Приказы по личному составу — это вид распорядительных актов, которые регулируют трудовые отношения между работником и работодателем. Рассказываем, в каком случае работодатель должен издать такой приказ и как это сделать правильно
Содержание:
Какие приказы относятся к приказам по личному составу
Какие основания для издания приказов по личному составу
Сколько времени действуют приказы по личному составу
Каковы особенности оформления приказов по личному составу
Как вносятся изменения в приказ
Сколько лет хранятся приказы по личному составу
Как организовать учет приказов по личному составу
Какие приказы относятся к приказам по личному составу
Все приказы по личному составу условно можно разбить на тематические группы:
- Нахождение работника на должности. К этой группе относятся приказы:
- о приеме на работу;
- о переводе с одной должности на другую, в иное структурное подразделение или другую местность;
- о ротации;
- о совмещении должностей и совместительстве, о расширении зон ответственности, увеличении объема работ;
- об увольнении работника.
- Оплата труда. Обычно приказ о приеме на работу уже включает в себя размер оклада и иные фиксированные надбавки на момент приема на работу. Но жизнь в организации не стоит на месте: работники повышают квалификацию, получают очередные звания, чины, разряды — увеличиваются размеры их окладов. А еще работники уходят в отпуска, на больничные или увольняются. И тогда объем работы ложится на действующих сотрудников за дополнительную оплату. Такие кадровые изменения оформляются приказами об установлении стимулирующих надбавок и компенсационных выплат, например:
- об установлении ежемесячной надбавки к должностному окладу за классный чин государственному или муниципальному служащему;
- об установлении индивидуального размера должностного оклада, если штатное расписание предполагает «вилку» окладов;
- о доплате за работу в местностях с особыми климатическими условиями, например, на Крайнем Севере и др.
- Повышение профессионального уровня работника. Сюда можно отнести приказы:
- о проведении внеплановой аттестации;
- о повышении квалификации;
- о присвоении классных чинов, разрядов, званий, классов.
- Социальные вопросы. Например, приказы:
- о предоставлении отпуска любого вида;
- о выплате материальной помощи;
- об единовременной выплате при выходе работника на пенсию;
- о предоставлении санаторно-курортного лечения и др.
- Поощрения, награждения и взыскания. Это приказы:
- о премировании,
- о награждении,
- о служебных проверках,
- о применении дисциплинарного взыскания.
- Иные взаимоотношения между работником и работодателем. Эта группа включает приказы:
- об изменении анкетных биографических данных: ФИО, семейного положения, места регистрации, паспортных данных;
- оформление командировок и др.
С образцами приказов о поощрении и об изменении анкетно-биографических данных вы можете познакомиться в шпаргалке
В конце статьи есть шпаргалка
Каковы основания для издания приказов по личному составу
Приказы издаются на основании других приказов и иных распорядительных документов организации, заявлений работников, служебных записок руководителей структурных подразделений, трудовых договоров или дополнительных соглашений к ним и др.
Оформление трудовых отношений начинается с заключения трудового договора. Именно он является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не наоборот.
Сколько времени действуют приказы по личному составу
Приказы действуют как неопределенное время — до их отмены или переиздания, так и ограниченное. Это зависит от основания для самого приказа.
Так, приказ о приеме на работу может быть с открытой датой, то есть работник принимается на неопределенное время. И тогда действие этого приказа прекратится только изданием приказа о переводе на другую должность или об увольнении.
В другом случае приказ о приеме на работу может содержать определенные даты и условие своей срочности. Например, при уходе основной работницы в отпуск по беременности и родам на ее место принимается другой работник. С ним заключается срочный трудовой договор на конкретный срок (ст. 255 ТК РФ). На основе этого договора издается приказ о приеме на работу. Срок его действия ограничивается продолжительностью отпуска основной сотрудницы.
С образцом приказа о приеме на работу на время отпуска по беременности и родам основного работника вы можете познакомиться в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Каков порядок издания приказа по личному составу
Независимо от организационно-правовой формы предприятий порядок оформления приказов примерно одинаковый. Различия касаются лишь процедуры внутреннего согласования, наложения резолюции или внешнего оформления документа.
Прежде чем приказ будет подписан, он проходит следующие шаги:
- Резолюция руководителя. На документе-основании руководитель или уполномоченный сотрудник ставит резолюцию, которая и запускает работу над приказом.
- Проект приказа. Кадровое подразделение готовит проект приказа и передает его на согласование.
- Согласование (визирование). К проекту приказа прикладывается лист согласования. Как правило, среди согласующих могут быть как постоянные сотрудники — представители кадрового подразделения, юридической службы и бухгалтерии, так и меняющиеся сотрудники в зависимости от ситуации — представители тех структурных подразделений, которые заинтересованы в исполнении приказа.
- Корректировка. Если при согласовании были указаны замечания, исполнитель вносит соответствующие корректировки и только после этого передает приказ на подписание.
- Подписание. Руководителю на подпись подается только откорректированный окончательный вариант документа.
- Ознакомление работника с приказом под подпись. Это делает сотрудник кадрового подразделения.
На приказе по личному составу работник должен обязательно расписаться об ознакомлении с ним. Желательно, чтобы работник не просто расписался, а собственноручно написал «С приказом ознакомлен» и поставил дату. При необходимости это может пригодиться в суде, если потребуется графологическая экспертиза почерка работника.
Каковы особенности оформления приказов по личному составу
В кадровом делопроизводстве применяются унифицированные и произвольные формы приказов. Сами документы изготавливаются на бланке организации на бумажном носителе и в электронной форме.
