Как обосновать представительские расходы? Подтверждающие документы

Рекомендуем онлайн-курс в Контур.Школе «Налог на прибыль для бухгалтеров». Курс учит без ошибок вести учет доходов, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Что такое «представительские расходы?»

Напомним, что представительские расходы нормируются в налоговом учете. Так, в текущем периоде можно признать не более 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий период (п. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ). Причем и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ).

Учтите также, что принять к вычету «входной» НДС можно только по тем представительским расходам, которые учтены в пределах норматива в «прибыльном» учете. Так что сумму вычитаемого НДС также надо пересчитать по итогам года. Оставшуюся часть «входного» НДС, к сожалению, не удастся признать даже в качестве налоговых расходов (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ).

Чем подтверждать представительские расходы?

Представительские расходы признаются в налоговом учете на основании правильно оформленных первичных документов. Что это за документы? В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано. 

Подтверждающие документы по мнению Минфина России в письме от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288:

• первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Документы, подтверждающие представительские расходы. Новая позиция

С недавних пор Минфин и ФНС России смягчили свои требования к подтверждающим документам. 

Свой взгляд на требования к подтверждающим документам высказала ФНС России в письме от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852. Теперь вы можете учесть представительские расходы в большем объеме, при меньшем количестве подвтерждающих документов. Что для этого надо выполнить?

Если встречи руководства с контрагентами не будут оформлены надлежащим образом, то инспекторы наверняка расценят их как личные встречи. Конечно, такие затраты нельзя учесть как представительские расходы (письма Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохода (ст. 209 НК РФ). А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.

УСН и представительские расходы

Компания применяет упрощенную систему налогообложения («доходы минус расходы»). Можно ли учесть представительские расходы для налогообложения?

Увы, представительские расходы не поименованы в закрытом перечне расходов, признаваемых при определении налоговой базы (установлен п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому на «доходно-расходной» упрощенке представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя  (Письмо Минфина России от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Курс повышения квалификации для бухгалтеров на УСН «Бухгалтерский учёт при УСН. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А)» - учебная программа соответствует требованиям профессионального стандарта «Бухгалтер». Лекции по зарплате, среднему заработку, первичке, основным средствам и другим не менее важным темам.