора. Именно он является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не наоборот.

Сколько времени действуют приказы по личному составу 

Приказы действуют как неопределенное время — до их отмены или переиздания, так и ограниченное. Это зависит от основания для самого приказа.  

Так, приказ о приеме на работу может быть с открытой датой, то есть работник принимается на неопределенное время. И тогда действие этого приказа прекратится только изданием приказа о переводе на другую должность или об увольнении.  

В другом случае приказ о приеме на работу может содержать определенные даты и условие своей срочности. Например, при уходе основной работницы в отпуск по беременности и родам на ее место принимается другой работник. С ним заключается срочный трудовой договор на конкретный срок (ст. 255 ТК РФ). На основе этого договора издается приказ о приеме на работу. Срок его действия ограничивается продолжительностью отпуска основной сотрудницы.   

С образцом приказа о приеме на работу на время отпуска по беременности и родам основного работника вы можете познакомиться в шпаргалке.

   

Каков порядок издания приказа по личному составу 

Независимо от организационно-правовой формы предприятий порядок оформления приказов примерно одинаковый. Различия касаются лишь процедуры внутреннего согласования, наложения резолюции или внешнего оформления документа.  

Прежде чем приказ будет подписан, он проходит следующие шаги:

1. Резолюция руководителя. На документе-основании руководитель или уполномоченный сотрудник ставит резолюцию, которая и запускает работу над приказом.
2. Проект приказа. Кадровое подразделение готовит проект приказа и передает его на согласование. 
3. Согласование (визирование). К проекту приказа прикладывается лист согласования. Как правило, среди согласующих могут быть как постоянные сотрудники — представители кадрового подразделения, юридической службы и бухгалтерии, так и меняющиеся сотрудники в зависимости от ситуации — представители тех структурных подразделений, которые заинтересованы в исполнении приказа. 
4. Корректировка. Если при согласовании были указаны замечания, исполнитель вносит соответствующие корректировки и только после этого передает приказ на подписание.
5. Подписание. Руководителю на подпись подается только откорректированный окончательный вариант документа.
6. Ознакомление работника с приказом под подпись. Это делает сотрудник кадрового подразделения.   

На приказе по личному составу работник должен обязательно расписаться об ознакомлении с ним. Желательно, чтобы работник не просто расписался, а собственноручно написал «С приказом ознакомлен» и поставил дату. При необходимости это может пригодиться в суде, если потребуется графологическая экспертиза почерка работника. 

Каковы особенности оформления приказов по личному составу 

В кадровом делопроизводстве применяются унифицированные и произвольные формы приказов. Сами документы изготавливаются на бланке организации на бумажном носителе и в электронной форме. 

С 1 января 2013 года требование об использовании обязательных форм приказов по личному составу отменено, поэтому организации могут разрабатывать и утверждать собственные. Но на практике большинство из них продолжают использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

• о приеме работника на работу (ф. № Т-1);
• о переводе работника или работников на другую работу (ф. №№ Т-5 и Т-5а);
• о предоставлении отпуска работнику или работникам  (ф. №№ Т-6 и Т-6а);
• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником или работниками, об увольнении (ф. № Т-8 и Т-8а)
• о направлении работника или работников в командировку (ф. №№ Т-9 и Т-9а);
• о поощрении работника или работников (ф. №№ Т-11 и Т-11а).

Использование унифицированных форм удобно по двум причинам. Во-первых, они соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, с учетом которого надо оформлять организационно-распорядительные документы. А значит, при использовании этих форм риск допустить ошибки в приказах минимальный. Во-вторых, в автоматизированных программах для ведения учета кадров заложены именно унифицированные формы приказов, и вносить изменения нецелесообразно.

В остальных случаях приказы по личному составу издаются также с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016, но в произвольной форме и на бланках организации, в отличие от унифицированных. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, привлечении сотрудника к работе в выходной или нерабочий праздничный день, об отзыве работника из отпуска, о доплате за совмещение и пр.

