Фасилитация: что это и зачем она HR‑менеджеру

Что такое фасилитация 

В крупной EdTex-компании сменился директор по маркетингу. Новый руководитель с первых дней решил пересмотреть маркетинговую стратегию и для этого пригласил на онлайн-встречу 23 сотрудника отдела. О повестке встречи заранее никто не знал, поэтому подчиненные были слегка напряжены. Директор попросил каждого выступить с конкретными предложениями о том, что на их взгляд стоит изменить в нынешней стратегии: часть сотрудников отвечала пространно, а несколько человек отказались что-либо говорить в принципе. В результате встреча значительно превысила тайминг, директор по маркетингу не узнал ничего полезного, а его подчиненные засомневались в компетенции нового руководителя.

В этой грустной истории все могло бы пойти по другому сценарию, если бы директор знал о фасилитации. 

• Фасилитация — это организация эффективной коммуникации между участниками встречи или проекта.

Фасилитация помогает:

• установить понятные и измеримые цели встречи, 
• определить роли участников,
• выбрать подходящие инструменты для достижения целей, 
• создать атмосферу доверия и уважения в группе, 
• максимально вовлечь и вдохновить всех участников обсуждения. 

Фасилитатором может быть как эйчар, так и другой специалист компании — главное, чтобы он обладал необходимыми знаниями и навыками. Такому сотруднику важно быть одновременно эмпатичным, чтобы подмечать изменения в эмоциональном фоне встречи, и отстраненным, чтобы выступать нейтральной стороной и не транслировать группе собственное мнение во время обсуждения. 

Хороший фасилитатор «ведет» встречу: мягко направляет участников в сторону намеченных целей, следит за таймингом и побуждает каждого члена команды свободно выражать свое мнение с помощью разных методов. Если говорить образно, фасилитатор похож на дирижера, который управляет симфоническим оркестром. 

На практике фасилитатором в компании чаще всего все-таки выступает именно специалист по работе с персоналом. Это не удивительно: в своей работе эйчар регулярно оттачивает навыки управления коммуникациями при собеседованиях, помогая кандидату раскрыть свой потенциал на встрече.

Иногда фасилитатора путают с модератором или медиатором. Эти роли и правда имеют много общего, а эйчар нередко их совмещает, даже не подозревая об этом. Однако у каждой роли есть свои особенности. 

Фасилитатор	Модератор	Медиатор
Основная задача
Управляет обсуждением, мотивирует участников на высказывание мнения и контролирует ход встречи.	Провоцирует участников на дискуссию, подогревает интерес к теме встречи. Следит, чтобы все соблюдали правила.	Помогает разрешить конфликт между сторонами с помощью переговоров.
Отношение к группе
Находится в нейтральной позиции и не высказывается относительно чьих-либо идей.	Эмоционально погружен в тему и может высказать собственное мнение.	Не принимает ничью сторону, но старается настроить на решение-компромисс, которое учитывает мнения обеих сторон.

Когда нужна фасилитация

После массового перехода на удаленку в 2020 году из-за коронавируса, у компаний возникла необходимость заново настроить коммуникацию между сотрудниками. Если раньше они проводили много времени в офисе, общались между собой и спокойно решали профессиональные вопросы, то теперь большинство работают удаленно — стало сложнее поддерживать связь и координировать действия. Фасилитатор в такой ситуации может обеспечить понимание задачи, структурировать дискуссию и поддержать взаимодействие виртуальной команды. 

Но не все компании полностью ушли в онлайн, а значит, увеличилось количество гибридных встреч, в которых часть участников находится в офисе, а часть — дома. Механика проведения такой встречи значительно отличается от всем знакомых офлайн-обсуждений или онлайн-встреч. Чтобы такое взаимодействие было эффективным и все участники пришли к верному решению, без фасилитации не обойтись. 

Она нужна не только в случае работы распределенной команды. Когда компания разрабатывает долгосрочные планы, фасилитатор помогает выявить приоритеты, цели и пути их достижения. А на сессиях стратегического планирования — четче видеть и понимать задачи, стоящие перед компанией. 

