Учет расходов на сайт бюджетного учреждения

Программы повышения квалификафии и профпереподготовки для бухгалтеров госсектора:
1. Главный бухгалтер организации государственного сектора. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А,В)
2. Бухгалтер организации государственного сектора. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А)

Как учитывать интернет-сайт в бухгалтерском учете

Преподаватели Контур Школы недавно получили вопрос от слушателя курса «Главный бухгалтер организации государственного сектора»: «В октябре этого года в бюджетном учреждении проходила проверка финансово-хозяйственной деятельности. В ходе проверки было выявлено, что официальный сайт учреждения не числится на балансе. Ревизором в акте отмечено: необходимо внести исправления в бухгалтерский учет и принять к учету данный нематериальный актив. Общая сумма расходов на разработку сайта, на присвоение и регистрацию доменного имени и на услуги хостинга составили 25 000 руб. Создание и регистрация сайта оплачивались за счет средств от приносящей доход деятельности. Расходы по созданию сайта были произведены в 2014 году и учитывались на подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги». Как исправить учреждению эту ошибку? Какие бухгалтерские записи нужно оформить?»

Разберем пошагово, что предстоит сделать, чтобы скорректировать бухгалтерский учет такого актива, как сайт учреждения.

Шаг 1. Выясняем, что такое сайт и при каких условиях его можно отнести к нематериальным активам

Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет, что сайт — это совокупность программ для ЭВМ и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по доменным именам, сетевым адресам.

Учитывать сайт учреждения на счете 102 00 «Нематериальные активы» можно, если он отвечает условиям, указанным в Инструкции № 157н.
К нематериальным активам, согласно п. 56 Инструкции 157н, относятся объекты нефинансовых активов, предназначенные для неоднократного или постоянного использования в деятельности учреждения, одновременно удовлетворяющие следующим условиям:

• объект способен приносить учреждению экономические выгоды в будущем;
• у объекта отсутствует материально-вещественная форма;
• возможно выделение, отделение от другого имущества;
• объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев;
• не предполагается последующая перепродажа данного актива;
• имеются надлежаще оформленные документы, подтверждающие существование актива и устанавливающие исключительное право на актив.

Особое внимание следует обратить на положение, что порядок учета зависит от того, имеется или не имеется у учреждения исключительное право на актив.

Шаг 2. Читаем договор на разработку сайта

В предмете договора находим фразу, которая звучит так: «Исполнитель обязуется по заданию заказчика создать интернет-сайт и передать Заказчику исключительные права на него, а Заказчик принять его в порядке и на условиях, установленных договором». Ключевые слова в этой фразе: «передать заказчику исключительные права на сайт».
Исключительное право на программу, базу данных или иное произведение, созданное по договору, предметом которого было создание такого произведения по заказу, принадлежит заказчику, если договором между исполнителем и заказчиком не предусмотрено иное, говорится в п.1 ст.1296 ГК РФ.
Таким образом, если в соответствии с договором разработчик сайта передал исключительные права на сайт учреждению, то этот актив с полной уверенностью можно учитывать на счете 102 00 «Нематериальные активы».

Шаг 3. Исправляем бухгалтерские записи

Поскольку все расходы по созданию сайта были произведены в 2014 году, то исправление ошибок следует произвести в соответствии с порядком, установленным в п. 18 Инструкции № 157н.

Нормы данного пункта гласят, что ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность уже принята, отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью, либо бухгалтерской записью, оформленной по способу «Красное сторно».

Внимание! Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибки оформляются первичным учетным документом — справкой ф. 0504833. В ней нужно обосновать внесение исправлений, прописать наименование исправляемого Журнала операций, его номер, период, за который он составлен и период, в котором были выявлены ошибки.

Итак, в 2014 году учреждением были произведены следующие расходы:

• по разработке сайта — 18 000 руб.
• по регистрации доменного имени — 3000 руб.
• по предоставлению вычислительной мощности для размещения информации в сети «Интернет» (услуги хостинга) — 4000 руб.

Все расходы в сумме 25 000 руб. были отнесены в дебет счета 2 401 20 226.

Исправляем ранее произведенные записи методом «красное сторно», составляя справку ф. 0504833.

Сторнируем отражение расходов

• по разработке сайта:
  Дт 2 401 20 226   Кт 2 302 26 730  (18 000 руб.)
• по регистрации доменного имени:
  Дт 2 401 20 226   Кт 2 302 26 730  (3 000 руб.)
• по предоставлению вычислительной мощности(хостинг):
  Дт 2 401 20 226   Кт 2 302 26 730  (4 000 руб.)

Шаг 4. Принимаем к учету сайт, как объект нематериальных активов, на который имеются исключительные права

Составляем дополнительные бухгалтерские записи. Отражаем расходы по выполненным работам:

• по разработке сайта
  Дт 2 106 32 320   Кт 2 302 32 730  (18 000 руб.)
• по регистрации доменного имени
  Дт 2 106 32 320   Кт 2 302 32 730  (3 000 руб.)
• по предоставлению вычислительной мощности(хостинг)
  Дт 2 106 32 320   Кт 2 302 32 730  (4 000 руб.)

Принимаем к учету нематериальный актив — сайт учреждения:

• Дт 2 102 30 320   Кт 2 106 32 320 (25 000 руб.)

Интернет-сайт как объект нематериальных активов принимаем к учету по первоначальной стоимости, равной сумме фактических вложений учреждения на его приобретение, создание. Первоначальная стоимость сформирована на счете 0 106 02 000 «Вложения в нематериальные активы».