Примерная структура приказа, составленного в произвольной форме:

1. Дата и место составления приказа.
2. Регистрационный номер.
3. Слово «ПРИКАЗ» по центру документа.
4. Заголовок — отвечает на вопрос «О чем?».
5. Преамбула или констатирующая часть, как ее иногда называют.
6. Суть приказа (может состоять из одного или нескольких пунктов).
7. Основание для издания приказа: заявление работника, докладная или служебная записка начальника отдела и пр.
8. Приложение, если имеется, с указанием наименования каждого, количества экземпляров и листов.
9. Должность и подпись лица, уполномоченного подписывать приказ.

Само распорядительное слово «приказываю» пишется прописными буквами и размещается после преамбулы, по центру или слева новой строки. Второй вариант написания — в конце преамбулы, строчными буквами вразрядку.   

С образцами приказов об отпуске и о возложении обязанностей вы можете познакомиться в шпаргалке.

 

Приказы по личному составу содержат персональные данные работников. Поэтому при работе с ними должны строго соблюдаться требования  Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Как вносить изменения в приказ 

Основания для внесения изменений в приказ, а также требования к оформлению аналогичны тем, которые применяются при оформлении первичного приказа. Но форма документа уже не унифицированная, а произвольная. В таком приказе надо обязательно указывать основание для внесения изменений. Оно может отражаться в преамбуле приказа или выделяться отдельной строкой после основного текста приказа. 

Образец приказа о внесении изменений в приказ и порядок заполнения вы найдете в конце статьи. 

Сколько лет хранятся приказы по личному составу

Приказы по личному составу относятся к архивным документам согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и имеют сроки хранения от 3 до 75 лет, в зависимости от вида приказа.  

Этот вопрос регулируется  Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов госвласти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019  № 236) (далее — Перечень). 

Надо отметить, что наименьший срок хранения имеют приказы о наложении дисциплинарных взысканий — 3 года. Этот срок введен только с 2019 года, новшество направлено на сохранение положительной репутации работника даже после его увольнения и передачи его личного дела в архив. 

Сроки хранения приказов по личному составу:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа
ст. 434 Перечня	Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:  о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;  о служебных проверках;  о направлении в командировку работников;  о дисциплинарных взысканиях	50/75 лет ЭПК         5 лет (1) 5 лет 5 лет (1) 3 года
(1) Приказы об отпусках, командировках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет

Важно!

75 лет — срок хранения приказов по личному составу, завершенных до 2003 года. 

50 лет — столько хранятся приказы по личному составу, завершенные после 2003 года.                            

В Перечне содержатся некоторые исключения из этого правила. 

Как организовать учет приказов по личному составу

Порядок учета приказов по личному составу не регулируется ни одним нормативно-правовым актом. Организации самостоятельно разрабатывают удобную систему регистрации документов.

Обычно используются журналы учета приказов по личному составу. В таком журнале достаточно пяти-шести граф:

• порядковый номер строки (п/п),
• дата приказа,
• регистрационный номер приказа,
• суть приказа,
• исполнитель приказа,
• примечание.

Иногда добавляются такие графы, как «отметка об исполнении», «основание», «табельный номер работника», отметка об ознакомлении и др.

Нумерация приказов может быть сквозной, начиная с даты начала ведения журнала учета. Но чаще журналы оформляются на год.

Единственное, что надо учитывать при формировании таких журналов — сроки хранения каждого вида приказа. Поэтому, несмотря на количество издаваемых в год приказов, в организации должно быть три журнала учета приказов: на 50/75 лет, 5 лет и 3 года.

Приказы с разными сроками помещать в один журнал не рекомендуется. Иначе, когда наступит срок передачи приказов в архив, придется расшивать журнал и выбирать приказы с разными сроками хранения. Если все же приказы объединяются в один журнал, целесообразно вести внутреннюю опись журнала, с указанием наименований приказов.

Важно! Основания хранятся отдельно от приказов. Но приложения к приказам — вместе с ними.