Забалансовые счета бюджетных учреждений: разберем по полочкам

• Общий порядок учета на забалансовых счетах бюджетного учета
• Учет имущества учреждения
• Учет бланков строгой отчетности, путевок, периодики
• Учет денег, расчетов и расчетных документов
• Учет дебиторской и кредиторской задолженности
• Учет обеспечения гарантий
• Учет финансовых вложений
• Изменения в плане счетов
• Дополнительные забалансовые счета

Общий порядок учета на забалансовых счетах бюджетного учета

Перечень стандартных забалансовых счетов утвержден Инструкцией № 157н:

• от 1 до 27, а также 29–31, 33, 38–40, 42, 45 и 53.

Инструкция не ограничивает права учреждения применять дополнительные забалансовые счета, но их нужно согласовать с учредителем и утвердить в учетной политике. Нарушения в учете по забалансовым счетам искажают отчетность, что грозит штрафами. Есть ряд обязательных правил:

• Ко всем забалансовым счетам применяется простая схема учета: поступление отражают только по дебету, а выбытие — по кредиту, без корреспонденций.
• Все материальные ценности и другие активы и обязательства, которые учитывают на забалансовых счетах, инвентаризируют в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
• Данные по забалансовым счетам не обязательно отражать в Главной книге.

Обратите внимание: Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н утвержден журнал операций по забалансовому счету ф. 0509213. С 1 января 2023 года учреждения должны формировать ф. 0509213 в электронном виде. Этот регистр можно применять раньше и составлять на бумажном носителе при невозможности формирования и хранения электронных документов, если предусмотреть в учетной политике.

Учет имущества учреждения

• Счет 01 «Имущество, полученное в пользование»

На счете учитывают имущество, которое учреждение получило в пользование, но это не объекты аренды:

• активы, которые по решению учредителя учреждение использует без закрепления права оперативного управления;
• ценности, что по законодательству не отражают на балансе учреждения: музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, права ограниченного пользования чужими земельными участками.

Такое имущество ставят на учет по акту приема-передачи или другому документу, который подтверждает получение имущества и прав на него. Активы отражают по стоимости, указанной в документах.

Дополнительно в своих письмах Минфин разъяснял, что на забалансовом счете 01 нужно учитывать:

• имущество, полученное на безвозмездной основе как вклад собственника/учредителя (Письмо Минфина России от 31.03.2021 № 02-06-10/23852)
• имущество, полученное по решению собственника на безвозмездной основе для осуществления функций в рамках гособоронзаказа (Письмо Минфина России от 12.12.2019 № 02-07-10/97491)
• имущество, полученное в безвозмездное пользование в силу законодательства РФ, в том числе земельные участки для строительства (Письма Минфина России от 31.03.2021 № 02-06-10/23852, от 12.12.2019 № 02-07-10/97491, от 22.11.2019 № 02-06-10/90614)

Учет ведут в разрезе объектов имущества, собственников (балансодержателей), местонахождений объектов, ответственных лиц, правовых оснований, КОСГУ, а также по инвентарным, серийным и реестровым номерам.

• Счет 02 «Материальные ценности, принимаемые на хранение»

Кроме имущества, которое учреждение получило на хранение, в переработку или до момента обращения в собственность государства, на счете 02 теперь нужно учитывать:

• материальные ценности, не соответствующие критериям активов;
• имущество, которое решено списать до момента его демонтажа, утилизации или уничтожения.

Материальные ценности на хранении или для переработки учитывают на основании первичного документа о получении: акта приема-передачи, договора и др. Объекты отражают по стоимости, указанной в этих документах. Если учреждение оформило акт в одностороннем порядке — по оценке: один объект, один рубль.

Материальные ценности, не соответствующие критериям активов, на счете 02 также фиксируют в условной оценке: один объект, один рубль. 

Выбытие МЦ с забалансового учета отражают на основании оправдательных документов по стоимости, по которой они были приняты к забалансовому учету.

В карточке количественно-суммового учета объект, принятый на хранение или в переработку, указывают в разрезе владельцев (заказчиков), по видам, сортам и местам хранения.

Аналитический учет ведется в разрезе объектов имущества и их местонахождений, ответственных лиц, собственников, владельцев, иных лиц, правовых оснований.

• Счет 05 «Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению»

Учет на счете ведут учреждения — заказчики снабжения. Материальные ценности отражают по документам, которые подтверждают отгрузку грузополучателю, в сумме выплат на их покупку. Учет ведется в книге учета материальных ценностей по каждому грузополучателю, виду имущества, правовым основаниям.

• Счет 06 «Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности»

Задолженность принимают к учету в размере суммы расходов на восстановление или приобретение аналогичного имущества. Записи вносят в карточку учета средств и расчетов по видам поступлений, ценностей, учащимся.

• Счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»

Призы, знамена, кубки, учрежденные, полученные для награждения команд-победителей от разных организаций, учитывают на забалансовом счете в течение всего периода нахождения в учреждении.

Ценные подарки и сувениры отражают на забалансовом счете с момента выдачи со склада или приобретения, если их не принимают на склад, и до вручения.

На счет 07 имущество принимают:

• в условной оценке: один предмет, один рубль — полученные награды, призы, кубки, знамена;
• по стоимости приобретения — ценные подарки, сувениры и материальные ценности для награждения.

Обучение для бухгалтера бюджетной сферы. Нюансы учета, рабочие инструменты >>>

Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по материально ответственным лицам (МОЛ), местам хранения и каждому предмету. Если ответственные одновременно представляют документы о приобретении и вручении матценностей, то МЦ на забалансовом счете не отражают. В этом случае признают расходы текущего финансового периода по стоимости ценных подарков или сувениров.

Чтобы подтвердить факт их вручения, нужно составить акт с указанием обязательных реквизитов первичного документа. Форму акта закрепляют регламентом проведения протокольных и торжественных мероприятий или учетной политикой. Минфин в Письме от 26.04.2019 № 02-07-07/31230 уточнил, что подпись человека, которому вручается подарок, необязательна.

• Счет 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»

К забалансовому учету запчасти принимают в момент списания их с баланса для ремонта транспорта и учитывают в течение периода эксплуатации в составе ТС. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по лицам, которые получили запчасти, по ТС, видам и количеству запчастей.

В учетной политике учреждения должен быть перечень запчастей, учитываемых на забалансовом счете.

Списывают запчасти с забалансового учета на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающих их замену. Запчасти, установленные на ТС и учитываемые на счете 09, списывают, когда это ТС выбывает.

• Счет 12 «Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками»

Оборудование учитывают по стоимости, которую заказчик указал в первичных документах на передачу. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе работ, ответственных лиц, мест хранения, по виду и количеству оборудования.

• Счет 13 «Экспериментальные устройства»

Объекты принимают на учет по стоимости, которую отнесли на увеличение затрат по НИОКР. Данные вносятся в карточку количественно-суммового учета в разрезе ответственных лиц, мест хранения по видам, количеству и стоимости ценностей.

• Счет 21 «Основные средства в эксплуатации»

На счете ведут учет ОС стоимостью до 10 000 руб. включительно. Исключения — объекты недвижимости и библиотечный фонд.

ОС ставят на учет по первичному документу при передаче в эксплуатацию по стоимости, которую установили в учетной политике: по балансовой стоимости или в условной оценке — один рубль, один объект. Для учета используется карточка количественно-суммового учета, информация отражается в разрезе объектов ОС, ответственных лиц, местонахождений, адресов.

Со счета объекты списывают только по решению комиссии на основании акта приема-передачи, акта о списании.

Пять практических примеров учета на забалансовых счетах вы найдете в нашей шпаргалке.

• Счет 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению»

На учет ставят имущество, которое поступило по централизованному снабжению, до момента получения извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика.

Аналитический учет ведут в разрезе учреждений-грузоотправителей, объектов имущества, правовых оснований.

• Счет 24 «Нефинансовые активы, переданные в доверительное управление»

Объекты принимают к учету на основании акта приема-передачи по стоимости, указанной в документе.

Аналитический учет по счету ведут в разрезе контрагентов — управляющих имуществом, объектов имущества, местонахождений объектов, кодов КОСГУ.

• Счет 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)»

Счет нужен для учета неоперационной (финансовой) и операционной аренды в части предоставленных прав пользования имуществом, которое учреждение передало в возмездное пользование.

• Счет 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование»

Счет предназначен для учета объектов аренды на льготных условиях или в безвозмездное пользование без закрепления права оперативного управления.

• Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»

К забалансовому учету принимают форменное обмундирование, спецодежду, основные средства и другое имущество, выданное учреждением в постоянное личное пользование работникам для работы.

Учет ведется по балансовой стоимости на основании акта приема-передачи, в карточке количественно-суммового учета, в разрезе пользователей, мест нахождения, КОСГУ, по видам, количеству и стоимости имущества.

Учет бланков строгой отчетности, путевок, периодики

• Счет 03 «Бланки строгой отчетности»

​Здесь учитывают бланки трудовых книжек, вкладыши к ним, аттестаты, дипломы, свидетельства, сертификаты, бланки листков нетрудоспособности, квитанции и другие БСО. Конкретный перечень учреждение должно закрепить в учетной политике.

На счете 03 бланки отражают в момент выдачи ответственным лицам или с момента приобретения, если бланки хранятся у ответственных лиц.

БСО учитывают на забалансе в условной оценке — один бланк, один рубль или по стоимости приобретения, если так установлено в учетной политике.

Выдача, передача другим юридическим лицам, списание в связи с порчей, хищением или недостачей следует оформлять актом приема-передачи или актом о списании по стоимости, по которой они были приняты к учету.

В Книге по учету БСО бланки распределяются по каждому виду, наименованию, номеру, серии, в разрезе ответственных лиц и местонахождений.

• Счет 08 «Путевки неоплаченные»

Путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций принимают к учету при хранении в кассе по номинальной стоимости, указанной на бланке путевки, или при отсутствии номинала в условной оценке. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по наименованию, номеру, серии, правовым основаниям, по ответственным лицам, местам хранения.