С 1 января 2013 года требование об использовании обязательных форм приказов по личному составу отменено, поэтому организации могут разрабатывать и утверждать собственные. Но на практике большинство из них продолжают использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:
- о приеме работника на работу (ф. № Т-1);
- о переводе работника или работников на другую работу (ф. №№ Т-5 и Т-5а);
- о предоставлении отпуска работнику или работникам (ф. №№ Т-6 и Т-6а);
- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником или работниками, об увольнении (ф. № Т-8 и Т-8а)
- о направлении работника или работников в командировку (ф. №№ Т-9 и Т-9а);
- о поощрении работника или работников (ф. №№ Т-11 и Т-11а).
Использование унифицированных форм удобно по двум причинам. Во-первых, они соответствуют требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, с учетом которого надо оформлять организационно-распорядительные документы. А значит, при использовании этих форм риск допустить ошибки в приказах минимальный. Во-вторых, в автоматизированных программах для ведения учета кадров заложены именно унифицированные формы приказов, и вносить изменения нецелесообразно.
В остальных случаях приказы по личному составу издаются также с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016, но в произвольной форме и на бланках организации, в отличие от унифицированных. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, привлечении сотрудника к работе в выходной или нерабочий праздничный день, об отзыве работника из отпуска, о доплате за совмещение и пр.
Примерная структура приказа, составленного в произвольной форме:
- Дата и место составления приказа.
- Регистрационный номер.
- Слово «ПРИКАЗ» по центру документа.
- Заголовок — отвечает на вопрос «О чем?».
- Преамбула или констатирующая часть, как ее иногда называют.
- Суть приказа (может состоять из одного или нескольких пунктов).
- Основание для издания приказа: заявление работника, докладная или служебная записка начальника отдела и пр.
- Приложение, если имеется, с указанием наименования каждого, количества экземпляров и листов.
- Должность и подпись лица, уполномоченного подписывать приказ.
Само распорядительное слово «приказываю» пишется прописными буквами и размещается после преамбулы, по центру или слева новой строки. Второй вариант написания — в конце преамбулы, строчными буквами вразрядку.
С образцами приказов об отпуске и о возложении обязанностей вы можете познакомиться в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Приказы по личному составу содержат персональные данные работников. Поэтому при работе с ними должны строго соблюдаться требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Как вносить изменения в приказ
Основания для внесения изменений в приказ, а также требования к оформлению аналогичны тем, которые применяются при оформлении первичного приказа. Но форма документа уже не унифицированная, а произвольная. В таком приказе надо обязательно указывать основание для внесения изменений. Оно может отражаться в преамбуле приказа или выделяться отдельной строкой после основного текста приказа.
Образец приказа о внесении изменений в приказ и порядок заполнения вы найдете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Сколько лет хранятся приказы по личному составу
Приказы по личному составу относятся к архивным документам согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и имеют сроки хранения от 3 до 75 лет, в зависимости от вида приказа.
Этот вопрос регулируется Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов госвласти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) (далее — Перечень).
Надо отметить, что наименьший срок хранения имеют приказы о наложении дисциплинарных взысканий — 3 года. Этот срок введен только с 2019 года, новшество направлено на сохранение положительной репутации работника даже после его увольнения и передачи его личного дела в архив.
Сроки хранения приказов по личному составу:
Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа |
---|---|---|
ст. 434 Перечня |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
|
50/75 лет ЭПК
5 лет (1) 5 лет 5 лет (1) 3 года |
(1) Приказы об отпусках, командировках работников с вредными или опасными условиями труда — 50/75 лет |
Важно!
75 лет — срок хранения приказов по личному составу, завершенных до 2003 года.
50 лет — столько хранятся приказы по личному составу, завершенные после 2003 года.
В Перечне содержатся некоторые исключения из этого правила.
Как организовать учет приказов по личному составу
Порядок учета приказов по личному составу не регулируется ни одним нормативно-правовым актом. Организации самостоятельно разрабатывают удобную систему регистрации документов.
Обычно используются журналы учета приказов по личному составу. В таком журнале достаточно пяти-шести граф:
- порядковый номер строки (п/п),
- дата приказа,
- регистрационный номер приказа,
- суть приказа,
- исполнитель приказа,
- примечание.
Иногда добавляются такие графы, как «отметка об исполнении», «основание», «табельный номер работника», отметка об ознакомлении и др.
Нумерация приказов может быть сквозной, начиная с даты начала ведения журнала учета. Но чаще журналы оформляются на год.
Единственное, что надо учитывать при формировании таких журналов — сроки хранения каждого вида приказа. Поэтому, несмотря на количество издаваемых в год приказов, в организации должно быть три журнала учета приказов: на 50/75 лет, 5 лет и 3 года.
Приказы с разными сроками помещать в один журнал не рекомендуется. Иначе, когда наступит срок передачи приказов в архив, придется расшивать журнал и выбирать приказы с разными сроками хранения. Если все же приказы объединяются в один журнал, целесообразно вести внутреннюю опись журнала, с указанием наименований приказов.
Важно! Основания хранятся отдельно от приказов. Но приложения к приказам — вместе с ними.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Приказ об изменении анкетно-биографических данных 425.6 КБ
-
Приказ об отпуске 484.9 КБ
-
Приказ о внесении изменений 418.9 КБ
-
Приказ о возложении обязаанностей 433.6 КБ
-
Приказ о поощрении 434.9 КБ
-
Приказ о приеме на работу 432 КБ
Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться