Материальная помощь при рождении ребенка: оформление, НДФЛ и взносы

Помимо выплат, гарантированных государством, при рождении ребенка сотрудник может получить финансовую поддержку от работодателя. Но такая выплата — это право, а не обязанность. Расскажем, как оформить матпомощь в 2023 году и учесть в налоговом учете

Михаил Пархоменко Профессор, государственный советник налоговой службы III ранга

Как оформить выдачу материальной помощи

Материальная помощь при рождении ребенка выплачивается только в том случае, если предусмотрена трудовым, коллективным договором или иным локально-нормативным актом организации. Выплата не зависит от квалификации работников, не связана с достижением им каких-либо производственных результатов, ее нельзя назвать стимулирующей. Поэтому матпомощь при рождении ребенка не является частью оплаты труда — это выплата социального характера.

Порядок оформления:

1. Работник пишет личное заявление, в котором указывает основание для выплаты ему материальной помощи — рождение ребенка. Заявление может быть составлено в произвольной форме.
2. Работник прилагает подтверждающие документы, например, копию свидетельства о рождении. Ее нужно передать в бухгалтерию вместе с заявлением.
3. Если руководство организации принимает положительное решение, издается приказ об оказании материальной помощи. Унифицированной формы документа нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. В приказе надо указать сумму и срок, в который она должна быть выплачена.

Если матпомощь выплачивается не единовременно, а поэтапно, то в графе «Основание платежа» каждого платежного документа следует дать ссылку на приказ руководителя.

Как отразить материальную помощь при рождении ребенка в налоговом учете

Налог на прибыль

Материальная помощь при рождении ребенка выплачивается за счет собственных средств организации и не учитывается при налогообложении прибыли (п. 23 ст. 270 НК РФ). Не учитывается эта выплата и при применении УСН с объектом «доходы минус расходы» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

НДФЛ

Материальная помощь при рождении ребенка не облагается НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ) при соблюдении условий:

• Выплату получает родитель, усыновитель или опекун ребенка — работник, то есть с ним должен быть заключен трудовой договор, а не договор ГПХ.
• Материальная помощь выплачена единовременно.
• Выплата сделана в течение первого года после рождения ребенка.

Если эти условия выполняются, то сумма выплаты до 50 000 руб. не будет облагаться НДФЛ. Если работодатель выплатит сумму в большем размере, например 60 000 руб., то 50 000 руб. не будут облагаться, а с оставшихся 10 000 руб. нужно будет удержать налог.

Лимит по сумме действует в отношении каждого родителя. Так, если оба родителя работают у одного работодателя и каждому он решил выплатить по 50 000 руб., то все эти выплаты (в совокупности на семью — 100 000 руб.) не будут облагаться НДФЛ. 

Это подтверждается Письмами Минфина России от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568, Письмом ФНС России от 05.10.2017 № ГД-4-11/20041@.

Страховые взносы

Объектами обложения страховыми взносами являются не все выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Так, в ст. 422 НК РФ сказано, что страховые взносы не рассчитываются на суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работникам при рождении, усыновлении ребенка или установлении опекунства. Условия те же, что и для НДФЛ:

— выплата в первый год после рождения, усыновления или установления опеки,

— сумма не более 50 000 руб. на каждого ребенка (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Минфин в своих Письмах от 08.07.2019 № 03-04-06/50324, от 21.03.2018 № 03-04-06/17568) указывает, что матпомощь на рождение ребенка не облагается страховыми взносами только в пределах лимита (50 000 руб.). И этот необлагаемый лимит применятся к выплатам каждому из родителей.

Таким образом, получается, что в отношении материальной помощи при рождении ребенка действуют одинаковые правила обложения и НДФЛ, и страховыми взносами.

Как вести бухгалтерский учет материальной помощи при рождении ребенка

Обучение по налогам и взносам

Курсы для бухгалтера коммерческой и бюджетной организаций. Сможете грамотно рассчитывать налоги, рассчитывать взносы и выстроите конструктивные отношения с налоговой инспекцией

Выбрать программу

Выплата работнику материальной помощи учитывается в составе прочих расходов на дату издания соответствующего приказа руководителя (п. 4, 5, 11, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

Согласно плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н), материальная помощь учитывается на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Поскольку при налогообложении прибыли суммы материальной помощи, выплачиваемой работодателем работнику при рождении ребенка, не учитываются в составе налоговых расходов, возникает разница между бухгалтерским учетом и налогообложением, с которой исчисляется постоянный налоговый расход — ПНР (п. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н).

Пример 1. Сотруднице начислена единовременная материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 50 000 руб. В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

• Дт 91 Кт 73 — 50 000 — начислена единовременная материальная помощь в связи с рождением ребенка
• Дт 73 Кт 51 — 50 000 — выплачена материальная помощь с расчетного счета
• Дт 99 Кт 68 — 10 000 — отражен ПНР исходя из расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (50 000 руб. х 20%)

Пример 2. Выплата работнице единовременной материальной помощи в связи с рождением ребенка составила 70 000 руб.

Сумма страховых взносов рассчитывается исходя из общего тарифа — 30%. Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний рассчитаны с применением тарифа 0,2%. Страховые взносы включаются в состав расходов в общеустановленном порядке (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

• Дт 91 Кт 73 — 50 000 — начислена единовременная материальная помощь в связи с рождением ребенка
• Дт 91 Кт 69 — 6040 — начислены страховые взносы на облагаемую сумму материальной помощи ((70 000 – 50 000) руб. х 30,2%)
• Дт 73 Кт 68 — 2 600 — удержан НДФЛ с налогооблагаемой суммы материальной помощи ((70 000 – 50 000) руб. х 13%)
• Дт 73 Кт 51 — 67 400 — выплачена материальная помощь из кассы (70 000 – 2 600) руб.
• Дт 99 Кт 68 — 14 000 — отражен ПНР исходя из расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (70 000 руб. х 20%)

Как отразить выплаты в 6-НФДЛ

Если материальная помощь при рождении ребенка выплачена в размере большем, чем 50 000 руб., то в расчете 6-НДФЛ следует показать всю выплаченную сумму материальной помощи.

В разделе 1 нужно отразить НДФЛ, который удержан с суммы материальной помощи, превышающей 50 000 руб., при условии что срок перечисления налога приходится на последние три месяца отчетного (налогового) периода (п. 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

В разделе 2 отражается полная сумма материальной помощи, а необлагаемая сумма до 50 000 руб. включительно — в составе вычетов в поле 130 (п. 4.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Если материальная помощь выплачена в размере, равном 50 000 руб. или менее, то ее в расчете 6-НДФЛ можно не отражать (Письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@).

Если в расчете 6-НДФЛ материальная помощь, не превышающая 50 000 руб., все же отражена, ее нужно указать в справке о доходах и суммах НДФЛ, составляемой к годовому расчету 6-НДФЛ.