Как оформить первичные документы при транспортных перевозках

Ответ Ольги Букиной: Для обоснования расходов на ГСМ, кроме путевого листа, необходимо обоснование маршрута. Например, договор о поставке товара по такому-то адресу. Или заказ (заявка). Несмотря на то, что в путевом листе отсутствует маршрут как обязательный реквизит, без него налоговики могут не признать расходы на ГСМ. Обоснованием послужит также транспортная накладная. Что касается запчастей, то это материалы, которые могут быть отнесены на расходы независимо от момента их реального отпуска (нужны накладная и доказательство оплаты). Беспроблемным вариантом является и такой, при котором затраты оформляются как услуги автосервиса.

Ответ Ольги Букиной: Договор с клиентом, товарно-транспортная накладная на груз, акт, счет-фактура (для плательщика НДС). Однако товарно-транспортная накладная, жизненно важная для покупателя товара, не является критичной для перевозчика, который подтверждает свои доходы и без нее.

Ответ Ольги Букиной: Не имеет значения, каким именно субподрядчиком является Ваша компания. При перевозке необходимы: договор с поставщиком песка, накладная, договор перевозки, транспортная накладная, счет-фактура (если перевозчик – плательщик НДС).

Ответ Ольги Букиной: Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, по мнению Минфина РФ, включает в себя все затраты. Поэтому для Минфина нет компенсации отдельно за бензин. Есть компенсация за использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях.
Письмо Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239
«в размерах компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях».
Если при признании расходов по налогу на прибыль существуют ограничения, установленные Постановлением Правительства от 08.02.2002 г. № 92, то начисление НДФЛ не подчиняется этому правилу. Тем Не менее налоговики считают, что суммы компенсации свыше установленной Постановлением № 92 следует облагать НДФЛ. В Налоговом кодексе такого положения нет.

Ответ Ольги Букиной: В соответствии со ст. 221 НК РФ ИП имеет право на получение профессионального налогового вычета либо в сумме 20% от полученных доходов без документального подтверждения, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением доходов. Тот факт, что автомобиль был приобретен до регистрации ИП, не влияет на ситуацию, важно, чтобы можно было доказать использование его для извлечения доходов. Для признания расходов, путевой лист, разумеется, должен быть, причем он должен быть оформлен по правилам, с указанием всех необходимых реквизитов.

Ответ Ольги Букиной: Существует документ, принятый в 1995 году и действующий по сей день. Это Постановление Правительства РФ от 07.03.1995 N 239 "О мерах по упорядочению государственного регулирования цен (тарифов)". В нем перечислены все товары, работы и услуги, на которые может быть установлено государственное регулирование цен. Органы власти (федеральные, субъектов) могут устанавливать потолок цен на эти услуги. А могут и не устанавливать. Перевозки грузов в соответствии с этим документом, регулируются только для железнодорожного, морского, речного транспорта, но не для автомобильного. Так что расценки за междугородную и международную перевозку грузов определяются соглашением сторон в соответствии со сложившимися рыночными ценами.

Ответ Ольги Букиной: Это по большому счету должно больше всего интересовать покупателя. Если покупатель доставляет товар в место своей регистрации, то и без указания адреса все понятно. Если же покупатель доставляет товар на склад ответственного хранения, или отправляет в давальческую переработку, т. е. на другой адрес, у налоговиков к нему возникнут вопросы, так как это его расходы. У поставщика доходы (реализацию) не аннулируют в любом случае, что бы он ни написал :)))). Если есть сомнения, а покупатель никаких пожеланий не высказывает, лучше всего ставить пункт разгрузки.

Ответ Ольги Букиной: Могут быть небольшие придирки по формальному признаку, но с расходов вряд ли снимут. Здесь важно, чтобы в документах на перевозку, актах и счетах-фактурах наименование совпадало с полным наименованием в договоре. Тогда, скорее всего, дальше замечания дело не дойдет. Хотя лучше всего, конечно, заключить доп. соглашение на изменение того пункты или хотя бы обменяться письмами с упоминанием об ошибке.

Ответ Ольги Букиной: Любое лицо (в том числе учредитель) может сдать автомобиль в аренду любому лицу (в том числе своей компании). Налоговые органы могут поинтересоваться суммой арендной платы (не отклоняется ли она существенно от рыночной). При выборе договора аренды компании стоит лишь определиться, будет ли это договор аренды с экипажем или без экипажа. При аренде без экипажа удерживается НДФЛ, взносы не начисляются. При аренде с экипажем удерживается НДФЛ, но внебюджетные фонды могут настаивать на том, чтобы выделить отдельно вознаграждение экипажу за вождение и начислить на него взносы.

Ответ Ольги Букиной: По договору аренды путевой лист нужен вне зависимости от того, у кого машина арендована.
В соответствии п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ) «запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство». Автомобиль в аренде и используется – значит, путевой лист должен составляться.

Ответ Ольги Букиной: Можно. Обязательные реквизиты и порядок заполнения утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". В соответствии с п. 10 этого документа, путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Маршрут не является обязательным реквизитом, но он важен с точки зрения обоснования расходов, поэтому его наличие необходимо для налогоплательщика. При этом порядок отражения маршрутов налогоплательщик определяет самостоятельно.

Присоединяюсь! Раз уж декларировали бесплатный вебинар, не надо жадничать и требовать денег за запись! Это как-то несолидно, и уважение к компании у клиентов пропадает.

Ответ Ольги Букиной: 1. Договор с покупателем, товарно-транспортная накладная на груз, транспортная накладная, счет-фактура (для плательщика НДС).
2. Это возможно. Следует только установить коэффициент пересчета (например, 1 тонна – 1000 литров, или 1 кг – 1 литр и т. д.). Это коэффициент должен быть установлен в Вашем учете. Можно указать его и в договоре (по соглашению сторон).
Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов", п. 50:
В случае, когда материал поступает в одной единице измерения, а отпускается со склада в другой, то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах и соответствующих регистрах одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.
Если затруднительно отражение движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода. В нем указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.
Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

ттн должно быть в любом случае? и если мы не являемся грузоперевозчиками?
у нас забрали газ, мы выписали торг12 и сф и все.
ттн мы выписываем покупателю, если мы заключили договор с перевозчиком , который нам развозит газ.

Ответ Ольги Букиной: По поводу подписи. Действующим законодательством данный вопрос не урегулирован. Тем не менее, на это нет и запрета, а практика показывает, что при проверке ИП, указывающих себя в качестве диспетчера и механика, проблем обычно не возникает.
Заказчик имеет право требовать транспортную накладную, товарно-транспортную накладную, причем именно транспортная накладная является обязательным документом, подтверждающим заключение договора перевозки. Путевой лист как раз заказчику предоставляться не должен, он нужен именно самому ИП. Также ИП нужен договор поставки (заказы, заявки и т. д. в зависимости от соглашения сторон) для обоснования маршрута. В путевом листе маршрут отсутствует как обязательный реквизит, но без него проверяющие могут не признать расходы на ГСМ.

Ответ Ольги Букиной: Прежде всего, договор, в котором указано, по какому адресу доставляются материалы. Если сразу на объект, то адрес объекта, если на другой склад, то материалы потом будут переданы на объект уже внутренними документами. Если в договоре нет адреса, он должен быть в заявках, заказах или иных документах. Важно, чтобы было понятно, что «транспортные услуги» связаны с этим зданием. УПД – это нормально, важно, чтобы в нем стоял правильный статус (1 или 2). Кроме того, должна быть товарная накладная. Документы по итогам месяца – это нормально, если поставки совершались регулярно в течение месяца.

Ответ Ольги Букиной: 1. Проблема в том, что Вашей фирме придется обосновывать эти суммы. Почему они разные? Они зависят от сезона, времени суток, тоннажа, километража, времени поездки, маршрута? Вам придется отвечать налоговой на эти вопросы. Тот факт, что отсутствует методика расчета, может вызвать у проверяющих сомнения. Получается, что Ваша фирма понятия не имеет, за какую сумму она приобретает услуги. Кроме того, должно быть понятно, какие именно услуги оказывались. Если это перевозка груза, то транспортная накладная, если поездки без грузоперевозок, то указание на маршрут.
2. Вам – ничем. Если доказан факт оказания услуги, то Ваша компания может без проблем признать расходы. Что же касается ИП, то все зависит от того, было ли получено транспортное средство в пользование по договору аренды (за плату) или ссуды (бесплатно). В случае, если ИП получил это имущество и не платил за пользование собственнику, ему могут начислить НДФЛ.

Ответ Ольги Букиной: У дальнобойщиков именно разъездной характер работ, а не командировка. В соответствии со ст. 166 «Понятие служебной командировки» Трудового кодекса РФ «Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатель возмещает расходы, связанные с такими поездками, а именно расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Но эти расходы, по мнению проверяющих, должны быть подтверждены (например, оплата ночлега или парковки, ремонт, мойка), только тогда они ничем не облагаются. То есть – первичный документ на каждый расход.
Если же компенсации не подтверждаются, а просто формируют сумму оплаты труда, то начисление налогов и взносов осуществляется в обычном порядке.
Однако, хотелось бы обратить внимание на письмо Минтруда России от 23.01.2015 N 17-3/В-26, где признается, что:
учитывая положения статьи 168.1 ТК РФ, в соответствии с которыми работникам, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, в том числе суточные, размер которых определяется коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, считаем, что данные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды на основании подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ.

Ответ Ольги Букиной: К сожалению, именно в части путевых листов компания не имеет полной свободы действий. В соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (п. 2 ст. 6 Устава) «запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство».
При этом обязательные реквизиты и порядок заполнения утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
В п. 10 этого документа сказано, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Кроме того, не является обязательным реквизитом маршрут. Однако налоговые инспекторы считают маршрут важным с точки зрения обоснования расходов, так что его наличие все-таки необходимо.

Договор аренды - всегда возмезден. см.ст.632 ГК РФ.

Ответ Ольги Букиной: Согласно положениям главы 34 Гражданского кодекса Российской Федерации (ст. 606 ГК РФ) по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование. То есть плата является существенным условием договора аренды.
Если оплаты нет, то имеет место договор безвозмездного пользования (ссуды) (гл. 36 ГК РФ), при котором одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю). а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.
Однако следует иметь в виду, что передающей стороне налоговые органы начислят НДС с безвозмездного предоставления имущества, а получающей – налог на прибыль.

Ответ Ольги Букиной: Это разрешается. В настоящее время командировочное удостоверение оформляется в добровольном порядке. Компания имеет право обосновывать командировку иным документами, подтверждающими факт нахождения сотрудника в командировке. Приказ и путевой лист вполне могут это обосновать. Этот порядок действует при любом режиме налогообложения.

Ответ Ольги Букиной: В счете-фактуре указывается поставщик (продавец) - это Ваша компания, и грузоотправитель (завод, с которого реально был отправлен груз). Желательно, чтобы во избежание вопросов налоговиков, в договоре указывалось, откуда отгружается товар.

Конечно нет, т.к. использовали услуги сторонних орг-ций и их транспорт.

Ответ Ольги Букиной: Нет, путевой лист не нужен. Согласно п. 2 Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" «Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».
Таким образом, путевой лист оформляется только в том случае, если организация использует собственный либо арендованный автомобиль. Такси – автомобиль, принадлежащий сторонним хозяйствующим субъектам, они оформляют путевой лист на этот автомобиль в своем учете, но никому его не выдают. Для подтверждения расходов командированного необходим чек (желательно) или бланк строгой отчетности.

Ответ Ольги Букиной: Печать не является обязательным реквизитом. Следовательно, ни с какой стороны проставление печати не является обязательным. Обязательными являются реквизиты, указанные в пп. 6 и 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события;
- подписи с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

На странице вебинара нажмите «Напомнить за час». Мы зарегистрируем Вас для участия и пришлем письмо-приглашение за час до начала мероприятия.

Законодательство данный конкретный вопрос не регламентирует. Однако на основании п. 1 ст. 105.3 НК РФ если в сделках между взаимозависимыми лицами устанавливаются коммерческие или финансовые условия, отличные от тех, которые имели бы место в сделках, признаваемых сопоставимыми, между лицами, не являющимися взаимозависимыми, то доходы, которые могли бы быть получены одним из этих лиц, но вследствие указанного отличия не были им получены, учитываются для целей налогообложения у этого лица. В соответствии с п. 1 ст. 105.7 НК РФ при проведении налогового контроля в связи с совершением сделок между взаимозависимыми лицами (в том числе при сопоставлении коммерческих и (или) финансовых условий анализируемой сделки и ее результатов с коммерческими и (или) финансовыми условиями сопоставимых сделок и их результатами) ФНС России может использовать метод сопоставимых рыночных цен (ст. 105.9 НК РФ) и затратный метод (ст. 105.11 НК РФ). Порядок определения минимального значения интервала рыночных цен охарактеризован в пп. 2 п. 3 ст. 105.9 НК РФ. В случае, если цена, примененная в анализируемой сделке, находится в пределах интервала рыночных цен, для целей налогообложения признается, что такая цена соответствует рыночной цене. В случае, если цена, примененная в анализируемой сделке, меньше минимального значения интервала рыночных цен, определенного в соответствии с положениями настоящей статьи, для целей налогообложения принимается цена, которая соответствует минимальному значению интервала рыночных цен (п. 7 ст. 105.9 НК РФ). В любом случае ориентиром остаются среднерыночные цены на аренду автотранспортных средств в сопоставимых условиях. А в целях применения затратного метода минимальное значение интервала рентабельности определяется согласно пп. 2 п. 4 ст. 105.8 НК РФ.

Я бы составила договор аренды на безвозмездной основе, как предприятия-партнеры.