Как обосновать представительские расходы? Подтверждающие документы

Елена Галичевская, Контур.Школа, 2 февраля 2017

Затраты на деловые приемы и встречи с деловыми партнерами неизбежны и необходимы для бизнеса. При выполнении определенных условий их можно учесть как представительские расходы. Главное, это правильное документальное оформление. Прокомментировать нюансы мы попросили аудитора Татьяну Новикову.

Рекомендуем онлайн-курс в Контур.Школе «Налог на прибыль для бухгалтеров». Курс учит без ошибок вести учет доходов, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Что такое «представительские расходы?»

Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).

Чем подтверждать представительские расходы?

Представительские расходы признаются в налоговом учете на основании правильно оформленных первичных документов. Что это за документы? В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано. 

Подтверждающие документы по мнению Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288:

  • первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Документы, подтверждающие представительские расходы. Новая позиция

С недавних пор Минфин и ФНС России смягчили свои требования к подтверждающим документам. 

Свой взгляд на требования к подтверждающим документам высказала ФНС России в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852. Теперь вы можете учесть представительские расходы в большем объеме, при меньшем количестве подвтерждающих документов. Что для этого надо выполнить?

Если встречи руководства с контрагентами не будут оформлены надлежащим образом, то инспекторы наверняка расценят их как личные встречи. Конечно, такие затраты нельзя учесть как представительские расходы (письма Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохода (ст. 209 НК РФ). А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

УСН и представительские расходы

Компания применяет упрощенную систему налогообложения («доходы минус расходы»). Можно ли учесть представительские расходы для налогообложения?

Увы, представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на «доходно-расходной» упрощенке представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя  (Письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Курс повышения квалификации для бухгалтеров на УСН «Бухгалтерский учёт при УСН. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А)» - учебная программа соответствует требованиям профессионального стандарта «Бухгалтер». Лекции по зарплате, среднему заработку, первичке, основным средствам и другим не менее важным темам. 

    1 638 просмотров
Дистанционное обучение; Диплом о профессиональной переподготовке 272 ак.часов; 43 онлайн-урока: теория и практика
Смотреть программу

Материалы по теме

Бесплатно
Букина О. А., Данякина Е. И., Конюхова Е. В., Кравченко Е. П.
Комментарии    Написать свой

Комментариев пока нет, станьте первым!

Спасибо за ваше мнение!