• Счет 23 «Периодические издания для пользования»

Счет нужен для учета газет и журналов для комплектации библиотечного фонда. Периодику принимают к забалансовому учету по условной оценке: один номер журнала или один годовой комплект газеты, один рубль.

Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе каждого периодического издания. Списывать объекты можно по решению комиссии на основании акта.

Учет денег, расчетов и расчетных документов

Для учета этих объектов учреждения должны использовать счета 14-17, 19 и 30. Как корректно работать с этими счетами, рассказываем в шпаргалке.

Учет дебиторской и кредиторской задолженности

• Счет 04 «Сомнительная задолженность» и счет 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами»

На забалансовом учете задолженность отражается, когда комиссия по поступлению и выбытию активов примет решение о ее списании с баланса, в том числе если задолженность не соответствует критериям признания активом.

Учет задолженности ведется в карточке учета средств и расчетов:

• по видам поступлений и должникам для дебиторской задолженности;
• в разрезе видов выплат, поступлений и по кредиторам для кредиторской задолженности.

Аналитический учет надо вести в разрезе кодов классификации доходов и расходов бюджетов, источников финансирования дефицитов бюджетов, контрагентов, кодов финансового обеспечения.

Со счета 04 долг можно списать по решению комиссии о признании задолженности безнадежной в случаях, предусмотренных законодательством РФ, после того как завершился срок возможного возобновления процедуры взыскания. Решение надо подкрепить документами, подтверждающими неопределенность получения экономических выгод или полезного потенциала.

Невостребованную кредиторами задолженность списывают со счета 20 на основании решения инвентаризационной комиссии учреждения. Порядок списания для казенных учреждений устанавливает ГРБС. Бюджетные и автономные учреждения списывают актом, установленным учетной политикой.

Учет обеспечения гарантий

Учет обеспечения гарантий ведут на счетах 10 и 11.

• Счет 10 «Обеспечение исполнения обязательств»

Обеспечением может быть имущество, кроме денежных средств. Оно принимается к учету по первичным документам в сумме обязательства, по которому получено обеспечение. Учет ведется в Многографной карточке в разрезе обязательств по видам имущества, количеству, местам хранения и обязательствам, в обеспечение которых поступило имущество. Обеспечение списывают в случае исполнения обязательств.

• Счет 11 «Государственные и муниципальные гарантии»

Учет ведется в карточке учета средств и расчетов в разрезе субъектов гражданских прав и обязательств, по которым предоставлены гарантии, по видам и суммам гарантий, правовым основаниям, кодам бюджетной классификации. Суммы обеспечений списываются со счета, когда исполнены обязательства, подкрепленные гарантией.

Учет финансовых вложений

• Счет 31 «Акции по номинальной стоимости»

​Счет используют органы с полномочиями акционера или других уполномоченных органов. Учет ведется в Реестре учета ценных бумаг по количеству, эмитенту и с указанием реестрового номера, присвоенного в реестре федерального имущества в разрезе видов акций, контрагентов, реестровых номеров акций.

• Счет 40 «Финансовые активы в управляющих компаниях»

На забалансе учитывают объекты, которые переданы управляющей компании. Стоимость имущества корректируется на отчетную дату. Учет ведут по группам и видам финансовых активов.

• Счет 42 «Бюджетные инвестиции, реализуемые организациями»

Счет служит для аналитического учета информации о целевом использовании взносов в уставные капиталы организаций, их дочерних обществ. Речь идет об инвестициях, которые осуществляют госорганы.

Изменения в плане счетов

Приказом от 14.09.2020 года № 198н Минфин включил в Инструкцию № 157н новые забалансовые счета:

• Счет 38 «Сметная стоимость создания (реконструкции) объекта концессии» и счет 39 «Доходы от инвестиций на создание (реконструкцию)объекта концессии» — предназначены для учета сумм инвестиций.

• Счет 45 «Доходы и расходы по долгосрочным договорам строительного подряда»

​На счете подрядчик учитывает результаты долгосрочных договоров строительного подряда.

• Счет 33 «Ценные бумаги по договорам репо» — для учета операций с ценными бумагами.

РЕПО — это покупка ценных бумаг с обязательством обратной продажи.

• Счет 53 «Ценные бумаги по договорам репо от управления остатками средств на ЕКС» — для учета операций с ценными бумагами. Счет применяют органы Федерального казначейства.

Дополнительные забалансовые счета

Минфин оставил за организациями бюджетной сферы право вводить дополнительные забалансовые счета, которые нужны для сбора информации и контроля за имуществом. Для этого их нужно согласовать с учредителем и закрепить порядок учета в учетной политике.

Нумерация дополнительных забалансовых счетов не должна конфликтовать с нумерацией счетов из Инструкции № 157н. Так как Минфин может расширять список обязательных забалансовых счетов, дополнительным счетам учреждения лучше всего присваивать трехзначные, буквенные или цифро-буквенные коды. Пример:

• 123 «Карты на питание выданные»;
• ТК «Топливные карты»;
• 27П «Пропуски выданные» и пр.