В разрешении конфликтов фасилитатор помогает участникам выразить свои точки зрения, идентифицировать общие цели и найти компромисс в ситуации, когда кажется, что ничего решить мирно уже нельзя. 

На крупных мероприятиях: конференциях, важных встречах с партнерами или больших собраниях — фасилитация позволяет управлять временем и обеспечивать достижение целей. 

И на сессиях мозгового штурма фасилитатор регулирует процесс генерации идей, помогая группе выбрать лучшие для дальнейшей проработки.

Вот еще примеры встреч, на которых пригодится опытный фасилитатор:

• Выработка правил взаимодействия между командами внутри направления.
• Синхронизация отделов, создание понятных принципов работы и договоренностей о взаимодействии внутри команды.
• Распределение ответственности по функциям и задачам между отделами со схожим функционалом.
• Формирование нового бизнес-процесса.
• Ретроспектива.
• Стратегическое планирование и бюджетирование.
• Сессии по урегулированию конфликтов.
• Антикризисные сессии.
• Командообразование. 

На самом деле фасилитация упрощает взаимодействие любого уровня и направленности — с ее помощью можно интегрировать точки зрения каждого участника встречи и прийти к наилучшему решению.

В чем плюсы фасилитации

Сейчас организации все чаще обращаются к фасилитации, и это не удивительно. Бизнес развивается под влиянием внешних факторов, порой изменения происходят стремительно — так что времени на бесконечные скучные совещания уже не остается.

В контексте бизнеса фасилитация имеет свои преимущества:

• Экономия времени. Группа остается сфокусированной на существенных вопросах, не распыляется на ненужные споры и обсуждения. Решение находится за минимальное количество встреч.
• Больше свежих идей. Фасилитатор организует встречу таким образом, чтобы свое мнение свободно мог выразить каждый участник, даже сотрудники-молчуны. Благодаря различным инструментам и техникам группа может генерировать более креативные и инновационные решения проблем. Фасилитация стимулирует дивергентное мышление, а затем помогает группе сходиться на оптимальных и значимых решениях.
• Общая ответственность. Благодаря фасилитации все решения в группе считаются общими достижениями, а значит каждый участник встречи берет на себя ответственность за итоговый результат и глубже вовлекается в рабочий процесс.

Последние тенденции наталкивают на мысль, что будущее уже принадлежит управленческим командам и самые смелые решения возникают именно при командной работе. Поэтому система управления персоналом будет все больше ориентироваться на групповое принятие решений, совместную работу и развитие коллективного потенциала сотрудников. В этом контексте фасилитация становится ключевым и критически необходимым навыком HR-специалиста, который поможет успешно сопровождать изменения в компании и управлять проектами.

Какие навыки нужны, чтобы стать фасилитатором

Soft skills

Коммуникативные навыки. Навыки общения и активного слушания — основа эффективной работы фасилитатора. Важно уметь четко и ясно выражать свои мысли, быть внимательным и эмпатичным к участникам. Кроме того, фасилитатор должен задавать участникам вопросы, которые помогут им размышлять, анализировать и находить новые решения. 

Планирование и организация. Фасилитатору важно быть хорошим организатором, чтобы планировать и координировать встречи. Нужно правильно использовать имеющиеся время и ресурсы, следить за таймингом и не позволять обсуждению уходить за рамки выбранной темы.

Адаптивность. Еще один важный навык профессионального фасилитатора — гибкость. Во время обсуждений могут возникнуть нестандартные ситуации, в этом случае важно  быстро среагировать на изменения в плане и структуре мероприятия, а также справиться с препятствиями, которые мешают достигнуть цели встречи.

Аналитический склад ума. Фасилитатор должен уметь анализировать информацию, выделять главное, проводить связи между разными идеями и объективно оценивать результаты работы группы.

Hard skills

Знание методик и инструментария фасилитации. Как и в любой другой профессии, без специфических знаний и навыков не обойтись. Фасилитатор должен знать разные методики и сценарии работы с группой, уметь применять инструменты фасилитации в практической деятельности и выбирать наиболее подходящие для конкретных задач и ситуаций.

Четкое соблюдение правил. Фасилитатор отвечает за то, чтобы участники встречи ясно понимали, что от них требуется и какие результаты ожидаются. Поэтому важно предоставлять четкие инструкции, а также убедиться в том, что все участники одинаково понимают, как будет проходить встреча.

Нейтральность. При работе с группой фасилитатор должен демонстрировать полную нейтральность к эмоциям и отношениям участников, их убеждениям и идеям.

Управление групповой динамикой. Фасилитатор должен владеть соответствующими техниками, чтобы стимулировать участников на активность, в том числе с помощью интерактивных способов, управлять конфликтами и негативными эмоциями.

Бизнес-рисунок, или скрайбинг. Методика визуализации информации для ее понятности. С помощью бизнес-рисунка фасилитатор представляет сложные понятия в компактной форме, объединяя зрительное восприятие, слух и воображение. 

Глядя на soft skills фасилитатора, становится понятно, почему многие эйчары дополнительно выбирают эту профессию. Кто, как не специалист по работе с персоналом, ежедневно прокачивает навыки общения, тайм-менеджмента и аналитики? Без этих компетенций просто невозможно провести собеседование и согласовать кандидата с заказчиком.

Если вы только начинаете работать с персоналом, рекомендуем присмотреться к курсу «HR-менеджмент для начинающих». 

С hard skills все немного сложнее. Получить знания об инструментах и сценариях фасилитационных встреч можно по-разному. Кто-то выбирает глубинную профпереподготовку, кому-то по душе краткосрочные курсы в соцсетях от практикующих фасилитаторов. Если вы пока не уверены в своем решении, можно начать с самого простого — книг для начинающих фасилитаторов из нашей шпаргалки.

Когда фасилитация не нужна

Всегда ли на встрече нужен фасилитатор? Если после прочтения статьи вы уверенно ответили «да», то это не совсем так. Бывают ситуации, когда группа может самостоятельно находить оптимальное решение, а иногда фасилитация и вовсе может навредить. 

Пример. В компании, где царит авторитарная культура управления и все важные решения принимаются СЕО единолично, без возможности обсудить вопрос, фасилитация будет несостоятельной — она и попросту не потребуется. В этом случае сотрудники, участники групповых встреч, просто выполняют указания сверху и беспрекословно соблюдают инструкции, а роль фасилитатора в обеспечении открытого обсуждения и «настройке» диалога исчезает за ненадобностью.

Но бывает и диаметрально противоположная ситуация. Когда небольшой компанией руководит сильный лидер с высоким уровнем организации и навыком управления групповой динамикой, фасилитатор на обсуждениях будет лишним. 

Пример. Опытный интернет-маркетолог, который проработал несколько лет в крупной компании и успешно оттачивал навыки фасилитации на гибридных встречах с коллегами, открывает свое небольшое коммуникационное агентство. В подчинении у него всего три сотрудника: копирайтер, дизайнер и контент-стратег. Руководитель в состоянии организовать и структурировать встречу, обеспечить активное вовлечение и достижение поставленных целей — можно обойтись без фасилитатора.

Когда в рамках командной работы участники уже хорошо знакомы друг с другом, имеют общее понимание задачи и роли каждого, они могут самостоятельно организовать и эффективно провести встречу без вмешательства фасилитатора.

Пример. Внутренняя редакция IT-компании собирается онлайн, чтобы запланировать контент на следующий месяц. Сотрудники давно знают, кто чем занимается, легко обсуждают рабочие вопросы и понимают, какие цели стоят перед редакцией в этом квартале. Фасилитатор на такой встрече может только добавить неловкости. 

Если цель встречи не обсуждение, а презентация информации или передача конкретных инструкций, участники не настаивают на активном взаимодействии, то фасилитация тоже не нужна. 

В остальных случаях на групповых обсуждениях фасилитатор точно поможет прийти к цели быстрее и эффективнее.