Внимание! Программный продукт (в нашем случае — официальный сайт), созданный по договору, предметом которого было создание сайта, принимается учреждением к учету в соответствии с положениями договора и акта выполненных работ. Представление документов, подтверждающих права на программный продукт (то есть патента) для постановки на учет не требуется (Письмо Минфина РФ от 10.07.2014 № 02-06-10/33751).

Начисляем амортизацию на нематериальный актив — сайт учреждения

• Дт  2 401 20 271    Кт 2 104 39 420 или Дт  2 109 00 271    Кт 2 104 39 420,
  (если Учетной политикой определено, что данные расходы отражаются в себестоимости продукции, работ, услуг) в сумме 25 000 руб.

По объектам нематериальных активов амортизация начисляется таким образом (п. 93 Инструкции № 157н):

• на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно — в размере 100% балансовой стоимости при принятии объекта на учет- на объекты стоимостью;
• свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

Срок полезного использования нематериальных активов в целях принятия объекта к бухгалтерскому учету и начисления амортизации определяется комиссией по поступлению и выбытию активов учреждения.

Единицей бухгалтерского учета нематериальных активов является инвентарный объект. Вне зависимости от стоимости, каждому объекту НМА присваивается уникальный инвентарный номер.

Поэтому заполняем Инвентарную карточку, присваиваем сайту уникальный инвентарный номер. Для учета сайта учреждения в соответствии с Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н применяется такая же инвентарная карточка, как для учета основных средств — Инвентарная карточка учета нефинансовых активов ф.0504031.

Инвентарный номер, присвоенный сайту, используется только в регистрах учета.

В бухгалтерском учете учреждений госсектора для учета нематериальных активов должны заполняться следующие регистры:

• опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов ф.0504033;
• инвентарный список нефинансовых активов ф.0504034;
• оборотная ведомость по нефинансовым активам ф.0504035.

Передача сайта по лицензионному договору

При разработке сайта сторонней организацией возможна его передача учреждению по лицензионному договору (ст. 1235 ГК РФ). В этом случае исключительное право будет принадлежать исполнителю, а заказчик использует сайт в целях, для достижения которых был заключен соответствующий договор, на условиях простой неисключительной лицензии (п.3 ст. 1296 ГК РФ).

Приобретенное право на использование сайта не является исключительным правом на актив, поэтому нет оснований для включения такого сайта в состав нематериальных активов учреждения.

Учреждение, оплатившее разработку сайта по лицензионному договору называется лицензиатом. Активы, полученные в пользование учреждением-лицензиатом, нужно учитывать на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» по стоимости вознаграждения, установленного в договоре. При этом платежи учреждения-лицензиата за предоставленное ему право использования сайта, производимые в виде периодических платежей или единовременного фиксированного платежа, относятся на финансовый результат в составе расходов текущего финансового года или расходов будущих периодов. Порядок отнесения расходов учреждение устанавливает самостоятельно в рамках формирования учетной политики (п. 66 Инструкции № 157н).

Начислять амортизацию по сайту, который используется на условиях простой неисключительной лицензии учреждению не нужно. Делать это будет правообладатель. Пунктом 334 Инструкции №157н определено, что по программному продукту, который учитывается на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» должна быть открыта Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей ф. 0504041.

Пример

Бюджетное учреждение заключило лицензионный договор на приобретение интернет-сайта на сумму 27 000 руб. По условиям договора исключительные права на программу принадлежат разработчику. Учреждение вправе использовать созданный программный продукт на условиях неисключительной лицензии в течение пяти лет (60 мес.). В учетной политике учреждения предусмотрено относить затраты на приобретение неисключительных прав на расходы будущих периодов.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи:

• Отнесены затраты на создание интернет-сайта на расходы будущих периодов:
  Дт 0 401 50 226   Кт 0 302 26 730   27 000 руб.
• Принят интернет-сайт к забалансовому учету
  Дт 01                              27 000 руб.
• Отнесены расходы будущих периодов на финансовый результат текущего года, ежемесячно в течение всего срока использования интернет-сайта (12 000 руб. / 60 мес.)
  Дт 0 401 20 226    Кт 0 401 50 226    450 руб.

Внимание! Неотражение неисключительных прав на программное обеспечение на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование» и, соответственно, в Справке о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к Балансу (ф.0503130) может быть квалифицировано как представление недостоверной бюджетной отчетности, то есть правонарушение, предусмотренное ст. 15.15.6 КоАП РФ.

Обслуживание сайта

Для того чтобы разработанный сайт был размещен в сети Интернет, учреждению необходимо оплатить Интернет-провайдеру услуги по хостингу. Под хостингом понимается услуга по предоставлению вычислительных мощностей для физического размещения информации на сервере.

Расходы бюджетного учреждения по договору на оказание услуг по размещению и поддержке сайта учреждения в сети Интернет (хостингу) относятся на подстатью 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги».

В бухгалтерском учете расходы на обслуживание сайта можно отразить следующим образом:

• Отражены расходы учреждения по договору на оказание услуг хостинга:
  Дт 0 109 00 226                     Кт 0 302 26 730
• Оплачены исполнителю произведенные им работы
  Дт 0 302 26 830                      Кт 0 201 11 610

Таким образом, порядок отражения в бухгалтерском учете расходов на создание сайта зависит от того, какие права на него будут принадлежать учреждению — исключительные или неисключительные. Если по договору передаются исключительные права на сайт, то его нужно учитывать в составе нематериальных активов учреждения, использовать счет 102 00 «Нематериальные активы». При приобретении неисключительных прав на сайт (по лицензионному договору) расходы необходимо списать на текущие затраты учреждения, либо на расходы будущих периодов в порядке, определенном учетной политикой. Учет неисключительных прав на программное обеспечение нужно вести на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование».