Как правильно рассчитать отпускные работникам в 2021 году. Примеры и калькулятор расчета

За 10 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и онлайн-курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, примеры расчета и видеосовет

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922):

  • Выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.
  • Нельзя включать в расчет отпускных:
  • гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
  • компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
  • выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно):

  • Пример: работник уходит в отпуск в июне 2021 года, расчетный период будет: с 1 июня 2020 года по 31 мая 2021 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение: перерывы для кормления ребенка, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации;
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть нестандартные ситуации:

Нестандартная ситуация 1 

  • В 12 предшествующих событию месяцах работник не работал. Как быть? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).
Вебинар про отпускные
Оформление, расчет, выплата в 2021 году. Онлайн-тест и сертификат Контур.Школы
Подробнее
  • Пример. Ложкина Вера уходит в отпуск в июне 2021 года. Расчетный период: с 1 июня 2020 г. по 31 мая 2021 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. В период с 1 июня 2019 г. по 31 мая 2020 г. (предшествующий периоду с 1 июня 2020 г. по 31 мая 2021 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.

Нестандартная ситуация 2

  • Работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922). 
  • Пример. Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 июня 2021 г. Расчетный период: с 1 июня 2020 г. по 31 мая 2021 г. Павел в этот период не работал в этой организации. Его приняли на работу 3 июня 2021 г. В таком случае расчетным будет период с 3 по 10 июня 2021 г.

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Ситуация 1: расчетный период полностью отработан

  • Правило. Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).
  • Пример. Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2021 г. Расчетный период: с 1 января 2020 г. по 31 декабря 2020 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата из оклада в размере 30 000 рублей. Отпускные составят: (30 000 руб. х 12 мес.) / 12/29,3 х 9 = 9 215,02 руб.

Ситуация 2: весь расчетный период не отработан

  • Правило. Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922). 
  • Пример. Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2021 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника  20 000 руб. В августе 2020 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему начислили зарплату — 16 190,48 руб.

Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

  1. Определим состав выплат, которые надо включить в расчет среднего заработка: 20 000 х 11 + 16 190,48 = 236 190,48 руб.
  2. Определим количество дней, которые надо включить в расчет среднего заработка: (29,3 х 11) + (29,3/31 х (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня.
  3. Рассчитаем средний дневной заработок: 236 190,48/347,82 = 679,06 руб.
  4. Рассчитаем начисленную сумму отпускных: 679,06 х 14 = 9506,83 руб.

В конце статьи есть шпаргалка

Ежегодный отпуск можно делить на части

При предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период надо определять каждый раз заново:

  • Пример: работник в 2021 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2020 года по 31 мая 2021 г., а для отпуска в октябре — другой: с 1 октября 2020 г. по 30 сентября 2021 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске:

  • Пример: руководитель подписал приказ на отпуск 17 июня 2021 г., а отпуск работника начнется только 5 июля 2021 г. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Выплатить отпускные нужно в строго установленные сроки — за три дня до начала отпуска, в нашем примере — не позднее 1 июля 2021 года (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). В расчет надо брать календарные дни. 

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных — это дата получения дохода в целях НДФЛ.

Перечислить НДФЛ в бюджет надо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

  • Пример: отпускные работнику выплачены 24 июня 2021 г. Перечислить НДФЛ в бюджет надо в период с 24 июня по 30 июня 2021 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Страховые взносы начисляют на всю сумму среднего заработка за тот же месяц, в котором начислены отпускные (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). 

  • Пример: отпускные начислены работнику 24 июня 2021 г. В отпуск работник уходит с 28 июня 2021 г. Бухгалтер начислит страховые взносы 24 июня 2021 г, а перечислит — не позднее 15 июля 2021 г. включительно.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

  • работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
  • работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска:

  • Пример: срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. Работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. Порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб.

Бухгалтер рассчитает отпускные так:

  1. Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
  2. Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты разделим на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
  3. Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножим на количество дней отпуска. Так как договор заключен только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 х 2 дня = 2 307,69 руб.

Расчет отпускных в 2021 году. Примеры расчета

Выводы к статье:

Онлайн-курсы в Контур.Школе 
Повышение квалификации и профпереподготовка для бухгалтера. Документы об обучении
Посмотреть темы
  1. Выплаты, включаемые в расчет отпускных, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда/ трудовом договоре) и начислены за труд, за работу, то есть должны являться заработной платой.
  2. В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
  3. Если работнику отпуск предоставляется по частям, то для каждой части расчетный период будет определяться заново.
  4. Работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, принятым для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях.
  5. Средний заработок для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по тем же правилам, что и для основного.

Дополнительно рекомендуем почитать статью «10 советов по составлению графика отпусков. Шпаргалка для работодателя».

Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.

Калькулятор расчета отпускных

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Ответы на вопросы. Про график отпусков 649.5 КБ

  • Список. Кто из работников вправе попросить внеочередной отпуск 565.6 КБ

Скачать
3 200 314
Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур.Школы. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций
Посмотреть программу

Материалы по теме

Бесплатно для Экстерна
Бесплатно для Экстерна

Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.
Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике

Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн

Бусыгина Ю. О.
Бесплатно для Экстерна
Бесплатно для Экстерна

Каждый месяц для абонентов Контур.Экстерн доступно два новых вебинара.
Участвуйте и оставайтесь в курсе изменений в законодательстве и бухгалтерской практике

Для доступа к вебинару авторизуйтесь на сайте по сертификату абонента Контур.Экстерн

Бусыгина Ю. О.
6 комментариев    Написать свой
Здравствуйте. У меня такой вопрос - во время отпуска, декабрь 2020г, с 07.12.2020 на 14 дней был больничный, с 08.12.2020 по 22.12.2020. Отпуск, 13 оставшихся дней, перенесли. 9 дней до конца месяца и 4 дня на январь 2021, с 9 по 12 января. В графике рабочего времени с 1 по 8 праздничные, с 9 по 12 отпуск. 120 рабочих часов, 5/2 с поавающими выходными. По графику поставили 14 рабочих дней. Это правомерно? Т.е. отпуск - это по графику 1 рабочий день и 3 выходных
Исправьте, пожалуйста в "шаге 4": "Например, отпускные начислены 19 июня 2019 г. Значит, перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно". Видимо, имелось в виду 19 июЛя.
Дмитрий, готово. Спасибо за внимательнность) - обновили материл на текущий год.
Скажите, а нужно при удержании НДФЛ с отпускных, учитывать налоговый вычет на ребенка?
Илья, стандартный вычет на ребенка предоставляется ежемесячно. Поэтому, суммируем все доходы за месяц и предоставляем в этом месяце вычет на ребенка только один раз по всем доходам. Безусловно, вычет предоставляется, если все условия вычета выполнены.
Обратите внимание: вреднемесячное число календарных дней со 2 апреля 2014 года составляет 29,3. !!!
Спасибо за ваше мнение!
👀 Проверьте свой онлайн-маркетинг

Бесплатный вебинар по аудиту вашего маркетинга.
Быстрые действия для кратного роста.
+ чек-листы и шаблоны
+ онлайн-тест по интернет-маркетингу
🔥 24 июня 16:00 мск